Les détails de la carte de crédit des clients peuvent être stockés en toute sécurité dans le PMS Cloudbeds. Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent accéder à ces informations, tandis que d'autres doivent se voir accorder l'accès pour pouvoir les consulter.
Cet article contient toutes les informations dont vous avez besoin concernant les exigences pour consulter les détails des cartes de crédit des clients et la gestion des autorisations de consultation des cartes de crédit dans le PMS Cloudbeds.
Points importants
En tant que mesure de sécurité, Cloudbeds a mis en place un système qui protège les données des cartes de crédit contre toute consultation par des tiers.
- Le propriétaire de l'établissement a par défaut l'autorisation de consulter les détails des cartes de crédit, il lui suffit de définir le mot de passe de consultation des cartes de crédit.
- Tout autre utilisateur doit se voir accorder l'autorisation de consulter les détails des cartes de crédit par le propriétaire de l'établissement et définir un mot de passe spécial de consultation des cartes de crédit.
- Pour renforcer la sécurité, le mot de passe de consultation des cartes de crédit expire automatiquement après 90 jours et l'utilisateur doit en définir un nouveau.
- Chaque fois que nécessaire, un propriétaire d'établissement peut supprimer le privilège de consultation des cartes de crédit des utilisateurs.
La page Sécurité
La page Sécurité est l'endroit où le propriétaire de l'établissement peut accorder l'accès au personnel/utilisateurs de l'établissement, et gérer les mots de passe pour la consultation des détails des cartes de crédit dans le PMS Cloudbeds.
En savoir plus sur la page Sécurité.
Consulter les détails de la carte de crédit d'une réservation
À savoir
Sur Cloudbeds PMS, seul le propriétaire de l'établissement (la personne qui a créé le compte Cloudbeds) a par défaut l'autorisation d'afficher les détails de la carte de crédit. Lors de la consultation des détails de la carte de crédit d'un client, il existe 2 types d'utilisateurs :
- Personnel autorisé : Dispose de l'autorisation d'afficher les détails de la carte de crédit accordée par le propriétaire de l'établissement.
- Personnel non autorisé : Ne dispose pas de l'autorisation d'afficher les détails de la carte de crédit.
Si vous utilisez l'un de ces processeurs de paiement, vous ne pourrez pas voir les détails complets de la carte de crédit car ils ne l'autorisent pas pour des raisons de sécurité conformément aux normes PCI (normes de l'industrie des cartes de paiement).
Afficher les détails de la carte de crédit pour le personnel autorisé
Avant de suivre les étapes ci-dessous, assurez-vous que votre utilisateur a reçu l'autorisation de consulter les détails de la carte de crédit par le propriétaire de l'établissement et a configuré le mot de passe de consultation de carte de crédit. Consultez cet article pour en savoir plus.
- Accédez à la réservation du client.
- Allez dans l'onglet Cartes de crédit.
- Sur la carte sélectionnée, cliquez sur Afficher les détails de la carte.
- Saisissez votre mot de passe de consultation de carte de crédit.
- Cliquez sur Confirmer.
- Les détails de la carte de crédit seront affichés. Vous pouvez également :
- Activer/Désactiver la carte
- Masquer les détails
- Modifier la carte de crédit
- Supprimer la carte de crédit
En savoir plus sur ces options de modification de la carte de crédit de réservation ci-dessous.
Si vous avez reçu l'autorisation de voir les détails de la carte de crédit mais que vous n'avez pas configuré de mot de passe de consultation de carte de crédit, un message d'erreur s'affichera : « Vous devez configurer un nouveau mot de passe de carte de crédit. »
- Assurez-vous de configurer votre mot de passe de consultation de carte de crédit pour continuer.
Détails de la Carte de Crédit Virtuelle (CCV)
Lorsque des réservations sont reçues depuis des canaux qui prennent en charge les Cartes de Crédit Virtuelles (CCV), Cloudbeds affiche des informations supplémentaires dans l'onglet Cartes de crédit. Ces détails aident les établissements à comprendre quand la carte peut être débitée et quel solde est disponible, en se basant sur les informations fournies directement par le canal.
