Aperçu
Après avoir appris à créer, modifier et supprimer des blocs de contingent, l’étape suivante consiste à maîtriser la gestion de ces blocs. Pour cela, vous devez savoir comment :
- Lire et comprendre les détails du bloc de contingent
- Analyser les informations de disponibilité par rapport à l’occupation dans le calendrier
- Créer et partager les URL des blocs de contingent avec les clients
- Surveiller les chiffres de pickup
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Comment gérer les blocs de contingent de groupe
Vérifiez les détails du bloc de contingent
Les détails du bloc de contingent apparaîtront sur la page du profil de groupe sous l’onglet Bloc de contingent, où vous pouvez les modifier à tout moment (voir Modifier un bloc de contingent).
Vous pouvez filtrer la liste des blocs de contingent par :
- Recherche : Affichez un profil de groupe spécifique en saisissant son nom ou son code. Laissez le champ vide pour voir la liste complète de tous vos blocs de contingent.
- Date de création
- Statut : Sélectionnez tout ou choisissez parmi les options : Provisoire, Prospect, Confirmé, Annulé
- Type : Sélectionnez tout ou choisissez Bloc ou Selon disponibilité
Dans le tableau des blocs de contingent, vous pouvez rapidement consulter les détails du bloc :
- Code de contingent : Un code unique de bloc qui commence toujours par « b. »
- Nom du contingent : cliquez dessus pour modifier le bloc de contingent
- Type
- Date de création
- Arrivée la plus proche : La date de check-in la plus proche issue des réservations liées
- Départ le plus tardif : La date de check-out la plus tardive issue des réservations liées
- Libération automatique
- Statut
- Actions : supprimez le bloc de contingent ou générez une URL du moteur de réservation
- Dans cette vue, vous pouvez également consulter les détails des intervalles de chaque bloc de contingent en cliquant sur le signe plus '+' à gauche du code du bloc de contingent, ce qui ouvrira une autre section avec plus de détails.
- Le nom de votre bloc de contingent s’affichera toujours de manière cohérente dans le Cloudbeds Booking Engine, quel que soit le type de tarif sélectionné (tarif de base, plan tarifaire ou personnalisé)
Le statut par défaut pour la Date la plus proche et le Dernier départ est N/A lorsqu’aucune réservation n’a été liée.
Afficher les blocs de contingent sur le calendrier
Occupation
Le pourcentage d’Occupation du calendrier reflète les réservations confirmées. Les chambres réservées dans un bloc de contingent confirmé n’augmentent pas le pourcentage d’Occupation tant qu’elles ne sont pas réservées.
Les blocs de contingent confirmés appartenant à des profils de groupe ouverts réduisent la disponibilité du calendrier pour le type d’hébergement correspondant. Cela empêche que les chambres allouées soient vendues en dehors du bloc de contingent.
Exemple :
- Capacité totale = 24 chambres
- Contingent du bloc de contingent = 5 chambres
- Certaines réservations sont faites dans le bloc de contingent
- Certaines réservations sont faites en dehors du bloc de contingent
L’occupation affichée sur le calendrier est la suivante :
Le calendrier compte uniquement les réservations confirmées. Cela inclut les réservations issues du bloc de contingent ainsi que celles faites en dehors de ce bloc.
Dans l’exemple ci-dessus :
- Lundi 1 affiche un indicateur de pickup de 5/5, ce qui signifie que les 5 chambres du bloc de contingent ont été réservées. Avec une capacité totale de 24 chambres, le calendrier affiche une occupation de 20,83 % car 5 chambres réservées sont comptabilisées dans l’occupation.
- Mardi 2 affiche également une occupation de 20,83 %, mais l’indicateur de pickup montre 3/5. Cela signifie que 3 chambres ont été réservées dans le bloc de contingent, et le reste de l’occupation provient des réservations faites en dehors du bloc de contingent.
Les chambres encore détenues dans le bloc de contingent sont reflétées dans la disponibilité et dans l’indicateur de pickup, mais elles ne sont pas comptées dans l’Occupation tant qu’elles ne sont pas réservées.
Disponibilité
La disponibilité du calendrier par type d'hébergement reflète les chambres réservées dans des blocs de contingent confirmés appartenant à des profils de groupe ouverts.
