Cet article couvre les questions les plus fréquentes concernant les réservations dans Cloudbeds PMS.
1. Comment utiliser le pays par défaut de l'établissement pour les détails des clients ?
Pour que toutes les réservations créées manuellement aient le champ pays prérempli avec le pays de l'établissement, suis les étapes ci-dessous :
- Va à la page Paramètres et clique sur l'onglet Système
- Sous la section Préférences d'automatisation, active ou désactive l'option Utilisation du pays par défaut pour le client :
- ACTIVÉ - Toutes les réservations créées manuellement auront le champ pays prérempli avec le pays de l'établissement.
- DÉSACTIVÉ - Tu devras ajouter manuellement le pays des clients lors de la création d'une nouvelle réservation
- Clique sur ENREGISTRER
Dans le cas où des clients supplémentaires sont ajoutés pendant le processus de création de la réservation, Cloudbeds PMS remplira automatiquement le pays avec celui de l'établissement. Si ces clients supplémentaires sont ajoutés après la création de la réservation (via l'onglet Détails du client), le champ pays ne sera pas prérempli.
2. Pourquoi ne puis-je pas créer ou modifier des réservations dans le passé ?
Si tu cliques sur des dates passées mais que le système n'affiche pas l'option pour créer une réservation dans le passé, cela signifie soit :
- Tu n'as pas de disponibilité ou de tarifs pour cette date
- L'utilisateur avec lequel tu es connecté au système n'a pas l'autorisation Créer et modifier des réservations et blocs pour des dates passées activée.
Pour vérifier cette autorisation, connecte-toi en tant que propriétaire de l'établissement, va à la page Rôles et modifie le rôle attribué à l'utilisateur spécifique. Recherche l'autorisation appelée Créer/Modifier des réservations/blocs pour des dates passées et active-la pour l'utilisateur si nécessaire :
3. Comment déplacer une réservation vers un autre type de chambre sans changer le tarif ?
Les instructions ci-dessous s'appliquent uniquement aux réservations directes créées dans le PMS Cloudbeds (téléphone, e-mail, client de passage, etc.) et le moteur de réservation Cloudbeds.
- Pour les réservations OTA (agences de voyages en ligne telles que Booking.com, Expedia, Airbnb, etc.), vous devez modifier le type de chambre sur l'extranet de l'OTA ou demander au client de modifier sa réservation. Ainsi, la réservation sera mise à jour à la fois sur l'OTA et dans le PMS Cloudbeds. Plus d'informations : Modifier une réservation depuis un canal (applicable à tous les canaux)
- Cliquez sur la réservation à déplacer, puis glissez-déposez vers le nouveau type de chambre
- Tout changement de tarif, à la hausse ou à la baisse, s'affichera dans la fenêtre contextuelle après avoir déplacé la réservation
- Votre personnel peut choisir de remplacer la nouvelle modification des frais ou de confirmer le nouveau tarif. Pour changer la réservation vers un nouveau type de chambre sans frais, assurez-vous de cliquer sur le bouton de remplacement
4. Comment remplacer les restrictions de séjour minimum/maximum lors de la création d’une réservation directe ?
Si des restrictions de durée minimale/maximale de séjour ont été définies sur les intervalles tarifaires et que les dates saisies pour effectuer une nouvelle réservation directe ne respectent pas ces critères, l’utilisateur recevra le message suivant : Il n’y a pas de disponibilité pour les dates spécifiées. Vous trouverez ci-dessous quelques solutions de contournement pour remplacer ces restrictions.
En savoir plus sur les restrictions MinLOS et MaxLOS
Étape 1 - Avant de commencer
Tous les utilisateurs n'auront pas la possibilité de remplacer les restrictions. Veuillez vérifier les paramètres dans la page Privilèges des rôles pour voir si cette fonctionnalité est activée pour les rôles spécifiques.
Étape 2 - Créer une nouvelle réservation directe avec restrictions
Avec les sources de réservation directe, le système recherchera la disponibilité correspondant aux exigences définies par l'établissement. S'il existe une durée minimale/maximale de séjour définie sur les intervalles tarifaires, et que les dates saisies ne respectent pas ces critères, l'utilisateur recevra le message de non-disponibilité.
