Cómo las Políticas Inteligentes registran automáticamente los cargos por cancelación y no presentación en Cloudbeds PMS

Lorena Pamplona

Actualización 9 de noviembre de 2026 21:58

Información general

Las Políticas inteligentes de Cloudbeds pueden calcular y registrar automáticamente en el folio de la reserva los cargos por cancelación y por No Show. Así, tu propiedad aplica sus políticas configuradas de forma uniforme y reduce la necesidad de calcular y agregar penalizaciones manualmente.

Cuando una reserva elegible se cancela o se marca como No Show, Cloudbeds determina la penalización correspondiente según la Política inteligente asignada a la reserva. Según la configuración, la penalización puede incluir los impuestos y tasas aplicables.

Los cargos por cancelación y por No Show se registran por separado de los ingresos regulares por habitación, lo que facilita el seguimiento y la conciliación de estas transacciones.

Propósito	Entender cómo las Políticas inteligentes calculan y registran automáticamente las penalizaciones por cancelación y por No Show en los folios de las reservas.
Ideal para	Personal de Recepción, gerentes de propiedad, gerentes generales, administradores del PMS y personal de Auditoría nocturna.
Úsalo cuando	Configures penalizaciones por cancelación o por No Show, revises los registros automáticos en el folio, gestiones sustituciones de cargos o investigues cargos faltantes o inesperados.
Requisitos	Una propiedad elegible con las Políticas inteligentes habilitadas, una Política inteligente aplicable asignada a la reserva y la automatización activa para el flujo de trabajo correspondiente.
Resultado esperado	Las penalizaciones elegibles por cancelación y por No Show se calculan y se registran en el folio de la reserva según la Política inteligente asignada.
Limitaciones	Las Políticas inteligentes están disponibles para propiedades elegibles. El registro automático requiere que la reserva sea elegible y que la automatización esté activa. Las cancelaciones desde el Portal del huésped admiten las reglas de cancelación de las Políticas inteligentes para tarjetas de crédito y pagos digitales. Registrar un cargo no garantiza que el cobro se realice correctamente.

Disponibilidad: Las Políticas inteligentes están disponibles para propiedades elegibles. Para obtener más información sobre los requisitos de elegibilidad, contacta al Soporte de Cloudbeds.

Registrar un cargo en el folio y cobrar el pago son operaciones independientes. Un cargo por cancelación o por No Show puede aparecer en el folio de la reserva aunque el cobro a la tarjeta del huésped no se haya realizado correctamente. Revisa siempre el historial de pagos antes de intentar otra transacción.

En este artículo

Requisitos para el registro automático de cargos
Configura los cargos por cancelación y por No Show
Cómo funciona el registro automático de cargos
Cómo se calculan los montos de las penalizaciones
Transacciones en el folio y procesamiento de pagos
Casos especiales y sustituciones de cargos
Informes y clasificación de ingresos
Solución de problemas del registro automático de cargos

Requisitos para el registro automático de cargos

El registro automático de los cargos por cancelación y por No Show depende de la Política inteligente asignada a la reserva y de si la reserva cumple los requisitos para la automatización.

Antes de contar con el registro automático de cargos, confirma lo siguiente:

Las Políticas inteligentes están habilitadas: la propiedad debe tener acceso a las Políticas inteligentes.
Hay una política aplicable asignada: la reserva debe tener una Política inteligente que defina las condiciones de cancelación o de No Show correspondientes.
La automatización está activa: la automatización de la Política inteligente debe estar habilitada para la reserva.
La reserva es elegible: la reserva debe cumplir los requisitos para el registro automático.
Corresponde aplicar una penalización: la política configurada debe generar un cargo por cancelación o por No Show superior a cero.

Las Políticas inteligentes se aplican principalmente a las reservas directas elegibles, incluidas las reservas creadas a través del Motor de reservas y las creadas manualmente en Cloudbeds PMS.

Las reservas de OTA siguen rigiéndose por las reglas de depósito y pago del canal que les correspondan.

Automatización deshabilitada: si se desactivó la automatización de la Política inteligente en una reserva, Cloudbeds no registrará automáticamente su penalización por cancelación o por No Show. El personal deberá gestionar manualmente los cargos y las transacciones financieras que correspondan.

Para conocer los requisitos de los procesadores de pagos y la automatización de pagos compatible, consulta Políticas Inteligentes y pasarelas de pago.

Configura los cargos por cancelación y por No Show

Para que Cloudbeds pueda calcular y registrar una penalización, la Política inteligente de la propiedad debe definir las condiciones de cancelación y de No Show aplicables.