1 - Encadré d'information sur la VCC
- Si les données de la VCC sont disponibles, un encadré d'information bleu affichera les données de la Carte de Crédit Virtuelle telles qu'elles ont été initialement envoyées par le canal.
- Les mises à jour des données de la Carte de Crédit Virtuelle ne sont pas envoyées par le canal, et cette valeur ne se met pas à jour après que vous ayez débité la carte.
2 - Solde de la VCC
Si le canal inclut un solde, Cloudbeds affichera :
- Le solde de la Carte de Crédit Virtuelle : [valeur + devise].
- Les valeurs du solde suivent la devise fournie par le canal.
Cette valeur représente le solde de la Carte de Crédit Virtuelle inclus dans la réservation au moment de la réservation. Le montant et la devise sont fournis par le canal.
3 - Date d'activation de la VCC
Si elle est fournie par le canal :
- Date d'activation de la Carte de Crédit Virtuelle : [date]
- C'est le premier jour où vous pouvez débiter la carte, tel que spécifié par le canal.
- La date suit les paramètres généraux du système de votre établissement.
4 - Date d'expiration de la VCC
Selon le canal :
- Date d'expiration de la Carte de Crédit Virtuelle : [date]
- Les dates suivent les paramètres généraux du système de votre établissement.
- Lorsqu'aucune date d'expiration n'est fournie pour une réservation Expedia, le système indiquera que la VCC Expedia peut être débitée jusqu'à 30 jours après la date de check-out.
Canaux pris en charge
Cloudbeds affiche les données de la VCC uniquement pour les canaux qui les fournissent. Les canaux actuels incluent :
- Goibibo
- Agoda
- HotelBeds
- SiteMinder
- Hospitality Solution
- Expedia
- HotelTonight
- Booking.com
La date d'activation est fournie uniquement par :
- HotelBeds
- Hospitality Solution
- Expedia
- Booking.com
Afficher les détails de la carte de crédit pour le personnel non autorisé
Si le personnel n'est pas autorisé à afficher les détails de la carte de crédit, demandez au propriétaire de l'établissement de leur accorder l'accès.
Si vous êtes propriétaire de l'établissement, en savoir plus sur la façon d'accorder l'accès aux détails de la carte de crédit dans cet article.
- Seuls les utilisateurs disposant des autorisations de visualisation des cartes de crédit peuvent voir les détails de la carte de crédit.
Gérer le mot de passe de consultation de carte de crédit
Accordez à votre personnel d’établissement l’accès pour consulter les détails des cartes de crédit, découvrez comment définir le mot de passe de consultation de carte de crédit, et apprenez comment le réinitialiser ou désactiver les privilèges de consultation de carte de crédit.
En savoir plus dans les liens ci-dessous :
| Actions de consultation de carte de crédit | Brève description |
|---|---|
| Accorder et configurer le mot de passe de consultation de carte de crédit | Apprenez comment accorder et configurer le mot de passe pour consulter les détails de la carte de crédit des réservations pour le personnel de l’établissement et les autres utilisateurs dans Cloudbeds PMS. |
| Réinitialiser ou désactiver le mot de passe de consultation de carte de crédit | Ce guide inclut les étapes nécessaires pour réinitialiser un mot de passe de consultation de carte de crédit expiré et comment désactiver les privilèges liés à ce mot de passe. |
Modifier, désactiver ou supprimer les détails de carte de crédit d’une réservation
Modifier les cartes de crédit de la réservation
Pour modifier les informations de la carte de crédit d’une réservation, les utilisateurs doivent disposer de l’autorisation accordée par le propriétaire de l’établissement.
- Le bouton Modifier la carte de crédit ne sera disponible qu’après l’affichage des détails de la carte de crédit.
- Les boutons Modifier et Supprimer la carte de crédit ne seront disponibles que s’il n’y a aucun paiement (publié ou en attente), annulation, remboursement ou autorisation (publiée ou en attente) associé à la carte de crédit.