Les blocs de contingent confirmés réduisent le nombre de chambres restantes pouvant être réservées pour le type d'hébergement correspondant, mais ils n'augmentent pas le pourcentage d'occupation du calendrier tant que les réservations ne sont pas effectuées.
Par exemple, si toutes les chambres/lits de ce type d'hébergement sont réservés par le bloc de contingent, ce type d'hébergement n'apparaîtra pas lors de la création d'une nouvelle réservation (sauf si l'option de surréservation est autorisée).
Lorsque un bloc de contingent confirmé est créé et que des chambres sont allouées en bloc, garde à l'esprit les points suivants :
- Le système modifie la disponibilité du type d'hébergement correspondant en fonction du nombre de chambres/lits de ce type dans le bloc de contingent.
- Si des chambres sont réservées dans un bloc de contingent mais n'ont pas encore été réservées, elles n'apparaîtront pas comme des blocs de réservation sur le calendrier et n'augmenteront pas le pourcentage d'occupation.
- Chaque fois que tu mets à jour la disponibilité dans un bloc de contingent, et si son statut est "Confirmé" et que le profil de groupe est "Ouvert", le système recalcule instantanément la disponibilité sur le calendrier pour le type d'hébergement correspondant.
- Lorsque tu réserves des réservations à partir d'un bloc de contingent de type Bloc, la disponibilité sur le calendrier ne change pas car ces chambres ont déjà été soustraites lors de leur allocation dans l'intervalle défini. Cependant, les réservations effectuées augmenteront le nombre de réservations sur le calendrier ainsi que le pourcentage d'occupation.
Partager les liens des blocs de contingent avec les clients
Générez une URL unique pour chaque bloc de contingent afin que les clients puissent réserver directement les chambres allouées depuis le moteur de réservation. Vous pouvez partager l’URL générée avec un groupe de clients, un agent de voyage ou un grossiste et commencer à recevoir des réservations, qui seront automatiquement enregistrées dans le profil de groupe/bloc de contingent.
Pour créer une URL de bloc de contingent, commencez par :
- Créer un profil de groupe
- Créer un bloc de contingent confirmé pour le profil de groupe
Générer l’URL
- Depuis la page Groupes
, cliquez sur le profil de groupe souhaité
- Allez dans l’onglet Blocs de contingent et cliquez sur l’icône d’engrenage à côté du nom du bloc de contingent désiré pour choisir l’option URL de réservation
Cette fonction apparaît uniquement sur les blocs de contingent confirmés : les blocs de contingent prospect ou provisoires ne disposent pas de cette option.
- Sélectionnez la plage de dates (facultatif)
- Cliquez sur Générer l’URL
- Copiez le code et partagez-le avec vos clients ou agences
- Les URL sans dates redirigeront les clients vers la page de réservation, où la disponibilité du bloc de contingent s’affichera pour les dates par défaut (aujourd’hui).
- Les URL avec dates redirigeront les clients vers la page de réservation, où la disponibilité du bloc de contingent s’affichera pour les dates spécifiées.
Champ code groupe du moteur de réservation
Le moteur de réservation dispose d’un champ pour saisir l’ID du bloc de contingent, également appelé code groupe. Cela permet aux clients de faire des réservations de groupe en saisissant simplement ce code, sans avoir à copier-coller l’URL créée à l’étape précédente.
- Depuis la page Groupes
- Allez dans l’onglet Blocs de contingent et trouvez le code du bloc de contingent
- Partagez le code avec vos clients ou agences
- Les clients ou agences pourront appliquer le code du bloc de contingent dans le moteur de réservation lors de la création de la réservation (via le champ code groupe)
Important :
- Les plans tarifaires avec codes promo ne peuvent pas être liés aux blocs de contingent de groupe. Lorsqu’un plan tarifaire contient un code promo, les clients utilisant le lien du contingent de groupe ne verront aucune disponibilité sur le moteur de réservation.
- Si vous souhaitez proposer un tarif spécial pour un groupe, créez un plan tarifaire personnalisé sans code promo et attribuez-le au bloc de contingent à la place.
- Pour préserver la confidentialité des liens de groupe, vérifiez que le plan tarifaire associé n’a pas « Site web / moteur de réservation » sélectionné comme source. Les réservations publiques ne peuvent être empêchées que si la source du plan tarifaire est limitée à celle correspondant à votre profil de groupe.
