Políticas Inteligentes de Cloudbeds: Todo lo que debes saber

Descripción general

• Las Políticas Inteligentes de Cloudbeds están diseñadas para simplificar la gestión de políticas de los establecimientos y automatizar procesos operativos clave, como reembolsos, cobros y cargos por cancelación y No Show. 
• A diferencia de las políticas globales regulares, las Políticas Inteligentes permiten a los establecimientos personalizar las políticas con mayor detalle, vincularlas directamente con los planes de tarifas y automatizar procesos que antes requerían intervención manual. 
• Esto ayuda a crear flujos de trabajo financieros más uniformes y, al mismo tiempo, reduce el trabajo manual del personal del establecimiento.
• Las Políticas Inteligentes permiten a los establecimientos definir cómo se gestionan los No Shows por separado de las cancelaciones. Los establecimientos pueden mantener el cargo por No Show alineado con la política de cancelación o configurar un cargo específico por No Show.
• Para las reservas que cuentan con la automatización correspondiente de Políticas Inteligentes, Cloudbeds puede registrar automáticamente los cargos por cancelación y No Show en el folio, junto con los impuestos y cargos aplicables de la política.
• Las Políticas Inteligentes admiten excepciones basadas en fechas, lo que permite a los establecimientos anular temporalmente la Política Inteligente estándar de un plan de tarifas o de la Tarifa base para rangos de fechas específicos, como días festivos, eventos especiales o temporadas altas.
• Las Políticas Inteligentes también incluyen permisos basados en roles que permiten a los administradores del establecimiento controlar qué miembros del personal pueden anular los resultados financieros de las Políticas Inteligentes, como reglas de pago, cargos por cancelación, cargos por No Show y excepciones de políticas.

Dónde encontrar la configuración de las Políticas Inteligentes

Cuando se habilitan las Políticas Inteligentes, se actualizan varias áreas de Cloudbeds para que puedas configurar las políticas y ver cuál se aplica a un plan de tarifas o una reserva.

• En la sección Políticas existente, verás:
  • Una pestaña Pago y cancelación, donde puedes consultar y gestionar las Políticas Inteligentes. Una Política Inteligente puede definir el Método de garantía, el plan de Pago del saldo restante, la Política de cancelación y la Política de No Show.
  • En la configuración de cancelación, puedes determinar cómo se gestionan los No Shows. El cargo por No Show puede seguir las mismas reglas que la política de cancelación o usar un importe personalizado.
  • Una pestaña Depósito del canal que mantiene las reglas de depósito y procesamiento de pagos utilizadas para las reservas de OTA separadas de las Políticas Inteligentes para reservas directas. La configuración actual de depósitos de OTA seguirá funcionando sin cambios.

• En la página Planes de tarifas y paquetes , el menú desplegable Política te permite elegir qué Política Inteligente se aplica a un plan de tarifas.

• En la página Planes de tarifas y paquetes , la pestaña Excepciones de políticas te permite crear, gestionar y supervisar anulaciones temporales de políticas basadas en fechas en todo el establecimiento.

• La fuente Método de procesamiento para el motor de reservas se elimina de la sección Pagos y procesamiento porque el comportamiento de los pagos de las reservas directas se gestiona mediante la Política Inteligente correspondiente.
• En la página Roles y permisos, los administradores del establecimiento pueden controlar qué miembros del personal pueden anular los resultados financieros de las Políticas Inteligentes. Estos permisos solo aparecen cuando las Políticas Inteligentes están habilitadas para el establecimiento.

Permisos de las Políticas Inteligentes

Cuando las Políticas Inteligentes están habilitadas, hay cuatro permisos disponibles en la página Roles y permisos para controlar quién puede anular el comportamiento financiero de las Políticas Inteligentes.

• Anular las reglas de pago de la política: controla si el personal puede cambiar el método de pago o el importe del depósito durante la creación de la reserva y desactivar la Política Inteligente para una reserva específica.
• Anular el cargo por cancelación: controla si el personal puede eximir los cargos por cancelación de la Política Inteligente.
• Anular el cargo por No Show: controla si el personal puede eximir las penalizaciones por No Show de la Política Inteligente.
• Crear/editar excepciones de políticas: controla si el personal puede crear, editar, asignar, habilitar, deshabilitar o eliminar excepciones de políticas basadas en fechas en los planes de tarifas.
• En Permisos de reservas:

• En Permisos de tarifas: 

De forma predeterminada, los roles de administrador conservan el acceso completo. A los roles personalizados existentes en los establecimientos que tienen habilitadas las Políticas Inteligentes se les asignan permisos según los permisos relacionados que ya tenían. Los roles creados después de esta actualización tienen los cuatro permisos de Políticas Inteligentes desactivados de forma predeterminada, y los administradores pueden otorgarlos según sea necesario.