- Si vous utilisez Cloudbeds Payments ou Stripe, vous ne pouvez pas modifier les informations de la carte de crédit, vous ne pouvez que supprimer la carte existante et en ajouter une nouvelle.
- Ouvre la réservation correspondante dont tu souhaites modifier les informations de la carte de crédit, puis clique sur l’onglet Cartes de crédit. Si plusieurs cartes sont ajoutées à la réservation, sélectionne celle que tu souhaites modifier.
- Clique sur Afficher les détails de la carte
- Saisis le mot de passe de consultation de la carte de crédit
- Les options de modification de la carte de crédit apparaîtront (masquer les détails, modifier la carte de crédit, supprimer la carte de crédit). Clique sur Modifier la carte de crédit
- Modifie les informations nécessaires
- Clique sur Mettre à jour
Désactiver ou supprimer les cartes de crédit de réservation
Désactiver les cartes de crédit
- Pour désactiver une carte de crédit enregistrée, cliquez sur le bouton bascule des détails
- Les cartes de crédit désactivées apparaîtront en bas de la liste et seront barrées. Même si de nouvelles cartes sont ajoutées, la carte désactivée restera toujours en bas de la liste. Vous pouvez toujours la réactiver si nécessaire.
Supprimer les cartes de crédit
Pour supprimer une carte de crédit de réservation enregistrée, cliquez simplement sur le bouton Supprimer la carte de crédit.
Questions fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas voir les détails complets de la carte de crédit ?
Conformément aux normes PCI (normes de l'industrie des cartes de paiement), la consultation des données complètes de la carte de crédit peut engager la responsabilité de votre établissement en cas d'exposition des détails de la carte à une source externe.
Certains processeurs de paiement stockent les données de la carte de crédit et n'autorisent personne à consulter les détails complets de la carte — cela garantit la sécurité financière du titulaire de la carte et de votre établissement.
Expiration du mot de passe de carte de crédit
Pour des raisons de sécurité, le mot de passe de carte de crédit de chaque utilisateur expire :
- Automatiquement après 90 jours.
- Chaque fois que le propriétaire de l'établissement force une réinitialisation du mot de passe.
Pour assurer un fonctionnement fluide, nous enverrons les avertissements suivants à la boîte e-mail de chaque utilisateur avant l'expiration :
- 7 jours avant l'expiration.
- 1 jour avant l'expiration.
- À l'expiration.
Assurez-vous de réinitialiser votre mot de passe de consultation de carte de crédit dès réception de l'e-mail afin d'éviter toute interruption dans vos activités quotidiennes.
- Tous les utilisateurs ayant le privilège d'accéder aux informations de carte de crédit disposeront du bouton Réinitialiser le mot de passe de consultation de carte de crédit dans Mon profil. En savoir plus ici.
Combien de temps les données de carte de crédit sont-elles conservées ?
Pour Cloudbeds Payments :
Cloudbeds Payments stocke les informations de carte de crédit de la manière la plus sûre et sécurisée, grâce à la tokenisation des cartes de crédit. Les informations de carte tokenisées sont conservées dans notre coffre-fort pendant 2 ans. Les informations de carte de crédit (token) sont stockées dans la réservation du client pendant 30 jours (si le statut est confirmé, annulé ou absence sans annulation) ou pendant 14 jours une fois que le statut est passé à parti.
Les remboursements peuvent être traités facilement dans un délai de 30 jours.
Qu’est-ce que la tokenisation des cartes de crédit ?
La tokenisation des cartes de crédit est le processus qui consiste à supprimer complètement les données sensibles du réseau interne d’une société en les remplaçant par un substitut unique et généré aléatoirement appelé token. Par exemple, si un numéro de carte était 1234 5678 8765 4321, il pourrait devenir quelque chose comme E67TY8GQ27X.
Autres passerelles :
- Pour les réservations confirmées : le système supprimera les détails de la carte de crédit 14 jours après la date de check-out.
- Pour les réservations annulées ou absence sans annulation : le système supprimera les détails de la carte de crédit 30 jours après la date d’annulation ou d’absence sans annulation.
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