Informe de contabilidad de pagos

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El Informe de contabilidad de pagos es un informe contable que le permite ver todos los pagos cobrados al día de hoy y ver la lista de transacciones asociadas con esos pagos para comprobar si la reserva se pagó en su totalidad, qué se pagó o asegurarse de que sus pagos coincidan.

Este reporte resulta de gran utilidad ya que permite observar fácilmente si la propiedad recibió todos los pagos que esperaba recibir durante un día o un mes determinado.

Empecemos

Ingrese a este informe en el PMS de Cloudbeds.

  1. Haga clic en Informes.
  2. Seleccione Informes financieros.
  3. Haga clic en Contabilidad de pagos.

Este informe puede modificarse de acuerdo a lo que necesita la propiedad. Le recomendamos hacer uso de los filtros al realizar las selecciones necesarias:

 

  1. Tipo de pago: en esta sección puede seleccionar los distintos métodos de pago que se utilizarán para determinar cuáles transacciones se incluirán en el informe.
  2. Fecha de pago: seleccione una fecha o un período determinado para filtrar la fecha en la que se realizó el pago.
  3. Transacciones asociadas: seleccione cuál otra transacción (asociada una reserva) desea visualizar. Esto, para todas las reservas que calcen con los filtros aplicados.
  4. Transacciones contabilizadas o pendientes: en esta sección puede seleccionar si desea que se muestren solamente las transacciones que ya se han cobrado, si quiere incluir las que aún no se han cobrado o ambas opciones.
  5. Búsqueda por Número de reserva, número de habitación, o nombre del huésped.
  6. Fechas de salida y llegada: use este filtro para seleccionar las fechas de check-in y check-out correspondientes a las reservas.
  7. Usuario: aquí puede seleccionar todos los usuarios o un usuario en específico.
  8. Agrupar según: según el tipo de informe que desea generar, puede agrupar los pagos en distintas categorías (usuario, fecha, habitación, huésped, núm. de reserva o descripción).
  9. Subgrupos por: en este espacio se encuentran disponibles las mismas opciones mencionadas anteriormente.
  10. Estado: seleccione aquí el estado de la reserva (la opción de que se muestren todos los estados está fijada por defecto).
  11. Tipo: seleccione este filtro para buscar entre distintos tipos de transacciones.
    •       Reservas: transacciones ligadas a una reserva
    •       Cuentas casa: transacciones ligadas a una cuenta de huéspedes hospedados
    •       Perfil de grupo: transacciones del perfil de un grupo (solo si se habilita la función de grupos)

12.   También puede enviar este informe por correo electrónico o exportarlo en formato PDF o Excel.

13.  Haga clic en APLICAR para generar el informe.

Cómo generar el informe

Mostrar todas las transacciones realizadas en efectivo durante un período determinado

Aplique estos filtros:

  1. Tipo de pago: desmarque la casilla correspondiente a Seleccionar todos los créditos (pagos). Luego, marque la opción llamada EFECTIVO.
  2. Fecha de pago: ingrese la fecha específica o el período requerido.
  3. Transacciones asociadas: desmarque las casillas correspondientes a las opciones Seleccionar todos los créditos y Seleccionar todos los débitos. Una vez que las haya desmarcado, busque en la columna de créditos la opción de EFECTIVO y márquela.
  4. Transacciones contabilizadas y pendientes: desmarque todas las opciones y seleccione PUBLICADAS.|
  5.  Agrupar según: si necesita buscar pagos realizados en un período determinado, debe agruparlos por FECHA. Si se efectuaron en una fecha específica, entonces debe agruparlos por Habitación o núm. de reserva.
  6. Subgrupos por: si selecciona un período determinado, puede usar esta sección para crear un subgrupo según la HABITACIÓN.
  7. Haga clic en APLICAR.
Mostrar todos los créditos

Aplique estos filtros:

  1. Tipo de pago: asegúrese de marcar la casilla Seleccionar todos los créditos (pagos).
  2. Fecha de pago: seleccione una fecha o un período determinado.
  3. Transacciones asociadas: desmarque la opción Seleccionar todos los débitos (cargos).
  4. Transacciones contabilizadas o pendientes: desmarque todas las opciones y seleccione PUBLICADAS.
  5. Agrupar según: descripción.
  6. Subgrupos por: nombre del huésped, reserva o habitación.
  7. Haga clic en Aplicar.
Mostrar una lista de pagos adelantados y registrados en cualquier momento

Muchos hoteleros cobran depósitos. Por lo tanto, es posible que deban generar una lista de pagos adelantados cobrados en cualquier momento para verificar sus informes. Tenga en cuenta que los pagos adelantados causarían la diferencia entre Ingresos y Pagos en el Informe de ingresos diarios (lo que puede inflar los números en el total general y en la contabilidad de pagos).

Esta sección explica cómo generar una lista de pagos anticipados que se registraron en un día en particular o durante un período de tiempo en particular (tanto para reservas futuras como pasadas):

  1. Si necesita consultar la cantidad correspondiente a los depósitos retenidos en un día en particular, debe generar una lista de pagos registrados en ese día para los huéspedes que lleguen al día siguiente o más adelante.