Vérifier le Pickup du bloc de contingent
Dans l’onglet Pickup, vous pouvez voir quel inventaire a été alloué et combien de chambres ont été réservées. Vous pouvez également vérifier les tarifs définis pour les dates du bloc de contingent et libérer l’inventaire qui n’a pas été réservé.
Nombres de Pickup sur le profil de groupe
- Depuis la page Groupes
- Allez dans l’onglet Pickup
- Sélectionnez les dates que vous souhaitez consulter. Par défaut, la première date du bloc de contingent sélectionné sera définie.
- Sélectionnez les types d’hébergement
- Sélectionnez le bloc de contingent
- Consultez le statut/type du bloc de contingent
Si le bloc de contingent a le statut Prospect ou Provisoire, aucune chambre ne sera allouée à partir de l’inventaire général. Le statut doit être mis à jour en Confirmé pour pouvoir réserver des réservations à partir du bloc.
- Le premier chiffre dans le tableau indique combien d’hébergements du bloc de contingent ont été réservés.
- Le deuxième chiffre est le nombre total de chambres allouées dans le bloc de contingent sélectionné.
- Sous ces deux chiffres, vous pouvez voir les tarifs définis pour la date et le type d’hébergement spécifiques dans le bloc de contingent sélectionné.
Dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez voir que le 15 juillet, un client a réservé 1 chambre Double sur 2 allouées dans le bloc de contingent ; le groupe dispose donc encore d’1 chambre Double à réserver dans ce bloc ce jour-là.
- Même si le type de bloc de contingent est Prospect ou Provisoire, les nombres d’inventaire alloués seront les mêmes que pour un statut « Confirmé ». La différence est que si le statut est « Prospect » ou « Provisoire », l’inventaire alloué n’est pas retiré de l’inventaire total de l’établissement.
- Ce n’est que si le bloc est Confirmé que les chiffres du tableau refléteront l’inventaire retiré de l’inventaire total de l’établissement.
- Cliquez sur Libérer l’inventaire pour remettre les chambres invendues dans l’inventaire général (facultatif)
Si les chambres allouées pour le groupe spécifique n’ont pas été réservées, vous pouvez libérer manuellement l’inventaire sur cette page ou activer la libération automatique dans la page des paramètres du bloc de contingent (voir comment définir les tarifs et la disponibilité du bloc de contingent).
- Si Libération automatique est activée dans les paramètres du bloc de contingent, cette page affichera la date à laquelle le stock sera automatiquement libéré.
Nombres de pickup sur le calendrier
Vous pouvez voir les nombres de pickup du bloc de contingent confirmé sur le calendrier pour les jours correspondants. Le nombre de pickup apparaît dans le petit cercle en haut de la date du calendrier.
Le premier nombre indique combien de chambres ont été réservées à partir du bloc de contingent. Le second nombre indique le nombre total de chambres détenues dans le bloc de contingent pour ce jour-là.
Exemple :
- Bloc de contingent = 5 chambres
- Nombre de pickup lundi 1 = 5/5
- Nombre de pickup mardi 2 = 3/5
- Nombre de pickup mercredi 3 = 2/5
Dans l'exemple ci-dessus :
- 5/5 signifie que les 5 chambres détenues dans le bloc de contingent ont été réservées pour le lundi 1.
- 3/5 signifie que 3 chambres sur 5 ont été réservées à partir du bloc de contingent pour le mardi 2.
- 2/5 signifie que 2 chambres sur 5 ont été réservées à partir du bloc de contingent pour le mercredi 3.
Les réservations effectuées en dehors du bloc de contingent sont comptabilisées dans le pourcentage d’occupation du calendrier, mais elles ne sont pas incluses dans le nombre de pickup du bloc de contingent.
Les nombres dans ce cercle suivent la même activité de pickup affichée dans l’onglet Pickup du profil de groupe. Ces nombres aident à identifier la part de l’inventaire détenu qui a été réservée, tandis que la disponibilité du calendrier montre l’inventaire restant vendable.
Les blocs de contingent réguliers ne peuvent pas prendre en charge des réservations qui s’étendent sur plusieurs blocs.
Si vous devez créer une réservation continue couvrant différents blocs, consultez Gérer les blocs de contingent agrégés.
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