El módulo Grupos y Eventos de Cloudbeds es una central rediseñada que permite a los establecimientos gestionar las reservas de grupos con mayor flexibilidad y una visión de múltiples establecimientos. Al separar los datos generales de la organización (Perfiles) de los detalles operativos de cada establecimiento (Eventos), este módulo ofrece una herramienta potente para los hoteles que dependen de reservas corporativas, de agencias de viajes y de grupos.
Este producto se encuentra actualmente en una fase de lanzamiento limitado. Para participar, contacta a nuestro equipo de soporte.
Requisitos previos:
- Los establecimientos deben tener una suscripción al módulo Cloudbeds Groups.
Información
Los bloqueos de asignación constituyen la capa de configuración específica de cada establecimiento dentro del módulo Eventos. Mientras que un Perfil representa la relación con la organización en su conjunto, el Evento reúne los detalles de una ocasión específica para la que se realizan reservas, y el Bloqueo de asignación gestiona los detalles del inventario y las tarifas.
Una característica clave de la estructura del módulo Grupos y Eventos es la posibilidad de incluir varios bloqueos de asignación en un mismo evento.
Esto te permite gestionar distintos segmentos de huéspedes (por ejemplo, «Grupo de la boda» e «Invitados generales») con fechas, tarifas, inventario y reglas de ruteo específicos dentro de un mismo evento.
Índice
- Cómo acceder a la pestaña Bloqueos
- Crear un nuevo bloqueo de asignación
- Compatibilidad entre planes de tarifas y códigos promocionales
- Configurar el ruteo del bloqueo
- Supervisar y gestionar el rendimiento
Cómo acceder a la pestaña Bloqueos
- Inicia sesión en Cloudbeds PMS
- En el menú de navegación principal, haz clic en Grupos y Eventos
- El módulo se abre de forma predeterminada en la pestaña Eventos. Haz clic en el nombre enlazado del evento que quieras consultar para abrir la Vista general del evento.
- Asegúrate de que la pestaña Bloqueos esté seleccionada. Si aún no se han configurado asignaciones para el evento, haz clic en el botón Añadir bloqueo para comenzar.
Crear un nuevo bloqueo de asignación
- Inicia la creación del bloqueo: Haz clic en el botón + Bloqueo de asignación para abrir la ventana de creación.
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Configura los detalles del bloqueo: Completa los principales ajustes operativos de este segmento:
- Nombre y estado del bloqueo: Asigna un nombre descriptivo al bloqueo y establece el estado: Prospecto, Tentativa, o Definitiva.
- Fechas de la estancia y días de la semana: Define el intervalo de fechas. También puedes indicar si el bloqueo solo se aplica a determinados días (por ejemplo, solo los fines de semana) mediante las casillas de Días de la semana.
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Tipo de asignación:
- Bloqueo: Reserva exclusivamente para el grupo una parte específica del inventario.
- Dependiendo de la disponibilidad: Permite a los huéspedes reservar habitaciones del inventario general a la tarifa del grupo, dentro de los Tipos de habitación seleccionados para el bloqueo. Esta opción permanece disponible hasta que esos tipos de habitación se agoten en el inventario general del establecimiento.
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Programación de liberación: Determina cómo se devuelve al inventario general del establecimiento el inventario que no se haya reservado. Las opciones incluyen:
- No liberar el inventario
- Liberar todo el inventario para todas las fechas simultáneamente
- Liberar el inventario día por día
- Tarifa: Selecciona un plan de tarifas existente o elige Personalizada. Si el evento requiere una tarifa especial para el grupo, usa Personalizada o selecciona un plan de tarifas que no requiera un código promocional. Para saber qué configuración elegir, consulta Compatibilidad entre planes de tarifas y códigos promocionales.
- Ruteo: Selecciona cómo se deben rutear las transacciones de las reservas creadas a partir de este bloqueo. Puedes seguir la configuración de ruteo del evento, elegir una opción de ruteo predefinida o configurar una regla personalizada por tipo de transacción.
Tarifas personalizadas y restricciones: Si seleccionas Personalizada como tarifa, aparecerá una sección de Restricciones.
- Haz clic en Añadir para mostrar la configuración de Restricciones.
- Una vez añadida, puedes definir reglas específicas para el grupo, como Estancia mínima (Min. LOS), Estancia máxima (Max. LOS), Fecha límite (días), Última hora (días), Cerrado para llegadas y Cerrado para salidas.
