Aperçu
Le produit Annulation sans condition de Cloudbeds est un supplément facultatif précieux, intégré directement au moteur de réservation Cloudbeds. Il offre aux clients la flexibilité d’annuler leur réservation et d’obtenir un remboursement pour la partie hébergement, quelle que soit la raison de leur annulation, en payant des frais non remboursables modestes.
Annulation sans condition ne profite pas seulement aux clients — il est aussi conçu pour soutenir les revenus, l’efficacité et la compétitivité de votre établissement.
Voici comment :
📈 Augmenter le taux de conversion des réservations |
En offrant aux clients un moyen de réduire le risque d’annulation, notamment pour les tarifs non remboursables ou les réservations faites longtemps à l’avance, les hôtels peuvent réduire les hésitations et les abandons, ce qui conduit à plus de réservations finalisées. |
💰 Créer une nouvelle source de revenus garantie |
Lorsqu’un client ajoute la politique Annulation sans condition à sa réservation, il est plus susceptible de procéder à une annulation. Dans les cas où le plan tarifaire initial est non remboursable ou partiellement remboursable, votre établissement conserve ce revenu garanti. Avec la chambre à nouveau disponible, vous pouvez revendre l’inventaire à un autre client, maximisant ainsi l’occupation et le potentiel de revenus. |
🧭 Gagner un avantage concurrentiel |
Proposer Annulation sans condition aide votre hôtel à se démarquer de la concurrence et génère plus de réservations directes, détournant ainsi les clients des agences de voyage en ligne (OTA) qui peuvent offrir des protections similaires. |
⚙️ Réduire la charge administrative |
Les demandes et remboursements liés à Annulation sans condition sont gérés par un partenaire tiers de confiance, HTS, libérant votre personnel de la gestion des demandes d’annulation complexes et du traitement des remboursements. |
Qu’est-ce que Annulation sans condition ?
Annulation sans condition permet aux clients d’acheter un supplément facultatif lors du processus standard du moteur de réservation. En payant des frais non remboursables modestes en plus du coût de leur réservation, les clients obtiennent la possibilité d’annuler leur réservation jusqu’à un délai spécifié avant le check-in et de recevoir un remboursement pour la partie hébergement de leur réservation, quelle que soit la raison de leur annulation.
Exemple :
- Si un client réserve un séjour de 2 nuits pour 200 $ et ajoute la protection Annulation sans condition pour un supplément de 30 $ (coût total 230 $), il peut ensuite annuler son voyage pour n'importe quelle raison dans le délai autorisé et recevoir un remboursement du coût initial de la réservation de 200 $.
- Les 30 $ de frais pour l'Annulation sans condition ne sont pas remboursables.
L'apparition de l'option Annulation sans condition lors du check-out est dynamique et contrôlée par les modèles d'IA HTS afin de garantir que cette protection soit proposée uniquement lorsqu'elle apporte un avantage significatif au client.
Par exemple, si la politique d'un établissement permet aux clients d'annuler leur réservation jusqu'à l'arrivée, l'option Annulation sans condition ne sera pas affichée car elle n'offrirait aucun avantage supplémentaire au client. Plus d'informations ci-dessous.
L'interface est entièrement localisée et prend en charge toutes les langues actuellement disponibles dans le moteur de réservation Cloudbeds.
Disponibilité de l'Annulation sans condition
Pour les établissements concernés, l'Annulation sans condition est activée par défaut.
- L'établissement doit utiliser Cloudbeds Payments ou disposer d'une passerelle de paiement connectée.
- L'établissement doit avoir les Politiques intelligentes activées.
Les établissements utilisant Stripe Direct sont exclus.
Gérer le statut de votre Annulation sans condition
Pour les établissements concernés, l'Annulation sans condition est activée par défaut. Les utilisateurs autorisés peuvent la désactiver dans les paramètres du moteur de réservation.
Ce paramètre est visible et modifiable uniquement par les super administrateurs et les utilisateurs disposant de l'autorisation de voir les détails de la carte de crédit.
Comment ça fonctionne
Pour les clients
1. Achat de l’option Annulation sans condition
Les clients verront l’option Annulation sans condition et son coût affichés de manière bien visible lors du processus de réservation dans le moteur de réservation, avant le paiement final. Ils peuvent choisir d’ajouter cette protection facultative à leur réservation.
2. Comprendre la date limite d’annulation
- Pour être éligibles à un remboursement via l’option Annulation sans condition, les clients DOIVENT annuler leur réservation avant la date communiquée au moment de la réservation. Cette information est précisée dans leur e-mail de confirmation d’achat.
- Les annulations effectuées après cette date limite spécifiée seront soumises à la politique d’annulation standard de la réservation initiale.
3. Comment initier une annulation avec l’option Annulation sans condition
- Via le Portail client : Les clients peuvent cliquer sur un lien qui leur est envoyé dans leur e-mail Annulation sans condition, ce qui les dirigera vers le portail client pour finaliser le processus d’annulation.
