La plupart des rapports affichent uniquement les transactions publiées - ce sont des transactions enregistrées dans le folio de réservation comme finalisées (non en attente) et associées à la date de séjour passée ou en cours. Cela s'applique une fois qu'une réservation est marquée comme « En séjour » ou que le client a effectué son arrivée.
Pour garantir que les rapports reflètent fidèlement les informations de vos réservations, nous vous recommandons de procéder régulièrement aux arrivées et départs dans le cadre de vos opérations courantes.
Qui peut lancer l’Audit de nuit ?
Le système dispose de l’autorisation « Lancer l’Audit de nuit », qui garantit que seuls les membres du personnel autorisés peuvent déclencher ce processus. Cette autorisation est désactivée par défaut pour tous les utilisateurs, sauf les propriétaires d’établissement et les administrateurs.
Consultez cet article pour modifier les autorisations des rôles de vos utilisateurs : Privilèges des rôles
Comment lancer l’Audit de nuit ?
1. Audit automatique
Dans la section Préférences de l’Audit de nuit des Paramètres généraux du système, configurez l’heure par défaut pour l’audit de nuit. Si le processus n’a pas été déclenché manuellement, le système l’exécutera automatiquement à l’heure spécifiée.
Accédez à :
Compte -> Paramètres
-> Système -> Préférences
2. Audit manuel
Choisir de lancer l’Audit de nuit déclenchera toutes les actions prévues dans la procédure d’Audit de nuit. Cela fonctionne en parallèle avec l’heure par défaut pour exécuter l’Audit de nuit, qui ne s’exécute donc qu’une fois par nuit.
Ce bouton ouvrira une fenêtre modale pour confirmer que vous souhaitez déclencher le processus d’Audit de nuit.
Comme l’Audit de nuit ne peut être lancé qu’une fois par jour, vous verrez le message suivant si vous essayez de le lancer une seconde fois :
« L’audit de nuit a déjà été effectué. Il a été terminé à HH:MM par Nom d’utilisateur. »
Vous recevrez le même message si vous essayez de lancer l’Audit de nuit avant minuit (00:00) :
Cliquez sur le bouton Afficher les rapports dans le message ci-dessus pour consulter les rapports d’Audit de nuit. Vous pouvez également y accéder manuellement en suivant les instructions : Rapports utiles pour l’audit de nuit.
Quand lancer les rapports d’Audit de nuit ?
Les transactions générées par le système sont automatiquement enregistrées avec un horodatage « jour en cours, 23h59 ». Cependant, ces transactions n’apparaissent dans les rapports qu’après 2h00 du matin le jour suivant. Pour cette raison, le moment idéal pour lancer les rapports d’Audit de nuit est après 2h00 le jour suivant les transactions.
Exemples de transactions générées par le système :
- Les tarifs de chambre sont ajoutés automatiquement lors de la création d’une réservation.
- Les taxes et frais sont appliqués automatiquement aux réservations.
- Les articles sont ajoutés automatiquement aux réservations lors de leur création.
Les transactions ajoutées manuellement, en revanche, sont enregistrées avec l’horodatage spécifié par l’utilisateur. Ces transactions apparaîtront dans les rapports en fonction de l’horodatage défini par l’utilisateur.
Exemples de transactions ajoutées manuellement :
- Les tarifs de chambre sont saisis manuellement.
- Les paiements sont ajoutés manuellement ou programmés pour une date spécifique.
- Les taxes ou frais sont saisis manuellement.
- Les dépôts d’espèces sont enregistrés manuellement.
En comprenant cette distinction, vous pouvez vous assurer que vos rapports reflètent avec précision toutes les transactions et fonctionnent de manière optimale pour des analyses complètes.
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