- Añade fechas contiguas (opcional): Usa el botón Añadir para configurar intervalos anteriores a la llegada y posteriores a la salida. Así, los huéspedes podrán prolongar su estancia a la tarifa del grupo antes o después de las fechas principales del evento.
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Define el alcance del inventario (tipo de habitación o unidad): Establece si el inventario se asigna por categorías generales de habitaciones o se vincula a espacios físicos específicos:
- Tipo de habitación: Asigna una cantidad de habitaciones de las categorías generales. Esta configuración es adecuada para contratos de grupo estándar, en los que cualquier habitación disponible de la categoría seleccionada cumple con los criterios del bloqueo.
- Unidad: Vincula el bloqueo a números de habitación o unidades físicas específicos. Esta selección permite un control detallado del inventario en procesos operativos que requieren una ubicación particular, como el seguimiento de huéspedes VIP, los requisitos de las distintas categorías del grupo o las configuraciones de espacios adaptadas al evento.
- Finaliza: Revisa los detalles del bloqueo, el ruteo y la configuración del inventario. Luego, haz clic en Guardar para añadir el bloqueo al evento.
Consejo de experto: control detallado del inventario
Una vez seleccionados los tipos de habitación, usa el ícono de Edición masiva junto al tipo de habitación o al número de unidad para modificar el inventario y los precios en los intervalos de fechas que necesites.
- En la ventana de Edición masiva , especifica los Tipos de habitación, las Fechas, los Días de la semana y la cantidad de habitaciones Bloqueadas.
- Haz clic en Aplicar para actualizar la cuadrícula.
- Revisa el inventario actualizado en el resumen Total de habitaciones bloqueadas / disponibles. Para un control más detallado, puedes hacer clic en cualquier campo de fecha y ajustar manualmente las cantidades bloqueadas una por una.
Compatibilidad entre planes de tarifas y códigos promocionales
Al configurar la Tarifa de un bloqueo de asignación, elige la configuración según cómo deban acceder los huéspedes a la tarifa del evento en el motor de reservas.
Los códigos de reserva de grupos o eventos y los códigos promocionales son vías de reserva independientes. El motor de reservas no puede aplicar ambos al mismo tiempo en un mismo proceso de reserva.
| Si quieres... | Usa esta configuración | Ejemplo |
|---|---|---|
| Ofrecer una tarifa exclusiva para el evento mediante su enlace de reserva. | Crea una tarifa personalizada directamente en el bloqueo de asignación. | Un bloqueo para una boda necesita una tarifa negociada por noche para los huéspedes que reserven mediante el enlace del evento. |
| Usar un plan de tarifas existente para el bloqueo del evento. | Selecciona un plan de tarifas sin código promocional para el bloqueo de asignación. | Un grupo corporativo debe reservar con un plan de tarifas contratado existente que no requiera que los huéspedes ingresen un código promocional. |
| Permitir que los huéspedes reserven con un descuento promocional en lugar de un código de reserva del evento. | Comparte el código promocional con los huéspedes en lugar del código de reserva del evento. | Un establecimiento quiere que los huéspedes ingresen un código promocional de temporada en el motor de reservas en lugar de reservar mediante el enlace de un bloqueo del evento. |
Los planes de tarifas con códigos promocionales no pueden vincularse a bloqueos de asignación. Cuando un plan de tarifas contiene un código promocional, los huéspedes que usen el enlace del bloqueo de asignación podrían ver que no hay disponibilidad en el motor de reservas.
Configurar el ruteo del bloqueo
Usa el campo Ruteo para definir a qué folios se rutean las transacciones de las reservas creadas a partir del bloqueo de asignación.
La regla de ruteo del evento se aplica de forma predeterminada. Si un bloqueo de asignación tiene una regla de ruteo propia, esta tiene prioridad para las reservas creadas a partir de ese bloqueo.
Las opciones de ruteo disponibles incluyen:
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La configuración de la regla de ruteo muestra los tipos de transacciones incluidos en la opción seleccionada y el folio al que deben enviarse. Si usas Personalizado, selecciona los tipos de transacciones específicos que quieras rutear.
Los cambios en el ruteo del bloqueo se aplican a partir del momento en que se realizan. Las transacciones registradas antes del cambio conservan su asignación actual de folio. Para ajustarlas, muévelas manualmente desde el folio.
Puedes revisar las reglas de ruteo personalizado activas desde la pestaña Detalles del evento. Esto te ayuda a confirmar qué bloqueos de asignación tienen un ruteo personalizado sin abrir cada bloqueo por separado.
