Información general
Los bloqueos de asignación de grupos permiten reservar disponibilidad en fechas seleccionadas, lo cual es muy útil para eventos como bodas. La parte organizadora, por ejemplo, decide las fechas y el número de habitaciones necesarias. Así, cada cliente reserva su alojamiento de forma individual.
Para ello, puedes crear bloqueos de asignación para facilitar esto. Puedes establecer tarifas personalizadas, aplicar tarifas negociadas previamente o establecer tarifas base. También puedes bloquear la disponibilidad del número de habitaciones acordadas o cobrar una tarifa especial para el grupo sin bloquear antes la disponibilidad.
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Para crear un bloqueo de asignación, primero debes crear el perfil del grupo. Mira cómo hacerlo aquí.
Acciones principales
Un Perfil del grupo puede tener varios bloqueos de asignación.
Revisa las siguientes secciones para descubrir cómo utilizar los bloqueos de asignación en tu propiedad.
Cómo crear un Bloqueo de asignación
Paso 1. Accede al perfil del grupo para crear el Bloqueo de asignación
- Desde el Menú
, ve a Grupos
- Haz clic en el enlace del Nombre para abrir el perfil del grupo
- Ve a la pestaña de Bloqueos de asignación y haz clic en +CREAR BLOQUEO DE ASIGNACIÓN
Paso 2. Establece el Nombre y Estado del inventario
El estado de inventario es un indicador clave para gestionar reservas de grupo y respalda flujos de trabajo establecidos. Esta función es especialmente beneficiosa para agentes de grupo de propiedad, quienes a menudo filtran sus bloques de reserva por estado diaria o semanalmente para identificar y dar seguimiento a posibles reservas.
- Añade el Nombre de la asignación
- Selecciona Estado del inventario
-
Provisional y Posible : Ambas opciones te permiten indicar la disponibilidad sin restringir el inventario o permitir reservas. La diferencia radica en cuándo eliges utilizar cada opción en tu proceso de ventas. Aunque cada propiedad tiene sus procedimientos operativos estándar, recomendamos las siguientes prácticas:
- Provisional: Úsalo en la etapa exploratoria. Por ejemplo, un organizador de eventos te contacta para entender mejor qué inventario está disponible y un precio estimado por habitación.
- Posible: Úsalo en la etapa de prospecto/oportunidad. Por ejemplo, si el organizador de eventos desea reservar una fecha, verifica las fechas, la cantidad de habitaciones necesarias y los tipos de habitaciones requeridos para cada fecha. Luego, crea un bloqueo de asignación tentativo. Envía esta información al organizador de eventos junto con una factura para el pago.
- Definitiva: Permite el bloqueo de inventario y reservas, ideal para reservas garantizadas o contratos. Recomendamos utilizarla cuando se ha recogido el depósito y la propiedad está lista para recibir reservas.
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Provisional y Posible : Ambas opciones te permiten indicar la disponibilidad sin restringir el inventario o permitir reservas. La diferencia radica en cuándo eliges utilizar cada opción en tu proceso de ventas. Aunque cada propiedad tiene sus procedimientos operativos estándar, recomendamos las siguientes prácticas:
Si un Bloqueo de Asignación tiene un estado Provisional o Posible, las habitaciones no se asignarán del inventario de la propiedad. Para reservar habitaciones del bloqueo, debes cambiar el estado a Definitiva.
Comparación rápida del estado del inventario:
| Estado | Bloqueo de inventario | Capacidad de reserva | Etapa del proceso de ventas |
| Provisional | ❌ No bloquea inventario | ❌ No hay reservas dentro del bloque | Exploratorio (consulta inicial) |
| Posible | ❌ No bloquea inventario | ❌ No hay reservas dentro del bloque | Potencial / Oportunidad (negociación) |
| Definitiva | ✅ Bloquea inventario | ✅ Se pueden hacer reservas dentro del bloque |
Confirmada (con pago o garantía de reserva) |
Paso 3. Establece las tarifas y la disponibilidad del bloqueo de asignación
Selecciona el Tipo de tarifa, el Tipo de asignación y decide entre Liberar de manera automática o no
Paso 3.1 Selecciona el Tipo de tarifa
Verás diferentes configuraciones para el intervalo de bloqueo de asignación según el tipo de tarifa que selecciones:
- Tarifa base: Este bloqueo de asignación tomará las tarifas base que hayas establecido para tu propiedad para cada tipo de alojamiento correspondiente.
