| Objectif | Configurer ou revoir les informations principales de l'établissement, l'inventaire des hébergements, les taxes et frais, les sources de réservation, les politiques, les tarifs et les réservations existantes dans Cloudbeds PMS. |
| Idéal pour | Les propriétaires d'établissement, les administrateurs et le personnel responsables de la configuration initiale ou de la configuration continue. |
| Utilise-le lorsque | Tu mets en route un nouvel établissement, mets à jour des détails opérationnels ou revois la configuration avant d'activer la distribution. |
| Prérequis | Accès aux pages pertinentes de l'Établissement, des Finances, des Tarifs et Disponibilités, ainsi que des Réservations dans Cloudbeds PMS. |
| Résultat attendu | Tes paramètres principaux de l'établissement et les réservations en cours sont prêts à être revus avant la configuration de la distribution. |
Introduction
Ce guide couvre les zones les plus courantes de Cloudbeds PMS utilisées pour configurer la configuration principale d'un établissement. Complète les sections qui s'appliquent à ton établissement, puis revois les résultats avant de passer à la distribution.
Tu peux revenir à ces paramètres chaque fois que tu as besoin de mettre à jour les détails de l'établissement, l'inventaire, les politiques, la tarification ou les données de réservation.
Note : Clique sur Enregistrer en bas à droite après avoir terminé la mise à jour de chaque page.
Ajouter les bases
1. Détails de l'établissement (page Établissement)
La page Détails de l'établissement contient les informations de contact de ton établissement, sa description, son adresse, sa localisation sur la carte, ses photos et l'en-tête d'impression.
Comment y accéder
Ouvre ton Compte > sélectionne Paramètres
> va dans Établissement
> ouvre l’onglet Détails.
Garde les informations de ton établissement à jour. Les détails de l'établissement sont utilisés dans tout le PMS Cloudbeds et peuvent apparaître dans le moteur de réservation Cloudbeds. Des informations précises renforcent aussi ta connexion avec Google Hotel Search. Consulte Google Hotel Search — Tout ce que tu dois savoir.
1.1 Mets à jour les informations de contact de ton établissement
- Confirme le Type d'établissement.
- Saisis le Nom de l'établissement. Ce nom apparaît dans les communications de réservation, les rapports et le moteur de réservation Cloudbeds.
- Ajoute le téléphone de l'établissement.
- Ajoute une adresse e-mail de l'établissement précise et accessible. Les demandes des clients sont envoyées à cette adresse.
- Ajoute le Site web.
- Ajoute le prénom et nom de la personne de contact.
L’URL du site web est limitée à 100 caractères.
La capture d’écran ci-dessous montre les champs d’informations de contact de l’établissement et leur ordre de configuration numéroté.
1.2 Ajoute ou mets à jour la description de ton établissement
- Utilise l’éditeur de description de l'établissement sous les informations de contact pour décrire ton établissement.
- Sélectionne le menu de langue pour ajouter ou modifier la description dans une langue disponible.
- Utilise la barre d’outils de mise en forme pour formater le texte ou ajouter des liens et images pris en charge.
1.3 Mets à jour l'adresse et la localisation sur la carte de ton établissement
- Sélectionne le Pays où se trouve l'établissement.
- Saisis l'adresse.
- Ajoute les détails complémentaires comme l'appartement, la suite, l'étage ou autres, si nécessaire.
- Saisis la ville.
- Sélectionne le État ou la province.
- Saisis le code postal.
- Vérifie que le marqueur sur la carte affiche la bonne localisation de l'établissement.
Si le marqueur sur la carte n'affiche pas la bonne localisation, déplace-le à l'endroit correct pour mettre à jour les coordonnées de l'établissement.
1.4 Ajoute des photos de l'établissement et un en-tête d'impression
- Dans Photos de l'établissement, clique sur la tuile + pour ouvrir le gestionnaire d'images.
- Glisse-dépose les fichiers image dans la zone de téléversement, ou clique sur parcourir les fichiers locaux.
- Vérifie les photos téléversées et réorganise-les ou modifie-les si besoin.
- Dans En-tête d'impression, glisse-dépose une image dans la zone de téléversement, ou clique sur parcourir les fichiers locaux.
- Clique sur Enregistrer en bas de la page.
Les formats d'image pris en charge sont .jpg, .jpeg et .png, avec une taille maximale de fichier de 10 Mo.
- Un établissement peut contenir jusqu'à 230 photos et une image d'en-tête d'impression.
