Nueva facturación: Actualizaciones y mejoras de funcionalidades

Hemos realizado mejoras significativas en nuestro sistema de facturación para ofrecer una gestión financiera más precisa y flexible para tu propiedad. Estos cambios son el primer paso dentro de una serie de mejoras diseñadas para convertir tus facturas en verdaderos documentos fiscales que sean más fáciles de rastrear y conciliar.

Mejoras clave en las funcionalidades

• Mejor seguimiento de transacciones: Ya no puedes facturar una misma transacción más de una vez. Si una factura contiene un error, debe anularse (usando una nota de crédito) antes de poder volver a facturar las transacciones. Esto garantiza la integridad de los datos y evita la duplicación de documentos.
• Facturación flexible para grupos: Ahora puedes seleccionar transacciones específicas dentro del folio de un grupo para facturarlas. Ya no es obligatorio facturar un folio completo, lo que te brinda más control sobre la facturación.
• Notas de crédito: Utiliza notas de crédito para agregar transacciones que ocurren después de que una factura ha sido emitida. Solo se pueden agregar transacciones de ajuste (negativas) a una factura mediante este flujo; por ahora, no es posible añadir cargos positivos nuevos a una factura existente. La nota de crédito también hará referencia a la factura original, manteniendo tus registros claros y organizados.
• Anulación total: La nueva función de «anulación total mediante nota de crédito» te permite cancelar una factura correctamente. Se emitirá una nota de crédito haciendo referencia a la factura original, lo que liberará todas las transacciones para ser facturadas nuevamente.
• Opciones ampliadas de “Facturar a”:
  - En reservas: Ahora puedes elegir si deseas facturar una reserva al huésped registrado o a la empresa asociada a su perfil.
  - En grupos: Puedes facturar un documento de grupo al nombre del grupo o a un contacto del grupo que tenga su información fiscal registrada.

Plantillas actualizadas de factura y nota de crédito

Hemos rediseñado nuestras plantillas de factura, factura pro forma y nota de crédito para que sean más limpias, profesionales y totalmente compatibles con los estándares fiscales internacionales.

Nuevo diseño y distribución

• Aspecto moderno: Las nuevas plantillas tienen un diseño limpio y moderno para mejorar la experiencia del usuario.
• Resumen instantáneo: Una nueva tabla de resumen en la esquina superior derecha proporciona una vista rápida de todos los cargos, incluidos subtotales, impuestos, cargos adicionales, total pagado y saldo pendiente.
• Columnas simplificadas: Las antiguas columnas «Crédito» y «Débito» fueron reemplazadas por Neto | Impuesto | Total para mejorar la legibilidad.
• Ítems más claros: Los impuestos ahora aparecen en la misma línea que su cargo principal, lo que hace que la factura sea más clara y fácil de leer.
• Sección de pagos más clara: Una nueva sección muestra todos los pagos aplicados al momento de generar la factura, proporcionando un contexto financiero completo.
• Estado de pago: Las facturas se marcan como «Parcialmente pagada» o «Pagada completamente» según los pagos aplicados.

Nueva tabla de resumen de impuestos

Esta función garantiza que tus facturas cumplan con las regulaciones fiscales globales, especialmente en relación con el IVA.

• Clasificación de impuestos: Ahora puedes clasificar tus impuestos como IVA en los ajustes de la factura.
• Tabla de resumen de IVA: Si un impuesto está clasificado como IVA, aparecerá una tabla de resumen dedicada en la parte inferior de la factura. Esta tabla proporciona un desglose detallado de todo el IVA recaudado, un requisito estándar en muchos países. Si no usas IVA, esta tabla no aparecerá.
• Campo adicional para ID fiscal: Ahora hay nuevos campos disponibles para agregar un ID fiscal a los perfiles de huéspedes, empresas y grupos, con el fin de cumplir con los requisitos legales.

Estados y finalización

Una distinción clave de la factura pro forma es su manejo de estados:

• Los estados de una pro forma no pueden ser «Pagada» ni «Cerrada» Una factura pro forma solo puede marcarse como Abierta, Aceptada, Rechazada o Cancelada. No puede marcarse como Pagada o Cerrada. Estos estados están reservados exclusivamente para documentos financieros finales porque:
  • La factura pro forma no es un documento financiero y no representa una venta finalizada.
  • No bloquea transacciones ni genera movimientos contables.
• Cómo se relacionan las facturas finales con las pro formas Una factura pro forma no puede convertirse automáticamente en una factura estándar oficial. Al finalizar la estancia (o al completarse la venta), debes crear una nueva factura estándar para finalizar los cargos aplicados y cerrar la operación oficialmente.
• Los cargos permanecen disponibles para la facturación final Los cargos incluidos en una factura pro forma permanecen totalmente disponibles para facturación estándar más adelante. Una pro forma solo muestra una vista previa de los datos; no consume ni bloquea los cargos de ser incluidos en una factura final.

Uso de pro formas como presupuestos o cotizaciones para huéspedes

Puedes utilizar una factura pro forma como presupuesto o cotización para el huésped antes de que los cargos se finalicen.

• Seleccionar Aceptar presupuesto marca la pro forma como Aceptada.
• Seleccionar Rechazar presupuesto marca la pro forma como Rechazada.

Importante: Estas acciones solo sirven para rastrear la aceptación del huésped y no afectan el folio de la reserva ni los cargos aplicados.

Detalles de facturación (nombre de la empresa)

La información de la empresa ahora se selecciona en el momento de crear la factura, proporcionando mayor control sobre a quién se factura.

• Cuando eliges Facturar a: Huésped, el nombre de la empresa almacenado en el perfil del huésped no aparecerá en la factura pro forma.
• Para crear una factura pro forma dirigida a una empresa, debes seleccionar explícitamente Facturar a: Empresa.
• Una empresa solo aparecerá como opción en el menú Facturar a si su perfil incluye un ID fiscal de empresa.

Próximamente

Esta es la primera de muchas actualizaciones planificadas. Esto es lo que puedes esperar en futuras versiones:

• Recibos: La posibilidad de generar y aplicar recibos a facturas específicas.
• Asignación de pagos: Nuevos flujos de pago vincularán automáticamente los pagos a los recibos.