- Paquete o plan de tarifas: Para utilizar esta opción, primero debes crear un plan de tarifas. Esto significa que las tarifas para este Bloqueo de asignación se basarán en el plan de tarifas creado en la página de Planes de tarifas y paquetes. Debes seleccionar el plan de tarifas específico del cual tomar las tarifas.
- Personalizar: Esta opción te permite ingresar las tarifas deseadas para el bloqueo de asignación.
Una vez que hayas establecido y guardado el tipo de tarifa para un bloqueo de asignación, no podrás cambiarlo más tarde.
Si asocias un bloqueo de asignación con un Plan de tarifas:
- El bloqueo de asignación se creará para los mismos tipos de habitaciones y rango de fechas que el plan de tarifas. Aparecerá un error si se selecciona una fecha fuera de este rango.
- El bloqueo de asignación se volverá no disponible cuando el plan de tarifas expire.
- Actualmente, no es posible desactivar o eliminar un plan de tarifas en la página de Planes de Tarifas y Paquetes si está vinculado a un Bloqueo de asignación activo (incluso en estado cerrado).
Paso 3.2 Selecciona el Tipo de Asignación
Tienes dos opciones:
- Bloqueo: Al añadir fechas al bloqueo, debes especificar el número de habitaciones a asignar. Las habitaciones están bloqueadas, por lo que nadie fuera del grupo puede reservarlas. Esta configuración también permite la liberación automática (consulta el siguiente paso, Paso 3.3 Seleccionar liberación automática).
- Basado en Disponibilidad: Esto significa que la disponibilidad de este bloqueo de asignación se basará en la disponibilidad de tu propiedad. Por ejemplo, si hay 2 habitaciones disponibles en tu propiedad, estarán disponibles para el grupo. Si estás agotado, el grupo no podrá reservar desde este bloqueo de asignación tampoco.
Paso 3.3 Selecciona entre Liberar de manera automática o no el bloqueo
- Si seleccionaste Bloqueo como tu tipo de asignación, podrás establecer Liberar de manera automática:
-
- No: Las habitaciones no vendidas no se liberarán automáticamente de vuelta al inventario de la propiedad.
Por ejemplo, si has asignado 3 de 5 habitaciones para ser reservadas por el grupo y solo se han reservado 2, 1 habitación seguirá estando no disponible para otros huéspedes. Debes liberar manualmente esa habitación para que esté disponible para huéspedes fuera del grupo.
Puedes hacer esto en la página de Habitaciones reservadas (Pick Up) del perfil del grupo (consulta la sección Revisar las Habitaciones reservadas (Pick Up) de Bloqueo de Asignación).
-
- Sí: Las habitaciones no vendidas se liberarán automáticamente de vuelta al inventario de la propiedad según los días restantes y la hora especificada. Consulta ejemplos en la sección de Escenarios de liberación automática a continuación.
- Establece el Calendario de liberación. Si seleccionaste que el bloqueo de asignación se libere automáticamente, puedes elegir una de las opciones de liberación:
-
- Liberar el inventario para todas las fechas a la vez: El sistema liberará las habitaciones no vendidas para todas las fechas en el bloqueo de asignación simultáneamente.
- Liberar todo el intervalo una fecha a la vez: El sistema liberará las habitaciones no vendidas en el bloqueo de asignación un día a la vez según los días restantes y la hora programada.
- Liberar todo el inventario un intervalo a la vez: Si existen múltiples intervalos en un bloqueo de asignación, el sistema liberará las habitaciones un intervalo a la vez según los días restantes y la hora programada.