- Pour une meilleure visibilité dans le moteur de réservation, téléverse au moins cinq photos de l'établissement.
- La première photo de la liste apparaît comme image à la une dans le Cloudbeds Booking Engine.
- L'en-tête d'impression apparaît sur les impressions prises en charge du tableau de bord, de Housekeeping et du folio.
Pour des instructions complètes, les exigences concernant les images et les options d'édition, consulte Détails de l'établissement — Tout ce que tu dois savoir.
2. Types d'hébergement (page Établissement)
Créer correctement des Types d'hébergement est l'une des étapes les plus importantes de la configuration de ton établissement.
Comment y accéder
Ouvre ton Compte > sélectionne Paramètres
> va dans Établissement
> ouvre l'onglet Hébergements.
Les informations sur la page Hébergements impactent le Cloudbeds PMS, le moteur de réservation Cloudbeds, ainsi que l'inventaire et la disponibilité envoyés aux canaux de distribution.
Bonne pratique
- Crée des types d'hébergement (types de chambre) distincts, comme « Dortoir standard » ou « Dortoir femmes », plutôt que des chambres individuelles séparées, comme « Dortoir standard chambre 1 » et « Dortoir standard chambre 2 ».
- Créer des chambres individuelles séparées au lieu de types de chambre peut rendre ton inventaire incompatible avec la plupart des canaux de distribution. Consulte les Directives de mappage des canaux de distribution.
Créer un nouveau type d'hébergement
- Clique sur Nouveau type d'hébergement.
-
Nommer le nouveau type d'hébergement.
- Les clients voient le nom de l'hébergement que tu saisis. Utilise un titre clair comme Chambre double standard.
- Saisis l'Abréviation de l'hébergement.
- Cette abréviation est utilisée en interne, notamment dans le calendrier.
- Sélectionne si l'hébergement est Privé ou un dortoir partagé (avec lits).
- Pour un dortoir, complète les options spécifiques, y compris les lits, l'occupation et si c'est réservé à un genre spécifique.
- Saisis le Nombre d'unités, la Capacité maximale, le Nombre maximum d'adultes et le Nombre maximum d'enfants.
- Saisis le nombre d'Adultes inclus dans le tarif et d'Enfants inclus dans le tarif pour le moteur de réservation.
- Ajoute la description de l'hébergement.
- Facultatif : ajoute des équipements pour le type d'hébergement.
- Facultatif : téléverse des images pour le type d'hébergement. L'image à la une apparaît sur le moteur de réservation.
- Facultatif : nommage et organisation des hébergements. Saisis un nom de chambre pour chaque hébergement individuel. Cette information est utilisée en interne dans le calendrier et la page de réservation, sauf si tu actives les hébergements individuels pour les réservations via le moteur de réservation.
Clique sur Modifier dans la section nom de la chambre pour renommer les chambres ou lits individuels à l'intérieur d'un type d'hébergement.
- Pour supprimer une chambre, réduis le nombre d'unités pour les chambres privées ou le nombre de dortoirs. Réduire l'inventaire supprime les hébergements en bas de la liste et ne peut pas être annulé. Ne procède que si tu es certain. Voir Comment supprimer un type d'hébergement.
- Clique sur Enregistrer.
Consulte Créer et gérer tes types d'hébergement pour plus de détails.
3. Taxes et frais (page Finance)
Utilise la page Taxes et frais pour créer et gérer les taxes régionales, étatiques ou fédérales, ainsi que les autres taxes ou frais appliqués sur les nuitées ou les produits.
Comment y accéder
- Ouvre ton Compte
> sélectionne Paramètres
> puis va dans Finance
.
- Ouvre l’onglet Taxes et frais pour créer une nouvelle taxe ou un nouveau frais, ou modifier un existant.
Choisis le type de taxe ou de frais selon qu’il est déjà inclus dans les tarifs que tu as saisis.
- Inclus : Utilise cette option lorsque la taxe ou le frais est déjà inclus dans le tarif de la chambre. Par exemple, si le tarif est de 100 $ et que toutes les taxes et frais sont inclus, le client paie 100 $.
- Exclus : Utilise cette option lorsque la taxe ou le frais doit être ajouté au tarif de la chambre. Par exemple, si le tarif est de 100 $ et que tu ajoutes une taxe de 10 %, le client paie 110 $.
4. Sources (page Établissement)
Crée, active ou désactive les sources principales et tierces utilisées pour les réservations. Tu peux aussi configurer les Taxes et les Frais pour une source spécifique afin qu’ils soient appliqués automatiquement lorsqu’une réservation est reçue de cette source.