Ve a Configuración > Políticas.
Abre la pestaña Cancelación y prepago.
Crea una Política inteligente o abre una política existente para editarla.
Revisa la configuración de la Política de cancelación y define las condiciones de cancelación.
Revisa la configuración de la Política de No Show. Elige si el cargo por No Show sigue la política de cancelación o usa un monto personalizado.
Configura los impuestos y tasas aplicables a las penalizaciones por cancelación y por No Show.
Revisa la indicación de registro automático y guarda la Política inteligente.

Para ver las instrucciones completas de configuración, consulta Configura las Políticas Inteligentes.

Configura los impuestos y tasas de las penalizaciones

Con las Políticas inteligentes, las propiedades pueden determinar qué impuestos y tasas se aplican a las penalizaciones por cancelación y por No Show. Esta selección se configura por separado para cada tipo de penalización.

Para cada política de cancelación o de No Show, elige una de las siguientes opciones:

Todos los impuestos y tasas aplicables: incluye todos los impuestos y tasas aplicables según la política.
Selección personalizada: selecciona los impuestos y tasas específicos que deben aplicarse a la penalización.
Ninguno: no agrega los impuestos ni las tasas de la política a la penalización.

Las penalizaciones por cancelación y por No Show pueden usar selecciones de impuestos y tasas diferentes, incluso dentro de la misma Política inteligente.

Las Políticas inteligentes existentes mantienen su comportamiento actual de impuestos y tasas hasta que se actualice su configuración.

Cómo funciona el registro automático de cargos

Cuando una reserva elegible se cancela o se marca como No Show, Cloudbeds evalúa la Política inteligente asignada y determina si debe registrarse una penalización.

El flujo de trabajo aplicable depende del cambio de estado de la reserva. Despliega las siguientes secciones para revisar cómo funciona cada caso.

Cuando se cancela una reserva

Cuando se cancela una reserva con la automatización de la Política inteligente activa, Cloudbeds determina la penalización por cancelación correspondiente según la política asignada a la reserva.

Durante el flujo de cancelación en Cloudbeds PMS, la ventana de confirmación muestra información sobre el resultado financiero correspondiente.

Cloudbeds calcula el cargo por cancelación según las condiciones de cancelación de la reserva.
Se incluyen los impuestos y tasas de la política que correspondan, según la configuración de la Política inteligente.
La ventana de confirmación indica el monto que se registrará en el folio.
Si la reserva es elegible, Cloudbeds registra automáticamente el cargo confirmado.
Cualquier cobro o reembolso elegible con tarjeta se gestiona por separado del registro en el folio.

Las cancelaciones realizadas desde el Portal del huésped también aplican las reglas de cancelación de la Política inteligente correspondiente en los flujos de pago compatibles con tarjeta de crédito y pagos digitales. Para más información, consulta Cancelaciones desde el Portal del huésped.

Revisa las transacciones existentes en el folio antes de cancelar. Los cargos y pagos ya registrados en el folio no se revierten automáticamente cuando se agrega una penalización por cancelación.

Cuando una reserva se marca como No Show

Cuando una reserva se marca como No Show, Cloudbeds usa las condiciones de No Show definidas en la Política inteligente asignada para determinar la penalización correspondiente.

El cargo por No Show puede seguir la política de cancelación o usar un monto configurado por separado.

La política se aplica cuando la reserva se marca como No Show:

manualmente, por el personal de la propiedad;
mediante un sistema conectado, o
durante la Auditoría nocturna.

En las reservas elegibles con la automatización activa, Cloudbeds registra en el folio el cargo por No Show correspondiente y los impuestos y tasas configurados en la política.

Cómo se calculan los montos de las penalizaciones

El monto que se registra en el folio de la reserva depende del método de cálculo configurado en la Política inteligente aplicable.

Método de cálculo	Cómo se determina la penalización
Porcentaje	Un porcentaje del monto aplicable de la reserva.
Precio de la primera noche	El precio aplicable de la habitación correspondiente a la primera noche.
Monto fijo	El monto fijo configurado en la Política inteligente.

En las penalizaciones basadas en un porcentaje o en la primera noche, los impuestos y tasas aplicables de la política se calculan según la selección de impuestos y tasas configurada.

Las penalizaciones fijas por cancelación o por No Show se registran como un único cargo, sin impuestos ni tasas adicionales de la política.

Si la penalización calculada es cero, no hay ningún cargo por cancelación o por No Show que registrar.