Escenarios de liberación automática
Ejemplo
- Detalles del evento: La empresa Endless Summer organizará dos eventos en fines de semana consecutivos, 07-09 de octubre de 2024 y 14-16 de octubre de 2024. Te solicitaron reservar 10 habitaciones para ellos en tu propiedad para cada día de los eventos.
- Creación de bloqueos de asignación: Para cumplir con esta solicitud, crearás un solo bloqueo de asignación con dos intervalos correspondientes a las fechas de los eventos. Asegúrate de que cada intervalo contenga 10 habitaciones exclusivamente para los eventos.
- Configuración de Liberar de manera automática: También configurarás el bloqueo para liberar automáticamente 3 días antes a las 10:00 AM. Si el grupo deja habitaciones sin reservar, podrás venderlas a otros huéspedes fuera de la empresa Endless Summer.
Resultados de Liberar de manera automática
- Liberar todo el inventario para todas las fechas a la vez: Todas las habitaciones no vendidas de ambos bloques de asignación se liberarán 3 días antes de la fecha de llegada más temprana (7 de octubre), lo que significa que todas las habitaciones no vendidas se liberarán el 4 de octubre a las 10:00 a. m.
- Liberar todo el inventario una fecha a la vez: Para el primer bloqueo de asignación, el sistema comenzará a liberar las habitaciones no reservadas para el 7 de octubre el 4 de octubre a las 10:00 a. m. (3 días antes); para el 8 de octubre, las habitaciones no reservadas se liberarán el 5 de octubre y así sucesivamente.
Lo mismo se aplica al último bloqueo de asignación; en este caso, las habitaciones no vendidas para el 16 de octubre se liberarán el 13 de octubre.
- Liberar todo el inventario un intervalo a la vez: El 4 de octubre a las 10:00 a. m., el sistema liberará las habitaciones no reservadas del primer intervalo (7-9 de octubre de 2024) y cualquier habitación no reservada del último intervalo (14-16 de octubre de 2024) se liberará el 11 de octubre.
Paso 4. Añade las fechas al bloqueo de asignación
Para crear un intervalo de bloqueo de asignación, haz clic en +Añadir fechas.
La configuración aquí dependerá de las opciones de tarifa y disponibilidad que seleccionaste en los pasos anteriores.
- Añade varios intervalos para un Bloqueo de asignación.
- Puedes añadir fechas de inicio y fin y elegir si bloquear un Tipo de alojamiento o una Unidad específica.
- Cuando añades un intervalo, los campos de Disponibilidad solo se muestran si se seleccionó Bloqueo como el tipo de asignación; los campos de Tarifas solo se muestran si se seleccionó Personalizar como el tipo de tarifa.
Paso 4.1. Añade las fechas contiguas (opcional)
Cuando haces clic en +Añadir Fechas, aparece una sección no obligatoria para que añadas Fechas contiguas, también conocidas como días previos a la llegada y días posteriores a la salida.
Por ejemplo, si una conferencia se lleva a cabo del 5 al 7 de mayo, las Fechas contiguas podrían ser el 3, 4, 8 y 9 de mayo.
Al utilizar esta función en lugar de que un huésped viaje solo por 2 noches para un evento, el huésped ahora puede reservar una estadía de 4 días al plan de tarifas prenegociado, lo que conlleva a mayores oportunidades de ocupación y de ingresos para tu propiedad. La configuración predeterminada no tendrá valor.
Puedes añadir Fechas contiguas con planes de tarifas específicos. Puedes elegir si usar el mismo plan de tarifas que para las fechas principales del evento, un plan de tarifas diferente o seguir utilizando la tarifa base.
Las Fechas contiguas no bloquean la disponibilidad para el rango de fechas seleccionado. Simplemente permiten a los clientes reservar fechas circundantes utilizando la disponibilidad general del Calendario. Si deseas bloquear la disponibilidad, debes incluir las fechas como parte de los bloqueos de asignación en lugar de las Fechas contiguas.
Paso 4.2. Bloquea tipos de alojamiento o unidads específicas
Cuando haces clic en +Añadir fechas, la opción predeterminada para crear el bloqueo de asignación será Tipo de alojamiento.
