Crea y gestiona eventos en Grupos y Eventos

Gabriela Garcia

Actualización 4 de noviembre de 2026 21:02

Objetivo	Crear, buscar, organizar y gestionar eventos para reservas de grupos en Grupos y Eventos.
Dirigido a	Usuarios de recepción, gerentes o gerentes generales y administradores que trabajan con eventos de grupos.
Cuándo usar este artículo	Cuando necesites buscar un evento, revisar la actividad de un evento, personalizar la lista de eventos, copiar el ID de un evento o crear un evento nuevo.
Requisitos	Grupos y Eventos debe estar disponible para tu establecimiento.
Resultado esperado	Podrás usar la central de eventos para buscar eventos y hacerles seguimiento, ajustar la tabla en la pestaña actual del navegador y crear eventos nuevos cuando lo necesites.

Introducción

La pestaña Eventos de Grupos y Eventos es el espacio de trabajo de cada establecimiento para gestionar los detalles operativos de una estancia específica de un grupo, como las fechas, el estado, los bloques de habitaciones, el pickup, las reservas y el saldo pendiente. El Perfil representa a la empresa, al agente de viajes o al grupo asociado con el evento.

Esta estructura te permite vincular varios eventos, como una conferencia anual o un grupo turístico recurrente, al mismo perfil y mantener separados los detalles operativos de cada evento.

Implementación gradual: Grupos y Eventos se está habilitando progresivamente en los establecimientos. La disponibilidad puede variar mientras se lleva a cabo la implementación gradual. Si Grupos y Eventos no aparece en tu menú principal, es posible que el módulo aún no esté disponible para tu establecimiento.

Consulta este artículo para acceder a la central de eventos, comprender la información que muestra, personalizar la tabla según tu flujo de trabajo y crear eventos nuevos.

Información general breve

Mira este breve video para conocer visualmente el espacio de trabajo de eventos y el proceso básico para crear un evento. Consulta las secciones escritas a continuación para conocer los pasos, las opciones y los aspectos importantes del funcionamiento actual.

Accede a la pestaña Eventos

Abre Grupos y Eventos desde el menú principal de Cloudbeds PMS. Las imágenes numeradas siguen la misma secuencia de navegación que los pasos a continuación.

Selecciona el Menú principal
Selecciona Grupos y Eventos.
Selecciona la pestaña Eventos. Grupos y Eventos se abre en esta pestaña de forma predeterminada.

Conoce la central de eventos

La central de eventos es la vista de lista que muestra los eventos asociados con tu establecimiento. Úsala para buscar eventos, hacer seguimiento de los estados y las fechas, revisar el pickup y las reservas e identificar saldos pendientes sin abrir cada evento por separado.

En la imagen de la central de eventos que aparece arriba, los marcadores de la a a la h identifican las columnas principales de la tabla:

Nombre del evento: El nombre del registro del evento.
Estado: La etapa actual del evento.
Perfil: El perfil vinculado de empresa, agente de viajes o grupo, cuando corresponda.
Fecha inicial / Fecha final: El rango de fechas del evento.
Reservadas / Asignadas: El progreso de pickup en comparación con el inventario de habitaciones asignado.
Bloques: La cantidad de bloques de habitaciones asociados con el evento.
Reservas: La cantidad de reservas asociadas con el evento.
Saldo pendiente: El monto que se adeuda actualmente por el evento, cuando corresponda.

Busca y filtra eventos

Usa el campo de búsqueda y los filtros en la parte superior de la central de eventos para limitar los resultados de la lista antes de abrir un evento.

Buscar: Busca por nombre del evento, ID del evento o perfil.
Estado: Filtra por el estado del evento, como Prospecto, Propuesta, Tentativa, Calificado, Definitiva, Cerrado, Cerrado perdido o Cancelado.
Tipo de perfil: Muestra los eventos asociados con un perfil de Empresa, Agente de viajes o Grupo.
Fechas: Limita los resultados de la lista según los criterios de fechas del evento seleccionados.
Restablecer filtros: Borra los filtros seleccionados y restablece los valores predeterminados.

El GIF a continuación muestra cómo aplicar los filtros Estado, Tipo de perfil y Fechas, y cómo usar Restablecer filtros para devolver los filtros de la lista de eventos a los valores predeterminados.

También puedes ordenar las columnas que admiten esta función desde los encabezados. Las columnas visibles y el orden en que aparecen se controlan por separado mediante Configurar tabla.

Personaliza la tabla de eventos

Usa Configurar tabla para elegir qué columnas aparecen en la central de eventos y organizarlas en el orden que mejor se adapte a tu tarea actual. Aquí también puedes mostrar la columna opcional ID del evento.

Cualquier persona con acceso a la lista de eventos puede usar Configurar tabla. No se requiere una autorización adicional para configurar la tabla ni para mostrar la columna ID del evento.