Ejemplo de cálculo

Despliega el siguiente ejemplo para ver cómo una penalización por cancelación basada en un porcentaje y un impuesto seleccionado pueden afectar el monto registrado en el folio.

Ejemplo: penalización por cancelación basada en un porcentaje

Supongamos una reserva de tres noches con los siguientes cargos:

Habitación: $100 por noche
Total de la habitación antes de impuestos: $300
IVA: 10 %
Impuesto municipal: 5 %
Monto total de la reserva: $345

La Política inteligente define una penalización por cancelación del 50 %, con el IVA seleccionado como impuesto aplicable a la penalización y el impuesto municipal excluido.

Cálculo	Monto
Penalización sobre la habitación: 50 % de $300	$150.00
IVA sobre la penalización: 10 % de $150	$15.00
Impuesto municipal	$0.00
Penalización total por cancelación	$165.00

En este ejemplo, la penalización total por cancelación es de $165.00, que corresponde a la penalización sobre la habitación más el IVA seleccionado.

Transacciones en el folio y procesamiento de pagos

Registrar automáticamente una penalización no siempre completa toda la actividad financiera asociada a una cancelación o a un No Show.

Es importante que las propiedades distingan entre los cargos registrados en el folio de la reserva y las transacciones de pago reales.

Qué ocurre con los cargos y pagos existentes en el folio

Cuando Cloudbeds registra un cargo por cancelación o por No Show, no revierte automáticamente toda la actividad financiera existente en la reserva.

Cargos registrados previamente: los cargos ya registrados permanecen en el folio, a menos que se ajusten o se anulen por separado.
Pagos ya cobrados: los pagos recibidos siguen registrados en el folio.
Cargos no registrados: los cargos futuros o no registrados de la reserva siguen el comportamiento estándar del folio para el cambio de estado de la reserva.

Cancelaciones tardías: si ya se registraron los cargos de la habitación y sus impuestos, al agregar una penalización por cancelación es posible que en el folio queden tanto los cargos originales como la penalización. Revisa el folio y haz los ajustes manuales necesarios para evitar cargos no deseados.

Si posteriormente se anula la cancelación de una reserva cancelada, el cargo por cancelación registrado previamente no se revierte de forma automática.

Revisa el folio y ajusta el cargo manualmente si es necesario.

Cómo funcionan los cobros y reembolsos con tarjeta

El registro automático en el folio y el procesamiento de pagos con tarjeta son operaciones independientes.

Según el monto ya pagado y la automatización de pagos de la propiedad, Cloudbeds puede intentar cobrarle al huésped o procesar un reembolso una vez que se determine el resultado de la cancelación o del No Show.

Un cargo puede aparecer en el folio antes de que se complete la acción de pago relacionada.
Si falla un cobro automático con tarjeta, el cargo registrado permanece en el folio y se debe gestionar el saldo pendiente.
Un cargo registrado no confirma que la transacción con tarjeta se haya realizado correctamente.
El personal debe revisar el folio y el historial de pagos antes de intentar otro cobro o emitir un reembolso.

Es posible que el procesamiento del pago no ocurra exactamente en el mismo momento que el registro en el folio. Revisa el estado de la transacción de pago antes de tomar cualquier otra medida.

Para conocer las capacidades de automatización de cada procesador de pagos, consulta Políticas Inteligentes y pasarelas de pago.

Casos especiales y sustituciones de cargos

Algunos flujos de trabajo de reservas requieren una revisión adicional o funcionan de manera diferente al registro automático estándar de cargos.

Despliega las siguientes secciones para entender cómo gestionan las Políticas inteligentes las reservas con varias habitaciones, las sustituciones de cargos, las penalizaciones duplicadas y las cancelaciones desde el Portal del huésped.

Cómo se registran los cargos en reservas con varias habitaciones

En las reservas que incluyen varias habitaciones, los cargos por cancelación y por No Show aplicables se distribuyen entre cada una de las habitaciones.

Después de cancelar la reserva o marcarla como No Show, revisa los registros resultantes en el folio para confirmar los cargos asociados a cada habitación.

Sustituye o exime los cargos por cancelación y por No Show

El personal autorizado puede sustituir la penalización por cancelación o por No Show aplicable durante el flujo de trabajo correspondiente de la reserva.

La posibilidad de sustituir estos cargos se controla mediante los permisos de cada función.

Sustituir el cargo por cancelación: permite a los usuarios autorizados eximir una penalización por cancelación de la Política inteligente.
Sustituir el cargo por No Show: permite a los usuarios autorizados eximir una penalización por No Show de la Política inteligente.