Sin embargo, puedes bloquear un Tipo de alojamiento o una Unidad específica. Al seleccionar "Unidad", aparecerá una lista de selección adicional para elegir qué unidades bloquear.
Por ejemplo, si tu propiedad tiene 10 tipos de habitaciones Deluxe Queen, en lugar de bloquear dos unidades Deluxe Queen al azar, puedes especificar bloquear la unidad Deluxe Queen 101 y la unidad Deluxe Queene 103, que están una al lado de la otra.
Utiliza la función de unidad para permitir que los huéspedes que viajan juntos se alojen en la misma sección del hotel, lo que conduce a una mayor satisfacción de los huéspedes. Las propiedades también pueden asignar grupos basados en una sección o piso para aumentar la eficiencia de limpieza y operativa (por ejemplo, asignar personal solo a un piso en lugar de a toda la propiedad).
Puedes identificar fácilmente el bloqueo de asignación en el calendario buscando líneas punteadas delgadas y el ícono de "3 personas" junto al nombre del bloqueo de asignación, como se muestra a continuación:
Paso 4.3 - Establecer el Tipo de Tarifa
- Los pasos a continuación son para establecer el tipo de tarifa para un Tipo de alojamiento. Sin embargo, también puedes configurarlo para unidades específicas Unidad.
- Si añades Unidades a intervalos, el proceso es el mismo, excepto por el paso 5.
- Selecciona Categorías de habitaciones
- Selecciona la fecha inicial y final del intervalo
- Selecciona los días previos a la llegada y posteriores a la salida (opcional)
- Selecciona los días de la semana
- Si seleccionaste Tipo de Asignación = Bloqueo, debes ingresar manualmente el número de habitaciones a asignar para este intervalo.
- Haz clic en Aplicar para guardar los cambios
- Haz clic en Añadir Intervalo
- Los pasos a continuación son para establecer el tipo de tarifa para un Tipo de alojamiento. Sin embargo, también puedes configurarlo para unidades específicas Unidades.
- Si añades Unidades a intervalos, el proceso es el mismo, excepto por el paso 5.
- Selecciona Tipos de habitación
- Selecciona la fecha inicial y final del intervalo
- Selecciona los días previos a la llegada y posteriores a la salida (opcional)
- Selecciona los días de la semana
- Si seleccionaste Tipo de Asignación = Bloqueo, debes ingresar manualmente el número de habitaciones a asignar para este intervalo
- Haz clic en Aplicar para guardar los cambios
- Haz clic en Añadir Intervalo
No es necesario ingresar las tarifas porque se extraerán del plan de tarifas seleccionado en Paso 3.1 Seleccionar Tipo de Tarifa.
- Los pasos a continuación son para establecer el tipo de tarifa para un Tipo de alojamiento. Sin embargo, también puedes configurarlo para unidades específicas.
- Si añades Unidades a intervalos, el proceso es el mismo, excepto por el paso 7.
- Selecciona Tipos de habitación
- Selecciona la fecha inicial y final del intervalo
- Selecciona los días previos a la llegada y posteriores a la salida (opcional)
- Selecciona los días de la semana
- De ser necesario, establece los parámetros del intervalo: Estancia mínima, Estancia máxima, Límite de reserva, Reservas de última hora, Cerrado para llegadas o salidas.
- Ingresa las tarifas para los Tipos de alojamiento seleccionados
- Si seleccionaste Tipo de Asignación = Bloqueo, debes ingresar manualmente el número de habitaciones a asignar para este intervalo
- También puedes ingresar el precio adicional por huésped o seleccionar que sea el mismo que la Tarifa Base
- Haz clic en Añadir intervalo
Paso 5. Añade notas y guarda los cambios
Puedes añadir notas informativas para tu bloqueo de asignación (descripción del evento, requisitos especiales, etc.), pero no es obligatorio.
