Créer et gérer des événements dans Groupes et événements

Gabriela Garcia

Mise à jour 6 octobre 2026 08:57

Objectif	Créer, trouver, organiser et gérer les événements pour les groupes d’affaires dans Groupes et Événements.
Idéal pour	Les utilisateurs de la Réception, les Managers/Directeurs généraux et les Administrateurs qui travaillent avec les événements de groupe.
À utiliser lorsque	Tu as besoin de trouver un événement, de consulter l’activité d’un événement, de personnaliser la liste des événements, de copier un ID d’événement ou de créer un nouvel événement.
Conditions requises	Les modules Groupes et Événements doivent être disponibles pour ton établissement.
Résultat attendu	Tu peux utiliser le hub Événements pour trouver et suivre les événements, ajuster le tableau selon l’onglet de ton navigateur actuel, et créer de nouveaux événements quand c’est nécessaire.

Introduction

L’onglet Événements dans Groupes et Événements est l’espace de travail au niveau de l’établissement pour gérer les détails opérationnels d’un séjour de groupe spécifique, tels que ses dates, son statut, les blocs de chambres, le pickup, les réservations et le solde. Le Profil représente la Société, l’Agent de voyage ou le Groupe derrière l’événement.

Cette structure te permet de connecter plusieurs événements, comme une conférence annuelle ou un groupe touristique récurrent, au même Profil tout en gardant les détails opérationnels de chaque événement séparés.

Déploiement progressif : Groupes et Événements est activé progressivement dans les établissements. La disponibilité peut varier pendant cette phase. Si Groupes et Événements n’apparaît pas dans ton menu principal, le module n’est peut-être pas encore disponible pour ton établissement.

Utilise cet article pour accéder au hub Événements, comprendre les informations affichées, personnaliser le tableau selon ton flux de travail, et créer de nouveaux événements.

Aperçu rapide

Regarde cette courte présentation pour une introduction visuelle à l’espace de travail Événements et au flux de création d’un événement basique. Utilise les sections écrites qui suivent pour les étapes actuelles, les options et les comportements importants.

Accéder à l’onglet Événements

Ouvre Groupes et Événements depuis le menu principal du Cloudbeds PMS. Les images numérotées suivent la même séquence de navigation que les étapes ci-dessous.

Sélectionne le menu principal
Sélectionne Groupes et Événements.
Sélectionne l’onglet Événements. Groupes et Événements s’ouvre par défaut sur cet onglet.

Comprendre le hub Événements

Le hub Événements est la vue liste qui affiche les événements associés à ton établissement. Utilise-le pour trouver des événements, suivre leur statut et leurs dates, consulter le pickup et les réservations, et identifier les soldes en attente sans ouvrir chaque événement individuellement.

Dans l’image du hub Événements ci-dessus, les repères a à h identifient les principales colonnes du tableau :

Nom de l'événement : Le nom de l'enregistrement de l'événement.
Statut : L'étape actuelle de l'événement.
Profil : Le profil lié de la Société, de l'Agent de voyage ou du groupe, le cas échéant.
Date de début / Date de fin : La plage de dates de l'événement.
Pickup / Attribué : L'état d'avancement du pickup comparé à l'inventaire des chambres attribué.
Blocs : Le nombre de blocs de chambres associés à l'événement.
Réservations : Le nombre de réservations associées à l'événement.
Solde dû : Le montant actuellement dû pour l'événement, le cas échéant.

Rechercher et filtrer les événements

Utilise le champ de recherche et les filtres en haut du hub des événements pour affiner la liste avant d'ouvrir un événement.

Recherche : Recherche par nom d'événement, ID d'événement ou profil.
Statut : Filtre par statut d'événement, comme Prospect, Proposition, Provisoire, Qualifié, Confirmé, Clôturé, Clôturé perdu ou Annulé.
Type de profil : Affiche les événements associés à un profil de Société, Agent de voyage ou Groupe.
Dates : Limite la liste selon les critères de dates d'événement sélectionnés.
Réinitialiser les filtres : Efface les filtres sélectionnés et les remet à leur état par défaut.

Le GIF ci-dessous montre comment appliquer les filtres Statut, Type de profil et Dates et utiliser Réinitialiser les filtres pour revenir à l'état par défaut de la liste des événements.

Les colonnes prises en charge peuvent également être triées depuis leurs en-têtes. Les colonnes visibles et leur ordre sont contrôlés séparément via Configurer le tableau.

Personnaliser le tableau des événements

Utilise Configurer le tableau pour choisir les colonnes qui apparaissent dans le hub des événements et les organiser dans l'ordre qui convient le mieux à ta tâche actuelle. C'est aussi ici que tu peux afficher la colonne facultative ID d'événement.

Quiconque peut accéder à la liste des événements peut utiliser Configurer le tableau. Il n'y a pas d'autorisation distincte pour la configuration du tableau ou pour l'affichage de la colonne ID d'événement.

