| Objectif | Utilise ce guide pour choisir la bonne méthode d’exportation des données financières depuis le Cloudbeds PMS pour la revue comptable, le téléversement manuel, l’import QuickBooks ou l’utilisation personnalisée de l’API. |
| Idéal pour | Les propriétaires d’établissement, les gestionnaires, les équipes comptables, les équipes financières et les utilisateurs techniques qui supportent les intégrations comptables. |
| À utiliser lorsque | Tu as besoin d’exporter des données de paiement, de transaction, de grand livre, de rapport ou financières depuis le Cloudbeds PMS vers un système comptable externe. |
| Prérequis | Accès aux rapports dans le Cloudbeds PMS. Pour les flux QuickBooks, accès à QuickBooks. Pour les flux API, accès API et identifiants API requis. |
| Résultat attendu | Tu peux identifier la bonne méthode d’exportation et ouvrir l’article source avec le flux de travail détaillé. |
| Limitations | Le Cloudbeds PMS ne propose pas un flux d’exportation combiné unique pour tous les systèmes comptables externes. Utilise le rapport, le flux QuickBooks ou l’option API qui correspond à la manière dont ton système comptable doit recevoir les données. |
Introduction
L’exportation des données financières vers un système comptable externe peut impliquer différents flux de travail dans le Cloudbeds PMS. Tu peux avoir besoin de télécharger un rapport financier préétabli, d’exporter un rapport personnalisé, de préparer les données du grand livre des paiements pour QuickBooks, de consulter des fichiers issus d’une synchronisation QuickBooks, ou d’utiliser l’API Cloudbeds pour une intégration personnalisée.
Utilise cet article pour choisir la bonne option d’exportation. Ensuite, ouvre l’article associé pour les étapes détaillées.
Cloudbeds PMS n’exporte pas directement vers tous les systèmes comptables externes via un bouton universel. Exporte le rapport ou le fichier correspondant à ton besoin comptable, puis suis les exigences d’importation de ton système comptable externe.
Avant de commencer
- Pour exporter des rapports financiers, ton rôle utilisateur doit avoir accès au jeu de données de rapport applicable, comme Visualiseur financier ou d’autres autorisations de rapport associées. En savoir plus dans Privilèges de rôle.
- Pour créer, modifier ou enregistrer des rapports personnalisés, ton rôle utilisateur peut nécessiter les autorisations Auteur et l’accès aux fonctionnalités de création de rapports.
- Pour importer manuellement des données dans QuickBooks, tu dois avoir accès à ton compte QuickBooks et préparer le fichier exporté au format requis par QuickBooks.
- Pour utiliser l’API Cloudbeds, tu as besoin d’un accès API et des identifiants API requis.
Choisis l’option d’exportation correcte
| Si tu as besoin de | Utilise cette option | Ouvre cet article |
|---|---|---|
| Exporter un rapport financier prédéfini depuis Cloudbeds PMS | Rapports Cloudbeds | Exporter des rapports |
| Exporter un ensemble de données financières personnalisé avec colonnes, filtres ou mise en page sélectionnés | Rapports personnalisés | Créer, modifier et organiser des rapports personnalisés |
| Exporter les détails des paiements et transactions depuis le grand livre des paiements | Rapport du grand livre des paiements | Rapport du grand livre des paiements |
| Préparer les transactions du grand livre des paiements pour une importation manuelle dans QuickBooks | Export du grand livre des paiements et flux d’importation CSV QuickBooks | Importer les transactions Cloudbeds PMS dans ton compte QuickBooks |
| Consulter les fichiers d’une synchronisation QuickBooks | Exports de l’historique de synchronisation QuickBooks | Comment connecter QuickBooks à Cloudbeds PMS |
| Créer un export personnalisé basé sur l’API | API Cloudbeds | Développeurs Cloudbeds |
Options d’exportation
Utilise les Rapports Cloudbeds lorsque tu as besoin de télécharger un rapport Cloudbeds prédéfini sans créer une mise en page personnalisée.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Va dans Rapports Cloudbeds.
- Cherche le rapport dont tu as besoin.
- Ouvre le rapport.
- Clique sur Exporter.
- Sélectionne la vue d’exportation et le format de fichier.
- Télécharge le fichier.
Les formats de fichier disponibles varient selon la vue d’exportation et peuvent inclure XLSX, PDF, CSV ou JSON.
En savoir plus : Exporter des rapports.
Utilise les rapports personnalisés lorsque tu as besoin de colonnes spécifiques, de filtres, de regroupements ou d’une mise en page de rapport enregistrée pour ton flux de travail comptable.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Va dans Rapports.
