Servicio de importación de reservas – Todo lo que debes saber

• La configuración de su propiedad debe estar completada: Justo después de la importación, los canales se activarán y su sistema se pondrá en funcionamiento.
• Se deben crear las fuentes (especialmente si trabaja con impuestos): En este caso, deben configurarse y vincularse a sus fuentes. Consulte a su entrenador de incorporación si tiene preguntas. Obtenga más información sobre cómo agregar o editar fuentes de reservas primarias de terceros.
• Los tipos de habitaciones deben configurarse de manera similar a la fuente de importación (el otro PMS/OTA) y preferiblemente con el mismo nombre o similar. Si se realizan cambios en la configuración de las habitaciones al cambiar a Cloudbeds, proporciónenos una lista de coincidencias de habitaciones, por ejemplo:
• La habitación de mujeres dejará de existir, importe todas las reservas de habitaciones de mujeres a Habitación Mixta.
• La habitación estándar ahora se llamará Habitación Doble.

• Durante la importación, debes detener toda actividad relacionada con reservas y procesamiento de pagos en el sistema anterior y tus canales, comenzaremos a importar reservas y te avisaremos una vez que la importación esté completa, esto puede tardar aproximadamente 24 horas.
• En caso de que no puedas detener tus actividades de reserva, toma nota de las modificaciones y verifica manualmente una vez que la importación esté completa.
• Si recibes una reserva directa (por correo electrónico, teléfono, etc.) durante el proceso de importación, puedes agregarlas manualmente a tu cuenta. En este caso, por favor verifica la disponibilidad con tu sistema anterior/OTA.

Después de que se complete la importación, estará listo para activar sus canales, y el nuevo motor de reservas estará preparado para ser instalado en su sitio web.

En caso de que elija importar reservas pasadas, es importante tener en cuenta la siguiente información:

• Las reservas realizadas tendrán todos los cargos registrados en el sistema, esto incluye impuestos y tarifas cuando estén disponibles.
• Para las reservas realizadas, si falta la fecha de pago, esta se registrará en la fecha de llegada.
• Los pagos se agregarán como Importado del sistema anterior si no se dispone de datos sobre el tipo de pago.
• Normalmente, importamos reservas pasadas con pago completo (ingresos por habitación + impuestos + tarifas), esto se puede cambiar a pedido, en caso de que prefiera mantener saldos pendientes en los datos históricos.
• Normalmente, las reservas canceladas y de no presentación no se importan, esto se puede cambiar a pedido, en caso de que prefiera conservar sus reservas canceladas.

Si es proporcionado por su sistema o archivo anterior, podemos extraer e importar lo siguiente:

• Nombre principal (Nombre y Apellido)
• Dirección de correo electrónico: Si no se proporciona o es incorrecta, se generará una dirección de correo electrónico "ficticia" para que las reservas puedan importarse.
• País: Si no se proporciona, se generará un país predeterminado basado en el país de la propiedad
• Número de teléfono
• Dirección
• Ciudad
• Estado
• Código postal
• Fecha de llegada
• Fecha de salida
• Fecha de reserva
  • Si no está disponible, la fecha de check-in se utilizará como fecha de reserva para reservas pasadas y la fecha de importación se utilizará para reservas futuras.
• Número de habitaciones
• Número de adultos y niños
• Monto total de la reserva
  • Las reservas se importarán con el monto total dividido por igual entre los días, por lo que en caso de que edite reservas con precios diarios diferentes, el saldo pendiente debe ajustarse en consecuencia.
• Tipo de habitación:
  • Las reservas se importarán a los Tipos de Habitación correctos, y si está disponible, se asignará el alojamiento exacto.
  • En caso de que la asignación no esté disponible, los Tipos de Habitación y la Ocupación seguirán siendo correctos, y las reservas estarán listas para asignarse manual o automáticamente.
• Origen de la reserva: De dónde proviene la reserva (OTAs, Sitio web, etc)
  • Para OTAs, si se indica claramente, lo importaremos como "Hotel Collect" o Channel Collect. Si no, se importarán como Hotel Collect de forma predeterminada
  • Si una de las fuentes no está creada en , utilizaremos "Sitio web / Motor de reservas" como fuente predeterminada.
• ID de reserva de terceros: Si no se proporciona, estará en blanco. Puede causar problemas:
  • Las OTAs pueden enviar cambios a una reserva en particular. Si el Número de Reserva de la OTA no se incluye en la reserva, se puede crear una nueva reserva causando un duplicado, o, dependiendo de la OTA, no se recibirá ninguna actualización. Eso significa que la modificación en la OTA deberá ajustarse manualmente.
• Estado: Las reservas se importarán como Pendiente de confirmación, para que la propiedad pueda verificar si la información es correcta y luego confirmarla.
  • Tanto las reservas Pendientes de confirmación como las Confirmadas son reservas válidas y afectan la disponibilidad de la misma manera. Es simplemente una bandera visual para ayudar a la propiedad a identificar reservas que deben ser verificadas antes de confirmarlas.
  • Las reservas registradas se importarán como Pendiente de confirmación también, ya que el sistema no permite importar reservas como tal.
• Notas: Cualquier información proporcionada como "Notas" desde la fuente, se incluirá en las Notas de la reserva. Además, cualquier información relevante que no se pueda importar en un campo específico se agregará aquí.
  • Por ejemplo, si la fuente proporciona el Número/Nombre de la habitación, se incluirá en las Notas, para que la propiedad pueda asignar las reservas correctamente.
  • Algunos PMS tienen más de un lugar para almacenar Notas, pero no todas las notas se exportan. En ese caso, solo lo proporcionado se puede agregar automáticamente.
• Pagos
  • Si son proporcionados por la fuente, los pagos se agregarán a las reservas.
  • Tipos de Pago: Si el Tipo de Pago está claramente identificado, se agregará a la reserva.
  • Fecha de Pago: Si la Fecha de Pago está claramente identificada, se agregará correctamente. De lo contrario, el sistema la importará utilizando la Fecha de Reserva O la Fecha de Llegada (para reservas en casa).

Cualquier información que no se importe automáticamente puede ser agregada por la propiedad manualmente después de que se haya completado la importación. No es posible editar la fecha de reserva.

• Cualquier información que no sea proporcionada por la fuente. Ejemplo: Algunos PMS tienen campos para Notas, pero no se exportan en el archivo de Reservas.
• Detalles de la tarjeta de crédito: Los detalles de la tarjeta de crédito suelen estar encriptados y no se exportan junto con los archivos de reserva, por motivos de seguridad, esta información normalmente no es accesible en masa.
• Campos personalizados, incluso si se crearon en . Sin embargo, podemos agregar esta información a las notas de la reserva.
• Cualquier cargo extra no relacionado con las Tarifas de Habitación, si está disponible. Le proporcionaremos una lista de reservas que necesitan ajustes correspondientes. También podemos agregar este monto de cargo extra a las notas de la reserva.
• Detalles de huéspedes adicionales: Fecha de nacimiento, Huéspedes adicionales, Número de identificación, etc. Aun así, podemos importar los detalles de huéspedes adicionales como notas de reserva.

• Si la reserva se importó sin el ID de reserva de terceros, Cloudbeds no podrá relacionarlas y actualizar la reserva importada. Lo más probable es que cree una nueva reserva con la nueva información. Esté atento a esas reservas, por si acaso.
• Si recibe una modificación/cancelación de una cuenta OTA que no está conectada a , no se recibirá. En ese caso, deberá encontrarlas manualmente en y realizar los ajustes necesarios.

puede generar informes de manera diferente a su PMS anterior. Por lo tanto, el Informe de Ocupación puede no ser preciso y debe considerarse como un informe de referencia en lugar de datos oficiales.

Si ha agregado o eliminado tipos de habitaciones o número de habitaciones en el ínterin, el informe puede generar números diferentes.