Comment les Politiques intelligentes s'appliquent aux Réservations, aux Paiements et aux Annulations

Certaines modifications de réservation peuvent mettre à jour les montants des paiements programmés à venir. Le résultat dépend du type de modification effectuée sur la réservation.

• Modifications des dates :
  Lorsque les dates de séjour sont mises à jour, le système recalcule le solde restant et met à jour les montants des paiements programmés en conséquence.
• Modifications de chambre/plan tarifaire :
  Si une réservation est déplacée vers une chambre ou un plan tarifaire avec un tarif différent, le solde restant est mis à jour tant que la politique est configurée pour collecter un solde restant.
• Suppléments ou articles :
  Ajouter un article ou un supplément au folio ne met pas à jour le paiement programmé existant via le flux de travail d’ajustement de charge.
• Ajustements manuels de charge :
  Lorsque tu utilises Ajuster la charge pour réduire le total de la réservation, Cloudbeds met à jour le paiement programmé en attente pour correspondre au nouveau solde restant.

Quand un ajustement de charge réduit le total de la réservation

Avant d’enregistrer l’ajustement, la section Politique affiche les montants actuels et mis à jour des paiements programmés à venir ainsi que le nouveau total de la réservation.

Si un solde est encore dû, le paiement programmé est réduit pour correspondre au nouveau solde restant. Dans l’exemple ci-dessous, l’aperçu de la Politique montre la diminution du paiement à venir avant que l’ajustement soit enregistré.

Si le client a déjà payé suffisamment pour couvrir le total ajusté de la réservation, le paiement à venir est réduit à 0,00 $ et annulé.

Si l’ajustement crée également un trop-perçu, Cloudbeds affiche un avertissement indiquant qu’un remboursement manuel est nécessaire. L’ajustement ne rembourse pas automatiquement le client. L’exemple ci-dessous montre le paiement programmé réduit à 0,00 $ avec l’avertissement de trop-perçu.

Après avoir enregistré un ajustement, il peut s’écouler quelques minutes avant que le paiement programmé reflète le montant mis à jour.

• Paiements automatisés réussis ou refusés :
  • Lorsqu’un paiement automatisé réussit ou échoue, Cloudbeds peut t’envoyer une notification par e-mail si les notifications de paiement sont activées.
• Si un paiement automatisé échoue :
  • Contacte le client ou demande un mode de paiement mis à jour.
  • Effectue toute action manuelle de paiement requise dans le PMS.

Actions manuelles de paiement et automatisation de la Smart Policy

Lorsque la Smart Policy est active et que la réservation comporte des paiements programmés en attente, certaines actions financières manuelles affichent un avertissement avant que tu continues.

Ces actions incluent :

• Ajouter un paiement manuel
• Effectuer un remboursement
• Annuler un paiement programmé
• Annuler un paiement ou libérer une autorisation
• Ajouter un article et facturer en même temps dans le même flux de travail

Avant que l’action soit terminée, Cloudbeds explique que continuer désactivera la Smart Policy et identifie les paiements programmés en attente qui seront annulés. L’exemple ci-dessous montre cet avertissement lors de l’ajout d’un paiement manuel.

Si tu confirmes l’action :

• L’action manuelle de paiement sélectionnée est terminée.
• Les paiements programmés en attente sont annulés.
• La Smart Policy est désactivée pour la réservation.
• Le traitement automatique des paiements s’arrête.
• La collecte ou le remboursement automatisé des frais d’annulation et de non-présentation s’arrête.
• Tout solde restant ou remboursement requis doit être géré manuellement.

L’avertissement de la Smart Policy apparaît lorsque la Smart Policy est active et que des paiements programmés en attente subsistent sur la réservation. S’il n’y a pas de paiements programmés en attente, ces actions suivent leur flux de travail habituel.

Les actions de routine générées par le système ne désactivent pas la Smart Policy. Par exemple, une autorisation automatiquement libérée par le système lors du check-out n’est pas considérée comme une action manuelle du personnel.

Si tu as besoin de gérer manuellement l’activité financière restante d’une réservation, un utilisateur autorisé peut désactiver la Smart Policy depuis le folio de réservation.

Dans l’onglet Folio, le contrôle Smart Policy indique si l’automatisation est activée ou désactivée pour la réservation.

Clique sur le contrôle Smart Policy pour ouvrir le panneau et consulter le statut actuel de l’automatisation, les paiements planifiés et les paiements déjà traités.

Lorsque tu désactives le bouton bascule Smart Policy, Cloudbeds affiche l’impact avant que tu confirmes la modification. Le panneau explique quelles actions automatisées vont s’arrêter et identifie les paiements planifiés en attente qui seront annulés.

