Cómo se aplican las Políticas Inteligentes a las reservas, los pagos y las cancelaciones

Algunos cambios en una reserva pueden actualizar los importes de los próximos pagos programados. El resultado depende del tipo de cambio realizado en la reserva.

• Cambios de fechas:
  Cuando se actualizan las fechas de estancia, el sistema vuelve a calcular el saldo restante y actualiza los importes de los próximos pagos según corresponda.
• Cambios de habitación/tarifa:
  Si una reserva se traslada a una habitación o un plan de tarifas con una tarifa diferente, el saldo restante se actualiza siempre que la política esté configurada para cobrar el saldo restante.
• Servicios adicionales o artículos:
  Añadir un artículo o servicio adicional al folio no actualiza el pago programado existente mediante el flujo de trabajo de ajuste de cargos.
• Ajustes manuales de cargos:
  Cuando utilizas Ajustar cargo para reducir el total de la reserva, Cloudbeds actualiza el pago programado pendiente para que coincida con el nuevo saldo restante.

Cuando un ajuste de cargo reduce el total de la reserva

Antes de guardar el ajuste, la sección Política muestra los importes actuales y actualizados del próximo pago, así como el nuevo total de la reserva.

Si aún hay un saldo pendiente, el pago programado se reduce para que coincida con el nuevo saldo restante. En el siguiente ejemplo, la vista previa de Política muestra cómo disminuye el próximo pago antes de guardar el ajuste.

Si el huésped ya ha pagado lo suficiente para cubrir el total ajustado de la reserva, el próximo pago se reduce a $0.00 y se cancela.

Si el ajuste también genera un pago en exceso, Cloudbeds muestra una advertencia que indica que se requiere un reembolso manual. El ajuste no reembolsa automáticamente al huésped. El siguiente ejemplo muestra el pago programado reducido a $0.00 junto con la advertencia de pago en exceso.

Después de guardar un ajuste, el pago programado puede tardar unos minutos en reflejar el importe actualizado.

• Pagos automatizados aprobados o rechazados:
  • Cuando un pago automatizado se procesa correctamente o falla, Cloudbeds puede notificártelo por correo electrónico si las notificaciones de pago están habilitadas.
• Si falla un pago automatizado:
  • Contacta al huésped o solicita un método de pago actualizado.
  • Completa manualmente en el PMS cualquier acción de pago necesaria.

Acciones de pago manuales y automatización de las Políticas inteligentes

Cuando la Política inteligente está activa y la reserva tiene pagos programados pendientes, determinadas acciones financieras manuales muestran una advertencia antes de que continúes.

Estas acciones incluyen:

• Añadir un pago manual
• Procesar un reembolso
• Cancelar un pago programado
• Anular un pago o liberar una autorización
• Añadir un artículo y cobrarlo durante el mismo flujo de trabajo

Antes de completar la acción, Cloudbeds explica que, si continúas, se desactivará la Política inteligente e identifica los pagos programados pendientes que se cancelarán. El siguiente ejemplo muestra esta advertencia al añadir un pago manual.

Si confirmas la acción:

• Se completa la acción de pago manual seleccionada.
• Se cancelan los pagos programados pendientes.
• Se desactiva la Política inteligente para la reserva.
• Se detiene el procesamiento automático de pagos.
• Se detiene el cobro o reembolso automatizado de cargos por cancelación y no presentación.
• Cualquier saldo restante o reembolso necesario debe gestionarse manualmente.

La advertencia de Política inteligente aparece cuando esta está activa y aún quedan pagos programados pendientes en la reserva. Si no hay pagos programados pendientes, estas acciones continúan mediante su flujo de trabajo habitual.

Las acciones rutinarias generadas por el sistema no desactivan la Política inteligente. Por ejemplo, una autorización liberada automáticamente por el sistema durante el checkout no se considera una acción manual del personal.

Si necesitas gestionar manualmente la actividad financiera restante de una reserva, un usuario autorizado puede desactivar la Política inteligente desde el folio de la reserva.

En la pestaña Folio, el control de Política inteligente muestra si la automatización está activada o desactivada actualmente para la reserva.

Haz clic en el control Política inteligente para abrir el panel y consultar el estado actual de la automatización, los pagos programados y los pagos que ya se hayan procesado.

Cuando desactivas el interruptor de Política inteligente, Cloudbeds muestra el impacto antes de que confirmes el cambio. El panel explica qué acciones automatizadas se detendrán e identifica los pagos programados pendientes que se cancelarán.

