Bir OTA (Çevrimiçi Seyahat Acentesi) üzerinden yapılan rezervasyonların iptali veya düzenlenmesi özel dikkat gerektirir. İptal edildiğinde/düzenlendiğinde, müsaitliğin her zaman eşitlenmesini sağlamak için rezervasyon hem PMS’de hem de OTA’da güncellenmelidir.
Bu makale, OTA rezervasyonlarını doğru şekilde nasıl iptal edeceğinizi veya düzenleyeceğinizi gösterir.
Genel Bakış
Bazı OTA’lar, rezervasyonu doğrudan Cloudbeds PMS üzerinden iptal etmene izin verir, bu da rezervasyonun kanalda otomatik olarak iptal edilmesini sağlar. Diğer OTA’lar ise rezervasyonları kendi kanal extranetleri üzerinden iptal etmeni gerektirir.
Cloudbeds PMS içinde iptali destekleyen kanallar:
- Hostelworld/Hostelbookers
- Tripadvisor Anında Rezervasyon
- Coliving.com
- VRBO
- Expedia (Expedia için, Buraya tıklayın daha fazla bilgi edinmek için)
Bu arada, rezervasyonlar hangi OTA olursa olsun kanal extranetleri üzerinden düzenlenmelidir. Rezervasyon düzenlemek, rezervasyonun giriş/çıkış tarihini değiştirmek, misafir bilgilerini güncellemek, oda yükseltme/düşürme yapmak ve rezervasyon durumunu no-show olarak değiştirmek gibi işlemleri içerir.
Daha fazla bilgi edinin OTA’lar ve Kanal Dağıtımı hakkında
OTA rezervasyonlarını iptal et
Airbnb, Hostelworld, Tripadvisor, Coliving.com, VRBO’dan
Yukarıda listelenen desteklenen kanallar üzerinden alınan tüm rezervasyonlar, fiyat planı ne olursa olsun Cloudbeds PMS içinde iptal edilebilir. İptal bilgisi kanala gönderilecek ve rezervasyon buna göre güncellenecektir.
- No-show durumuna değiştirme veya rezervasyonun (giriş/çıkış tarihleri, müşteri adı, oda tipi ve diğer detaylar) değiştirilmesi kanalın extranetinde yapılmalıdır. Bölümüne bak: Kanaldan Rezervasyon Nasıl Düzenlenir (Tüm Kanallar İçin Geçerlidir)
- Şu anda, bu özellik yalnızca bu makalenin başında listelenen OTA’lar tarafından desteklenmektedir. Diğer tüm kanallar için bölümüne bak: Diğer OTA’lardan Rezervasyon İptali Nasıl Yapılır
- Cloudbeds PMS’ye eriş ve iptal etmek istediğin rezervasyonu(ları) ara.
- Rezervasyon durumunu Onaylandı’dan İptal Edildi olarak değiştir.
- İlgili kanala göre hangi işlemi yapman gerektiğini belirten bir açılır pencere mesajı gösterilecektir.
- İptal işlemine nasıl devam edeceğini seç (misafire e-posta göndermek isteyip istemediğin).
Cloudbeds PMS içinden iptal destekleyen kanallardan gelen rezervasyonlarda aşağıdaki uyarı gösterilir.
Açılır pencere mesajı yalnızca yukarıda belirtilen kanallardan gelen rezervasyonlar için gösterilir. Eğer rezervasyonu iptal ettiğinde bu açılır pencere görünmüyorsa, kanal bu özelliği desteklemiyor demektir ve rezervasyonu iptal etmek için kanalın extranetine gitmelisin.
- Aşağıdaki uyarı mesajı gösterilecektir. Rezervasyonu iptal etmek için Evet tıkla.
- Bir rezervasyonun iptalini geri almak için OTA’nın extranetine gitmelisin. Cloudbeds PMS’de durumu İptal Edildi’den Onaylandı’ya değiştirmek, OTA’daki rezervasyon durumunu değiştirmez.
- Her OTA’nın iptal edilen rezervasyonun yeniden onaylanmasıyla ilgili özel bir politikası vardır, her durum için ilgili OTA ile iletişime geçmelisin.
Diğer OTA'lardan
- Airbnb, Hostelworld/Hostelbookers, Tripadvisor Anında Rezervasyon, Coliving.com ve VRBO, Cloudbeds PMS üzerinden iptal desteği sunar.
-
Booking.com, Cloudbeds PMS üzerinden iptale yalnızca kredi kartı geçersiz olarak raporlandıktan sonra izin verir.
- Daha fazla bilgi edinin: Geçersiz Kredi Kartını Rapor Et
- Diğer OTA'larda, Cloudbeds PMS içinde yapılan iptal, kanal tarafındaki rezervasyonu iptal etmez.
- Bu, üçüncü taraf ID'si girilmeden manuel olarak eklenen üçüncü taraf rezervasyonlarını kapsamaz. Bu rezervasyonlar doğrudan Cloudbeds PMS üzerinden iptal edilmelidir.
