Connecter un canal de distribution à Cloudbeds PMS

Introduction

Les canaux de distribution sont des plateformes en ligne, des OTA, des outils métamoteurs, des moteurs de réservation et d’autres partenaires de voyage où ton établissement peut vendre son inventaire en dehors de Cloudbeds PMS. Lorsqu’un canal est connecté, Cloudbeds PMS utilise le gestionnaire de canaux pour envoyer les tarifs, disponibilités et restrictions supportés au canal, et recevoir les réservations dans ton compte.

Utilise ce guide pour connecter un canal de distribution à Cloudbeds PMS. La connexion comporte généralement trois parties principales : démarrer avec le canal, activer Cloudbeds comme gestionnaire de canaux, et mapper le canal dans Cloudbeds PMS.

Avant de commencer

Avant de connecter un canal, confirme les points suivants :

• Votre établissement est actif ou en ligne sur le canal.
• Vos chambres ou annonces sont déjà configurées dans l’extranet du canal.
• Vos tarifs et disponibilités sont corrects dans Cloudbeds PMS.
• Vous savez si le canal utilise une activation directe, une activation sur demande, Express Connect ou une connexion basée sur un calendrier.
• Vous disposez des identifiants ou des informations de connexion requises par le canal, comme l’ID hôtel, la clé hôtel, le mot de passe, l’e-mail, le numéro de compte ou le jeton d’accès.

Autorisations et privilèges de rôle

Pour connecter ou gérer les canaux de distribution, votre rôle doit avoir accès à la zone Distribution dans Cloudbeds PMS. Si vous gérez également les tarifs, plans tarifaires, disponibilités ou fermetures de ventes, votre rôle peut nécessiter des privilèges supplémentaires pour ces zones.

Si vous ne pouvez pas accéder à la page Distribution ou finaliser une configuration de canal, demandez à un utilisateur disposant des autorisations pour gérer les rôles de vérifier vos privilèges. Pour plus d’informations, consultez Privilèges de rôle.

Utilisez le bon guide de connexion

Certains canaux disposent de guides de connexion dédiés ou de flux de connexion différents. Utilisez le tableau ci-dessous avant de suivre les étapes générales de cet article.

Étape 1 : Commencer avec le canal

Si vous avez déjà un compte avec le canal, passez à la Étape 2 : Activer Cloudbeds comme gestionnaire de canaux.

Si vous n’avez pas de compte avec le canal, inscrivez-vous auprès du canal avant de continuer. Certains canaux vous permettent de créer une nouvelle annonce depuis Cloudbeds PMS, tandis que d’autres vous redirigent vers l’extranet du canal pour terminer le processus d’inscription.

1. Depuis ton Compte, accède à la page Distribution
2. Va dans Découvrir 
3. Recherche le canal souhaité et consulte les options de configuration disponibles pour ce canal.
4. Clique pour Afficher le canal

5. Clique pour créer un nouveau compte, si tu dois créer une nouvelle annonce ou un compte.

• Si le canal prend en charge la fonctionnalité Cloudbeds Express Connect, tu peux commencer à créer ton compte depuis la page Distribution.
  • Après avoir suivi les étapes dans Cloudbeds PMS, rends-toi sur l’extranet du canal pour terminer les réglages supplémentaires demandés par le canal.
• Si le canal ne permet pas la création de compte depuis Cloudbeds PMS, tu seras redirigé vers l’extranet du canal pour t’inscrire.

6. Une fois la création du compte terminée, passe à la Étape 2.

Étape 2 : Activer Cloudbeds comme gestionnaire de canaux

La manière d’activer Cloudbeds comme gestionnaire de canaux dépend de la méthode de connexion au canal. Consulte le répertoire des canaux pris en charge pour confirmer la méthode applicable au canal que tu connectes.

Canaux à activation directe

1. Connecte-toi à l’extranet du canal.
2. Va dans les paramètres de connectivité de l’extranet du canal.
3. Active Cloudbeds comme gestionnaire de canaux.
4. Passe à la Étape 3.

Si vous ne trouvez pas les paramètres de connectivité dans l’extranet du canal, contacte l’équipe d’assistance du canal pour obtenir de l’aide.

Activation par canaux sur demande

1. Contacte ton responsable de compte canal ou le contact d’assistance partenaire.
2. Demande-leur de connecter ton établissement au Gestionnaire de canaux Cloudbeds.
3. Une fois que le canal confirme la connexion, contacte l’Assistance Cloudbeds afin que la connexion du canal puisse être activée côté Cloudbeds.
4. Après que le statut du canal soit passé à Prêt pour le mappage, passe à l’étape 3.

Canaux Express Connect

• Si tu crées un nouveau compte via Express Connect, la connexion au gestionnaire de canaux peut être incluse dans ce flux de travail.
• Si tu as déjà un compte avec le canal, contacte le responsable de compte canal pour configurer Cloudbeds comme gestionnaire de canaux dans l’extranet du canal.

Étape 3 : Mapper le canal dans Cloudbeds PMS

Après que la connexion au gestionnaire de canaux soit activée, mappe le canal dans Cloudbeds PMS.

1. Dans la page Distribution, va à l’onglet Canaux.
2. Clique sur + Ajouter un canal.

3. Recherche le canal que tu souhaites connecter et clique dessus.

4. Clique sur Activer le canal.

5. Saisis les identifiants fournis par le canal, tels que l’ID hôtel, la clé hôtel, le mot de passe, l’e-mail, le numéro de compte ou le jeton d’accès.

6. Mappe les types de chambre créés dans Cloudbeds PMS avec leurs chambres correspondantes dans l’extranet du canal.

7. Ajoutez un Ajustement du tarif de base pour chaque type de chambre, si nécessaire. Cliquez sur Suivant une fois terminé, ou laissez vide si vous souhaitez passer cette étape.

Si le canal ne comporte aucun paramètre supplémentaire, le mappage est terminé.

Paramètres spécifiques au canal

Certains canaux affichent des paramètres supplémentaires lors du mappage. Ces paramètres sont facultatifs car tous les canaux ne les prennent pas en charge, mais ils sont importants lorsqu'ils apparaissent.

Devise

Définissez la devise correcte si le canal utilise une devise différente de celle par défaut dans votre PMS Cloudbeds.

Mappage des plans tarifaires

Sélectionnez le plan tarifaire que le PMS Cloudbeds mettra à jour dans le canal. Nous recommandons fortement de sélectionner le tarif standard, sauf si la configuration de votre canal nécessite un plan tarifaire différent.

Paramètre du tarif lit supplémentaire

Certains canaux prennent en charge les paramètres de tarif lit supplémentaire dans le PMS Cloudbeds, comme Agoda. Si le canal n'affiche pas cette option, contactez votre gestionnaire de compte canal pour la configurer directement dans l'extranet du canal.

Règles de tarification basées sur l'occupation

Certains canaux peuvent prendre en charge des options de tarification supplémentaires basées sur l’occupation, telles que des frais supplémentaires pour les bébés, les enfants ou les adultes. Si ces options apparaissent, assurez-vous que les valeurs correspondent à ce qui est configuré dans l’extranet du canal.

Selon le canal, tu peux définir les frais supplémentaires par client soit comme un montant fixe, soit selon une autre règle tarifaire prise en charge. Les options affichées dans Cloudbeds PMS dépendent du canal et doivent correspondre aux paramètres de l’extranet du canal.

• Frais par bébé supplémentaire : Utilise cette option si le canal prend en charge des frais pour un bébé supplémentaire et que la valeur est configurée dans l’extranet du canal.
• Frais par enfant supplémentaire : Utilise cette option si le canal prend en charge des frais pour un enfant supplémentaire et que la valeur est configurée dans l’extranet du canal.
• Frais par adulte supplémentaire : Utilise cette option si le canal prend en charge des frais pour un adulte supplémentaire et que la valeur est configurée dans l’extranet du canal.

Paramètres avancés de réservation

Certains canaux peuvent afficher des paramètres avancés de réservation lors du mappage. Ces paramètres contrôlent la période pendant laquelle les clients peuvent réserver via le canal.

• Délai minimum de réservation anticipée : Aussi appelé restriction « Early Booker » ou « Date limite », il définit le dernier moment où la chambre peut être réservée avant la date du séjour. Par exemple, si ce délai est fixé à « 720 heures », un tarif sera affiché aux voyageurs jusqu’à 30 jours avant le check-in, puis masqué ensuite.
• Délai maximum de réservation anticipée : Aussi appelé restriction « Réservation de dernière minute », il définit à quel moment la chambre devient disponible à la réservation avant la date du séjour. Par exemple, si ce délai est fixé à « 72 heures », un tarif sera affiché aux voyageurs à partir de 3 jours avant le check-in, et pas avant.

Par défaut :

• La valeur du Délai minimum de réservation anticipée est fixée à 0. Cela signifie que le dernier moment pour réserver la chambre est minuit le jour du séjour.
• La valeur du Délai maximum de réservation anticipée est fixée à 13200. Cela signifie que la chambre devient disponible à la réservation 550 jours avant la date du séjour, soit environ 1,5 an.

Après la connexion du canal

Une fois la connexion terminée, vérifie la configuration du canal et confirme que ta disponibilité, tes tarifs, tes restrictions, le mappage des chambres et les paramètres spécifiques au canal sont corrects.

• Vérifie que tous les types de chambre associés sont corrects.
• Confirme que ton ajustement du tarif de base, si utilisé, est correct.
• Passe en revue les paramètres supplémentaires affichés lors du mappage.
• Consulte l’extranet du canal pour confirmer que les informations de l’établissement et les détails de l’annonce sont corrects.
• Surveille la page Distribution pour détecter les erreurs du canal ou les statuts d’activation.

Dépannage et étapes suivantes

Si une erreur de canal apparaît sur la page Distribution, lis attentivement le message d’erreur. Certaines erreurs nécessitent une action dans l’extranet du canal, tandis que d’autres peuvent demander l’aide de l’équipe d’assistance du canal ou de l’Assistance Cloudbeds.

1. Si le canal n’est pas prêt pour le mappage, confirme que la connexion a été approuvée ou activée par le canal.
2. Si les identifiants ne fonctionnent pas, vérifie-les auprès du canal ou du contact support partenaire.
3. Si les types de chambre n’apparaissent pas comme prévu, vérifie les chambres configurées dans l’extranet du canal.
4. Si les tarifs ou la disponibilité semblent incorrects, vérifie tes tarifs de base, la matrice de disponibilité, les restrictions et tout ajustement du tarif de base.
5. Si le problème persiste, consulte l’article de dépannage du canal ou contacte l’Assistance Cloudbeds.

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