Eventos en Grupos y eventos

Gabriela Garcia

Actualización 7 de octubre de 2026 22:20

Objetivo	Crear, buscar, organizar y gestionar eventos relacionados con reservas grupales en Grupos y Eventos.
Dirigido a	Usuarios de recepción, gerentes o gerentes generales y administradores que trabajan con eventos grupales.
Cuándo usar esta guía	Cuando necesites buscar un evento, revisar su actividad, personalizar la lista de eventos, copiar el ID de un evento o crear un nuevo evento.
Requisitos	Grupos y Eventos debe estar disponible para tu establecimiento.
Resultado esperado	Podrás usar la central de eventos para buscar eventos y hacerles seguimiento, ajustar la tabla en la pestaña actual de tu navegador y crear nuevos eventos cuando lo necesites.

Introducción

La pestaña Eventos de Grupos y Eventos es el espacio de trabajo de tu establecimiento para gestionar los detalles operativos de una estancia grupal específica, como las fechas, el estado, los bloques de habitaciones, el pickup, las reservas y el saldo pendiente. El Perfil representa a la empresa, el agente de viajes o el grupo asociado al evento.

Esta estructura te permite vincular varios eventos, como una conferencia anual o las visitas recurrentes de un grupo turístico, al mismo perfil y mantener separados los detalles operativos de cada evento.

Implementación gradual: Grupos y Eventos se está habilitando progresivamente en los establecimientos. La disponibilidad puede variar durante la implementación gradual. Si Grupos y Eventos no aparece en tu menú principal, es posible que el módulo aún no esté disponible para tu establecimiento.

Consulta este artículo para acceder a la central de eventos, comprender la información que muestra, personalizar la tabla según tu flujo de trabajo y crear nuevos eventos.

Descripción general rápida

Mira este breve video para conocer el espacio de trabajo de eventos y el flujo básico para crear un evento. Consulta las secciones escritas que siguen para conocer los pasos y las opciones actuales, así como los aspectos importantes de su funcionamiento.

Accede a la pestaña Eventos

Abre Grupos y Eventos desde el menú principal de Cloudbeds PMS. Las imágenes numeradas siguen la misma secuencia de navegación que los pasos a continuación.

Selecciona el Menú principal
Selecciona Grupos y Eventos.
Selecciona la pestaña Eventos. Grupos y Eventos se abre en esta pestaña de forma predeterminada.

Conoce la central de eventos

La Central de eventos es la vista de lista que muestra los eventos asociados a tu establecimiento. Úsala para buscar eventos, hacer seguimiento de sus estados y fechas, revisar el pickup y las reservas e identificar los saldos pendientes sin tener que abrir cada evento.

En la imagen de la central de eventos anterior, las letras de la a a la h identifican las principales columnas de la tabla:

Nombre del evento: El nombre del registro del evento.
Estado: La etapa actual del evento.
Perfil: El perfil vinculado de empresa, agente de viajes o grupo, cuando corresponda.
Fecha inicial / Fecha final: El rango de fechas del evento.
Reservadas / Asignadas: El progreso de pickup en comparación con el inventario de habitaciones asignado.
Bloques: La cantidad de bloques de habitaciones asociados al evento.
Reservas: La cantidad de reservas asociadas al evento.
Saldo pendiente: El monto que se debe actualmente por el evento, cuando corresponda.

Busca y filtra eventos

Usa el campo de búsqueda y los filtros de la parte superior de la central de eventos para acotar la lista antes de abrir un evento.

Buscar: Busca por nombre del evento, ID del evento o perfil.
Estado: Filtra por el estado del evento, como Prospecto, Propuesta, Tentativa, Calificado, Definitiva, Cerrado, Cerrado perdido o Cancelado.
Tipo de perfil: Muestra los eventos asociados a un perfil de Empresa, Agente de viajes o Grupo.
Fechas: Limita la lista según los criterios de fechas seleccionados para los eventos.
Restablecer filtros: Borra los filtros seleccionados y restablécelos a su estado predeterminado.

El siguiente GIF muestra cómo aplicar los filtros Estado, Tipo de perfil y Fechas, y cómo usar Restablecer filtros para que la lista de eventos vuelva a mostrar los filtros predeterminados.

También puedes ordenar las columnas que admiten esta función desde sus encabezados. Las columnas visibles y su orden se controlan por separado mediante Configurar tabla.

Personaliza la tabla de eventos

Usa Configurar tabla para elegir las columnas que aparecen en la central de eventos y organizarlas en el orden que mejor se adapte a tu tarea actual. Aquí también puedes mostrar la columna opcional ID del evento.

Cualquier persona que tenga acceso a la lista de eventos puede usar Configurar tabla. No se requiere una autorización adicional para configurar la tabla ni para mostrar la columna ID del evento.