Comment y accéder
- Ouvre ton Compte
.
- Ouvre l’onglet Sources pour ajouter, consulter ou modifier les sources de réservation.
5. Politiques (page Établissement)
Utilise la page Politiques pour définir comment ton établissement gère les conditions clés des réservations et les opérations quotidiennes.
Comment y accéder
- Ouvre ton Compte
- Ouvre l’onglet Politiques pour consulter ou modifier tes paramètres de dépôt, d’annulation, de conditions générales, d’arrivée et de départ, ainsi que ceux en attente de confirmation.
Consulte l’aperçu des politiques.
6. Tarifs (Page Tarifs et disponibilité)
Après avoir créé tes types d'hébergement, ajoute des tarifs dans la Matrice de disponibilité. Cette page te permet de contrôler les prix, la disponibilité et les restrictions pour chaque type de chambre selon la date.
Ajoute les tarifs de base pour les périodes et jours de la semaine concernés, ainsi que les restrictions de durée de séjour minimale ou maximale. Ce sont les tarifs standards de tes chambres.
Les tarifs par personne personnalisent la tarification dans le moteur de réservation Cloudbeds et ne sont pas envoyés aux canaux de distribution. Le PMS Cloudbeds envoie un Meilleur tarif disponible standardisé aux canaux connectés pour assurer une synchronisation cohérente.
Comment y accéder
- Ouvre le Menu principal
> va dans Tarifs et disponibilité
.
- Clique sur Matrice de disponibilité.
Comment une plus grande disponibilité m'aide-t-elle à obtenir plus de réservations ?
Charger la disponibilité à long terme et de dernière minute rend ton établissement visible à plus de voyageurs et peut augmenter les opportunités de réservation.
Les voyageurs planifient souvent à l'avance, donc charger la disponibilité plus loin dans le futur peut aider ton établissement à apparaître dans plus de recherches. Nous recommandons de maintenir au moins 12 à 18 mois d'inventaire futur et de le mettre à jour continuellement.
7. Importer des réservations (page Réservations)
Aperçu
Complète ton importation de réservations avant de passer à la distribution. Ajoute toutes les réservations actuelles et à venir afin que Cloudbeds puisse calculer une disponibilité précise et réduire le risque de surréservations.
Pour de nombreux établissements, ajouter les réservations manuellement est une option pratique car cela aide aussi le personnel à apprendre le flux de travail de création de réservations.
Choses à noter
L'importation des réservations passées n'est pas obligatoire, mais elle peut soutenir les rapports et aider à conserver un enregistrement des clients passés et réguliers.
Pour créer une réservation, fournis les informations suivantes :
- Dates
- Type d'hébergement
- Prénom et nom du client
- E-mail. Si l'e-mail du client n'est pas disponible, saisis un e-mail fictif.
- Pays de résidence du client
- Source utilisée pour réserver la réservation
- Un ID tiers valide pour les réservations créées sur une OTA lorsque les modifications futures doivent se mettre à jour automatiquement
Options d'importation des réservations
Les réservations des canaux suivants peuvent être importées lors de la connexion de ton établissement au Cloudbeds PMS :
- Booking.com
- Expedia
- Airbnb
- Goibibo
Demande à ton Coach d'intégration d'effectuer cette action après avoir connecté ton établissement.
Comment y accéder
- Ouvre le Menu principal
.
- Clique sur Options d'importation des réservations
. L'outil d'importation rapide manuelle apparaît sur la page.
Option 1 (recommandée) : Importation rapide manuelle
L'outil d'importation rapide manuelle te permet d'importer plusieurs réservations en une seule fois en remplissant les champs requis.
Option 2 : Service d'importation de réservations (service payant)
Le service d'importation de réservations nécessite au moins 100 réservations pour être utilisé.
Option 3 : Ajouter des réservations manuellement
Lorsque tu ajoutes seulement un petit nombre de réservations, tu peux les créer individuellement avec le bouton Ajouter une réservation ou Créer une nouvelle réservation. Ce bouton est disponible depuis la page Réservations, le calendrier et le tableau de bord.
Créer des réservations manuellement aide aussi le personnel à se familiariser avec le flux de travail des réservations.
Utilise les guides suivants pour créer une réservation :
Ta prochaine étape : Distribution
Après avoir terminé la configuration de base de l'établissement, passe en revue chaque section de ce guide. Ton Coach d'intégration pourra ensuite t'aider à activer la Distribution.
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