| Objectif | Répondre aux questions fréquentes sur le comportement des rapports, les filtres, le regroupement, le partage, les exports et l’accès dans les Rapports et Cloudbeds Insights. |
| Idéal pour | Les propriétaires d’établissement, les gestionnaires, les administrateurs et les autres utilisateurs qui consultent ou gèrent les rapports Cloudbeds. |
| Utilise-le lorsque | Tu as besoin de comprendre des résultats inattendus dans un rapport, de modifier des filtres ou le regroupement, de localiser un rapport, ou de confirmer le comportement des rapports enregistrés, partagés, abonnés et exportés. |
| Prérequis | Cloudbeds Insights est nécessaire pour les fonctionnalités avancées telles que la logique de filtre modifiable, les modifications de regroupement, la personnalisation des rapports, les rapports enregistrés et les abonnements. |
| Résultat attendu | Tu peux identifier quel comportement de rapport s’applique à ta situation et utiliser les contrôles de rapport appropriés ou les étapes de dépannage. |
| Limitations | Les contrôles disponibles dépendent de si ton établissement utilise uniquement les Rapports ou dispose de Cloudbeds Insights. |
Introduction
Cloudbeds propose une expérience de base de Rapports pour consulter des rapports préconstruits, tandis que Cloudbeds Insights ajoute des outils avancés pour personnaliser, filtrer, regrouper, enregistrer, partager et programmer le contenu des rapports.
Les questions ci-dessous couvrent les deux expériences. Certaines réponses s'appliquent aux rapports disponibles pour tous les utilisateurs de rapports, tandis que d'autres concernent spécifiquement les capacités de Cloudbeds Insights. Déplie la question qui correspond à ce que tu cherches à comprendre ou à résoudre.
Table des matières
- Reporting et Cloudbeds Insights
- Filtres, résultats et historique des types de chambre
- Partage, abonnements, exportations et accès
Reporting et Cloudbeds Insights
Utilise ces questions pour comprendre la différence entre l'expérience Reporting de base et les contrôles supplémentaires disponibles avec Cloudbeds Insights, y compris ce qui se passe lorsque tu modifies ou enregistres un rapport.
Qu'est-ce qui différencie Cloudbeds Insights du Reporting ?
Tous les établissements accèdent aux rapports depuis la zone Reporting. La principale différence réside dans ce que tu peux faire après avoir ouvert un rapport.
Le Reporting te permet de consulter les rapports préconstruits disponibles. Cloudbeds Insights ajoute des outils pour personnaliser et analyser les données des rapports de manière plus détaillée.
Selon le rapport et ton accès, Cloudbeds Insights peut inclure des fonctionnalités telles que :
- Enregistrer sous pour créer une copie personnalisée d’un rapport.
- Ajouter ou supprimer des Champs de données Cloudbeds (CDF) dans le Schéma de table.
- Réorganiser les colonnes, les lignes et les regroupements.
- Créer ou modifier des structures de regroupement.
- Ajouter, supprimer ou modifier les conditions et opérateurs de filtre.
- Utiliser la conversion de devise dans les ensembles de données financiers.
- Ouvrir des enregistrements liés, comme des réservations, directement depuis les résultats de rapports pris en charge.
- Exporter des ensembles de données multi-établissements pour les comptes Organisation pris en charge.
- Enregistrer les rapports dans des dossiers et ajouter des étiquettes.
- Partager ou cloner des rapports personnalisés pris en charge entre établissements d’une Organisation.
- Planifier la livraison des rapports via les abonnements.
Si un contrôle décrit dans une autre question n’est pas disponible dans ton rapport, il peut nécessiter Cloudbeds Insights ou ne pas être pris en charge par cette configuration de rapport.
Comment réinitialiser les modifications temporaires effectuées lors de la consultation d’un rapport ?
Les modifications effectuées lors de la consultation d’un rapport sont temporaires, sauf si tu enregistres un rapport personnalisé distinct. Pour revenir à l’état original du rapport, actualise la page ou ferme puis rouvre le rapport.
Les rapports enregistrés se mettent-ils automatiquement à jour lorsque la configuration du rapport original change ?
Non. Un rapport enregistré est une copie indépendante de la configuration du rapport au moment de sa création. Les modifications ultérieures du rapport original ne modifient pas automatiquement la copie enregistrée.
Filtres, résultats et historique des types de chambre
Utilise ces questions lorsque tu as besoin de comprendre pourquoi les résultats d’un rapport changent, d’ouvrir et d’ajuster le rapport Revenu total par mois et par type de chambre, ou d’interpréter les noms historiques des types de chambre qui apparaissent dans les filtres de rapport.
Pourquoi certaines transactions disparaissent-elles lorsque j'applique des filtres dans Cloudbeds Insights ?
