Aperçu
Le profil de groupe est un hub central pour gérer les réservations liées aux groupes, tels que les entreprises, les cortèges de mariage ou les agences de voyage, dans le module de gestion des groupes de Cloudbeds. Chaque profil de groupe peut inclure plusieurs contacts avec des informations telles que leur nom, e-mail, numéro de téléphone et autres détails. Ces contacts sont essentiels pour les négociations, la gestion de la disponibilité, l’envoi des factures et la discussion des politiques de dépôt et de paiement.
Ce guide expliquera les principales actions du profil de groupe, de leur création et modification à la création de contacts, la suppression de profils de groupe et l’ajout de notes.
Cloudbeds croit que chaque établissement d’hébergement est unique. Nous proposons des outils adaptés à toutes les tailles et budgets pour t’aider à établir et développer ton activité. Contacte notre équipe dédiée pour plus d’informations sur chaque forfait disponible. Pas encore client Cloudbeds ? Consulte notre guide tarifaire et programme une démonstration.
Avant d’aborder les profils de groupe, nous te recommandons de lire cet article pour apprendre comment accéder et naviguer dans le module de gestion des groupes.
Actions principales
Comment créer un profil de groupe
- Depuis la page Groupes
- Cliquez sur +Créer un profil de groupe
- Nommez le profil
- Le Statut est Ouvert par défaut. Ce champ vous aidera à filtrer les groupes actifs des inactifs. Vous pouvez aussi le définir comme Fermé depuis la page du groupe.
- Sélectionnez le Type de profil de groupe parmi la liste suivante :
- Groupe : événement ponctuel, comme une fête ou un mariage.
- Société : pour une entreprise qui réserve des chambres pour ses employés.
- Agent de voyage : pour les voyagistes qui réservent votre établissement pour leurs clients.
- Grossiste : pour les OTA, à qui vous versez une commission pour les clients apportés.
Ce champ vous aidera à filtrer vos groupes et n’affecte pas la fonctionnalité.
- Choisissez si vous souhaitez Acheminer vers le Folio de groupe ou non :
- Si vous choisissez OUI, les transactions des réservations individuelles appartenant à ce groupe seront automatiquement transférées vers le folio principal du groupe et affecteront le solde dû du groupe. Les transactions apparaîtront toujours sur les réservations mais n’affecteront pas le solde dû de la réservation individuelle.
- Si vous choisissez NON, les transactions des réservations individuelles appartenant à ce groupe ne seront pas automatiquement transférées vers le folio principal du groupe.
- Si vous avez sélectionné OUI à l’étape précédente, vous devez choisir quels types de transactions des réservations du groupe doivent être acheminés vers ce folio principal de groupe.
- Sélectionnez la configuration du folio de réservation pour le folio du profil de groupe (si vous avez activé la fonctionnalité de folio divisé).
Si vous sélectionnez « Configuration du folio » puis la modifiez plus tard sur la page « Gérer le folio », les modifications ne seront pas appliquées au folio du groupe.
- Sélectionnez la Source. Cette sélection est obligatoire pour correspondre à la source configurée dans votre plan tarifaire associé afin d’assurer un accès privé aux clients du groupe.
- Saisissez l’Adresse du groupe (facultatif).
- Ajoutez des Notes si nécessaire (peut être fait à tout moment ultérieurement).
- Cliquez sur Enregistrer.
Le profil de groupe apparaîtra dans le tableau de la page Groupes.
Comment modifier les détails du profil de groupe
Trouvez le profil de groupe souhaité dans le tableau des profils de groupe et cliquez sur l'icône engrenage pour modifier ses informations.
Vous pouvez aussi modifier depuis l’intérieur du groupe en allant dans l'onglet Profil de groupe et en cliquant sur l'icône crayon.
Comment créer des contacts pour un profil de groupe
- Trouvez le profil de groupe souhaité dans le tableau des profils de groupe et cliquez sur le nom hyperlié pour ouvrir le profil de groupe
- Allez dans l'onglet Profil de groupe
- Cliquez sur + Ajouter un contact
- Remplissez les champs obligatoires des détails du contact
- Cliquez sur Enregistrer
Il est possible d'avoir plusieurs contacts dans un profil de groupe et d'utiliser le même contact dans plusieurs profils de groupe.
