Cómo las Políticas Inteligentes registran automáticamente los cargos por cancelación y por no presentarse en Cloudbeds PMS

Lorena Pamplona

Actualización 4 de noviembre de 2026 00:21

Información

Las Políticas inteligentes de Cloudbeds pueden calcular y registrar automáticamente los cargos por cancelación y No Show en el folio de una reserva. Esto ayuda a los establecimientos a aplicar de manera uniforme las políticas configuradas y reduce la necesidad de calcular y añadir penalizaciones manualmente.

Cuando se cancela una reserva que cumple los requisitos o se marca como No Show, Cloudbeds determina la penalización correspondiente según la Política inteligente asignada a la reserva. Según la configuración, la penalización puede incluir los impuestos y las tasas aplicables.

Los cargos por cancelación y No Show se registran por separado de los ingresos habituales por habitaciones, lo que ayuda a los establecimientos a hacer seguimiento de estas transacciones y conciliarlas.

Objetivo	Comprender cómo las Políticas inteligentes calculan y registran automáticamente las penalizaciones por cancelación y No Show en los folios de las reservas.
Dirigido a	Personal de recepción, gerentes de establecimientos, gerentes generales, administradores del PMS y personal de auditoría nocturna.
Cuándo usar esta guía	Al configurar penalizaciones por cancelación o No Show, revisar registros automáticos en el folio, gestionar sustituciones de cargos o investigar cargos faltantes o inesperados.
Requisitos	Un establecimiento que cumpla los requisitos y tenga las Políticas inteligentes habilitadas, una Política inteligente aplicable asignada a la reserva y la automatización activa para el flujo de trabajo correspondiente.
Resultado esperado	Las penalizaciones por cancelación y No Show que cumplan los requisitos se calculan y registran en el folio de la reserva según la Política inteligente asignada.
Limitaciones	Las Políticas inteligentes están disponibles para los establecimientos que cumplen los requisitos. El registro automático requiere que la reserva cumpla los requisitos y que la automatización esté activa. Las cancelaciones realizadas a través del Portal del huésped admiten las reglas de cancelación de las Políticas inteligentes para tarjetas de crédito y pagos digitales. Registrar un cargo no garantiza que el pago se cobre correctamente.

Disponibilidad: Las Políticas inteligentes están disponibles para los establecimientos que cumplen los requisitos. Para obtener más información sobre estos requisitos, contacta a Soporte de Cloudbeds.

El registro en el folio y el cobro de pagos son operaciones independientes. Un cargo por cancelación o No Show puede aparecer en el folio de la reserva aunque no se haya cobrado correctamente a la tarjeta del huésped. Revisa siempre el historial de pagos antes de intentar otra transacción.

En este artículo

Requisitos para el registro automático de cargos
Configura los cargos por cancelación y No Show
Cómo funciona el registro automático de cargos
Cómo se calculan los montos de las penalizaciones
Transacciones del folio y procesamiento de pagos
Casos especiales y sustituciones de cargos
Informes y clasificación de ingresos
Solución de problemas del registro automático de cargos

Requisitos para el registro automático de cargos

El registro automático de cargos por cancelación y No Show depende de la Política inteligente asignada a la reserva y de si la reserva cumple los requisitos para la automatización.

Antes de depender del registro automático de cargos, confirma lo siguiente:

Las Políticas inteligentes están habilitadas: El establecimiento debe tener acceso a las Políticas inteligentes.
Hay una política aplicable asignada: La reserva debe tener una Política inteligente que defina las condiciones de cancelación o No Show correspondientes.
La automatización está activa: La automatización de la Política inteligente debe estar habilitada para la reserva.
La reserva cumple los requisitos: La reserva debe cumplir los requisitos para el registro automático.
Se aplica una penalización: La política configurada debe generar un cargo por cancelación o No Show distinto de cero.

Las Políticas inteligentes se aplican principalmente a las reservas directas que cumplen los requisitos, incluidas las creadas a través del Motor de reservas y las ingresadas manualmente en Cloudbeds PMS.

Las reservas de las OTA siguen sujetas a las reglas de depósitos y pagos correspondientes de cada canal.

Automatización desactivada: Si se ha desactivado la automatización de la Política inteligente para una reserva, Cloudbeds no registrará automáticamente la penalización por cancelación o No Show. El personal deberá gestionar manualmente los cargos y las transacciones financieras que correspondan.

Para conocer los requisitos de las pasarelas de pagos y las automatizaciones de pagos disponibles, consulta Políticas inteligentes y procesadores de pagos.

Configura los cargos por cancelación y No Show

Para que Cloudbeds pueda calcular y registrar una penalización, la Política inteligente del establecimiento debe definir las condiciones de cancelación y No Show aplicables.