  2.  Si necesita consultar los depósitos durante un período determinado, también deberá hacer lo mismo, pero luego tendrá que extraer el informe y eliminar las transacciones de pago que no se procesaron por adelantado en la hoja de cálculo.
1. Generar una lista de pagos adelantados registrados en un día en particular

Aplique estos filtros:

  1. Tipo de pago: marque todo.
  2. Fecha de pago: seleccione una fecha determinada (por ejemplo, 20 de abril).
  3.  Seleccione la fecha de llegada: debe ser desde el segundo día desde la primera fecha de pago hasta cualquier día en el futuro lejano (por ejemplo, debe ser desde el 21 de abril  hasta una fecha de 2 años en el futuro).
  4. Tipo: solo seleccione reservas.
  5. Haga clic en APLICAR.
  6. De ser necesario, exporte el informe.

Tendrá una lista de transacciones de pagos publicadas en el día seleccionado (el 20 de abril) para las reservas que se registrarán en el futuro. El informe está listo y puede consultar el número final.

2. Generar una lista de pagos adelantados publicados durante cierto períoGenerating a list of advanced payments posted over a period of time

Si está interesado en un rango de fechas de pago (por ejemplo, todo el mes de noviembre), debe generar un Informe de contabilidad de pagos de manera similar, exportar el archivo y continuar trabajando en la hoja de cálculo.

Aplique estos filtros:

  1. Tipo de pago: selecciónelos todos. 
  2. Fecha de pago: seleccione el rango deseado (por ejemplo, todo el mes de noviembre).
  3. Transacciones asociadas: no seleccione ninguna.
  4. Fecha de llegada: debe indicar un rango que abarque a partir del segundo día de la primera fecha de pago hasta cualquier día lejano en el futuro (por ejemplo, debe ser desde el 2 de noviembre hasta alguna fecha dentro de 2 años).
  5. Tipo: solo seleccione reservas.
  6. Haga clic en Aplicar.
  7. Exporte este informe como un documento de Excel.

Tendrá la lista de transacciones de pago adelantadas y no adelantadas. Algunas de ellas se publicaron durante la estadía del huésped. Desafortunadamente, no puede eliminarlas en el sistema, por lo que, en este caso, deberá exportar el informe generado y eliminar los pagos que no estaban adelantados.

Las instrucciones a continuación describen la mejor manera de hacerlo en una hoja de cálculo de Google. 

En el informe extraído, debe eliminar las transacciones de pago registradas el día del check-in o más adelante. Puede usar la fórmula condicional (en inglés, fórmula IF) para marcar esas transacciones. Luego, debe eliminarlas y volver a calcular el total.

Las siguientes instrucciones explican de forma detallada cómo hacerlo.

Abra el archivo de Excel en una hoja de cálculo de Google:

  1. Para mayor facilidad, inmovilice (congele) la primera fila.
    Cómo hacerlo: haga clic en Ver> Inmovilizar> 1 fila
  2. Cambie el formato de las siguientes columnas: B (Fecha / Hora), I (fecha de llegada) y J (fecha de salida). Cambie de Texto sin formato a Fecha.
    Cómo hacerlo: Seleccione las 3 columnas > Haga clic en Formato > Número > Fecha. 
  3. Agregue una columna adicional al final de la hoja (columna P). 
  4. En la nueva columna, aplique una fórmula IF para marcar las transacciones no adelantadas.
    Cómo hacerlo: utilice esta fórmula: =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED")) to P1.

La fórmula indica lo siguiente:

Si la fecha de entrada es anterior o igual a la fecha de pago, se denominará n/a, en caso contrario, se denominará Advanced (adelantado).

ARRAYFORMULA = Utilice esta fórmula de matriz para aplicar la fórmula condicional a toda la columna.

I:I<=B:B significa: la fecha de llegada es anterior o igual a la fecha/hora de pago.

"N/A","ADVANCED" = Excel generará los resultados en función de la fórmula condicional aplicada y se mostrarán como N/A (no aplicable) y Adelantado. Estos son los términos en la versión en inglés del documento, por lo que usted puede usar cualquier otra palabra según su configuración.

Tome en cuenta que tanto N/A como Advanced deben agregarse entre paréntesis; de lo contrario, Excel no los aceptará.

5.    Aplique un filtro a la columna que acaba de crear.
Cómo hacerlo: seleccione la columna que acaba de crear > haga clic en el icono Crear un filtro.

Jing

6.     Usando el filtro que acaba de crear, elimine las transacciones Advanced (adelantadas) del filtro para tener una lista de solo transacciones no adelantadas (N/A). 

Cómo hacerlo: haga clic en el icono de filtro > elimine Advanced (adelantadas) del menú desplegable > haga clic en Aceptar para aplicarlo.

Jing

7.     Seleccione todas las filas N/A y elimínelas.

Untitled spreadsheet - Google Sheets - Google Chrome

8.     Elimine el filtro.

       Cómo hacerlo: haga clic en el icono de filtro > desactívelo.

Jing

Ahora solo tendrá transacciones con pago adelantado en la lista.

9.     Calcule de nuevo el total.
Cómo hacerlo: aplique la fórmula de la suma en la última fila.

  • Haga clic en el total actual > Haga clic en el ícono de Funciones > seleccione SUMA > seleccione la primera y la última columna:fila
  • Por ejemplo: =SUM(O2:O279)

Consulte el ejemplo a continuación y tenga en cuenta que los números de fila dependen de la cantidad de transacciones/filas en su hoja.

Ejemplo: 

Untitled spreadsheet - Google Sheets - Google Chrome

Ahora verá el total de pagos Adelantados.

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