Comment supprimer un profil de groupe
Trouvez le profil de groupe souhaité dans le tableau des profils de groupe et cliquez sur l'icône engrenage pour supprimer le profil.
Cette action est irréversible et toutes les données seront supprimées. Vous pouvez restaurer partiellement le profil en utilisant les entrées du journal d'activité, mais le processus est manuel.
Comment ajouter des notes à un profil de groupe
Suivez ces étapes pour ajouter des notes à un profil de groupe, bloc de contingent, réservations ou clients :
- Depuis le menu
, allez dans Groupes
et cliquez sur le nom en lien du profil de groupe souhaité pour l’ouvrir.
- Allez dans l’onglet Notes
- Saisissez la note
- Cliquez sur Soumettre la note. Vous devez choisir dans quelle section la note doit être soumise :
- À tous les clients
- À toutes les réservations
- Au profil de groupe
- À tous les blocs de contingent
- Utilisez les onglets ci-dessous pour consulter les notes
- Cliquez sur l’icône d’impression pour imprimer la note
- Cliquez sur l’icône d’engrenage pour modifier ou archiver la note
- Allez dans les notes archivées
- Cliquez sur l’icône d’engrenage, puis sur Restaurer la note (si nécessaire)
Afficher et publier les notes du compte groupe via l’API
Vous pouvez créer, modifier et supprimer des notes pour les groupes via l’API. Pour cela, vous devez a) avoir activé Marketplace et Intégrations et b) la gestion des groupes activée.
Articles liés :
- Pour apprendre à ajouter, consulter et archiver des notes de réservation, cliquez ici : Gérer les notes de réservation.
- Pour apprendre à accéder aux rapports de notes et à les utiliser, cliquez ici : Rapports de notes
Comment téléverser des documents dans un profil de groupe
Utilisez l’onglet Documents pour téléverser et stocker directement les fichiers liés à un événement dans le profil de groupe. Cela permet de regrouper tous les documents du groupe ou de l’événement en un seul endroit et aide votre équipe à :
- Accéder rapidement aux contrats signés et aux avenants lorsque des questions se posent concernant les blocs de chambres ou les conditions.
- Partager les derniers BEO, menus, spécifications AV et plans d’installation avec les opérations sans quitter Cloudbeds.
- S’assurer que tous ceux qui travaillent sur le groupe ou l’événement utilisent les mêmes documents à jour.
Ces documents sont liés uniquement au profil de groupe et sont destinés à la gestion interne du groupe ou de l’événement.
- Depuis la page Groupes, cliquez sur le nom hyperlié du groupe souhaité pour ouvrir le profil de groupe.
- Allez dans l’onglet Documents et cliquez sur Documents dans le menu latéral gauche.
- Cliquez sur Téléverser.
- Dans la fenêtre Téléverser des fichiers, glissez-déposez le fichier dans la zone de téléversement ou cliquez pour parcourir votre appareil.
- Si nécessaire, cliquez sur SUPPRIMER LE FICHIER pour annuler un fichier ou sur +AJOUTER PLUS pour téléverser des fichiers supplémentaires. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Terminé pour confirmer le téléversement.
- Une fois le téléversement terminé, le document apparaît dans la liste Documents avec son nom de fichier et sa date de création. Cliquez sur le nom du fichier pour ouvrir le document dans un nouvel onglet.
Types de fichiers pris en charge : pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, xls, xlsx.
Limitations : Pour le moment, vous pouvez uniquement téléverser des documents ; il n’est pas possible de les supprimer du profil de groupe.
- Les documents sont stockés uniquement dans le profil de groupe ; ils ne sont pas visibles dans les profils clients ni dans les documents de réservation et ne sont pas recherchables ailleurs dans le système.
En savoir plus sur la gestion des profils de groupe ici.
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.