| Objetivo | Crear, gestionar, asignar, buscar y revisar etiquetas para perfiles de huéspedes y reservas en Cloudbeds PMS, incluida la asignación de etiquetas de reserva a varias reservas a la vez y el comportamiento de las etiquetas de huésped durante la unificación manual de perfiles. |
| Dirigido a | Personal de recepción que asigna y revisa etiquetas, gerentes y gerentes generales que definen cómo deben usarse las etiquetas en las operaciones, y administradores que crean etiquetas y gestionan el acceso. |
| Cuándo usar esta guía | Cuando necesites etiquetas internas flexibles para perfiles de huéspedes o reservas, quieras asignar etiquetas de reserva a una o varias reservas, buscar registros por etiqueta o entender cómo se incorporan las etiquetas de huésped a un perfil unificado manualmente. |
| Requisitos | Permisos de la función del usuario correspondientes a las etiquetas para las acciones que realiza el usuario. La asignación masiva de etiquetas de reserva requiere permisos para ver etiquetas y para asignarlas y eliminarlas. Los usuarios que trabajan con etiquetas de huésped durante la unificación manual de perfiles también necesitan acceso al flujo de unificación. |
| Resultado esperado | El personal puede aplicar etiquetas de forma consistente a los registros correctos de huéspedes o reservas, incluida la asignación de las mismas etiquetas de reserva a varias reservas a la vez, y comprender dónde aparecen esas etiquetas y cómo se comportan en los flujos de trabajo relacionados. |
Introducción
Los establecimientos suelen necesitar una forma sencilla de añadir contexto interno a los registros de huéspedes y reservas para que el personal pueda identificar información importante de un vistazo. Las etiquetas ofrecen esa flexibilidad en Cloudbeds PMS al permitir que los equipos apliquen etiquetas reutilizables a los perfiles de huéspedes y las reservas.
Las etiquetas ayudan a mantener la coherencia en las operaciones diarias de los equipos, a la vez que permiten diferenciar el contexto del huésped del contexto de la reserva. Este artículo explica cómo funcionan las etiquetas, cómo crearlas y asignarlas de forma individual o masiva, dónde aparecen, cómo buscar registros etiquetados y cómo se comportan las etiquetas de huésped durante la unificación manual de perfiles.
Índice
- A quiénes afecta y cómo
- ¿Qué son las etiquetas?
- Cuándo usar el estado del huésped o las etiquetas
- Permisos de etiquetas
- Crear y gestionar etiquetas
- Asignar etiquetas a una reserva
- Asignar etiquetas a varias reservas
- Asignar etiquetas a un perfil del huésped
- Buscar y exportar registros etiquetados
- Ver etiquetas en el panel principal
- Etiquetas de huésped durante la unificación manual de perfiles
A quiénes afecta y cómo
Las etiquetas facilitan tanto la gestión diaria de huéspedes y reservas como la configuración administrativa. Consulta las indicaciones de cada función a continuación para identificar las tareas más relevantes para ti.
| Función | Lo que debes saber |
|---|---|
| Recepción | Usa las etiquetas de reserva, la asignación masiva de etiquetas de reserva y las etiquetas de huésped para añadir contexto operativo al gestionar huéspedes y estancias. Revisa dónde aparecen las etiquetas en el panel principal y en los flujos de trabajo relacionados con los huéspedes. |
| Gerente / Gerente general | Define criterios uniformes para el establecimiento sobre cuándo el personal debe usar etiquetas de huésped o etiquetas de reserva, y cómo se relacionan esas etiquetas con los procedimientos operativos manuales del establecimiento. |
| Administrador | Usa la configuración de etiquetas para crear y mantener etiquetas, y asegúrate de que los usuarios tengan los permisos de etiquetas correspondientes. |
¿Qué son las etiquetas?
Las etiquetas son identificadores internos flexibles que se pueden asociar con perfiles de huéspedes o reservas. Una etiqueta incluye un nombre, una descripción opcional y el tipo o los tipos de entidad en los que puede usarse.
- Etiquetas de huésped: Úsalas para información que corresponde al perfil del huésped y que puede seguir siendo relevante en distintas reservas. Por ejemplo, un establecimiento podría usar Huésped VIP o Huésped especial.
- Etiquetas de reserva: Úsalas para información que se aplica a una reserva o estancia específica. Por ejemplo, un establecimiento podría usar Check-in anticipado u otra etiqueta definida por el establecimiento para una reserva que requiere un procedimiento manual especial.
Las etiquetas no activan por sí solas un flujo de trabajo operativo automático. Los establecimientos pueden usarlas como una señal visual para que el personal siga un procedimiento interno en Cloudbeds PMS o en las instalaciones.
