L’occupation est l’une des premières mesures que vous consultez pour évaluer la production. Le rapport d’occupation vous permettra de voir si vous êtes en avance ou en retard par rapport aux années précédentes en termes de cadence réelle. Découvrez ci-dessous comment accéder et générer votre rapport d’occupation.
Accéder au rapport d’occupation
- Depuis le menu principal
, cliquez sur Rapports
- Dans la barre Rechercher des rapports, tapez Occupation (ou faites défiler jusqu’à la section Production)
- Cliquez sur rapport d’occupation (le rapport s’ouvrira dans un nouvel onglet)
Naviguer dans le rapport d’occupation
Une fois sur la page du rapport d'occupation, tu peux appliquer différents filtres pour générer le rapport :
- Sélectionne l'année à consulter
- Choisis l'année de comparaison
- Définis la période à vérifier
- Filtre les types de chambre que tu souhaites voir apparaître dans le rapport
- Filtre les sources de réservation
- Clique pour Appliquer
Ce rapport utilise la date de service, qui correspond à la date à laquelle le produit ou service est délivré. Avec la permission appropriée, la date de service peut être rétrodatée pour reconnaître les revenus et les dépenses dans la bonne période. Pour comprendre la différence entre la date de service et la date de transaction, cliquez ici.
- La ligne bleue montre le nombre d'hébergements réservés dans l'année principale (sélectionnée en premier dans le filtre).
- La ligne rouge représente le nombre d'hébergements réservés dans l'année de comparaison (sélectionnée en second dans le filtre).
Dans l'exemple ci-dessous, le bleu correspond à 2025, et le rouge à 2024.
Tu peux survoler n'importe quel point sur les lignes pour voir :
- Le pourcentage de nuitées vendues
- Le nombre d'hébergements réservés
Tu peux aussi utiliser le bouton bascule pour passer entre les vues Jour, Semaine ou Mois afin de changer le niveau de détail.
Avec les filtres appliqués, tu recevras le rapport généré contenant les informations suivantes :
- Plage de dates (1 jour, semaine, mois) - selon les paramètres d'intervalle.
- Chambres occupées pour l’année sélectionnée principale (en pourcentage d’occupation)
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Statuts des réservations - Le système récupère toutes les données des statuts suivants pour générer le rapport des chambres vendues :
- Confirmation en attente, Confirmé, En séjour, Parti
- Les statuts suivants ne font pas partie du calcul :
- Annulé, Absence sans annulation
-
L’occupation est calculée en utilisant tous les hébergements physiques de l’établissement, y compris les unités qui sont : Réservées, Bloquées, Hors service, et attribuées aux contingents.
- En d’autres termes, les chambres bloquées et hors service sont toujours comptées dans l’inventaire total utilisé pour calculer l’occupation.
-
Statuts des réservations - Le système récupère toutes les données des statuts suivants pour générer le rapport des chambres vendues :
- Hébergements réservés pour cette année.
- Revenus pour l’année principale sélectionnée : calculés comme le total du tarif de chambre plus les autres revenus de chambre plus les ajustements des revenus de chambre. Cela inclut le tarif de chambre, les revenus manuels de chambre, les frais d’absence sans annulation, et les ajustements manuels des revenus de chambre. Exclut les taxes et frais inclusifs ou exclusifs, ainsi que les frais d’annulation. Conforme aux normes USALI.
FAQ
Pourquoi vois-tu plusieurs versions du même « type de chambre » dans ce rapport ?
Les rapports classiques (comme le rapport des chambres vendues/taux d’occupation) conservent un historique des changements de nom des types de chambre. Lorsque tu renommes un type de chambre dans les paramètres de ton établissement, le système garde l’ancien nom dans les rapports afin que les séjours passés reflètent toujours le nom valide à l’époque. Par conséquent, le filtre types de chambre peut afficher plusieurs versions de ce qui est en réalité le même type d’hébergement.
Exemple : si un type de chambre s’appelait initialement « Chambres partagées » puis a été renommé en « Amélioration de type de chambre », les deux noms apparaîtront dans le filtre types de chambre. Sélectionner les deux te permet de couvrir l’historique complet.
Points clés à retenir :
- C’est un comportement attendu, pas une erreur. Cela garantit la précision des rapports sur différentes périodes.
- Lors de l’analyse d’une plage de dates couvrant avant et après un renommage, sélectionne tous les noms historiques de ce type de chambre pour inclure l’ensemble des données.
- Ce comportement s’applique à tous les rapports classiques incluant le filtre types de chambre (p. ex. chambres vendues/taux d’occupation et production).
Comment vérifier si un renommage a eu lieu ?
- Depuis ton menu compte
, va dans Journaux > Journal d'activité.
- Dans le filtre, ouvre Modification effectuée et sélectionne TYPE DE CHAMBRE MODIFIÉ.
- Clique sur APPLIQUER pour charger les résultats. Dans le tableau, cherche des entrées comme : « Le nom du type de chambre a été changé de X à Y », avec la date/heure et l’utilisateur.
Astuce : Pour éviter des listes trop longues de noms, limite les renommages fréquents à des changements esthétiques ou non essentiels, sauf si c’est absolument nécessaire.
Note concernant les suppressions : Si un type de chambre est supprimé entièrement, les données historiques liées à ce type peuvent ne plus être récupérables dans les rapports. Les réservations passées pourraient alors apparaître sous une valeur « NULL ».
Pourquoi ce rapport utilise-t-il la Date de service au lieu de la Date de transaction ?
Le rapport utilise la Date de service comme date filtrable pour répondre aux besoins courants de reporting. La Date/heure de transaction reste immuable pour garantir la précision comptable.
Comment le revenu est-il calculé dans ce rapport ?
Le revenu est calculé comme la somme du Tarif de chambre total, des Autres revenus de chambre et des Ajustements de revenus de chambre. Les Taxes, frais et frais d'annulation sont exclus. Les Tarifs de chambre, les absences sans annulation et les Ajustements manuels de revenus de chambre sont inclus. Ce calcul suit les normes USALI.
Comment l’inventaire fractionné affecte-t-il les hébergements réservés ?
Les hébergements réservés incluent uniquement les chambres physiques et utilisent les relations de chambres virtuelles lorsque l’Inventaire fractionné est configuré.
Que sont les Codes comptables dans le rapport Ventes de chambres/Occupation ?
Les Codes comptables catégorisent des transactions spécifiques selon les normes USALI, aidant à standardiser la manière dont les revenus de chambre sont regroupés pour le reporting. Ils sont utilisés dans ce rapport, mais les codes ne sont pas affichés dans le rapport Ventes de chambres/Occupation.
Dans ce rapport, les revenus sont regroupés en catégories comptables prédéfinies comme indiqué ci-dessous.
| Description | Code |
|---|---|
|
Revenu total des chambres : Total du Tarif de chambre Autres revenus de chambre Ajustements de revenus de chambre |
1000 + 1000R + 1000V + 1100 + 1100R + 1100V + 1200 + 1200R + 1200V + 1000A + 1100A + 1200A |
Contrairement à d’autres rapports, le rapport Ventes de chambres/Occupation ne montre pas les Codes comptables.
Voici un exemple des codes associés aux transactions :
Puis-je envoyer automatiquement par e-mail le rapport Ventes de chambres/Occupation ?
L’envoi automatique par e-mail n’est pas disponible pour ce rapport. Cependant, tu peux télécharger le rapport Ventes de chambres/Occupation à tout moment en cliquant sur le bouton Exporter vers et le partager selon tes besoins.
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