Desde el Menú principal ve a Grupos y Eventos y abre la pestaña Eventos.
Selecciona Configurar tabla en el lado derecho de la central de eventos.
En Columna que se mostrará, elige las columnas que quieras mostrar. Deselecciona las columnas que no quieras mostrar.
En Orden de las columnas, arrastra las columnas configurables al orden en que quieras que aparezcan.
Para mostrar los códigos de los eventos en la lista, selecciona ID del evento. La columna ID del evento está desactivada de forma predeterminada.
Selecciona Aplicar.

El GIF a continuación muestra el flujo de trabajo completo: abrir Configurar tabla, mostrar ID del evento, cambiar el orden de las columnas y aplicar el diseño actualizado.

Copia el ID de un evento

Cuando se muestre la columna ID del evento, selecciona el ícono de copiar junto al ID de un evento para copiar el código completo del evento al portapapeles. El código se copia exactamente como está almacenado, incluidos los ceros iniciales.

También puedes usar el campo de búsqueda de la central de eventos para encontrar un evento por el ID y ordenar la columna ID del evento cuando lo necesites.

Restablece la tabla de eventos

Para volver al diseño original de la tabla, abre Configurar tabla y selecciona Restablecer valores predeterminados. Se restablecen las columnas y el orden predeterminados, y la columna opcional ID del evento vuelve a desactivarse.

La configuración de la tabla es temporal: Las columnas seleccionadas y el orden se mantienen al actualizar la pestaña actual del navegador, pero no se guardan en tu cuenta de usuario. Una pestaña nueva del navegador comienza con el diseño predeterminado y la configuración no se transfiere a otro navegador o dispositivo. El diseño tampoco se guarda por establecimiento, por lo que, si cambias de establecimiento en la misma pestaña del navegador, se mantiene el diseño actual de la tabla.

La columna Nombre del evento permanece en la primera posición y el control Acciones de cada fila sigue disponible. Configurar la tabla de eventos no modifica el diseño de las columnas en otras páginas de Cloudbeds PMS.

Crea un evento nuevo

Crea un evento cuando necesites un registro independiente para una estancia específica de un grupo, una reunión, una conferencia, una boda, un recorrido turístico u otra actividad de grupos. El evento almacena los detalles operativos de esa ocasión y se puede asociar con un perfil existente.

Desde el Menú principal ve a Grupos y Eventos y abre la pestaña Eventos. Los controles numerados en las imágenes corresponden a los pasos a continuación.

Selecciona + Evento para abrir el panel lateral Nuevo evento.
Perfil asociado: Busca y selecciona un perfil existente de Empresa, Agente de viajes o Grupo. Si el perfil aún no existe, usa la opción de creación del panel lateral.
Nombre del evento: Agrega un nombre que permita reconocer el evento fácilmente.
Estado del evento: Selecciona el estado actual del evento, como Prospecto, Propuesta, Tentativa, Calificado, Definitiva, Cerrado, Cerrado perdido o Cancelado.

Los eventos solo pueden mantener depósitos cuando el estado es Tentativa, Calificado o Definitiva. Si un evento tiene un saldo restante de depósito, debes resolverlo antes de cambiar el estado del evento a Prospecto, Propuesta, Cerrado, Cerrado perdido o Cancelado.

Fuente: Elige la fuente que mejor represente cómo se originó el evento.
Segmento: Selecciona el segmento de negocio que corresponda al evento.
Notas: Añade notas internas opcionales para el seguimiento comercial u operativo.
Ruteo: Selecciona Rutear al folio del grupo cuando el evento deba usar el ruteo a nivel de evento.

Si un bloqueo de asignación tiene una regla de ruteo propia, esa regla tiene prioridad para las reservas creadas desde ese bloqueo. Para conocer el flujo de trabajo completo de los bloqueos, consulta Creación y gestión de bloqueos de asignación.

Opciones para guardar: Selecciona Guardar para crear el evento o selecciona Guardar y añadir bloqueo para crear el evento y continuar directamente con la creación de un bloqueo de asignación.

El panel lateral Nuevo evento sigue la misma secuencia numerada que los pasos del 2 al 9 anteriores.

Después de guardar el evento, Cloudbeds PMS confirma la creación y lo añade a la central de eventos.

Mensaje de confirmación de evento creado correctamente

Una vez que sepas buscar, organizar y crear eventos, consulta estos recursos para conocer los siguientes aspectos de la gestión de eventos, como el espacio de trabajo del evento, los bloqueos de asignación y la actividad de los depósitos:

Información general de la vista integral del evento para conocer el espacio de trabajo a nivel de evento, que incluye información operativa, de pickup, financiera y de documentos.
Creación y gestión de bloqueos de asignación para conocer el inventario, las fechas, las tarifas, la configuración de liberación y el ruteo a nivel de bloqueo.
Gestiona tu libro contable de depósitos en Contabilidad para conocer el seguimiento, el consumo, las anulaciones y los reembolsos de depósitos.