Folio de la reserva: todo lo que debes saber

Sí. Si tienes disponible el Registro de productos en lote, usa Añadir varios productos para crear una lista de productos o servicios y enviarlos juntos al folio. Cada producto puede tener una o más fechas de registro, incluso fechas futuras no consecutivas.

• Los productos con la fecha operativa actual de la propiedad se registran de inmediato al enviar el lote.
• Los productos con fecha futura se crean como pendientes, se suman de inmediato al saldo del folio y se registran automáticamente cuando la fecha operativa de la propiedad llega a la fecha programada.
• El flujo de trabajo habitual para registrar un solo producto sigue disponible y el registro en lote no lo reemplaza.

Una entrada con la etiqueta Archivado representa una habitación que se eliminó de la reserva activa, pero que aún tiene historial de transacciones de la reserva. La entrada archivada sigue disponible para que puedas revisar las transacciones asociadas a esa habitación.

Ejemplo: Una reserva de varias habitaciones contiene originalmente dos habitaciones. Si luego se archiva una de ellas, su ID de la reserva puede seguir apareciendo en el filtro con la etiqueta Archivado. Selecciona esa entrada cuando necesites incluir sus transacciones en la vista del folio.

Para ver un ejemplo visual, consulta la sección Entradas archivadas del filtro ID de la reserva más arriba.

Sí. El Saldo pendiente se calcula con todas las transacciones aplicables de la reserva, incluidas las asociadas a habitaciones archivadas. El filtro ID de la reserva cambia qué transacciones se ven en el folio, pero no modifica el cálculo del Saldo pendiente.

Por lo tanto, es posible que veas un Saldo pendiente que incluya transacciones que en este momento no se muestran debido a los filtros activos del folio. Para obtener una explicación detallada del cálculo y de cómo los filtros afectan los totales visibles del folio, consulta Saldo pendiente y resumen de transacciones.

Los totales de Débito y Crédito de la parte inferior de la tabla del folio reflejan las transacciones incluidas en los resultados visibles. Al seleccionar un ID de la reserva archivado, sus transacciones asociadas pueden sumarse a la vista actual, por lo que los totales visibles pueden cambiar en consecuencia.

Ejemplo: Si una habitación archivada contiene un cargo adicional y un pago, al seleccionar su ID de la reserva archivado, esas transacciones se añaden a la tabla visible. Luego, los totales de Débito y Crédito se actualizan para incluirlas.

Esto no cambia qué transacciones se usan para calcular el Saldo pendiente. Para obtener más contexto, consulta Saldo pendiente y resumen de transacciones.

Para gestionar un servicio de uso diario, puedes registrar el cargo en una Cuenta interna y bloquear temporalmente la habitación mientras esté en uso.

1. Crea una Cuenta interna llamada Uso diario. Puedes reutilizar esta cuenta para futuras reservas de uso diario. Consulta Cómo crear y editar Cuentas internas.
2. Registra el cargo de uso diario en el folio de la reserva como Ingresos por habitación. Consulta Añadir o ajustar cargos en las reservas.
3. Crea un bloqueo de habitación en el Calendario mientras la habitación esté en uso. Consulta Cómo bloquear la disponibilidad de habitaciones.

Motivo: llenado automático de huéspedes. Cuando creas una reserva y empiezas a escribir el nombre o el correo de un huésped, Cloudbeds PMS puede sugerir perfiles de huéspedes existentes. Esto es útil cuando un huésped recurrente ya tiene un perfil, pero si seleccionas la sugerencia equivocada, la reserva puede quedar asociada a la información de otro huésped.

Ejemplo:

• Estás creando una reserva para un huésped nuevo llamado John Doe.
• Cuando empiezas a escribir "John", el sistema puede sugerir perfiles de huéspedes existentes con el mismo nombre o uno similar.
• Si el huésped nuevo no se ha hospedado antes en la propiedad, verifica los datos del perfil antes de seleccionar una sugerencia existente.
• Si se selecciona el perfil existente equivocado, la reserva puede mostrar en el folio la información del huésped de ese perfil.

Si la reserva se vinculó al perfil de huésped existente equivocado, sigue estas recomendaciones antes de hacer cambios en el propio perfil compartido.

¿Qué debo hacer si creé la reserva con el perfil de huésped equivocado?

Evita editar el perfil de huésped compartido solo para corregir esta reserva. Los cambios en ese perfil también pueden afectar otras reservas asociadas al mismo registro de huésped.

Consulta Editar reservas para conocer las opciones disponibles para editar la información del huésped en una reserva existente.

La corrección depende de si necesitas reducir o aumentar el monto ya registrado en el folio.

• Aplicar un descuento: Sigue el flujo de trabajo de ajuste que se describe en Añadir o ajustar cargos en las reservas.
• Añadir un cargo adicional: Sigue las instrucciones de Añadir y usar ingresos por habitación en el Resumen de cuenta de las reservas.

La Fecha de transacción y la Fecha de servicio suelen coincidir, pero cumplen funciones distintas cuando se crea o se ajusta una transacción para otra fecha de servicio.

• La Fecha de servicio representa la fecha a la que corresponde la transacción, que puede ser una fecha de servicio pasada si el usuario tiene el permiso necesario.
• La Fecha de transacción registra el momento en que la transacción se creó o se actualizó realmente en el sistema.
• Mantener estas fechas por separado permite conservar registros contables auditables y, al mismo tiempo, hacer correcciones autorizadas en la fecha de servicio.

La imagen a continuación resalta las columnas Fecha de servicio y Fecha/Hora del folio.

Tabla comparativa

Estos ejemplos muestran en qué se diferencian ambas fechas cuando el registro financiero se crea antes de la fecha a la que corresponde el servicio.

1. Hoy se importa una reserva futura. Por ejemplo, una reserva con fecha de check-in el 30 de noviembre se importa el 14 de noviembre.
   • Fecha de transacción: 14 de noviembre, la fecha en que se creó el registro.
   • Fecha de servicio: 30 de noviembre, la fecha a la que corresponde el servicio de alojamiento.
2. Hoy se actualiza la tarifa de la habitación de esa estancia futura.
   • Fecha de transacción: 14 de noviembre, la fecha en que se registró el cambio de tarifa.
   • Fecha de servicio: 30 de noviembre, la fecha a la que se aplica la tarifa de la habitación actualizada.