Desde el Menú principal ve a Grupos y Eventos y abre la pestaña Eventos.
Selecciona Configurar tabla en el lado derecho de la central de eventos.
En Columna para mostrar, elige las columnas que quieres mostrar. Deselecciona una columna si no quieres que aparezca.
En Orden de las columnas, arrastra las columnas configurables para colocarlas en el orden en que quieres que aparezcan.
Para mostrar los códigos de los eventos en la lista, selecciona ID del evento. Esta columna está desactivada de forma predeterminada.
Selecciona Aplicar.

El siguiente GIF muestra el flujo de trabajo completo: abrir Configurar tabla, mostrar el ID del evento, cambiar el orden de las columnas y aplicar el diseño actualizado.

Copia el ID de un evento

Cuando se muestre la columna ID del evento, selecciona el ícono de copiar junto al ID de un evento para copiar el código completo al portapapeles. El código se copia exactamente como está guardado, incluidos los ceros iniciales.

También puedes usar el campo de búsqueda de la central de eventos para encontrar un evento por su ID y ordenar la columna ID del evento cuando lo necesites.

Restablece la tabla de eventos

Para volver al diseño original de la tabla, abre Configurar tabla y selecciona Restablecer valores predeterminados. Se restablecen las columnas y el orden predeterminados, y la columna opcional ID del evento vuelve a desactivarse.

La configuración de la tabla es temporal: Las columnas que seleccionas y su orden se conservan cuando actualizas la pestaña actual del navegador, pero no se guardan en tu cuenta de usuario. Una nueva pestaña del navegador se abre con el diseño predeterminado, y la configuración no se conserva al usar otro navegador o dispositivo. El diseño tampoco se guarda por establecimiento, por lo que, si cambias de establecimiento en la misma pestaña del navegador, se conserva el diseño actual de la tabla.

La columna Nombre del evento permanece en primer lugar y el control Acciones de cada fila sigue disponible. Configurar la tabla de eventos no cambia el diseño de las columnas en otras páginas de Cloudbeds PMS.

Crea un nuevo evento

Crea un evento cuando necesites un registro independiente para una estancia grupal, reunión, conferencia, boda, recorrido turístico u otra actividad grupal específica. El evento almacena los detalles operativos de esa ocasión y puede asociarse a un perfil existente.

Desde el Menú principal ve a Grupos y Eventos y abre la pestaña Eventos. Los controles numerados en las imágenes corresponden a los siguientes pasos.

Selecciona + Evento para abrir el panel lateral Nuevo evento.
Perfil asociado: Busca y selecciona un perfil existente de Empresa, Agente de viajes o Grupo. Si el perfil aún no existe, usa la opción de creación del panel lateral.
Nombre del evento: Agrega un nombre que permita identificar fácilmente el evento.
Estado del evento: Selecciona el estado actual del evento, como Prospecto, Propuesta, Tentativa, Calificado, Definitiva, Cerrado, Cerrado perdido o Cancelado.

Los eventos solo pueden mantener depósitos cuando su estado es Tentativa, Calificado o Definitiva. Si un evento tiene un saldo de depósito restante, debes resolverlo antes de cambiar el estado del evento a Prospecto, Propuesta, Cerrado, Cerrado perdido o Cancelado.

Fuente: Elige la fuente que mejor represente el origen del evento.
Segmento: Selecciona el segmento de negocio que corresponda al evento.
Notas: Añade notas internas opcionales para el seguimiento comercial u operativo.
Ruteo: Selecciona Rutear al folio del grupo cuando el evento deba usar el ruteo a nivel del evento.

Si un bloqueo de asignación tiene su propia regla de ruteo, esa regla tiene prioridad para las reservas creadas a partir de ese bloque. Para conocer el flujo de trabajo completo de los bloques, consulta Crear y gestionar bloqueos de asignación.

Opciones para guardar: Selecciona Guardar para crear el evento, o selecciona Guardar y añadir bloque para crear el evento y continuar directamente con la creación de un bloqueo de asignación.

El panel lateral Nuevo evento usa la misma secuencia numerada que los pasos del 2 al 9 anteriores.

Después de guardar el evento, Cloudbeds PMS confirma que se creó y lo añade a la central de eventos.

Mensaje de confirmación de que el evento se creó correctamente

Una vez que sepas buscar, organizar y crear eventos, consulta estos recursos para avanzar en su gestión, incluidos el espacio de trabajo del evento, los bloqueos de asignación y la actividad de los depósitos:

Vista integral del evento: descripción general para conocer el espacio de trabajo a nivel del evento, que incluye información operativa, de pickup, financiera y de documentos.
Crear y gestionar bloqueos de asignación para conocer el inventario, las fechas, las tarifas, la configuración de liberación y el ruteo a nivel del bloque.
Gestiona tu libro contable de depósitos en Contabilidad para conocer el seguimiento, el uso, las anulaciones y los reembolsos de depósitos.