Ve a Configuración > Políticas.
Abre la pestaña Pagos y cancelación.
Crea una Política inteligente o abre una política existente para editarla.
Revisa la configuración de la Política de cancelación y configura las condiciones de cancelación.
Revisa la configuración de la Política de No Show. Elige si el cargo por No Show sigue la política de cancelación o utiliza un monto personalizado.
Configura los impuestos y las tasas aplicables a las penalizaciones por cancelación y No Show.
Revisa la indicación de registro automático y guarda la Política inteligente.

Para ver las instrucciones completas de configuración, consulta Configura las Políticas inteligentes.

Configura los impuestos y las tasas de las penalizaciones

Las Políticas inteligentes permiten a los establecimientos determinar qué impuestos y tasas se aplican a las penalizaciones por cancelación y No Show. Estas selecciones se configuran por separado para cada tipo de penalización.

Para cada política de cancelación o No Show, elige una de las siguientes opciones:

Todos los impuestos y las tasas aplicables: Incluye todos los impuestos y las tasas aplicables según la política.
Conjunto personalizado: Selecciona los impuestos y las tasas específicos que deben aplicarse a la penalización.
Ninguno: No añadas a la penalización los impuestos ni las tasas de la política.

Puedes seleccionar impuestos y tasas diferentes para las penalizaciones por cancelación y No Show, incluso dentro de la misma Política inteligente.

Las Políticas inteligentes existentes mantienen el tratamiento actual de los impuestos y las tasas hasta que se actualice la configuración.

Cómo funciona el registro automático de cargos

Cuando se cancela una reserva que cumple los requisitos o se marca como No Show, Cloudbeds evalúa la Política inteligente asignada y determina si debe registrar una penalización.

El flujo de trabajo aplicable depende del cambio de estado de la reserva. Expande las siguientes secciones para revisar cómo funciona cada caso.

Cuando se cancela una reserva

Cuando se cancela una reserva con la automatización de la Política inteligente activa, Cloudbeds determina la penalización por cancelación correspondiente según la política asignada a la reserva.

Durante el proceso de cancelación en Cloudbeds PMS, la ventana de confirmación proporciona información sobre el resultado financiero correspondiente.

Cloudbeds calcula el cargo por cancelación según las condiciones de cancelación de la reserva.
Los impuestos y las tasas aplicables de la política se incluyen según la configuración de la Política inteligente.
La ventana de confirmación indica el monto que se registrará en el folio.
Si la reserva cumple los requisitos, Cloudbeds registra automáticamente el cargo confirmado.
Cualquier cobro a la tarjeta o reembolso que cumpla los requisitos se gestiona por separado del registro en el folio.

En las cancelaciones realizadas a través del Portal del huésped también se aplican las reglas de cancelación correspondientes de la Política inteligente para los flujos de trabajo compatibles con tarjetas de crédito y pagos digitales. Consulta Cancelaciones a través del Portal del huésped para obtener más información.

Revisa las transacciones existentes del folio antes de cancelar. Los cargos y pagos ya registrados en el folio no se anulan automáticamente al añadir una penalización por cancelación.

Cuando una reserva se marca como No Show

Cuando una reserva se marca como No Show, Cloudbeds utiliza las condiciones de No Show definidas en la Política inteligente asignada para determinar la penalización correspondiente.

El cargo por No Show puede seguir la política de cancelación o utilizar un monto configurado por separado.

La política se aplica cuando la reserva se marca como No Show:

Manualmente, por el personal del establecimiento;
Mediante un sistema conectado; o
Durante la auditoría nocturna.

En las reservas que cumplen los requisitos y tienen la automatización activa, Cloudbeds registra en el folio el cargo por No Show correspondiente, junto con los impuestos y las tasas configurados en la política.

Cómo se calculan los montos de las penalizaciones

El monto que se registra en el folio de la reserva depende del método de cálculo configurado en la Política inteligente aplicable.

Método de cálculo	Cómo se determina la penalización
Porcentaje	Un porcentaje del monto aplicable de la reserva.
Precio de la primera noche	El precio aplicable de la habitación para la primera noche.
Monto fijo	El monto monetario fijo configurado en la Política inteligente.

Para las penalizaciones basadas en un porcentaje o en el precio de la primera noche, los impuestos y las tasas aplicables de la política se calculan según la selección de impuestos y tasas configurada.

Las penalizaciones fijas por cancelación o No Show se registran como un único cargo, sin impuestos ni tasas adicionales de la política.

Si la penalización calculada es cero, no hay ningún cargo por cancelación o No Show que registrar.