Lorsque Sélectionner le(s) filtre(s) est activé, chaque ligne de filtre affiche une case à cocher. Cette case détermine si le filtre individuel est appliqué.
- Cochée : Le filtre est appliqué, et seuls les enregistrements qui remplissent sa condition sont retournés.
- Non cochée : Le filtre est ignoré lors de l'exécution du rapport.
Le panneau Filtres ci-dessous montre Sélectionner le(s) filtre(s) activé et les cases à cocher utilisées pour choisir quelles conditions de filtre sont actives :
L'opérateur du filtre contrôle quelles valeurs le filtre retourne. Si tu as besoin qu'un filtre inclue toutes les valeurs, y compris les valeurs vides, sélectionne Tout lorsque cet opérateur est disponible :
Tout et la case à cocher ont des fonctions différentes. Tout contrôle quelles valeurs le filtre peut retourner, y compris les valeurs nulles ou vides. La case à cocher contrôle si ce filtre est appliqué ou non.
Les filtres spécifiques aux réservations, y compris le statut de la réservation, la source de réservation et la catégorie de source de réservation, s'appliquent aux enregistrements contenant des données de réservation. Appliquer ces filtres peut donc exclure des activités non associées à une réservation, telles que :
- Les articles de point de vente (POS) et de restauration.
- Les suppléments non liés aux réservations.
- Les paiements sans réservation.
- Les ajustements.
- L'activité du compte interne.
Cela peut entraîner des totaux dans Cloudbeds Insights différents de ceux des rapports incluant toute l'activité transactionnelle pour la période sélectionnée, comme le rapport quotidien des revenus.
Pour inclure l'ensemble le plus large possible d'enregistrements de transactions, vérifie les filtres spécifiques aux réservations et sélectionne Tout lorsque tu ne souhaites pas que des valeurs de réservation manquantes excluent des enregistrements.
Comment accéder, filtrer et regrouper les résultats dans le rapport Revenu total par mois par type de chambre ?
Le rapport Revenu total par mois par type de chambre t’aide à comparer les revenus des chambres selon les types de chambre et les périodes de reporting. Après avoir ouvert le rapport, tu peux utiliser les filtres pour contrôler quels enregistrements sont inclus et le Schéma de table pour modifier la façon dont ces résultats sont regroupés.
Ce flux de travail couvre le rapport depuis l’accès jusqu’à l’analyse quotidienne. Commence par ouvrir le rapport, puis examine sa structure par défaut, choisis l’établissement, filtre la période de reporting et, si nécessaire, change le regroupement des résultats de mensuel à quotidien. Si tu as déjà le rapport ouvert, poursuis à partir de la sous-section correspondant à ton objectif.
Ouvre le rapport
- Dans le Menu principal
, clique sur Rapports
- Sous Rapports Cloudbeds, sélectionne Revenu.
- Trouve Revenu total par mois par type de chambre et ouvre le rapport.
Le dossier Revenu liste le rapport sous son titre :
Examine la structure par défaut du rapport
Une fois le rapport ouvert, examine comment ses résultats sont organisés avant de modifier les filtres ou le regroupement. Le rapport utilise la Date de service, qui représente la date du séjour, pour organiser les revenus dans le temps.
Dans le Schéma de table, la Date de service se trouve sous Regrouper les lignes, et le Type de chambre sous Regrouper les colonnes. Ces paramètres déterminent comment les résultats de revenus sont disposés dans le tableau et le graphique.
Choisis l’établissement
Si tu as accès à plusieurs établissements, utilise le panneau Filtres pour choisir celui que le rapport doit analyser :
- Ouvre le panneau Filtres.
- Ouvre le sélecteur Établissements et choisis l’établissement que tu souhaites inclure.
Les contrôles numérotés ci-dessous montrent où ouvrir Filtres et sélectionner l’établissement :
Filtrer le rapport sur une période spécifique
Après avoir choisi l’établissement, utilise les conditions Date de service pour restreindre le rapport à la période que tu souhaites analyser. L’exemple ci-dessous renvoie les dates après le 1er septembre 2025 et avant le 1er octobre 2025.
- Ouvre le panneau Filtres.
- Active Sélectionner le(s) filtre(s) pour pouvoir choisir quelles conditions de filtre sont actives.
- Ajoute ou mets à jour les deux conditions Date de service :
-
Date de service supérieure à
2025-09-01 -
Date de service inférieure à
2025-10-01
-
Date de service supérieure à
- Vérifie que les cases à cocher à côté des deux conditions Date de service sont sélectionnées.
- Clique sur Appliquer pour appliquer les filtres sélectionnés.
- Clique sur Exécuter pour actualiser le rapport avec les paramètres de filtre mis à jour.