Cuando se sustituye un cargo, el usuario debe indicar un motivo. La sustitución queda registrada en el historial de actividad de la reserva.

Un cargo automático eximido no se registra en el folio.

Eximir un cargo y ajustarlo son acciones diferentes. Eximir un cargo durante la cancelación o el No Show evita que se registre la penalización automática. Un cargo que ya se registró en el folio debe gestionarse mediante el flujo de ajuste del folio correspondiente.

Cómo evita Cloudbeds las penalizaciones duplicadas

Cloudbeds incluye una protección contra cargos duplicados que impide que se registren varias penalizaciones automáticas por cancelación o por No Show para la misma habitación.

Si ya se registró un cargo automático válido, los cambios de estado posteriores no generan otra penalización automática para esa misma habitación.

Un cargo que se eximió y, por lo tanto, no se registró no cuenta como una penalización registrada previamente.

Si una penalización no aparece después de un cambio de estado posterior, revisa el folio y el historial de actividad de la reserva para determinar si ya se había registrado un cargo automático.

Qué ocurre cuando un huésped cancela desde el Portal del huésped

Cuando un huésped cancela una reserva elegible desde el Portal del huésped, se aplican las reglas de cancelación de la Política inteligente correspondiente.

Esta funcionalidad admite tarjetas de crédito y pagos digitales. Las cancelaciones desde el Portal del huésped no están excluidas automáticamente de la automatización financiera de las Políticas inteligentes.

La Política inteligente de la reserva determina la penalización por cancelación aplicable. Las acciones financieras resultantes dependen de la política, la elegibilidad de la reserva y la configuración de pagos.

El personal de la propiedad debe revisar el folio y el historial de pagos de la reserva para confirmar el resultado antes de cobrarle o reembolsarle manualmente al huésped.

Cancelaciones desde el Portal del huésped y Políticas inteligentes: las cancelaciones compatibles desde el Portal del huésped aplican las reglas de cancelación configuradas. No des por hecho que el personal siempre debe procesar la penalización manualmente. Revisa el folio y las transacciones de pago para determinar si es necesario tomar alguna otra medida.

Informes y clasificación de ingresos

Los cargos por cancelación y por No Show registrados en el folio se clasifican por separado de los ingresos regulares por habitación.

Cargos por cancelación: se registran como ingresos por cancelación.
Cargos por No Show: se registran como ingresos por No Show.

Usa los informes financieros correspondientes para revisar estas categorías de ingresos y conciliar las transacciones en el folio relacionadas.

Solución de problemas del registro automático de cargos

Si falta un cargo por cancelación o por No Show, si parece incorrecto o si sigue sin pagarse, realiza las siguientes comprobaciones para identificar la posible causa y el siguiente paso.

Situación	Qué revisar
El cargo no se registró automáticamente	Confirma que la automatización de la Política inteligente estaba activa, que la reserva era elegible y que la política aplicable definía una penalización superior a cero.
El monto del cargo no coincide con lo esperado	Revisa la Política inteligente asignada, el método de cálculo de la penalización y las selecciones de impuestos y tasas aplicables.
El cargo está registrado, pero sigue sin pagarse	Revisa el historial de transacciones de pago. Registrar un cargo en el folio no garantiza que el cobro con tarjeta se realice correctamente.
Aparecen tanto los cargos originales como la penalización	Comprueba si los cargos de la habitación ya se habían registrado antes de la cancelación o del No Show. Si es necesario, ajusta manualmente los cargos existentes.
La cancelación desde el Portal del huésped no generó el cargo automático esperado	Las cancelaciones desde el Portal del huésped admiten las reglas de cancelación de las Políticas inteligentes para tarjetas de crédito y pagos digitales. Antes de tomar medidas manuales, confirma la política asignada, la elegibilidad de la reserva, el estado de la automatización, la configuración de pagos, los registros en el folio y el historial de transacciones.
El cargo no se registró después de una sustitución	Revisa el historial de actividad de la reserva para confirmar si un usuario autorizado eximió el cargo.
El cargo no se registra después de otro cambio de estado	Comprueba si ya se había registrado una penalización automática por cancelación o por No Show para la misma habitación.

Si el problema persiste después de estas comprobaciones, revisa la configuración de la Política inteligente de la reserva, las transacciones en el folio y el historial de actividad antes de contactar al Soporte de Cloudbeds.

Entender cómo se calculan, registran y cobran los cargos ayuda a tu equipo a gestionar las cancelaciones y los No Show de manera uniforme, y a evitar cargos no deseados o acciones de pago duplicadas.