Rezervasyonların her iki tarafta da iptal edildiğinden emin olun: Hem Cloudbeds PMS'de hem de Kanal Extranet'te, böylece rezervasyonlarınız her iki platformda da tutarlı şekilde güncellenir.
Aşağıda yaygın bir hata senaryosunu örnek olarak inceleyin:
- Sadece 1 adet Standart Oda tipi odanız kaldı.
- Booking.com üzerinden Tom adında bir misafir bu odayı rezerve etti.
- Daha sonra Tom, doğrudan tesisinizi arayarak rezervasyonunu iptal etmek istedi.
- Tom'un rezervasyonu Cloudbeds PMS'de iptal edildi, sistem bu odanın müsaitliğinin tekrar açıldığını anladı. Bu oda için müsaitlik 1 Standart Oda Müsait olarak güncellendi ve bu bilgi tüm kanallara gönderildi.
- Ancak, Tom'un rezervasyonu Booking.com extranet'te aslında iptal edilmedi, bu da başka biri Standart Oda rezervasyonu yaparsa ve Tom rezervasyonunu tutmaya karar verirse fazla rezervasyona yol açabilir.
OTA rezervasyonlarını düzenle
Bir dağıtım kanalından rezervasyonları düzenle
- Tarih, oda tipi yükseltme/düşürme, misafir sayısı, misafir bilgileri ve rezervasyon durumunu no-show olarak değiştirme gibi misafir rezervasyonundaki tüm değişiklikler, OTA'nın extranet'i veya misafirin portalı üzerinden misafir tarafından yapılmalıdır (Booking.com için, daha fazla bilgi için buraya bak).
- Bu şekilde, kanal Cloudbeds PMS'ye değişiklik göndermeyi desteklediği sürece, her iki rezervasyon da OTA ve Cloudbeds PMS üzerinde güncellenir.
Senaryo:
- Misafir kanaldan Oda A rezervasyonu yaptı. Daha sonra misafir Oda B'de kalmaya karar verdi. Kanal hesabında rezervasyonu doğrudan değiştirmek yerine, tesise başvurdu ve tesis Cloudbeds PMS üzerinde oda atamasını değiştirdi.
- Daha sonra misafir, rezervasyonunu kanalda (örn. kahvaltı ekleyerek) değiştirirse, kanal Cloudbeds PMS'ye bir güncelleme gönderir ve misafiri tekrar orijinal odası olan Oda A'ya taşır.
Kanal üzerinde herhangi bir rezervasyon değiştirildiğinde, oda ataması orijinal rezervasyon yapılan odaya geri döner.
Çözüm:
- Cloudbeds PMS üzerinden gelen üçüncü taraf rezervasyonlarını, ilgili kanalın extranet'inde düzenlediğinden emin ol veya misafirden rezervasyonunu değiştirmesini iste.
- Bu şekilde, kanal ve Cloudbeds PMS her ikisi de güncellenir (yalnızca kanal Cloudbeds PMS'ye değişiklik göndermeyi destekliyorsa).
- Cloudbeds PMS'de Konaklayan olarak işaretlenen rezervasyonlar, kanaldan gelen değişiklikler otomatik olarak güncellenmez.
- Bu, zaten giriş yapmış misafirin başka bir odaya taşınmamasını garanti etmek için tasarlanmıştır.
Bu durumda, tesis değişiklik hakkında bir e-posta alır. E-posta alındıktan sonra değişiklik manuel olarak işlenmelidir (e-posta ayrıca E-posta İletim Günlüğünde bulunabilir).
Belirli rezervasyon değişikliği OTA rehberleri için, ilgili OTA ile doğrudan iletişime geç.
Cloudbeds PMS'ye manuel olarak aktarılan OTA rezervasyonlarında değişiklik yapma
Orijinal olarak bir OTA üzerinden yapılmış ancak farklı nedenlerle Cloudbeds PMS'ye manuel olarak aktarılan rezervasyonlar olabilir. Örneğin, rezervasyon Cloudbeds PMS sistemi kurulmadan önce yapılmış olabilir veya rezervasyon kanal Cloudbeds PMS'ye bağlanmadan önce yapılmış olabilir.
Bu rezervasyonlardaki değişiklikler kanal extranetinde yapılmalıdır, değişiklikler Cloudbeds PMS'ye otomatik olarak uygulanacaktır, ancak sadece şu durumlarda:
- Cloudbeds PMS'deki rezervasyonun üçüncü taraf ID'si (sipariş ID'si) kanaldaki rezervasyon ID'si ile eşleşiyorsa
- Değişiklik (Cloudbeds PMS'ye gönderilen modifikasyon, iptal) kanal tarafından destekleniyorsa
- Özellikle modifikasyonlar için: Rezervasyon konaklayan değilse (misafir henüz giriş yapmadıysa) uygulanacaktır
Manuel Hızlı Aktarım aracı
Manuel Hızlı Aktarım aracı, kanal Cloudbeds PMS'ye bağlanmadan önce yapılan rezervasyonların aktarılmasını sağlar. Kanal extranetinde yapılan değişikliklerin aynı rezervasyona Cloudbeds PMS'de uygulanmasını istiyorsan, geçerli Kaynak Rezervasyon No'sunu gir.