- Via le portail HTS : Les clients peuvent accéder directement au portail d’annulation tiers en utilisant le lien fourni dans leur e-mail Annulation sans condition.
- En appelant l’hôtel : Les clients peuvent appeler directement l’hôtel, comme ils le feraient normalement. Le personnel de l’hôtel sera informé que la réservation est couverte par une politique Annulation sans condition.
4. Recevoir un remboursement
- Ce qui est remboursé : Le coût initial de la réservation de la chambre, y compris les taxes, surtaxes, frais et charges applicables récupérés sur ce coût.
- Ce qui n’est PAS remboursé : Les frais d’Annulation sans condition ne sont pas remboursables. Tout autre supplément ou frais non remboursable acheté séparément n’est pas non plus couvert par l’Annulation sans condition.
- Délai de traitement : Les remboursements sont généralement traités sur le mode de paiement initial sous 5 à 7 jours ouvrés.
- Remboursements partiels pour les réservations "Payer plus tard" : Si une réservation avec Annulation sans condition ne nécessite pas de paiement à l’hôtel avant quelques jours avant le check-in, et que le client annule avant ce paiement, aucun montant ne sera remboursé par HTS car l’hôtel n’a encore rien facturé.
Pour votre personnel hôtelier
1. Gestion des annulations protégées par la politique Annulation sans condition
- Si un client contacte l'hôtel pour annuler une réservation protégée par la politique Annulation sans condition, le personnel de l'hôtel doit annuler la réservation dans Cloudbeds comme il le ferait normalement en modifiant le statut de la réservation en « Annulée ». Aucune autre action n'est nécessaire de la part de l'hôtel.
- Point de communication crucial : votre personnel doit informer le client que sa réservation est couverte par une politique Annulation sans condition et qu'il doit contacter HTS pour toute information concernant son remboursement.
2. Identifier les réservations Annulation sans condition dans le PMS
Vous pouvez facilement identifier les réservations protégées par la politique Annulation sans condition directement dans le PMS Cloudbeds. Un badge HTS dédié est visible sur toute réservation protégée pour une identification rapide.
De plus, un avertissement apparaîtra si vous commencez le processus d'annulation, confirmant que la réservation est couverte par cette protection et garantissant que votre personnel peut traiter la demande correctement.
Pour un guide détaillé avec des exemples visuels, veuillez consulter notre guide : Comment identifier la politique Annulation sans condition.
Considérations importantes
- Ce n'est pas une assurance : HTS Annulation sans condition™ est un service, pas une assurance ni un contrat d'assurance.
- Pas d'annulations partielles : Pour les réservations multi-clients ou multi-chambres avec Annulation sans condition, les annulations s'appliquent à tous les clients et toutes les chambres listés sur la réservation. Les annulations partielles ne sont pas autorisées.
- Journaux et rapports : Les modifications du paramètre Annulation sans condition sont enregistrées dans les journaux. Cependant, Annulation sans condition n'est pas encore disponible dans les rapports standard Cloudbeds ni dans les rapports d'analyses, y compris les rapports sur les réservations avec Annulation sans condition ou les revenus liés aux frais.
- Support pour problèmes techniques : Si un client rencontre un problème technique l'empêchant d'utiliser son produit Annulation sans condition, les agents HTS effectueront un dépannage. Si une intervention manuelle est nécessaire, HTS contactera directement l'hôtel pour annuler la réservation et émettre un remboursement manuel au client.
- Ajout d'Annulation sans condition à une réservation existante : Il n'est pas possible d'ajouter Annulation sans condition à une réservation une fois celle-ci finalisée.
Contraintes clés et logique de disponibilité
La disponibilité du supplément Annulation sans condition lors du processus de check-out du client n’est pas statique. Elle est gérée selon des critères spécifiques pour garantir que la protection est proposée uniquement lorsqu’elle est pertinente :
- La règle des 17 heures : Le supplément Annulation sans condition n’est pas proposé pour toute réservation effectuée dans les 17 heures précédant l’heure prévue du check-in, qu’il s’agisse ou non d’une réservation le jour même.
- Fenêtre de 17 à 48 heures : Pour les réservations non remboursables avec un délai de 17 à 48 heures avant le check-in, l’éligibilité à l’offre Annulation sans condition reste élevée, à environ 80%.
- Offre dynamique pilotée par IA : Pour les réservations effectuées plus de 48 heures à l’avance, l’éligibilité est déterminée par des modèles d’IA basés sur les caractéristiques du voyage et le risque d’annulation.
- Pertinence du plan tarifaire : Le supplément Annulation sans condition est principalement affiché pour les tarifs non remboursables ou partiellement remboursables. Si la politique standard de l’établissement permet déjà une annulation gratuite jusqu’à l’heure d’arrivée, le supplément ne sera pas affiché afin d’éviter que les clients paient pour un avantage redondant.
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