Ejemplo de cálculo

Expande el siguiente ejemplo para ver cómo una penalización por cancelación basada en un porcentaje y un impuesto seleccionado podrían afectar el monto registrado en el folio.

Ejemplo: penalización por cancelación basada en un porcentaje

Considera una reserva de tres noches con los siguientes cargos:

Habitación: $100 por noche
Total de la habitación antes de impuestos: $300
IVA: 10 %
Impuesto municipal: 5 %
Monto total de la reserva: $345

La Política inteligente define una penalización por cancelación del 50 %, con el IVA seleccionado como impuesto aplicable a la penalización y el impuesto municipal excluido.

Cálculo	Monto
Penalización sobre la habitación: 50 % de $300	$150.00
IVA sobre la penalización: 10 % de $150	$15.00
Impuesto municipal	$0.00
Penalización total por cancelación	$165.00

En este ejemplo, la penalización total por cancelación es de $165.00 y está compuesta por la penalización sobre la habitación y el IVA seleccionado.

Transacciones del folio y procesamiento de pagos

El registro automático de una penalización no necesariamente completa toda la actividad financiera asociada con una cancelación o un No Show.

Los establecimientos deben distinguir entre los cargos registrados en el folio de la reserva y las transacciones de pago efectivas.

Qué sucede con los cargos y pagos existentes en el folio

Cuando Cloudbeds registra un cargo por cancelación o No Show, no anula automáticamente toda la actividad financiera existente de la reserva.

Cargos registrados anteriormente: Los cargos ya registrados permanecen en el folio, a menos que se ajusten o anulen por separado.
Pagos ya cobrados: Los pagos recibidos permanecen registrados en el folio.
Cargos sin registrar: Los cargos futuros o aún no registrados de la reserva siguen el comportamiento estándar del folio correspondiente al cambio de estado de la reserva.

Cancelaciones tardías: Si los cargos de la habitación y los impuestos correspondientes ya se han registrado, añadir una penalización por cancelación puede dejar tanto los cargos originales como la penalización en el folio. Revisa el folio y realiza los ajustes manuales necesarios para evitar cargos no deseados.

Si una reserva cancelada se restablece posteriormente, el cargo por cancelación registrado anteriormente no se anula automáticamente.

Revisa el folio y ajusta el cargo manualmente si es necesario.

Cómo funcionan los cobros a tarjetas y los reembolsos

El registro automático en el folio y el procesamiento de pagos con tarjeta son operaciones independientes.

Según el monto ya pagado y la automatización de pagos del establecimiento, Cloudbeds puede intentar cobrar al huésped o procesar un reembolso después de determinar el resultado de la cancelación o del No Show.

Un cargo puede aparecer en el folio antes de que se complete la operación de pago correspondiente.
Si un cobro automático a la tarjeta falla, el cargo registrado permanece en el folio y se debe gestionar el saldo pendiente.
Un cargo registrado no confirma que una transacción con tarjeta se haya completado correctamente.
El personal debe revisar el folio y el historial de pagos antes de intentar otro cobro o emitir un reembolso.

El procesamiento del pago puede no ocurrir exactamente al mismo tiempo que el registro en el folio. Revisa el estado de la transacción de pago antes de realizar otras acciones.

Para conocer las funciones de automatización específicas de cada pasarela de pagos, consulta Políticas inteligentes y procesadores de pagos.

Casos especiales y sustituciones de cargos

Algunos flujos de trabajo de las reservas requieren una revisión adicional o funcionan de manera diferente al registro automático estándar de cargos.

Expande las siguientes secciones para comprender cómo las Políticas inteligentes gestionan las reservas con varias habitaciones, las sustituciones de cargos, las penalizaciones duplicadas y las cancelaciones a través del Portal del huésped.

Cómo se registran los cargos en las reservas con varias habitaciones

En las reservas que incluyen varias habitaciones, los cargos por cancelación y No Show aplicables se distribuyen entre las habitaciones individuales.

Después de cancelar la reserva o marcarla como No Show, revisa los registros resultantes en el folio para confirmar los cargos asociados con cada habitación.

Sustituye los cargos por cancelación y No Show o exime de su pago

El personal autorizado puede sustituir la penalización por cancelación o No Show aplicable durante el flujo de trabajo correspondiente de la reserva.

La capacidad de sustituir estos cargos se controla mediante los permisos de las funciones de usuario.

Sustituir cargo por cancelación: Permite a los usuarios autorizados eximir del pago de una penalización por cancelación de una Política inteligente.
Sustituir cargo por No Show: Permite a los usuarios autorizados eximir del pago de una penalización por No Show de una Política inteligente.

Al sustituir un cargo, el usuario debe indicar un motivo. La sustitución queda registrada en el historial de actividad de la reserva.

