Toast - Como utilizar a integração

Este guia cobre as operações diárias da integração com o aplicativo Toast, incluindo como as cobranças aparecem nos extratos e como processar cobranças de quarto do PDV para vários tipos de contas do sistema da Cloudbeds.

Depois que a integração estiver devidamente conectada em ambos os lados, você pode começar a enviar as contas para os extratos das Reservas. Abra seu aplicativo do Toast e siga os passos abaixo:

1. Abra Pedido (Order);
2. Selecione Pagar (Pay);

3. Outra (Other);

4. Cobrança no quarto (Room Charge);

5. Insira o nome do quarto e/ou o nome ou sobrenome do hóspede;
6. Clique no botão de Enviar (Submit);
7. O sistema exibirá todas as reservas que contenham o valor de busca com o status "Hospedado";
8. Selecione a reserva escolhida para processar o pagamento;

Visualizando as transações no Extrato

Dependendo das suas configurações (Detalhado vs. Valor Único), as transações aparecerão de forma diferente no extrato do hóspede.

Lançamento detalhado por item

Se o Modo Detalhado estiver ativado, cada item de uma conta do Toast será lançado como uma linha individual. Isso inclui:

• Itens do menu e modificadores

• Taxas de serviço

• Impostos

• Descontos aplicados

Visualizando os metadados da transação

Você pode ver detalhes específicos de qualquer transação do Toast diretamente no extrato:

1. Localize a transação no extrato do hóspede ou da conta interna;

2. Clique no ícone de Anotação 📝 ao lado da transação;

3. Uma dica de ferramenta será exibida:

   • Nome do Restaurante: (p.ex., "Bar do Lobby Principal")

   • Número do Comprovante: A ID original do recibo do Toast.

   • Data do Lançamento: A data e hora exatas em que a sincronização ocorreu.

Processando lançamentos do PDV do Toast

Os garçons podem pesquisar por hóspedes e lançar cobranças no sistema da Cloudbeds diretamente pelo dispositivo do Toast.

Ampliação dos destinos de busca

As cobranças no quarto pelo aplicativo do Toast não estão mais limitadas às reservas de hóspedes. Agora você pode buscar e lançar para:

• Reservas de Hóspedes: Busque pelo nome do hóspede ou número do quarto. (Propriedades com mais de 100 quartos agora veem uma lista completa, sem truncamento).

• Extratos de Grupo / Evento: Ideal para faturar refeições de banquetes ou eventos corporativos para uma conta mestre de grupo.

• Contas Internas: Pesquise por contas internas específicas diretamente no PDV para faturar cobranças internas ou não relacionadas a hóspedes.

Sincronização Completa de Receita (FRS) e Contas Internas

Se sua propriedade ativou a Sincronização Completa de Receita, você não precisa lançar manualmente cada conta no sistema da Cloudbeds.

• Sincronização Automática: Todos os fechamentos de conta do Toast (incluindo pagamentos em dinheiro e cartão de crédito processados no PDV) são automaticamente enviados para a sua Conta Interna designada na plataforma da Cloudbeds em intervalos regulares.

• Relatórios: Isso garante que o "Relatório Financeiro Diário" da Cloudbeds reflita a receita total dos seus pontos de venda de alimentos e bebidas, mesmo para hóspedes que não cobraram a refeição no quarto.

• Agrupamento: Para recibos muito grandes, a integração automaticamente agrupa os dados em segmentos menores para garantir que a sincronização seja bem-sucedida sem deixar seu sistema lento.

Solução de Problemas no PDV

Se a pesquisa por cobrança no quarto estiver falhando ou uma transação estiver ausente:

1. Verifique o Número do Quarto: Certifique-se de que o hóspede está com status "Check-in feito". As cobranças não podem ser lançadas em reservas "Confirmadas" ou com "Check-out feito".

2. Atualize a Integração: Se um novo quarto ou conta interna foi criado recentemente e não está aparecendo no Toast, seu gerente pode usar o botão Atualizar / Forçar Sincronização no Marketplace da Cloudbeds (Configurações do Toast) para atualizar os registros.