Cuándo usar el estado del huésped o las etiquetas
El estado del huésped y las etiquetas son funciones independientes. Elige la opción según necesites una sola clasificación del huésped o varias etiquetas asociadas con un huésped o una reserva.
| Función | Uso recomendado |
|---|---|
| Estado del huésped | Una sola clasificación interna del huésped que se usa en los flujos de trabajo de huéspedes y reservas, como VIP o No permitido. |
| Etiquetas de huésped | Varias etiquetas asociadas con un perfil del huésped, que permiten al personal registrar distintos datos de contexto interno sobre el huésped. |
| Etiquetas de reserva | Varias etiquetas asociadas con una reserva específica, para indicar el contexto que se aplica a esa estancia y no al huésped en general. |
Para conocer el flujo de trabajo independiente del estado del huésped y sus limitaciones, consulta Estados del huésped y huéspedes no permitidos.
Permisos de etiquetas
El acceso a las etiquetas depende de los permisos correspondientes a la función del usuario. Según la función del usuario, los permisos de etiquetas determinan si puede ver, crear o gestionar etiquetas.
Consulta Permisos de las funciones cuando un usuario no pueda ver o realizar una acción de etiquetas que debería tener disponible.
Para asignar etiquetas a varias reservas desde la lista de reservas, la función del usuario debe permitirle ver etiquetas y asignar y eliminar etiquetas. Si el usuario no tiene los permisos de etiquetas necesarios, la ventana de asignación masiva de etiquetas muestra un mensaje sobre los permisos en lugar de permitir la asignación.
Para trabajar con etiquetas de huésped durante la unificación manual de perfiles, el usuario debe poder ver las etiquetas y tener acceso al flujo de unificación.
Crear y gestionar etiquetas
Los administradores pueden crear etiquetas desde Configuración > Sistema > Etiquetas. Crea nombres breves y uniformes, y usa descripciones cuando el personal necesite indicaciones adicionales sobre cómo interpretar la etiqueta.
- Abre el Menú de la cuenta
y selecciona Configuración
. Selecciona Sistema y luego abre la pestaña Etiquetas.
- Haz clic en Crear etiqueta.
- Elige si la etiqueta estará habilitada.
- Agrega el Nombre de la etiqueta, selecciona el Tipo correspondiente, elige Huésped, Reserva o ambos, según corresponda, y añade una Descripción si es necesario. Los nombres de las etiquetas no pueden estar duplicados.
- Haz clic en Guardar.
Después de crear una etiqueta, usa el interruptor para habilitarla o deshabilitarla. Usa el ícono de tres puntos para acceder a las acciones de gestión disponibles, como editar o eliminar.
Asignar etiquetas a una reserva
Usa las etiquetas de reserva para información que corresponde a una reserva o estancia específica. El siguiente ejemplo comienza en el panel principal y abre el panel lateral de la reserva.
- Selecciona la reserva correspondiente para abrir el panel lateral de la reserva.
- Haz clic en el control + debajo del nombre de la reserva.
- Selecciona las etiquetas que quieras aplicar.
- Haz clic en Guardar.
Después de guardar, la etiqueta de reserva asignada aparece debajo del nombre de la reserva.
Asignar etiquetas a varias reservas
Usa la lista de reservas cuando necesites aplicar las mismas etiquetas de reserva a varias reservas a la vez. En el selector de etiquetas para la asignación masiva solo están disponibles las etiquetas habilitadas que pueden asignarse a reservas.
- Haz clic en el Menú principal
y abre Reservas
- Selecciona las reservas que quieras actualizar.
- Haz clic en Acción masiva y selecciona Asignar etiquetas.
- En la ventana Asignar etiquetas de forma masiva, busca y selecciona una o varias etiquetas.
- Haz clic en Guardar.
Una vez completada la actualización, las etiquetas se aplican a cada reserva seleccionada que pueda actualizarse. Si una etiqueta seleccionada ya está asignada a una reserva, Cloudbeds conserva la etiqueta existente sin cambios en lugar de crear un duplicado. Cuando la columna Etiquetas está visible, las etiquetas asignadas aparecen directamente en la lista de reservas.
Si una o varias reservas no pueden actualizarse, los resultados identifican los registros en los que falló la actualización. Haz clic en Reintentar para volver a intentarlo solo con esas reservas.
Si no hay etiquetas de reserva habilitadas disponibles, la ventana muestra No hay etiquetas que se puedan aplicar a los registros seleccionados. Las etiquetas configuradas únicamente para perfiles de huéspedes no aparecen en este selector.
Ten en cuenta estos límites de la asignación masiva:
- Puedes seleccionar hasta 500 reservas en una sola acción masiva.