Cómo se aplican las Políticas Inteligentes

Políticas predeterminadas, planes de tarifas y excepciones

• Una Política Inteligente predeterminada se aplica a la Tarifa base del establecimiento y a los planes de tarifas que no tengan asignada otra Política Inteligente.
• Los establecimientos pueden asignar diferentes Políticas Inteligentes a cada plan de tarifas.
• Las Excepciones de Políticas Inteligentes pueden anular temporalmente la Política Inteligente estándar de un plan de tarifas o de la Tarifa base para rangos de fechas específicos.
• En el caso de las excepciones, Cloudbeds evalúa cada noche de la estadía desde el check-in hasta el check-out, sin incluir la fecha de check-out. La primera noche que coincida con una excepción activa determina la Política Inteligente que se aplica a toda la reserva.

Consulta cómo configurar estas opciones en Configurar las Políticas Inteligentes.

Políticas de cancelación y No Show

Las Políticas Inteligentes pueden definir resultados financieros distintos para las cancelaciones y los No Shows.

• Las políticas de cancelación determinan el importe que debe pagar el huésped según los términos de cancelación configurados.
• Para los No Shows, los establecimientos pueden elegir:
  • Igual que la política de cancelación: el cargo por No Show sigue la política de cancelación correspondiente y se mantiene alineado cuando se actualizan los términos de cancelación.
  • Importe personalizado: se puede configurar un cargo por No Show independiente como un porcentaje del total, un importe fijo o el precio de la primera noche.
• El cargo por No Show correspondiente se utiliza siempre que una reserva se marca como No Show, ya sea que el personal actualice el estado manualmente, lo haga un sistema conectado o se realice durante la auditoría nocturna.

Automatización de cargos por cancelación y No Show

Para las reservas que cuentan con la automatización de Políticas Inteligentes correspondiente, Cloudbeds puede registrar automáticamente en el folio de la reserva el cargo confirmado por cancelación o No Show.

• Los impuestos y cargos de la política aplicables se registran según la configuración de la Política Inteligente.
• Para las reservas de varias habitaciones, los cargos por cancelación o No Show correspondientes se distribuyen entre las habitaciones individuales.
• Los cargos de la reserva que no se hayan registrado siguen el comportamiento estándar del folio, mientras que los cargos registrados anteriormente y los pagos recibidos permanecen en el folio.
• Las partidas de cargos por cancelación y No Show se clasifican por separado de los ingresos regulares de la estadía en los informes.

Dónde aparece la información de las Políticas Inteligentes

Para el personal del establecimiento

• Al crear o revisar una reserva, la política correspondiente se muestra junto con la habitación y el plan de tarifas.
• Los resúmenes de políticas ayudan al personal a consultar información como las reglas de garantía, las reglas de pago del saldo restante, los términos de cancelación y los términos de No Show.
• Si se aplica una Excepción de Política Inteligente activa a las fechas de la reserva, la política resultante refleja la excepción correspondiente.

Para los huéspedes en el motor de reservas

• La Política Inteligente correspondiente se muestra para cada habitación/plan de tarifas.
• Según la tarifa seleccionada, los huéspedes pueden ver el depósito que deben pagar al reservar y los próximos pagos.
• Los términos de cancelación y No Show correspondientes se incluyen en la información de la política que se presenta al huésped.
• Cuando se aplica una Excepción de Política Inteligente, el motor de reservas muestra la política resultante según las fechas de estadía seleccionadas.

En los correos electrónicos de los huéspedes

La información de las Políticas Inteligentes se incluye automáticamente en las plantillas de correo electrónico para huéspedes compatibles. Esto puede incluir la información correspondiente de las políticas de pago, cancelación y No Show.

Próximos pasos

Usa las siguientes guías para configurar tus Políticas Inteligentes y saber cómo funcionan después de aplicarlas a las reservas: