Comment confirmer si un remboursement a été effectué sur la carte du client

Introduction

Enregistrer un remboursement et traiter un remboursement sont deux actions différentes dans le Cloudbeds PMS. Un remboursement enregistré documente de l'argent retourné en dehors de la passerelle de paiement, comme en espèces, par virement bancaire ou par chèque. Il ne restitue pas les fonds sur la carte du client.

Un remboursement traité envoie les fonds via la passerelle de paiement vers la carte utilisée pour le paiement initial. Utilise cet article pour confirmer quelle action a eu lieu et pour trouver le flux de travail de remboursement correct.

Table des matières

• Remboursements enregistrés et traités
• Confirmer le type de remboursement
• Délai de remboursement
• Enregistrer un remboursement
• Traiter un remboursement
• Quand un remboursement via la passerelle est indisponible
• Rétrofacturations après un remboursement enregistré

Remboursements enregistrés et traités

Vérifie ces exigences avant de traiter ou d’enregistrer un remboursement :

• Un remboursement peut être traité via une passerelle de paiement uniquement si le paiement initial a été effectué via la même passerelle alors qu’elle était connectée au Cloudbeds PMS.
• La passerelle de paiement doit être active dans le Cloudbeds PMS pour traiter un remboursement.
• Les remboursements enregistrés et traités ne peuvent pas être annulés depuis le folio.
• Certaines passerelles de paiement limitent la durée après le règlement pendant laquelle un remboursement peut être traité. Par exemple, Authorize.net permet de rembourser une transaction dans les 180 jours suivant le règlement. Contacte l’équipe d’assistance de ta passerelle de paiement pour connaître les exigences spécifiques.

Confirmer le type de remboursement

Vérifie le folio de réservation et les détails de la carte enregistrée pour déterminer si les fonds ont été retournés sur la carte du client ou si le remboursement a seulement été enregistré comme une écriture dans le folio.

1. Ouvre la réservation et va à l’onglet Folio.
2. Localise l’écriture de remboursement et vérifie son libellé.
3. Si le folio indique un remboursement enregistré, la transaction n’a pas été effectuée via la passerelle de paiement. Considère cette écriture comme une simple documentation.
4. Si le folio indique que le remboursement a été traité, le titulaire de la carte peut s’attendre à recevoir le remboursement sur la carte utilisée pour le paiement initial.
5. Vérifie l’onglet Cartes de crédit dans la réservation. Si le remboursement est lié à une carte enregistrée dans la réservation, le remboursement a été traité via la passerelle de paiement.

Délai de remboursement

Les remboursements par carte de crédit prennent en moyenne de 3 à 7 jours ouvrés à partir de la date d’émission pour parvenir au compte du titulaire de la carte. Ce délai n’inclut pas les week-ends ni les jours fériés bancaires. Certaines banques émettrices peuvent mettre jusqu’à 30 jours pour fournir un remboursement.

Enregistrer un remboursement

Utilise un remboursement enregistré lorsque les fonds ont été retournés en dehors de la passerelle de paiement et que tu dois documenter le remboursement sur le folio de réservation.

Suivez Comment ajouter ou publier un remboursement sur une réservation en tant qu’enregistrement sans utiliser le traitement via la passerelle de paiement pour enregistrer correctement la transaction.

Traiter un remboursement

Utilise un remboursement traité lorsque les fonds doivent être retournés via la passerelle de paiement sur la carte utilisée pour la transaction initiale. Suis le guide correspondant à ta configuration de paiement :

• Cloudbeds Payments : comment traiter les remboursements
• Comment traiter un remboursement via une passerelle de paiement

Lorsque le remboursement via la passerelle est indisponible

L’option de remboursement via la passerelle est indisponible lorsque Cloudbeds PMS ne peut pas identifier une transaction éligible via la passerelle. Les raisons courantes incluent :

• Le paiement initial a été ajouté uniquement en tant qu’enregistrement.
• Le paiement n’a aucune transaction associée à une passerelle.
• Le paiement a été traité en dehors de Cloudbeds PMS.
• La passerelle de paiement n’est pas actuellement active dans Cloudbeds PMS.

Rétrofacturations après un remboursement enregistré

Un remboursement enregistré ne confirme pas que le titulaire de la carte a reçu les fonds sur la carte précédemment débitée. Le client peut toujours contester la transaction initiale auprès de sa banque.

• Comptes Cloudbeds Payments : Si le remboursement est dû, ouvre le Portail des litiges et sélectionne Accepter le litige pour retourner le montant contesté sur la carte du client. Si aucun remboursement n’est dû, conteste la rétrofacturation via le Portail des litiges avant la date limite de réponse.
• Autres passerelles de paiement : Contacte l’équipe d’assistance de la passerelle de paiement pour obtenir des conseils sur son processus de gestion des litiges.

Articles liés

Maintenant que tu peux distinguer les remboursements enregistrés et traités, consulte ces ressources pour les flux de travail de remboursement correspondants :

• Comment ajouter ou publier un remboursement à une réservation en tant qu’enregistrement sans utiliser le traitement via la passerelle de paiement
• Cloudbeds Payments : comment traiter les remboursements
• Comment traiter un remboursement via une passerelle de paiement