- Una acción puede incluir hasta 5000 asignaciones de etiquetas, que se calculan multiplicando el número de reservas seleccionadas por el número de etiquetas distintas seleccionadas.
- La acción Asignar etiquetas añade etiquetas. No permite eliminar etiquetas de las reservas de forma masiva.
Asignar etiquetas a un perfil del huésped
Usa las etiquetas de huésped para información que corresponde al perfil del huésped y que puede seguir siendo relevante en varias reservas.
- Haz clic en el Menú principal
, luego selecciona al huésped correspondiente.
- Haz clic en el control + junto a las etiquetas de huésped, debajo del nombre del huésped.
- Selecciona las etiquetas que quieras asignar.
- Haz clic en Guardar.
Buscar y exportar registros etiquetados
Las etiquetas pueden ayudar al personal a buscar grupos de perfiles de huéspedes o reservas que comparten la misma etiqueta interna. Aplica el filtro de etiquetas correspondiente antes de exportar cuando quieras que la exportación refleje un conjunto de registros filtrado.
Expande el flujo de trabajo que corresponda al tipo de registro que quieras buscar o exportar.
Buscar perfiles de huéspedes por etiqueta
- Haz clic en el Menú principal
- Abre el filtro Etiquetas y selecciona una o varias etiquetas.
- Haz clic en Aplicar para actualizar la lista de perfiles.
- Haz clic en Exportar huéspedes para exportar los registros de huéspedes que aparecen en la lista filtrada.
Para obtener más información sobre cómo buscar, filtrar y exportar registros de huéspedes, consulta Perfiles: todo lo que debes saber.
Buscar reservas por etiqueta
- Haz clic en el Menú principal
- Abre los filtros de reservas, selecciona las etiquetas correspondientes y aplica los filtros.
- Revisa la columna Etiquetas para ver las etiquetas de reserva asignadas a los registros de la lista.
- Haz clic en Exportar reservas para exportar los registros de reservas que aparecen con los filtros aplicados.
Para obtener más información sobre cómo filtrar y exportar reservas, consulta (Nueva) Página de reservas [Piloto]: todo lo que debes saber.
Ver etiquetas en el panel principal
Una vez asignadas las etiquetas, el panel principal puede mostrar las etiquetas de reserva y las etiquetas de huésped del huésped principal asociado con la reserva.
- Las etiquetas de reserva y las etiquetas de huésped aparecen en grupos separados cuando el personal pasa el cursor sobre el área de etiquetas.
- En el panel principal solo aparecen las etiquetas de la persona principal que realiza la reserva o del huésped principal. Las etiquetas de huésped asignadas únicamente a huéspedes adicionales de la misma reserva no se muestran allí.
- Las descripciones de las etiquetas están disponibles en el área de etiquetas para que el personal pueda consultarlas rápidamente.
Si el huésped principal actual no tiene etiquetas de huésped, no aparecen etiquetas de huésped para esa reserva en el panel principal, aunque otro huésped de la reserva tenga etiquetas.
Expande la siguiente sección solo cuando necesites cambiar quién es el huésped principal de la reserva y, por lo tanto, de qué huésped pueden aparecer las etiquetas en el panel principal.
Cambiar de qué huésped aparecen las etiquetas en el panel principal
Usa este flujo de trabajo solo cuando otro huésped de la reserva deba convertirse en el huésped principal. Al cambiar el huésped principal, también cambia de qué huésped pueden aparecer las etiquetas en el panel principal.
- Desde el Panel principal, selecciona el nombre del huésped o el número de reserva para abrir el panel lateral de la reserva.
- Abre la pestaña Huésped.
- Revisa los huéspedes asociados con la reserva e identifica quién debe convertirse en el huésped principal.
- Abre la pestaña Habitaciones.
- Abre el menú desplegable del selector de huéspedes.
- Selecciona la estrella junto al huésped que quieras establecer como principal.
- Haz clic en Confirmar.
- Después de que se actualice el panel principal, revisa al nuevo huésped principal. Si ese perfil del huésped tiene etiquetas, ahora pueden aparecer debajo del huésped en el panel principal.
Etiquetas de huésped durante la unificación manual de perfiles
Las etiquetas de huésped forman parte de la revisión durante la unificación manual de perfiles para que el personal pueda ver las etiquetas asociadas con los perfiles duplicados y controlar cuáles conservará el perfil que se mantenga.
- Buscar y seleccionar: Cada perfil del huésped candidato a la unificación puede mostrar las etiquetas de huésped como etiquetas de solo lectura. Las descripciones de las etiquetas están disponibles al pasar el cursor. Si un perfil tiene más de tres etiquetas, se muestran las primeras tres y las restantes se agrupan para que el personal pueda verlas sin expandir la lista completa.
