Devis dans les Groupes et Événements

Aperçu

La fonctionnalité Devis de groupe du module Groupes et événements permet aux responsables commerciaux de s’affranchir des tableurs fragmentés et des chaînes d’e-mails manuelles. 

Cet outil centralise le processus de devis, permettant aux utilisateurs de générer des devis PDF professionnels et personnalisés directement à partir des blocs de contingent existants, puis de les envoyer instantanément aux clients. 

En offrant une visibilité en temps réel sur le cycle de vie du devis, cette fonctionnalité réduit les efforts manuels, minimise les erreurs de tarification et accélère le cycle de vente des réservations de groupe.

Table des matières

• Aperçu
• Comment créer un devis de groupe
• Mises en page et personnalisation des devis
• Envoi et gestion des devis
• Limitations importantes
• Questions fréquentes sur les devis de groupe

Pour commencer avec les devis :

1. Accédez au Menu principal
2. Cliquez sur Groupes et événements
3. Cliquez sur l’onglet Devis en haut du hub

Comment créer un devis de groupe

Il existe deux façons de commencer le processus de création d’un devis :

1. Choisissez votre point de départ :

   1. Onglet Devis global : Rendez-vous dans l’onglet Devis du hub Groupes et événements, puis cliquez sur + Devis. C’est la meilleure option pour voir tous les devis de différents événements en un seul endroit.

      

   2. Événement spécifique : Ouvrez un événement précis et cliquez sur le bouton Créer un devis en haut de la page. Cela lie automatiquement le devis à cet événement, ce qui vous fait gagner une étape.

      

2. Sélectionnez l’événement et les blocs de contingent : Si vous avez commencé depuis l’onglet global, recherchez et sélectionnez l’événement concerné. Ensuite, choisissez les blocs de contingent confirmés que vous souhaitez inclure dans la tarification.
3. Choisissez une mise en page : Dans la section Ventilation des prix, sélectionnez entre deux options d’affichage pour votre PDF :
   • Vue liste : Une ventilation détaillée, date par date, des chambres, unités et tarifs.
   • Vue grille : Un tableau résumé montrant les types de chambre, quantités et prix par nuitée.
4. Ajoutez des conditions personnalisées : Utilisez la section Informations supplémentaires pour saisir manuellement des détails spécifiques tels que les conditions de paiement (p. ex., exigences d’acompte), les politiques d’annulation et les conditions générales.
5. Aperçu : Cliquez sur Aperçu du devis pour consulter le document personnalisé avec le logo de votre établissement et vos coordonnées.

6. Finalisez : Depuis l’écran d’aperçu, vous pouvez :
   • Enregistrer en brouillon : Pour stocker le devis dans le système sans l’envoyer.
   • Télécharger le PDF : Pour sauvegarder une copie du devis sur votre appareil local.
   • Envoyer par e-mail : Pour ouvrir la fenêtre modale d’e-mail, personnaliser votre message et envoyer le devis directement au client.

Mises en page et personnalisation des devis

Lors de la création d’un devis, vous pouvez choisir entre deux mises en page PDF principales selon le niveau de détail requis par votre client :

• Vue en grille : Cette mise en page récapitulative affiche une grille montrant le type de chambre, la quantité et le prix par nuitée, suivie d’un total estimé incluant les taxes et les frais. Ce format est recommandé pour des plages de dates courtes afin de garantir que le document reste clair et lisible sur des formats papier standards.
• Vue en liste : Cette mise en page fournit une ventilation détaillée, jour par jour, de toutes les unités et tarifs. C’est une option plus détaillée qui présente la tarification dans un style similaire à une facture consolidée, idéale pour les événements nécessitant une ventilation quotidienne transparente.

Champs d’informations supplémentaires

L’outil Devis de groupe inclut plusieurs sections en texte libre qui te permettent d’ajouter directement sur le devis les politiques et détails spécifiques à ton établissement :

• Conditions de paiement : Définis des calendriers de paiement uniques ou des exigences de dépôt, comme un pourcentage dû au moment de la signature pour sécuriser le stock. 
  • Par exemple : « Un acompte non remboursable de 25 % du sous-total hébergement est exigé dans les 72 heures suivant l’acceptation du devis pour sécuriser le bloc de chambres. Le solde restant doit être payé intégralement au plus tard 14 jours avant la date d’arrivée du groupe ».
• Politique d’annulation : Précise des règles personnalisées pour les annulations ou modifications tardives spécifiques au contrat de groupe. 
  • Par exemple : « Les annulations reçues plus de 30 jours avant l’arrivée n’entraînent aucune pénalité. Les annulations faites entre 15 et 29 jours avant l’arrivée seront facturées à hauteur de 50 % du coût total estimé. Toute annulation dans les 14 jours précédant l’arrivée ou tout « no-show » sera soumise à des frais d’annulation de 100 % ».
• Conditions générales : Ajoute tout texte légal général ou règlement intérieur que le client doit accepter.
  • Par exemple : « Tous les tarifs indiqués incluent les taxes locales et une charge de service de 10 %. Ce devis est valable 7 jours à compter de la date d’émission. L’établissement se réserve le droit de libérer toute chambre non prise dans le bloc de contingent après la date limite établie ».
• Informations supplémentaires : Une section flexible pour tout autre détail pertinent ou instruction spéciale pour le client. 
  • Par exemple : « Le Wi-Fi haut débit gratuit et l’accès au centre d’affaires sont inclus pour tous les participants du groupe. Merci d’informer le coordinateur de tout régime alimentaire spécial ou besoin d’accessibilité au moins 7 jours avant la date de début de l’événement ».