Pour compléter la réservation directe, suis les étapes ci-dessous :
- Change le type d'affichage en DIVISÉ
- Clique sur la case située sous le tarif pour sélectionner la nuitée
- Met à jour les informations Adultes/Enfants/Quantité de chambres selon tes besoins
- Clique sur AJOUTER
- Le système affichera automatiquement un message d'avertissement indiquant que cette réservation ne respecte pas les restrictions définies par ton établissement. Sélectionne Remplacer pour continuer
- L'hébergement sera ajouté dans le panneau latéral gauche
- Clique sur Détails de la réservation pour Ajouter les détails de la réservation et du client
5. Comment modifier l'acompte suggéré lors de la création d'une réservation directe ?
Cette modification s'appliquera uniquement à cette réservation spécifique. L'acompte suggéré dans ta page Politiques reste inchangé.
- Apprends comment modifier les paramètres de l'acompte suggéré : Configurer les politiques d'acompte
- Si la réservation est modifiée (nombre de nuits, type de chambre différent, nouveaux articles ajoutés, etc.), l'acompte suggéré sera automatiquement mis à jour selon tes Politiques. Clique pour en savoir plus sur la façon de modifier les réservations dans Cloudbeds PMS
- Clique pour créer une nouvelle réservation et sélectionne la Source. Ici, il faut choisir une Source directe (par exemple : Client de passage) et non une tierce partie.
- Suivez les étapes pour chercher la disponibilité et ajouter les détails de la réservation et du client
- Après l'étape Confirmer et payer, clique pour modifier l'acompte suggéré sur la page de paiement
- Modifie l'acompte suggéré, puis clique sur Confirmer la réservation
- Confirme si tu souhaites envoyer ou non la Confirmation de réservation
6. Pourquoi le système ne me permet-il pas de faire le check-in ou le check-out d’une réservation créée dans le passé ?
- Problème : Lors de la tentative de check-in d’une réservation créée dans le passé, le système affiche la notification « Vous ne pouvez pas faire le check-in de cette réservation tant que la réservation actuellement attribuée à cette chambre n’est pas partie »
- Solution : Assurez-vous que toutes les réservations précédentes dans le passé sont parties, et que toutes les réservations situées après la nouvelle réservation créée dans le passé ont le statut Confirmée (pas en séjour)
7. Pourquoi ne puis-je pas déplacer une réservation passée sur le calendrier ?
Vous ne pouvez pas déplacer une réservation passée sur le calendrier en la faisant glisser. Pour changer la chambre ou les dates du séjour, modifiez le statut de la réservation en Confirmée ou En séjour puis éditez la réservation.
En savoir plus sur la façon de modifier les réservations dans Cloudbeds PMS
8. Comment puis-je modifier une réservation prolongée automatiquement ?
Si la réservation n’aurait pas dû être prolongée automatiquement (par exemple, vous aviez oublié de changer le statut de la réservation en Parti ou vous n’étiez pas au courant que cette fonctionnalité était activée) :
- Modifiez la date de check-out de la réservation
- Vérifiez si le client a un solde restant (ajoutez ou effectuez un remboursement si nécessaire dans le folio du client) pour refléter le solde correct.
- Une fois terminé, changez le statut de la réservation en Parti. En savoir plus sur le changement de statut de réservation ici.
Le propriétaire de l’établissement a par défaut l’autorisation de modifier et de changer le statut des réservations. Les autres utilisateurs doivent recevoir l’autorisation du propriétaire de l’établissement pour :
- Modifier les réservations
- Créer et modifier des réservations et des blocs pour des dates passées
En savoir plus sur les rôles : Rôles et autorisations
9. Comment gérer les réservations débutant le jour où le système tente de prolonger automatiquement le statut en séjour ?
Exemple :
- La fonctionnalité Prolongation automatique de la date de check-out est activée pour cet établissement.
- La Réservation 1 a une date de check-out prévue pour demain, le 19 décembre, et est actuellement en séjour.
- Pour le 19 décembre, une autre réservation a été faite pour la même chambre (Réservation 2).
Que faire ?
- Si à 02h05 la réservation 1 n’est pas partie de la chambre, le système prolongera automatiquement la date de check-out de la réservation 1 et supprimera l’attribution de chambre de la réservation 2 (cette réservation sera retirée du calendrier et vous devrez l’attribuer manuellement).
- Vérifiez la situation : changez le statut de la réservation 1 en Parti si le client est déjà parti, ou attribuez la réservation 2 à une autre chambre.
En savoir plus sur comment trouver et gérer les réservations non attribuées
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