Supervisar y gestionar el rendimiento
Una vez que tu bloqueo de asignación esté activo, el módulo Eventos te permite consultar el rendimiento del grupo en tiempo real. Así, puedes supervisar el uso del inventario y gestionar eficazmente el acceso de los huéspedes a las reservas mediante el resumen de la tabla Bloqueos.
- Cuadrícula detallada del inventario: Haz clic en la flecha junto al nombre del bloqueo para desplegar la vista diaria. Aquí puedes supervisar el rendimiento de cada Tipo de habitación y ver la cantidad exacta de habitaciones bloqueadas, reservadas y disponibles para cada fecha en la cuadrícula del calendario.
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Resumen del rendimiento del bloqueo: Los encabezados de la tabla principal ofrecen una visión general del estado contractual y operativo del bloqueo:
- Reservadas / Asignadas: Consulta en tiempo real cuántas habitaciones se han reservado del total del inventario asignado.
- Estado y programación de liberación: Supervisa el estado actual de los procesos de liberación del inventario (por ejemplo, Programada, En curso o Liberado) y los plazos específicos configurados.
- Código de reserva / URL: Accede al código único y usa el ícono de copiar para obtener la URL del motor de reservas con los parámetros del grupo ya aplicados, de modo que los huéspedes puedan reservar por su cuenta.
Para obtener más información sobre cómo gestionar la configuración general del evento y navegar por la interfaz, consulta nuestro artículo Información sobre la Vista general del evento.
- Acciones del bloqueo: Haz clic en el menú de tres puntos para gestionar el bloqueo a medida que avance el evento. Desde este menú, puedes seleccionar Editar bloqueo de asignación para actualizar los detalles, incluido el ruteo; Liberar fechas individuales para devolver manualmente al inventario general las habitaciones no reservadas de días específicos; o Eliminar el bloqueo de asignación.
Los cambios de ruteo se aplican a las transacciones registradas después del cambio. Las transacciones ya registradas conservan su asignación actual de folio.
Además del resumen general de la tabla Bloqueos, el módulo ofrece herramientas especializadas para las operaciones diarias y la coordinación con los huéspedes. Explora las siguientes secciones para aprender a realizar un seguimiento del pickup en tiempo real y compartir enlaces de reserva directa:
Seguimiento del pickup
La pestaña Pickup ofrece una interfaz especializada para consultar en tiempo real cuántas habitaciones se han reservado en relación con el total del inventario asignado. Esta vista es esencial para supervisar el ritmo de las reservas del grupo y gestionar la disponibilidad del establecimiento.
- Desglose diario: Revisa un resumen detallado por fecha del inventario bloqueado y reservado durante todo el período del evento para supervisar el ritmo de reservas.
- Rendimiento por tipo de habitación: Consulta la información de cada tipo de habitación en la interfaz para identificar con precisión qué categorías se reservan con mayor frecuencia.
- Filtro de bloqueo: Usa el desplegable Bloqueo de asignación en la parte superior de la pestaña para alternar rápidamente entre distintos bloqueos del mismo evento. Esto te permite comparar en segundos el progreso de pickup de distintos segmentos, como «Ponentes VIP» y «Asistentes generales».
- Botón Liberar inventario: Usa el botón Liberar inventario para devolver manualmente las habitaciones no reservadas de fechas específicas al inventario general del establecimiento, sin esperar a una liberación automática.
- Botón Editar: Haz clic en el botón Editar para modificar la configuración de la asignación, por ejemplo, para ajustar las cantidades bloqueadas o actualizar las tarifas si cambian las necesidades del grupo.
Compartir la URL del motor de reservas
Para simplificar el proceso de reserva de los integrantes del grupo, comparte un enlace directo que aplique el código de reserva del evento y muestre el inventario y la tarifa correspondientes al bloqueo de asignación.
- Ve a la pestaña Bloqueos dentro del evento.
- Localiza el bloqueo de asignación específico y busca la sección URL del motor de reservas.
- Haz clic en el ícono Copiar URL.
¿Por qué usar este enlace? La URL generada ya tiene aplicado el Código de grupo. Cuando un huésped hace clic en el enlace, accede directamente a tu motor de reservas con las tarifas negociadas y el inventario del grupo ya filtrados.
Si el bloqueo de asignación usa un plan de tarifas que requiere un código promocional, la URL del motor de reservas podría mostrar que no hay disponibilidad. Para obtener más detalles, consulta Compatibilidad entre planes de tarifas y códigos promocionales.
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