Groupes et événements - Tout ce que vous devez savoir

Le module Groupes et événements de Cloudbeds est un hub centralisé repensé qui permet aux établissements de gérer les groupes avec plus de flexibilité et une visibilité multi-établissements. En séparant les données organisationnelles de haut niveau (Profils) des détails opérationnels spécifiques à chaque établissement (Événements), ce module constitue un outil puissant pour les hôtels qui dépendent des réservations d’entreprises, d’agences de voyage et de groupes.

Comment accéder au module

1. Cliquez sur Menu
2. Allez dans Groupes et événements

Aperçu du module Groupes et événements

Nous avons remplacé la page Profils de groupe hérités par une nouvelle architecture conçue pour l’efficacité et la montée en charge.

Le module Groupes et événements est conçu pour simplifier ton flux de travail de gestion de groupes à travers quatre onglets spécialisés. Chaque onglet joue un rôle spécifique pour faire passer une demande de groupe d’une proposition initiale à un séjour confirmé avec tous les détails des clients :

Principaux avantages

Comment ça fonctionne : les principaux changements fonctionnels

Pour tirer le meilleur parti du nouveau module, il est utile de comprendre deux changements clés dans la manière dont Cloudbeds structure les données commerciales de groupe et la facturation.

1. Profils vs. Événements : Dans l’expérience héritée des Groupes, la plupart des informations étaient contenues dans un seul « profil de groupe », ce qui entraînait souvent des doublons et une visibilité limitée entre les établissements.
   
   Dans la nouvelle architecture, les profils sont ta « source unique de vérité » à l’échelle de l’organisation (Sociétés, Agents de voyage ou Groupes), et les événements sont les espaces de travail spécifiques à chaque établissement où tu gères les détails opérationnels d’un séjour ou d’une occasion particulière (dates, contingents, pickups et conditions propres à l’événement).
   
   Cela signifie que tu peux lier un profil à plusieurs événements au fil du temps, tout en conservant des données relationnelles cohérentes et centralisées.
    

   Profils de groupe hérités Nouveaux profils et événements

   • Les données de groupe étaient consolidées dans un seul « profil de groupe », mélangeant les informations de compte à long terme avec les données spécifiques à l’événement.
   • Les profils étaient généralement basés sur l’établissement, ce qui rendait plus difficile pour les organisations multi-établissements de réutiliser le même enregistrement Société ou Agent de voyage sans le recréer.

   

   • Les profils sont désormais à l’échelle de l’organisation, ainsi un profil créé dans un établissement est visible et accessible dans toute la marque, réduisant les saisies en double et permettant un meilleur suivi des comptes.
   • Les types de profils sont exclusifs : Lors de la création d’un profil, tu dois choisir Société, Agent de voyage ou Groupe. Une fois enregistré, le type ne peut plus être modifié, ce qui protège l’intégrité des données et prend en charge les champs spécifiques à chaque type.
   • Le processus de création est conçu pour la rapidité : le personnel peut créer un profil avec seulement un nom si nécessaire, puis ajouter des détails comme les contacts et les informations de facturation plus tard.

   

   • Lors de la création d’un événement, les utilisateurs peuvent sélectionner un profil existant ou en créer un nouveau directement depuis le formulaire de l’événement, afin de continuer leur travail sans quitter le flux.

   

2. Facturation et routage : Les règles de facturation et de routage ne sont plus configurées au niveau du profil. Elles sont désormais définies au niveau de l’événement ou de la réservation.

   Il s’agit d’un changement majeur qui réduit les doublons et augmente la flexibilité : tu peux conserver un profil maître unique (par exemple, une seule Société) et appliquer différents scénarios de facturation selon l’événement ou le séjour spécifique — sans créer plusieurs versions du même profil.

   Cela s’aligne également avec le nouveau flux de création d’événements : les options de routage sont configurées pour l’événement, et les utilisateurs peuvent rapidement enregistrer l’événement ou enregistrer et ajouter un bloc de contingent dans le même flux.

Limitations

• Réversion du type de profil : Comme mentionné, vous ne pouvez pas revenir en arrière ni changer un type de profil (p. ex., Société en Agent de voyage) une fois qu’il est créé.
• Validation de la liste d’attribution des chambres : L’outil actuel de liste d’attribution des chambres valide les formats (e-mails, dates, codes pays) mais ne vérifie pas encore la disponibilité de l’inventaire ni la présence de doublons parmi les clients.
• Modification des imports : Il n’est actuellement pas possible de modifier ou supprimer un enregistrement de liste d’attribution des chambres une fois importé ; les modifications doivent être effectuées dans les réservations individuelles.
• Configuration de la facturation directe : Bien que les profils soient partagés au sein de l’organisation, les comptes de Créances clients spécifiques et les limites de crédit sont toujours gérés par établissement.

Synchronisation des données et compatibilité avec les systèmes hérités

Le module Groupes et événements utilise une synchronisation unidirectionnelle depuis le système Groupes hérité.

• Données existantes : Tous les profils et contingents présents dans votre module Groupes hérité seront automatiquement synchronisés et apparaîtront dans le nouveau module.
• Mappage : Votre « profil de groupe » hérité sera converti en un événement, et le bloc de contingent associé restera lié à cet événement.
• Profils : Dans le nouveau module, vous devrez créer ou lier un profil Client, Société ou Agent à l’événement pour gérer la facturation et les relations.
• Compatibilité ascendante : Le système n’est pas compatible avec les versions antérieures. Tout nouvel événement, bloc ou modification créé dans le module Groupes et événements n’apparaîtra pas dans le module Groupes hérité.