Après ta confirmation :

• Tous les paiements planifiés en attente sont annulés.
• Le traitement automatique des paiements s’arrête.
• La collecte ou le remboursement automatisé des frais d’annulation et de non-présentation s’arrête.
• Les paiements déjà collectés restent sur la réservation.
• Tout solde restant ou remboursement doit être géré manuellement.
• Le journal d’activité de la réservation enregistre qui a désactivé la Smart Policy et quand.
• La Smart Policy ne peut pas être réactivée pour cette réservation.

Une fois la modification effectuée, l’onglet Folio affiche le statut Smart Policy comme Désactivé.

Rouvre le panneau Smart Policy pour consulter l’état final. Les paiements planifiés annulés restent visibles, les paiements traités restent listés, et le panneau confirme que la Smart Policy ne peut pas être réactivée pour cette réservation.

Autorisation requise

Les utilisateurs ont besoin du privilège Remplacer les règles de paiement de la politique pour désactiver Smart Policy sur une réservation. Les utilisateurs sans ce privilège peuvent consulter les informations de Smart Policy mais ne peuvent pas effectuer la désactivation.

Pour activer ce privilège, va dans le Menu du compte > Paramètres > Utilisateurs > Rôles. Sélectionne le rôle concerné, trouve Remplacer les règles de paiement de la politique dans les privilèges de réservation, et active-le pour ce rôle.

Pour en savoir plus sur la création et la gestion des rôles et privilèges, consulte Ajouter, modifier ou supprimer des rôles et Privilèges des rôles.

Les Politiques intelligentes automatisent le résultat de l’annulation en fonction de :

• Le moment où le client annule
• Le montant déjà payé
• Les règles de frais ou de remboursement dans la politique

Remplacement manuel des frais d’annulation et de non-présentation
Tu peux remplacer les frais d’annulation ou de non-présentation automatisés directement depuis le processus d’annulation en décochant l’option « Suivre la politique d’annulation ».

• Cela empêchera le système d’appliquer les frais automatisés en attente.
• Une Note d’annulation est obligatoire et sera enregistrée dans les Notes de réservation et l’Historique d’activité.
• Tout paiement déjà encaissé doit être remboursé manuellement via le folio.

Si un client annule via le Portail client, l’automatisation des Politiques intelligentes ne s’exécute pas automatiquement.
Le personnel doit traiter manuellement le remboursement ou la pénalité.

Voici des exemples de comportement des Politiques intelligentes lors des opérations quotidiennes :

1. Le client modifie les dates de séjour :
   • Le solde restant et les paiements planifiés s’ajustent automatiquement en fonction des dates et tarifs mis à jour.
2. Le total de la réservation est réduit avec un Ajustement de charge :
   • Le paiement planifié en attente est réduit pour correspondre au nouveau solde.
   • Si le total ajusté est déjà entièrement couvert par les paiements encaissés, le paiement planifié en attente est annulé.
   • Tout trop-perçu résultant doit être remboursé manuellement.
3. Un article ou un supplément est ajouté :
   • L’ajout de l’article ou du supplément ne met pas à jour le paiement planifié existant via le flux de travail d’ajustement de charge.
   • Si le personnel ajoute l’article et le facture durant le même flux de travail alors que des paiements planifiés sont en attente, la confirmation de l’action de paiement manuelle désactive la Politique intelligente.
4. Le personnel gère manuellement un paiement ou un remboursement :
   • Lorsque la Politique intelligente est active et que des paiements planifiés sont en attente, le système avertit le personnel avant de finaliser une action manuelle affectée.
   • Si le personnel poursuit, les paiements planifiés en attente sont annulés et la Politique intelligente est désactivée pour la réservation.
5. Le client souhaite mettre à jour sa carte :
   • Le personnel peut mettre à jour la carte ; les automatisations futures continuent tant que la Politique intelligente reste active.
6. Le client souhaite une autre Politique intelligente :
   • La Politique intelligente attribuée lors de la création de la réservation ne peut pas être remplacée par une autre politique.
   • Désactiver la Politique intelligente arrête l’automatisation mais n’attribue pas une politique différente à la réservation.

• Vérifie le statut de la Politique intelligente avant de gérer manuellement les paiements d’une réservation.
• Examine les avertissements avant de confirmer des actions financières manuelles. Cloudbeds indique quand les paiements programmés en attente seront annulés et que la Politique intelligente sera désactivée.
• Utilise l’aperçu Ajuster le montant pour confirmer comment une réduction affectera le paiement programmé à venir avant de sauvegarder.
• Souviens-toi que désactiver la Politique intelligente est définitif pour la réservation. Tous les paiements restants ou remboursements doivent être gérés manuellement.
• Vérifie périodiquement les paiements programmés pour assurer leur exactitude opérationnelle.