- Datos del huésped: La selección de etiquetas incluye inicialmente el conjunto combinado de etiquetas de huésped de los perfiles que se unificarán. El personal puede deseleccionar las etiquetas que no quiera conservar y añadir otras etiquetas de huésped disponibles.
- Confirmar: Antes de completar la unificación, revisa el conjunto final de etiquetas de huésped que conservará el perfil del huésped que se mantenga.
Después de la unificación, el perfil del huésped que se mantiene conserva las etiquetas seleccionadas durante el proceso. Se incluyen las etiquetas que hayas añadido y se excluyen las que hayas eliminado.
Si añades otro perfil antes de completar la unificación, sus etiquetas de huésped se añaden a la selección actual sin volver a incluir las etiquetas que ya hayas eliminado.
Una vez completada la unificación, el perfil del huésped que se mantiene muestra el conjunto final de etiquetas de huésped:
Este comportamiento de transferencia de etiquetas se aplica a la unificación manual de perfiles. La deduplicación automática utiliza un proceso independiente.
Para conocer el flujo de trabajo completo de unificación manual de perfiles y cómo deshacerla, consulta Información del perfil del huésped.
Artículos relacionados
Ahora que sabes cómo se crean, asignan, filtran y muestran las etiquetas, y cómo se gestionan durante la unificación manual de perfiles, consulta estos recursos sobre los flujos de trabajo relacionados con huéspedes, reservas y permisos:
Comentarios
Buenas, me parece una gran opción.
Pero no tiene mucho sentido si no le puedes poner en el panel general otro color o distintivo.
Por ejemplo, hecho de menos poder terner un color diferente para reservas con desayuno, por ejemplo o lo que se quiera editar. Incluso poder tener de un vistazo rápido las reservas que son directas con un color diferente.
Esto ayudaría mucho.
Hola Alvaro Arenas,
¡Muchas gracias por tu feedback!
Recibimos y valoramos mucho tu opinión respecto al Etiquetado de Atributos; y hemos escalado esta idea de mejora con el equipo correspondiente para su posterior revisión.
Gracias nuevamente.
Estoy de acuerdo con Álvaro. Tenemos varios tipos de clientes repetidos con peticiones especiales, por ejemplo: habitación en planta baja por problemas de movilidad, o número de habitación confirmado... Sería muy útil tener algunos colores para elegir y marcar estas etiquetas para distinguirlas dentro del calendario.
Las reservas directas no confirmadas se ponen en un color diferente. Pero, ¿qué diferencia hay con el Segmento de la reserva?
Hola Jaime Pelegrí,
Muchas gracias por tu comentario 💛 ¡Nos alegra mucho leerte!
Hemos creado una idea a tu nombre, incluyendo estos detalles, la cual ya se encuentra visible para que otros usuarios puedan verla y votar por ella. Entendemos que esta mejora ofrecería mejor visibilidad a los Segmentos de Mercado, lo que facilitaría su identificación en la plataforma.
Puedes acceder a tu idea haciendo clic aquí. Las ideas son enviadas con nuestro equipo de Producto para su correspondiente revisión/evaluación.
Un saludo,
Hola!
Sería muy interesante poder ampliar la personalización de colores en el sistema, especialmente en lo relativo a:
Etiquetas y estados del huésped.
Identificación visual de cada OTA o canal de procedencia de la reserva.
Diferenciación rápida de tipologías de reserva o condiciones especiales.
Actualmente echamos en falta una mayor flexibilidad en este aspecto. La posibilidad de asignar colores personalizados facilitaría enormemente la visualización inmediata en el calendario y en la ficha de reserva, mejorando la eficiencia del equipo de recepción y reduciendo posibles errores operativos.
En establecimientos con múltiples canales activos y distintos tipos de cliente, una diferenciación visual más clara aporta agilidad y control, especialmente en picos de trabajo.
Agradeceríamos que pudieran valorar esta funcionalidad como posible mejora futura del sistema.
Muchas gracias por su atención y por el trabajo continuo de desarrollo de la plataforma.
Hola Reyes Cabria Roiz,
Muchas gracias por tomarte el tiempo de compartirnos tus ideas 💛
La personalización e identificación con colores en el sistema son ideas muy populares en nuestra comunidad. Entendemos que este tipo de funciones sería muy útil y que tendría un impacto muy positivo en la experiencia del usuario, desde etiquetas y estados, hasta colores para las fuentes de reservas.
Tu comentario es muy útil para los casos abiertos al respecto. Hemos agregado tu sugerencia para dar aún más fuerza a estas ideas.
Gracias nuevamente por ayudarnos a optimizar la plataforma 🤓
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