Un cargo automático de cuyo pago se ha eximido al huésped no se registra en el folio.

Eximir del pago de un cargo y ajustarlo son acciones diferentes. Eximir del pago de un cargo durante una cancelación o un No Show impide que se registre la penalización automática. Un cargo ya registrado en el folio debe gestionarse mediante el flujo de trabajo de ajuste del folio correspondiente.

Cómo evita Cloudbeds las penalizaciones duplicadas

Cloudbeds incluye una protección contra cargos duplicados para evitar que se registren varias penalizaciones automáticas por cancelación o No Show para la misma habitación.

Si ya se ha registrado un cargo automático válido, los cambios de estado posteriores no generan otra penalización automática para esa misma habitación.

Un cargo de cuyo pago se ha eximido al huésped y que, por lo tanto, no se ha registrado no cuenta como una penalización registrada anteriormente.

Si una penalización no aparece después de un cambio de estado posterior, revisa el folio de la reserva y el historial de actividad para determinar si ya se había registrado una penalización automática.

Qué sucede cuando un huésped cancela a través del Portal del huésped

Cuando un huésped cancela una reserva que cumple los requisitos a través del Portal del huésped, se aplican las reglas de cancelación correspondientes de la Política inteligente.

Esta función admite tarjetas de crédito y pagos digitales. Las cancelaciones realizadas a través del Portal del huésped no quedan excluidas automáticamente de la automatización financiera de las Políticas inteligentes.

La Política inteligente de la reserva determina cualquier penalización por cancelación aplicable. Las acciones financieras resultantes dependen de la política, de si la reserva cumple los requisitos y de la configuración de pagos.

El personal del establecimiento debe revisar el folio de la reserva y el historial de pagos para confirmar el resultado antes de cobrar al huésped o emitirle un reembolso manualmente.

Cancelaciones a través del Portal del huésped y Políticas inteligentes: Las cancelaciones compatibles realizadas a través del Portal del huésped aplican las reglas de cancelación configuradas. No supongas que el personal siempre debe procesar la penalización manualmente. Revisa el folio y las transacciones de pago para determinar si es necesario realizar otras acciones.

Informes y clasificación de ingresos

Los cargos por cancelación y No Show registrados en el folio se clasifican por separado de los ingresos habituales por habitaciones.

Cargos por cancelación: Se registran como ingresos por cancelación.
Cargos por No Show: Se registran como ingresos por No Show.

Usa los informes financieros correspondientes para revisar estas categorías de ingresos y conciliar las transacciones asociadas del folio.

Solución de problemas del registro automático de cargos

Si falta un cargo por cancelación o No Show, parece incorrecto o sigue sin pagarse, realiza las siguientes comprobaciones para identificar la posible causa y la siguiente acción.

Caso	Qué revisar
El cargo no se registró automáticamente	Confirma que la automatización de la Política inteligente estaba activa, que la reserva cumplía los requisitos y que la política aplicable definía una penalización distinta de cero.
El monto del cargo difiere de lo esperado	Revisa la Política inteligente asignada, el método de cálculo de la penalización y la selección de impuestos y tasas aplicables.
El cargo está registrado, pero sigue sin pagarse	Revisa el historial de transacciones de pago. El registro en el folio no garantiza que el cobro a la tarjeta se haya realizado correctamente.
Aparecen tanto los cargos originales como la penalización	Comprueba si los cargos de la habitación ya se habían registrado antes de la cancelación o del No Show. Ajusta los cargos existentes manualmente si es necesario.
No aparece el cargo automático esperado en una cancelación a través del Portal del huésped	Las cancelaciones realizadas a través del Portal del huésped admiten las reglas de cancelación de las Políticas inteligentes para tarjetas de crédito y pagos digitales. Confirma la política asignada, si la reserva cumple los requisitos, el estado de la automatización, la configuración de pagos, los registros del folio y el historial de transacciones antes de realizar acciones manuales.
El cargo no se registró después de una sustitución	Revisa el historial de actividad de la reserva para confirmar si un usuario autorizado eximió al huésped del pago del cargo.
El cargo no se registra después de otro cambio de estado	Comprueba si ya se había registrado una penalización automática por cancelación o No Show para la misma habitación.

Si el problema persiste después de estas comprobaciones, revisa la configuración de la Política inteligente de la reserva, las transacciones del folio y el historial de actividad antes de contactar a Soporte de Cloudbeds.

Comprender cómo se calculan, registran y cobran los cargos ayuda a tu equipo a gestionar las cancelaciones y los No Shows de manera uniforme, y a evitar cargos no deseados u operaciones de pago duplicadas.