Depuis le Menu principal rends-toi dans Groupes et événements et ouvre l’onglet Événements.
Sélectionne Configurer la table sur le côté droit du hub Événements.
Sous Colonnes à afficher, choisis les colonnes que tu souhaites afficher. Décoche une colonne sélectionnée si tu ne veux pas qu’elle apparaisse.
Sous Ordre des colonnes, fais glisser les colonnes configurables dans l’ordre où tu veux qu’elles apparaissent.
Pour afficher les codes d’événement dans la liste, sélectionne ID Événement. La colonne ID Événement est désactivée par défaut.
Sélectionne Appliquer.

Le GIF ci-dessous montre le flux complet, incluant l’ouverture de Configurer la table, l’affichage de ID Événement, le changement de l’ordre des colonnes, et l’application de la mise en page mise à jour.

Copier un ID Événement

Lorsque la colonne ID Événement est affichée, sélectionne l’icône de copie à côté d’un ID Événement pour copier le code complet de l’événement dans ton presse-papiers. Le code est copié tel qu’il est stocké, y compris les zéros en tête.

Tu peux aussi utiliser le champ de recherche du hub Événements pour localiser un événement par son ID Événement et trier la colonne ID Événement si nécessaire.

Réinitialiser la table des événements

Pour revenir à la mise en page originale de la table, ouvre Configurer la table et sélectionne Réinitialiser par défaut. Les colonnes et l’ordre par défaut sont restaurés, et la colonne facultative ID Événement est de nouveau désactivée.

Les paramètres de la table sont temporaires : Les colonnes sélectionnées et leur ordre restent en place lorsque tu rafraîchis l’onglet du navigateur actuel, mais ils ne sont pas enregistrés dans ton compte utilisateur. Un nouvel onglet de navigateur démarre avec la mise en page par défaut, et la configuration ne te suit pas sur un autre navigateur ou appareil. La mise en page n’est pas non plus enregistrée par établissement, donc changer d’établissement dans le même onglet de navigateur conserve la mise en page actuelle de la table.

La colonne Nom de l’événement reste en première position, et le contrôle Actions de la ligne reste disponible. Configurer la table des événements ne modifie pas la mise en page des colonnes sur les autres pages du Cloudbeds PMS.

Créer un nouvel événement

Crée un événement lorsque tu as besoin d’un enregistrement séparé pour un séjour de groupe spécifique, une réunion, une conférence, un mariage, un circuit ou toute autre activité de groupe. L’événement stocke les détails opérationnels de cette occurrence et peut être associé à un profil existant.

Depuis le Menu principal rends-toi dans Groupes et événements et ouvre l’onglet Événements. Les contrôles numérotés dans les images correspondent aux étapes ci-dessous.

Sélectionne + Événement pour ouvrir le tiroir Nouveau événement.
Profil associé : Recherche et sélectionne un profil existant de Société, Agent de voyage ou Groupe. Si le profil n’existe pas encore, utilise l’option de création dans le tiroir.
Nom de l’événement : Saisis un nom reconnaissable pour l’événement.
Statut de l’événement : Sélectionne le statut actuel de l’événement, comme Prospect, Proposition, Provisoire, Qualifié, Confirmé, Clôturé, Clôturé perdu ou Annulé.

Les événements ne peuvent détenir des dépôts que lorsque leur statut est Provisoire, Qualifié ou Confirmé. Si un événement a un solde de dépôt restant, ce dépôt doit être réglé avant de changer le statut de l’événement en Prospect, Proposition, Clôturé, Clôturé perdu ou Annulé.

Source : Choisis la source qui représente le mieux l’origine de l’événement.
Segment : Sélectionne le segment d’activité qui s’applique à l’événement.
Notes : Ajoute des notes internes facultatives pour le suivi commercial ou opérationnel.
Acheminement : Sélectionne Acheminer vers le Folio de groupe lorsque l’événement doit utiliser un acheminement au niveau de l’événement.

Si un bloc de contingent possède sa propre règle d’acheminement, la règle au niveau du bloc prévaut pour les réservations créées à partir de ce bloc. Pour le flux de travail complet des blocs, consulte Créer et gérer les blocs de contingent.

Options d’enregistrement : Sélectionne Enregistrer pour créer l’événement, ou sélectionne Enregistrer et ajouter un bloc pour créer l’événement et continuer directement vers un bloc de contingent.

Le tiroir Nouveau événement utilise la même séquence numérotée que les étapes 2 à 9 ci-dessus.

Après avoir enregistré l’événement, Cloudbeds PMS confirme sa création et l’ajoute au hub des événements.

Message de confirmation de création réussie de l’événement

Une fois que tu sais trouver, organiser et créer des événements, utilise ces ressources pour les prochaines étapes de gestion des événements, y compris l’espace de travail des événements, les blocs de contingent et l’activité des dépôts :

Vue d’ensemble des événements pour l’espace de travail au niveau de l’événement, incluant les informations opérationnelles, de pickup, financières et documentaires.
Créer et gérer les blocs de contingent pour l’inventaire, les dates, les tarifs, les paramètres de libération et le routage au niveau du bloc.
Gérer ton grand livre des dépôts en comptabilité pour le suivi des dépôts, la consommation, les annulations et les remboursements.