L’exemple numéroté ci-dessous montre la séquence complète depuis l’ouverture des Filtres jusqu’à l’exécution du rapport mis à jour :
Voir la période sélectionnée jour par jour
Le filtrage modifie les enregistrements inclus, mais ne change pas la façon dont les dates sont regroupées. Si tu souhaites analyser la période sélectionnée un jour à la fois, change le regroupement de la Date de service de son paramètre actuel à Jour.
- Ouvre le Schéma de table.
- Sous Regrouper les lignes, sélectionne Date de service.
- Dans Regrouper les dates par, sélectionne Jour.
- Clique sur Exécuter pour actualiser le rapport avec le regroupement quotidien.
L’exemple numéroté ci-dessous montre où changer Date de service en Jour et exécuter à nouveau le rapport :
Les données exportées peuvent contenir des détails au niveau journalier même lorsque le rapport est regroupé par mois à l’écran. Cela permet au jeu de données exporté de supporter une analyse hors ligne plus détaillée.
Pourquoi vois-tu des noms de types de chambre en double ou anciens dans les filtres de rapport ?
Dans les rapports, certains rapports, dont le Rapport sur les chambres vendues/occupation et la Production, conservent les noms historiques associés aux types de chambre. Si un type de chambre a été renommé, le filtre peut donc afficher à la fois son ancien nom et son nom actuel.
Les réservations et séjours créés avant le renommage restent associés à l'ancien nom du type de chambre, tandis que les activités ultérieures utilisent le nom mis à jour. Conserver les deux valeurs disponibles permet au reporting historique de refléter le nom en vigueur à l'époque.
Si la période de rapport couvre des dates avant et après le renommage, sélectionne tous les noms historiques pour ce type de chambre lorsque tu as besoin de l'ensemble complet des données.
Le filtre Types de chambre ci-dessous montre des noms historiques qui peuvent représenter le même type d’hébergement à différents moments :
Confirme si le type de chambre a été renommé
Le Journal d'activité enregistre les modifications des types de chambre et peut t’aider à confirmer quand un nom a changé.
- Depuis le Menu Compte
, va dans Journaux > Journal d'activité.
- Dans la zone Filtre, ouvre Modification effectuée et sélectionne TYPE DE CHAMBRE MODIFIÉ.
- Clique sur APPLIQUER.
- Examine les entrées correspondantes pour un changement de nom de type de chambre ainsi que la date, l’heure et l’utilisateur associés.
L’exemple ci-dessous montre le Journal d'activité filtré sur TYPE DE CHAMBRE MODIFIÉ avec un changement de nom de type de chambre dans les résultats :
Pour faciliter l’interprétation des listes de filtres historiques, évite autant que possible les renommages fréquents à but cosmétique ou non essentiels des types de chambre.
Supprimer un type de chambre est différent de le renommer. Les données historiques associées à un type de chambre supprimé peuvent ne pas rester récupérables de la même manière, et les réservations passées peuvent apparaître avec une valeur NULL pour le type de chambre dans les rapports concernés.
Pour un comportement spécifique à certains rapports, consulte le Rapport Chambres vendues/Occupation.
Partage, abonnements, exportations et accès
Les rapports enregistrés peuvent également être partagés, envoyés et exportés. Les questions ci-dessous expliquent comment l'accès est contrôlé et ce qui arrive aux rapports lorsque des utilisateurs, abonnements ou exportations sont impliqués.
Les liens de rapport partagés prennent-ils en charge les restrictions IP ?
Non. Les restrictions basées sur l'IP ne sont pas prises en charge pour les liens de rapport partagés. L'accès est contrôlé via les exigences de connexion Cloudbeds et les autorisations de rôle applicables de l'utilisateur.
Les destinataires d'un abonnement doivent-ils vérifier leur adresse e-mail ?
Non. Des adresses e-mail externes peuvent être ajoutées comme destinataires d'abonnement aux rapports sans étape de vérification d'inscription par e-mail.
Si le rapport doit être téléchargeable uniquement par des utilisateurs Cloudbeds authentifiés, active l'option facultative Exiger la connexion Cloudbeds pour l'abonnement.
Les rapports XLSX exportés conservent-ils les formules ?
Non. Les exportations XLSX contiennent les données et colonnes résultantes du rapport, pas les formules sous-jacentes.
Que se passe-t-il si la personne qui a créé un rapport est désactivée ?
Le rapport reste disponible dans la section Rapports après la désactivation du créateur.
Peut-on autoriser un utilisateur à consulter les rapports sans lui permettre de les exporter ?
Non. L'accès en tant que lecteur de rapport inclut la possibilité d'exporter les rapports.
Les rapports enregistrés sont-ils privés à chaque utilisateur ?
Non. Les rapports sont disponibles au niveau de l'établissement plutôt que privés à l'utilisateur individuel qui les a créés. Les utilisateurs ayant l'accès approprié à cet établissement peuvent accéder à ses rapports.
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