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Notas y escribe la nota
- Haz clic en Enviar Nota
- Asegúrate de que los detalles del bloqueo de asignación sean correctos y haz clic en Guardar
También puedes añadir notas a un Bloqueo de asignación más tarde yendo a la pestaña de Notas del perfil del grupo. Para más información, consulta la sección Añadir notas a un Perfil de Grupo, Bloqueo de Asignación, Reservas o Huéspedes de este artículo.
Cómo editar un Bloqueo de asignación
Recuerda que no puedes cambiar el Tipo de tarifa del bloqueo de asignación luego de crear y guardar el bloqueo de asignación.
Los nuevos intervalos para los bloqueos de asignación con inventario liberado manualmente no mantendrán la disponibilidad. Esto también se aplica a los intervalos editados existentes después de la liberación. El bloqueo de asignación no estará disponible para añadir nuevas reservas o enlazar las existentes.
Para editar los detalles del bloqueo de asignación o los intervalos del bloqueo de asignación (fechas), sigue estos pasos:
- Desde la página de Grupos
, haz clic en el Perfil del Grupo deseado
- Ve a la pestaña de Bloqueos de Asignación y haz clic en el nombre del bloqueo de asignación deseado
También puedes ver los intervalos detallados de cada Bloqueo de asignación haciendo clic en el signo '+' junto al código de bloqueo, lo que abre otra sección con más información.
- Haz clic en Editar Detalles en la página del bloqueo de asignación.
- Edita los detalles del bloqueo de asignación y haz clic en Guardar.
Antes de guardar, también puedes editar las fechas/intervalos del bloqueo de asignación:
a. Añadir más fechas
b. Eliminar fechas existentes
c. Editar fechas existentes
Cómo eliminar un Bloqueo de asignación
- Desde la página de Grupos
- Ve a la pestaña de Bloqueos de Asignación y haz clic en el ícono de engranaje junto al nombre del bloqueo de asignación deseado para elegir la opción Eliminar el bloqueo de asignación.
Preguntas frecuentes
¿Cómo edito los parámetros del intervalo de un Bloqueo de asignación una vez que se han añadido reservas? (Estadía min., Estadía max.)
Tu Bloqueo de asignación debe haber sido creado con un tipo de tarifa personalizado para modificar los parámetros de intervalo (Estadía min., Estadía max., Cut-off, Reserva de Último Minuto y Cerrado para llegadas/salidas).
Haz clic en el nombre del Bloqueo de asignación > haga clic en Editar detalles > encuentre el intervalo y haz clic en el icono de lápiz para editar los parámetros. Recuerda Guardar los cambios.
Si configuraste el Bloqueo de asignación con un tipo de tarifa de Plan de tarifas o Paquete, cambiar las restricciones del plan de tarifas no es posible. No puedes añadir o editar intervalos para planes de tarifas conectados a un bloqueo de asignación. La solución sería crear un nuevo plan de tarifas con el MinLOS o MaxLOS deseado y luego crear un nuevo bloqueo de asignación dentro de este grupo utilizando el plan de tarifas recién creado.
¿Cómo puedo editar el número de habitaciones en un Bloqueo de asignación una vez ya se han agregado reservas?
Para actualizar el número de disponibilidad, haz clic en el nombre del Bloqueo de asignación, luego haz clic en Editar detalles. Una vez allí, encuentra el intervalo y haz clic en el icono de lápiz para editar el número de disponibilidad. Puedes aplicar los cambios a todos los días o hacerlos manualmente para el día de la semana deseado si es necesario.
Recuerda Guardar los cambios.
Una vez que todas las habitaciones en el Bloqueo de asignación hayan sido reservadas, no es posible reducir el número de habitaciones disponibles. Si intentas hacerlo, aparecerá un error que dice: "Disponibilidad debe ser mayor que el número total de reservas hechas con este bloqueo." Asegúrate de ingresar el número correcto de habitaciones para evitar este error.
Puedes cambiar el número de habitaciones en un bloqueo de asignación SI aún no ha sido liberado. Puedes verificar qué bloques de asignación han sido liberados yendo a la pestaña de Habitaciones reservadas (Pick Up), eligiendo el bloqueo deseado y verificando los detalles.
Más información sobre cómo gestionar Bloqueos de asignación.
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