Envoi et gestion des devis

Une fois votre devis généré, vous pouvez le partager avec vos clients et suivre son évolution dans le cycle de vente directement depuis le module Groupes et événements.

Envoyer un devis

Lorsque vous êtes prêt à partager un devis, cliquer sur Envoyer le devis ouvre une fenêtre modale dédiée à l’e-mail. Cela facilite la communication en centralisant toutes les interactions dans le système.

• Détails préremplis : Le système remplit automatiquement les champs De, À, CC et Répondre à en fonction du profil lié.
• Message personnalisé : Vous pouvez modifier le corps du message pour inclure des instructions spécifiques ou une note personnelle avant l’envoi.
• Pièce jointe automatique : Le devis PDF à votre marque est automatiquement joint à l’e-mail.

1. Cliquez sur le bouton bleu Envoyer le devis en bas de l’écran de révision du devis pour ouvrir la fenêtre modale d’e-mail.
2. Vérifiez : 
   1. Modifiez les champs À et Répondre à, préremplis selon le profil lié.
   2. Personnalisez le corps du Message pour votre client.
3. Vérifiez que le PDF du devis est bien joint en bas de la fenêtre modale, puis cliquez sur le bouton bleu Envoyer pour expédier l’e-mail.

Suivi du statut du devis

Le système offre une visibilité en temps réel sur votre pipeline en suivant le statut de chaque devis. Bien que le statut passe automatiquement à Envoyé pour révision une fois l’e-mail envoyé, vous pouvez aussi modifier manuellement le statut pour refléter la décision du client.

• Brouillon : Stade initial pour les nouveaux devis non envoyés.
• Envoyé pour révision : Le devis a été partagé avec le client et attend un retour.
• Accepté : Utilisez ce statut une fois que le client approuve le tarif et les conditions.
• Refusé : Utilisez ce statut si le client décline le devis.
• Expiré : Utilisez ce statut pour les devis dont la période de validité est dépassée.

1. Cliquez sur le bouton de filtre Statut : Tous en haut du tableau des Devis pour afficher toutes les catégories de statut disponibles.
2. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner ou désélectionner des statuts spécifiques, tels que Brouillon ou Accepté, afin d’isoler certains devis dans votre pipeline.
3. Cliquez en dehors du menu pour appliquer le filtre et actualiser l’affichage du tableau.

1. Repérez la colonne Statut dans votre liste de Devis et cliquez sur la pastille du statut actuel (p. ex. Envoyé pour avis) du devis que vous souhaitez mettre à jour.
2. Sélectionnez le nouveau statut dans la liste déroulante, comme Accepté ou Refusé, pour faire avancer manuellement le devis dans le cycle de vente.

Actions disponibles

Dans le tableau Devis (au niveau global et au niveau événement), cliquer sur le menu à trois points à côté d’un devis vous permet d’effectuer les actions suivantes :

• Afficher le devis
• Envoyer le devis
• Télécharger le PDF
• Supprimer le devis

1. Cliquez sur l’ellipse verticale (trois points) à l’extrémité droite de n’importe quelle ligne de devis pour révéler les actions de gestion disponibles.
2. Sélectionnez Afficher le devis pour consulter les détails, Envoyer le devis pour ouvrir la fenêtre modale d’e-mail, ou Télécharger le PDF pour enregistrer le document sur votre appareil.
3. Choisissez Supprimer le devis pour retirer une entrée ; notez que cette action n’est disponible que pour les devis actuellement au statut Brouillon.

Limitations importantes

Veuillez garder à l’esprit les limitations de portée et de fonctionnalité suivantes pour cette première version :

• Portée du module : Les devis sont exclusivement pris en charge dans le nouveau module Groupes et événements. Ils ne sont pas disponibles pour les groupes hérités ni pour les réservations individuelles.
• Automatisation : L’acceptation d’un devis ne crée pas automatiquement une réservation. Toutes les réservations doivent toujours être gérées manuellement via le bloc de contingent confirmé associé.
• Journaux d’activité : Il n’existe actuellement aucun journal d’activité ni suivi des événements du cycle de vie des devis (comme l’envoi ou la consultation d’un devis par un client) dans le PMS.
• Visibilité de la tarification : Les ventilations tarifaires complètes ne sont visibles que lors de la création du devis ou dans le PDF généré. Il n’existe pas d’interface autonome de ventilation des prix dans le hub pour le moment.
• Rapports : Un tableau de bord de rapport pour suivre les indicateurs de performance, tels que les taux de conversion des devis ou la valeur totale des devis envoyés vs acceptés, n’est pas encore disponible.
• Exigence de contingent : Les devis ne peuvent être générés qu’à partir de blocs de contingent confirmés existants.

Questions fréquentes sur les devis de groupe