Después de confirmar:

• Se cancelan todos los pagos programados pendientes.
• Se detiene el procesamiento automático de pagos.
• Se detiene el cobro o reembolso automatizado de cargos por cancelación y no presentación.
• Los pagos que ya se hayan cobrado permanecen en la reserva.
• Cualquier saldo restante o reembolso debe gestionarse manualmente.
• El registro de actividad de la reserva indica quién desactivó la Política inteligente y cuándo.
• La Política inteligente no se puede volver a activar para la reserva.

Una vez procesado el cambio, la pestaña Folio muestra el estado de la Política inteligente como Desactivado.

Vuelve a abrir el panel de Política inteligente para consultar el estado final. Los pagos programados cancelados siguen visibles, los pagos procesados permanecen en la lista y el panel confirma que la Política inteligente no se puede volver a activar para la reserva.

Permiso necesario

Los usuarios necesitan el privilegio Sustituir reglas de pago de la política para desactivar la Política inteligente de una reserva. Los usuarios sin este privilegio pueden consultar la información de la Política inteligente, pero no pueden completar la acción de desactivación.

Para habilitar este privilegio, ve a Menú de la cuenta > Configuración > Usuarios > Funciones. Selecciona la función correspondiente, busca Sustituir reglas de pago de la política en los privilegios de Reserva y habilítalo para esa función.

Para obtener más información sobre cómo crear y gestionar funciones y privilegios, consulta Añadir, editar o eliminar funciones y Privilegios de las funciones.

Las Políticas inteligentes automatizan el resultado de la cancelación en función de:

• Cuándo cancela el huésped
• Cuánto se ha pagado ya
• Las reglas de cargos o reembolsos de la política

Sustitución manual de cargos por cancelación y no presentación
Los usuarios pueden sustituir los cargos automatizados por cancelación o no presentación directamente desde el flujo de cancelación desmarcando la opción “Seguir la política de cancelación”.

• Esto impedirá que el sistema aplique los cargos automatizados pendientes.
• Se requiere una Nota de cancelación, que quedará registrada en las Notas de la reserva y el Historial de actividad.
• Los pagos que ya se hayan cobrado deberán seguir reembolsándose manualmente desde el folio.

Si un huésped cancela desde el Portal del huésped, la automatización de la Política inteligente no se ejecuta automáticamente.
El personal debe procesar manualmente el reembolso o la penalización.

Estos son algunos ejemplos de cómo se comportan las Políticas inteligentes durante las operaciones diarias:

1. El huésped cambia las fechas de estancia:
   • El saldo restante y los pagos programados se ajustan automáticamente en función de las fechas y tarifas actualizadas.
2. El total de la reserva se reduce con Ajustar cargo:
   • El pago programado pendiente se reduce para que coincida con el nuevo saldo.
   • Si el total ajustado ya está completamente cubierto por los pagos cobrados, el pago programado pendiente se cancela.
   • Cualquier pago en exceso resultante debe reembolsarse manualmente.
3. Se añade un artículo o servicio adicional:
   • Añadir el artículo o servicio adicional no actualiza el pago programado existente mediante el flujo de trabajo de ajuste de cargos.
   • Si el personal añade el artículo y lo cobra durante el mismo flujo de trabajo mientras existen pagos programados pendientes, confirmar la acción de pago manual desactiva la Política inteligente.
4. El personal gestiona manualmente un pago o reembolso:
   • Cuando la Política inteligente está activa y existen pagos programados pendientes, el sistema advierte al personal antes de completar una acción de pago manual afectada.
   • Si el personal continúa, los pagos programados pendientes se cancelan y la Política inteligente se desactiva para la reserva.
5. El huésped quiere actualizar su tarjeta:
   • El personal puede actualizar la tarjeta; las automatizaciones futuras continuarán siempre que la automatización de la Política inteligente permanezca activa.
6. El huésped quiere una Política inteligente diferente:
   • La Política inteligente asignada al crear la reserva no se puede sustituir por otra política.
   • Desactivar la Política inteligente detiene la automatización, pero no asigna una política diferente a la reserva.

• Revisa el estado de la Política inteligente antes de gestionar manualmente los pagos de una reserva.
• Revisa las advertencias antes de confirmar acciones financieras manuales. Cloudbeds muestra cuándo se cancelarán los pagos programados pendientes y cuándo se desactivará la Política inteligente.
• Utiliza la vista previa de Ajustar cargo para confirmar cómo afectará una reducción al próximo pago programado antes de guardar.
• Recuerda que desactivar la Política inteligente es permanente para la reserva. Cualquier pago o reembolso restante deberá gestionarse manualmente.
• Revisa periódicamente los pagos programados para garantizar la precisión operativa.