Cómo establecer el procesamiento de pagos automático o programado

Esta función requiere del uso de pasarelas de pago.

Si trabaja con agencias de viaje en línea (OTA, por sus siglas en inglés), como Booking.com o Expedia, las OTA envían la información de las tarjetas de crédito de sus huéspedes a nuestro sistema cuando se agregan reservas que no se han pagado de antemano. La información de esas tarjetas de crédito permite a myfrontdesk recibir el pago de depósitos de esas reservas de manera automática.

Recuerde que esta función también aplica a las reservas provenientes de su cuenta de mybookings.

Información

De manera muy resumida:

El huésped reserva en su propiedad desde uno de los siguientes canales (véase la captura de pantalla) y confirma la reserva con su tarjeta de crédito. El canal realiza el proceso de verificación para asegurarse que la tarjeta de crédito es válida.
La reserva se importa a myfrontdesk. Incluye la información de la tarjeta de crédito del huésped.
Luego de conectar su propiedad a las pasarelas de pago, nuestro sistema lleva a cabo una de las tres siguientes opciones, dependiendo de la configuración seleccionada para cada canal:
- Nada
- Autoriza la tarjeta de crédito por el monto del depósito, pero no cobra el pago
- Procesa el pago del depósito (de inmediato o luego de un número establecido de días desde la fecha de llegada del huésped a la propiedad)

DEMO - El Bolsón - Opciones de pago - Google Chrome

Recuerde que las tarjetas de crédito virtuales que emiten canales externos pueden tener requisitos específicos. Por favor, confirme las normas y políticas de las tarjetas de crédito virtuales de cada canal antes de elegir un método de procesamiento de pagos. Algunas de esas tarjetas sólo se pueden cobrar el último día de la reserva y por el monto exacto que envía el canal.

Veamos algunos ejemplos:

Las Collect Cards de Agoda sólo se pueden cobrar el día siguiente a la fecha de llegada del huésped.
Las tarjetas virtuales de Booking.com se deben cobrar en el curso de los seis meses siguientes a la fecha de salida del huésped. De lo contrario, debe escribir a su Market Manager de Booking.com para solicitar un nuevo número de tarjeta virtual.

Cómo configurar el procesamiento automático o programado de pagos

Paso 1. Configure los canales

Antes de seleccionar las opciones de pago de las OTA, se debe configurar la distribución de los canales. Para más información, véase Cómo configurar la distribución.

Paso 2. Configure su pasarela de pagos

El siguiente paso es configurar su pasarela de pago. La pasarela de pago le permite procesar, verificar y aceptar o rechazar transacciones de tarjetas de crédito en representación del Mercader y mediante conexiones seguras de Internet. Para más información, véase: Cómo configurar el procesamiento de pagos en myfrontdesk.

Paso 3. Configure sus opciones de pago

Inicie sesión en su cuenta de myfrontdesk y seleccione Opciones de pago en el menú desplegable Configuración de la propiedad.
Avance hasta la sección Métodos de procesamiento.
Seleccione una de las siguientes tres opciones:
- No hacer nada. Prefiero procesar los pagos más tarde. La información de la tarjeta de crédito se guardará en la aplicación para usarse en otro momento. Cloudbeds nunca intentará realizar el cobro ni verificar la tarjeta de crédito.
- Realizar la autorización del monto del depósito en la tarjeta, pero no cobrarlo. Si selecciona esta opción, Cloudbeds enviará la transacción al proveedor para que la autorice. De ser aprobada, la transacción quedará como no liquidada y con el estado Captura autorizada y pendiente. La autorización congela los fondos en la institución bancaria del huésped. Luego de solicitar la transacción, inicia el proceso de transferencia de fondos. Esta opción es de utilidad cuando se reserva con mucha antelación. Se puede autorizar la transacción para asegurarse que los fondos están disponibles y luego solicitarla para recibir los fondos cuando llegue el huésped.
- Procesar el pago por el monto del depósito. Si selecciona esta opción, el proceso es automático. La transacción se envía al procesador para que la autorice y, de ser aprobada, se guarda como transacciones sin cobrar con el estado cobro solicitado y pendiente. La transacción se recibe la próxima vez que se sincronice la información con la entidad financiera de la tarjeta de crédito (recuerde que ese periodo varía dependiendo de la pasarela de pago).

Cuando selecciona el método de procesamiento o modifica la configuración anterior, los cambios sólo aplicarán a futuras reservas y no a las que ya ha recibido.
El sistema no le permite automatizar más de un proceso de pago. Ejemplo: no es posible configurar la pasarela de pago para tomar el 20 % en el momento de la reserva y el saldo pendiente del 80 % a pagar 1 día antes del check in.

Haga clic en GUARDAR.

Si selecciona la opción Posponer hasta que se acerque la fecha de llegada, recuerde que hasta no recibir el pago, el pago programado no cambiará el saldo pendiente del huésped (la casilla Monto pagado en la lista desplegable de Saldo pendiente).

DEMO - El Bolsón - Reservas - Google Chrome

¿Por qué? Porque no hay garantía de que se podrá cobrar el pago. No se puede autorizar la tarjeta de crédito o la transacción podría ser rechazada por errores en el procesamiento de pagos.

Canales que permiten esta función

Al momento de agregar esta información (junio de 2019), los canales que permiten las opciones de pago automático son: