Cet article vous guide à travers le processus d’ajout d’un paiement à une réservation sous forme d’enregistrement (sans débiter la carte de crédit, sans utiliser le traitement via une passerelle de paiement). Cela permet de suivre le solde du client et de maintenir la précision des rapports.
Vous cherchez plus d’informations sur le traitement des paiements de réservation via une passerelle de paiement ? Cliquez ici.
- Si vous utilisez Cloudbeds Payments comme processeur de paiement, consultez : Comment traiter une transaction via le terminal
Considérations importantes
Les étapes décrites ci-dessous ne traitent aucun paiement depuis la carte de crédit du client.
- Pour débiter la carte de crédit ajoutée à la réservation, vous devez disposer d’une passerelle de paiement connectée à Cloudbeds PMS. En savoir plus sur le traitement des paiements réels via une passerelle de paiement dans notre article Aperçu du traitement des paiements et questions fréquentes
- Ou bien, vous pouvez débiter la carte de crédit via un système externe (POS, terminal, banque en ligne).
Étape 1 - Accéder au folio de réservation
- Cherchez la réservation correspondante. Vous pouvez utiliser la barre de recherche dans le menu supérieur de votre compte Cloudbeds
- Cliquez sur l’onglet Folio
- Ouvrez le folio pour ajouter l’enregistrement de paiement
- Cliquez sur Ajouter/Rembourser un paiement
- Cliquez sur Ajouter un paiement
En savoir plus sur le folio de réservation.
Étape 2 - Ajouter les détails de paiement
- Attribuer à : Choisissez le client à qui attribuer le paiement, utile lorsqu'il y a plusieurs clients dans une réservation.
- Sélectionner le folio : Sélectionnez le folio auquel le paiement sera ajouté.
- Montant : Par défaut, le montant du paiement sera pré-rempli avec le solde dû, vous pouvez cliquer dessus pour le modifier - si le montant saisi est supérieur au solde dû, une notification apparaîtra pour vous demander de confirmer l'action.
- Type de paiement : Sélectionnez le type de paiement (espèces, carte de crédit, virement bancaire, PayPal ou tout autre mode de paiement personnalisé).
- Enregistrer le paiement : Sélectionnez l'option Enregistrer un paiement antérieur (Ne pas facturer). Cela enregistrera uniquement un paiement effectué précédemment. Une carte de crédit ne sera pas débitée avec cette méthode.
- Publier avec la date et l'heure actuelles : Par défaut, la case est cochée pour publier la transaction avec la date et l'heure actuelles. Décochez la case pour choisir une date passée ou future pour publier la transaction.
Si une date future est sélectionnée, la transaction apparaîtra dans le folio comme en attente.
- Les paiements en espèces seront toujours publiés avec la date actuelle.
- Si l'option Saisir et enregistrer les détails de la carte de crédit est sélectionnée, vous y aurez accès ultérieurement.
- Si l'option Carte de crédit a été sélectionnée précédemment comme type de paiement, l'option Saisir et enregistrer les détails de la carte de crédit apparaîtra. Si vous la sélectionnez, vous pourrez saisir les détails de la carte de crédit qui seront enregistrés dans l’onglet Cartes de crédit de la réservation. Pour consulter les détails enregistrés, consultez cet article : Consulter les détails de la carte de crédit : tout ce que vous devez savoir
- Type de carte de crédit : Sélectionnez le type de carte de crédit. Cette option s'affiche uniquement si la carte de crédit a été sélectionnée précédemment comme type de paiement.
- Notes : Saisissez des notes si nécessaire.
- Allouer le paiement : Si cette fonctionnalité est activée, cette option sera cochée par défaut pour vous permettre d'allouer le paiement à l'article de revenu spécifique. En savoir plus sur l'allocation des paiements.
- Continuer : Cliquez pour ajouter le paiement.
Ajouter un paiement en espèces
Vous pouvez enregistrer les paiements en espèces sur le folio du client avec ou sans la fonctionnalité tiroir-caisse, mais si vous souhaitez mieux contrôler vos paiements en espèces, consultez l'article suivant : Tiroir-caisse - Comment créer et gérer
Pour ajouter un paiement en espèces, suivez l’étape 1 et l’étape 2, puis sélectionnez Espèces dans le menu déroulant Type de paiement
Si vous avez activé la fonctionnalité tiroir-caisse
Avec un tiroir-caisse ouvert
Si vous avez activé la fonctionnalité tiroir-caisse et qu’un tiroir-caisse est également ouvert lors de la publication du paiement, le système reconnaîtra l’utilisateur qui publie la transaction et postera automatiquement l’argent liquide dans le tiroir-caisse ouvert associé.
Sans tiroir-caisse ouvert
Si vous avez activé la fonctionnalité tiroir-caisse, mais que vous n’avez pas encore ouvert de tiroir-caisse, trois options seront proposées dans les détails du paiement lorsque Espèces est sélectionné comme type de paiement :
- Ajouter au tiroir actuellement ouvert - cela signifie que le système n’a pas reconnu le tiroir créé par l’utilisateur qui ajoute la transaction
- Ouvrir un tiroir-caisse - ouvrir un nouveau tiroir-caisse sous le nom d’utilisateur actuel
- Continuer sans ouvrir de tiroir-caisse - permet de continuer sans utiliser la fonctionnalité tiroir-caisse
Une fois l’option correspondante sélectionnée, cliquez sur Continuer pour poursuivre.
Si vous avez activé la fonctionnalité tiroir-caisse, vous pouvez générer une liste de rapports de caisse et accéder à chacun d’eux pour suivre les opérations effectuées en espèces.
- Si la fonctionnalité tiroir-caisse vous intéresse, contactez notre équipe d’assistance.
Étape 3 - Vérifier le paiement ajouté
Si vous avez choisi une date actuelle ou passée lors de la publication du paiement, vous verrez la transaction publiée dans le folio sélectionné. Vérifiez tous les détails pour vous assurer que tout est correct.
Pour annuler une transaction de paiement, cliquez sur l’icône d’engrenage et sélectionnez l’option Annuler le paiement. En savoir plus ici.
Si vous avez sélectionné une date future pour le paiement, celui-ci sera en attente de publication dans le folio
- Le montant payé ne sera crédité que à la date future sélectionnée, et le solde dû sera alors mis à jour
- Pour voir le paiement, incluez En attente dans le filtre Transactions (le paiement apparaîtra en gris, ce qui signifie qu’il est en attente)
- Le Total dans le folio inclura le paiement en attente
Questions fréquentes
J'ai ajouté le paiement du client via Cloudbeds PMS, mais je ne l'ai pas reçu. Pourquoi ?
Dans Cloudbeds PMS, un paiement peut être ajouté de 2 façons :
- En tant qu'enregistrement (le paiement sera enregistré comme une note dans le folio, le système ne prélève pas la carte du client)
- En tant que charge réelle (Cloudbeds PMS traite le paiement via la passerelle de paiement connectée)
Le processus décrit dans cet article ne traite pas le paiement, mais ajoute un enregistrement du paiement au folio. Cliquez ici pour en savoir plus sur le traitement des paiements réels via la passerelle de paiement.
Si je n'ai pas de passerelle de paiement connectée à Cloudbeds PMS, comment puis-je collecter le paiement ?
Vous devrez prélèver la carte de crédit du client via un système externe (POS, terminal, banque en ligne). Si vous avez enregistré les détails de la carte de crédit lors de l'ajout d'un paiement en tant qu'enregistrement, vous pouvez les utiliser pour traiter le paiement via le système externe.
Est-il possible de modifier le paiement ajouté ?
Non, si le paiement a été ajouté par erreur ou avec des informations incorrectes, vous pouvez consulter la solution ci-dessous.
Si le paiement a été ajouté il y a moins de 24 heures
Annulez le paiement en cliquant sur l’icône d’engrenage à côté de la transaction, puis cliquez sur Annuler la transaction et ajoutez un nouveau paiement :
Si le paiement a été ajouté il y a plus de 24 heures
- Le paiement en espèces : ne peut pas être annulé après 24 heures. Ajoutez plutôt un remboursement du montant ajouté, puis postez un nouveau paiement avec les bonnes informations. Apprenez comment ajouter un remboursement
- Autres types de paiement : Cliquez sur l’icône d’engrenage à côté de la transaction pour annuler le paiement et ajouter un nouveau paiement. (Les utilisateurs doivent disposer de l’autorisation pour annuler les paiements après 24 heures)
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