Cancelar ou alterar reservas realizadas de OTAs

Todas as reservas recebidas através dos canais suportados listados acima podem ser canceladas dentro do PMS da Cloudbeds, independentemente do plano tarifário. O cancelamento será enviado ao canal e a reserva será atualizada de acordo.

1. Acesse o PMS da Cloudbeds e procure a(s) reserva(s) que deseja cancelar;
2. Altere o status da reserva de Confirmada para Cancelada;
3. Uma mensagem será exibida para especificar qual ação você deve tomar, dependendo do canal em questão;
4. Selecione como proceder com o cancelamento (se deseja ou não enviar um e-mail ao hóspede);

5. A seguinte mensagem de aviso será exibida. Clique em Sim para cancelar a reserva.

Lembre-se de cancelar a reserva em ambos os lados: No PMS da Cloudbeds e também na Extranet do Canal para garantir que suas reservas sejam consistentemente atualizadas em ambas as plataformas.

Veja o cenário de erro comum abaixo como exemplo:

• Você tem apenas 1 quarto disponível para o tipo de acomodação Quarto Padrão
• Um hóspede chamado Tom então reservou este quarto no Booking.com
• Mais tarde, Tom ligou diretamente para sua propriedade para cancelar a reserva
• A reserva de Tom foi cancelada no PMS da Cloudbeds, o sistema entende que a disponibilidade deste quarto foi reaberta. A disponibilidade deste quarto voltou a ser de 1 Quarto Padrão disponível e essa informação é enviada para todos os canais.
• No entanto, a reserva de Tom não foi realmente cancelada na extranet do Booking.com, o que poderia resultar em um overbooking se outra pessoa reservar o Quarto Padrão e Tom decidir manter sua reserva.

Dependendo das políticas de cancelamento definidas em um canal específico, um hóspede poderá ter que pagar uma taxa de cancelamento (por exemplo: cancelamento dentro de 72 horas do check-in).

Por exemplo, quando o cancelamento é feito no Booking.com, eles podem nos enviar a reserva atualizada com uma taxa de cancelamento anexada à reserva. Essa taxa será exibida nos e-mails de cancelamento e também ao imprimir o extrato e exportar a reserva em XML/PDF:

Taxa de cancelamento zero

Se a reserva for cancelada e não houver taxa de cancelamento (0,00) na reserva, isso pode significar duas coisas:  

1. A reserva foi cancelada, mas de acordo com sua política naquele canal, nenhuma taxa de cancelamento foi emitida para o hóspede.
2. O canal não suporta o envio da taxa de cancelamento pela API. Você pode verificar com seus canais para confirmar se eles suportam esse recurso.

• Qualquer alteração na reserva do seu hóspede, como datas, upgrade/downgrade do tipo de acomodação, número de hóspedes, informações do hóspede e alteração do status da reserva para no-show, deve ser feita através da extranet da OTA ou do portal do hóspede (para o Booking.com, verifique mais informações aqui).
• Dessa forma, ambas as reservas serão atualizadas na OTA e no PMS da Cloudbeds, desde que o canal suporte o envio de modificações para o PMS da Cloudbeds.

Cenário:

• O hóspede reservou o Quarto A no canal. O hóspede então decidiu ficar no Quarto B. Em vez de modificar a reserva diretamente na conta do canal, eles entraram em contato com a propriedade, e a propriedade alterou a alocação do quarto no PMS da Cloudbeds.
• Mais tarde, se o hóspede modificar sua reserva no canal (p. ex., adicionando um café da manhã), o canal enviará uma atualização para o PMS da Cloudbeds, movendo o hóspede de volta para seu quarto original, Quarto A.

Solução:

• Assegure-se de modificar suas reservas de terceiros que chegam através do PMS da Cloudbeds na extranet desse canal ou peça ao hóspede para modificar sua reserva.
• Dessa forma, tanto o canal quanto o PMS da Cloudbeds serão atualizados (apenas se o canal suportar o envio de modificações para o PMS da Cloudbeds).

Poderão existir reservas que foram originalmente feitas em uma OTA, mas que foram importadas para o PMS da Cloudbeds manualmente por diferentes razões. Por exemplo, a reserva foi feita antes de configurar o sistema do PMS da Cloudbeds, ou a reserva foi feita antes de conectar o canal ao PMS da Cloudbeds.

As alterações nessas reservas devem ser feitas na extranet do canal, elas serão aplicadas automaticamente no PMS da Cloudbeds, mas somente se:

• A ID da terceira parte da reserva (ID do pedido) no PMS da Cloudbeds corresponder a ID da reserva no canal
• A alteração (envio de modificação, cancelamento para o PMS da Cloudbeds) for suportada pelo canal
• Especificamente para modificações: Será aplicada se a reserva não estiver Hospedado(a) (o hóspede ainda não fez check-in)

A ferramenta de Importação Rápida Manual permite importar reservas feitas antes de conectar o canal ao PMS da Cloudbeds. Se deseja que as alterações feitas na reserva na extranet do canal sejam aplicadas à mesma reserva no PMS da Cloudbeds, insira a ID da Reserva de Origem válido.

• Alguns canais (como Booking.com, Agoda e Expedia) suportam o envio de atualizações sobre cancelamentos para o gerenciador de canais da Cloudbeds. Isso permite que o PMS da Cloudbeds exiba a reserva como Cancelada (geralmente em até 5 minutos) dentro do nosso sistema, uma vez que tenha sido alterado na extranet da OTA.
• Se o canal não suportar o envio de cancelamentos para o PMS da Cloudbeds, você deve cancelar a reserva na extranet e depois marcar a reserva como Cancelada no PMS da Cloudbeds para abrir a disponibilidade.

• Alguns canais (como Booking.com, Agoda e Expedia) suportam o envio de atualizações para o PMS da Cloudbeds. Isso permite que o PMS da Cloudbeds atualize a reserva automaticamente.
• Para os canais que não suportam o envio de modificações para o PMS da Cloudbeds, você precisa modificar a reserva na extranet e depois fazer as modificações no PMS da Cloudbeds manualmente.

Nesse caso, o sistema criará uma cópia da reserva com a modificação aplicada. Por exemplo,

1. Um hóspede reservou o Quarto A antes de você conectar o canal ao PMS da Cloudbeds;
2. Depois você conectou o canal ao PMS da Cloudbeds e importou a reserva com Quarto A manualmente;
3. O hóspede decide modificar a reserva na extranet para ficar no Quarto B.

Cenário:

• Se você não tiver inserido a ID de reserva de origem válida para esta reserva no PMS da Cloudbeds, então o sistema irá criar uma cópia da reserva para o mesmo hóspede com o Quarto B reservado. A reserva importada manualmente (Quarto A) também permanecerá no sistema.
• A reserva deve ter uma ID de reserva de origem válida para ser modificada automaticamente.

• Se um cancelamento for recebido para um quarto mapeado: O sistema irá criar uma çopia da reserva cancelada e a reserva original não será modificada. Também enviaremos um e-mail explicando por que uma nova reserva cancelada foi criada (porque não conseguimos associar o cancelamento importado do canal a nenhuma reserva existente no sistema).
• Se um cancelamento for recebido para um quarto não mapeado: Nada acontecerá. A reserva cancelada não será duplicada e a reserva existente não será modificada.