- Ouvre le rapport personnalisé.
- Clique sur Exécuter, si le rapport doit être actualisé.
- Clique sur l’icône à trois points.
- Sélectionne Exporter.
- Sélectionne la vue d’exportation et le format de fichier.
- Télécharge le fichier.
Utilise Détails uniquement lorsque tu as besoin des lignes brutes du rapport pour une revue dans un tableur, des calculs, un tri ou un téléversement dans un système comptable tiers.
En savoir plus : Créer, modifier et organiser des rapports personnalisés.
Utilise le Rapport du grand livre des paiements lorsque tu as besoin des détails des paiements et des transactions associées pour un jour, un mois, une plage de dates, un type de paiement, un utilisateur ou un statut de réservation spécifique.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Dans la barre Rechercher des rapports, saisis Grand livre des paiements.
- Ouvre le Rapport du grand livre des paiements.
- Sélectionne le type de paiement, la date de paiement, les transactions associées, le filtre des transactions publiées ou en attente, ainsi que le statut de réservation.
- Clique sur Appliquer.
- Clique sur Exporter vers.
- Sélectionne PDF ou Excel.
En savoir plus : Rapport du grand livre des paiements.
Utilise cette option lorsque tu dois exporter les transactions du grand livre des paiements et les téléverser manuellement dans QuickBooks.
- Ouvre le Rapport du grand livre des paiements depuis le module Rapports.
- Applique les filtres de type de paiement, date, transaction associée et statut dont tu as besoin.
- Exporte le rapport au format Excel.
- Ouvre le fichier dans Excel.
- Supprime la ligne Total général.
- Sépare le champ Date/Heure en colonnes distinctes Date et Heure.
- Vérifie que le fichier ne contient pas de cellules fusionnées.
- Enregistre le fichier au format CSV délimité par des virgules.
- Importe le fichier CSV dans QuickBooks.
En savoir plus : Importer les transactions Cloudbeds PMS dans ton compte QuickBooks.
Utilise l’historique de synchronisation QuickBooks lorsque ton compte Cloudbeds PMS est connecté à QuickBooks et que tu as besoin de consulter les fichiers d’une synchronisation.
- Ouvre le Menu principal
- Va dans Comptabilité.
- Ouvre l’onglet Historique de synchronisation.
- Trouve l’enregistrement de synchronisation.
- Exporte le fichier résumé ou le fichier détaillé.
En savoir plus : Comment connecter QuickBooks à Cloudbeds PMS.
Utilise l’API Cloudbeds lorsque tu as besoin d’une intégration personnalisée pour récupérer des données depuis Cloudbeds PMS et les envoyer vers un autre système.
Les flux de travail basés sur l’API nécessitent un accès API, des identifiants API et les bonnes portées des autorisations pour l’intégration. Ce n’est pas la même chose qu’exporter un rapport depuis l’interface Cloudbeds PMS.
Commence par le site des développeurs Cloudbeds et le Guide de démarrage rapide – Authentification API pour les utilisateurs API en libre-service.
Si tu as des questions sur l’accès API ou sur la compatibilité de l’API avec ton flux de travail comptable, contacte l’Assistance Cloudbeds.
Formats de fichier disponibles
| Vue d’exportation | Idéal pour | Formats disponibles |
|---|---|---|
| Rapport formaté | Partager un rapport formaté avec en-têtes, regroupements et détails des filtres. | XLSX, PDF |
| Tableau | Exporter les données du rapport structuré au format tableau. | CSV, JSON |
| Uniquement les détails | Exporter les lignes brutes pour tableurs, calculs, tris ou téléversements tiers. | XLSX, CSV, JSON, PDF |
Les formats de fichier peuvent varier selon le rapport et la vue d’exportation. Si un format spécifique n’est pas disponible, choisis une autre vue d’exportation ou utilise un rapport différent qui correspond à ton besoin comptable.
Exports volumineux
Certains rapports financiers peuvent avoir des limites d’exportation lorsque le rapport contient un grand nombre de transactions. Si ton export n’inclut pas toutes les lignes attendues, exécute le rapport pour une plage de dates plus petite, comme mensuelle ou trimestrielle, puis combine les fichiers dans un logiciel de tableur.
Pour les exports comptables volumineux, tu peux aussi consulter les rapports disponibles dans Cloudbeds Insights ou contacter l’Assistance Cloudbeds pour obtenir de l’aide dans le choix d’une option de rapport alternative.
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