Öncelikle açılır menüden Kaynağı seçtiğinden emin ol. Bu, Kaynak Rezervasyon No alanını etkinleştirecektir.
Daha fazla bilgi edinin Manuel Hızlı Aktarım Aracı Kullanarak Rezervasyon Ekleme (Aktarma) hakkında
SSS (Sıkça Sorulan Sorular)
Bir OTA'da yapılan rezervasyon iptali Cloudbeds PMS'de de iptal edilir mi?
- Bazı kanallar (Booking.com, Agoda ve Expedia gibi) iptal güncellemelerini Cloudbeds Kanal Yöneticisi'ne göndermeyi destekler. Bu sayede, OTA extranetinde iptal işlemi yapıldıktan sonra, Cloudbeds PMS sistemimizde rezervasyon İptal Edildi olarak (genellikle 5 dakika içinde) gösterilir.
- Eğer kanal iptal bilgilerini Cloudbeds PMS'ye göndermeyi desteklemiyorsa, rezervasyonu extranet üzerinden iptal etmeli ve ardından Cloudbeds PMS'de rezervasyonu İptal Edildi olarak işaretleyerek müsaitliği açmalısın.
Hangi kanalların iptal bilgilerini Cloudbeds PMS'ye gönderdiğini görmek için bu makaleye bak: Kanal Özellikleri
Bir OTA'da yapılan rezervasyon değişikliği Cloudbeds PMS'de de güncellenir mi?
- Bazı kanallar (Booking.com, Agoda ve Expedia gibi) Cloudbeds PMS'ye güncellemeler göndermeyi destekler. Bu sayede Cloudbeds PMS rezervasyonu otomatik olarak günceller.
- Değişiklik göndermeyi desteklemeyen kanallar için, rezervasyonu extranet üzerinden düzenlemeli ve ardından Cloudbeds PMS'de değişiklikleri manuel olarak yapmalısın.
Hangi kanalların değişiklikleri Cloudbeds PMS'ye gönderdiğini kontrol etmek için Kanal Özellikleri sayfasına bak (otomatik düzeltmeler arayın).
Geçerli bir kaynak rezervasyon numarası olmayan manuel olarak içe aktarılan bir rezervasyon için bir değişiklik alınırsa ne olur?
Bu durumda, sistem değişiklik uygulanmış rezervasyonun bir kopyasını oluşturur. Örneğin,
- Bir misafir, kanalı Cloudbeds PMS'ye bağlamadan önce A Odası için rezervasyon yapmıştır
- Daha sonra kanalı Cloudbeds PMS'ye bağladınız ve rezervasyonu A Odası olarak manuel içe aktardınız
- Misafir, extranet üzerinden rezervasyonu B Odası olarak değiştirmeye karar verdi.
Senaryo:
- Eğer bu rezervasyon için Cloudbeds PMS'de geçerli kaynak rezervasyon numarasını girmediysen, sistem aynı misafir için B Odası rezervasyonu ile bir kopya rezervasyon oluşturacaktır. Manuel olarak içe aktarılan rezervasyon (A Odası) sistemde kalmaya devam edecektir.
- Rezervasyonun otomatik olarak değiştirilebilmesi için geçerli bir kaynak rezervasyon numarasına sahip olması gerekir.
- Cloudbeds PMS, değiştirilmiş rezervasyonu tanıyamadığımızı ve bu nedenle yeni bir rezervasyon oluşturduğumuzu bildiren bir e-posta gönderecektir.
- Ardından, makaledeki adımları izleyerek manuel olarak içe aktarılan rezervasyonu (A Odası) silmelisin: Rezervasyon nasıl silinir
Geçerli bir kaynak rezervasyon numarası olmayan manuel olarak içe aktarılan bir rezervasyon için iptal yapılırsa ne olur?
- Eşleştirilmiş bir oda için iptal gelirse: Sistem, iptal edilen rezervasyon için bir kopya oluşturur ve orijinal rezervasyon değiştirilmez. Ayrıca, kanaldan içe aktarılan iptalin sistemdeki herhangi bir rezervasyonla eşleşememesi nedeniyle neden yeni bir iptal edilmiş rezervasyon oluşturulduğunu açıklayan bir e-posta göndeririz.
- Eşleştirilmemiş bir oda için iptal gelirse: Hiçbir şey olmaz. İptal edilen rezervasyon kopyalanmaz ve mevcut rezervasyon değiştirilmez.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.