Este reporte se usa para enviar (escribiendo la información o exportando e importando) los datos requeridos por los gobiernos de muchos países.
Por defecto, no se habilita este reporte para todas las cuentas. Por favor escriba a support@cloudbeds.com para habilitar su uso.
Antes de empezar
El gobierno solicita incluir a todos los huéspedes en este reporte. Con el fin de dar cumplimiento al procedimiento gubernamental, repase la información en el presente artículo antes de generar el reporte.
- Los huéspedes deben tener una habitación asignada para ser incluidos en el reporte. Para más información sobre la asignación de habitaciones, haga clic aquí.
- Si se alojan varios huéspedes en la misma habitación, se debe asegurar de crear los perfiles de todos los huéspedes y de asignarlos a la habitación en la sección Información del huésped.
En la pestaña Habitaciones, haga clic en cada nombre del menú desplegable de la columna Huésped para asignar a cada uno.
Notas importantes:
- Para las reservas importadas desde el motor de reservas y las OTA, asegúrese de asignar todos los huéspedes correspondientes a la reserva.
- Las reservas de varias habitaciones o camas asignan por defecto al huésped principal a todos los alojamientos de la reserva. Ello hace que ese huésped quede registrado varias veces en los informes policiales: un registro por cada alojamiento al que es asignado. Asegúrese de agregar y asignar los huéspedes indicados a cada alojamiento.
Para más información sobre cómo agregar o gestionar huéspedes adicionales en una reserva, véase: Cómo agregar y editar la información de los huéspedes en una reserva
- Seleccione la pestaña Reportes.
- Haga clic en Reporte policial.
Cuando se selecciona este reporte, se ve una tabla que reúne todos los huéspedes hospedados en la propiedad.
Por defecto, sólo los huéspedes hospedados se incluyen en el reporte policial, pero se puede filtrar el estado de las reservas y personalizar la versión exportada para incluir otros estados. Por favor véase la sección Cómo configurar el reporte exportado.
- Recuerde que puede filtrar por número de la reserva, nombre del huésped, categoría de habitación, fecha de llegada o salida, estado y estado de la reserva.
- Puede configurar cómo se exporta el reporte.
- Puede exportar el reporte basándose en la configuración establecida.
Las condiciones se usan para determinar si la información de ese huésped ya ha sido enviada a la policía. En dado caso, si debe volver a enviarse. Todos los huéspedes se incluyen en el reporte, sin importar su condición.
- Nuevos: en cuanto se registra la llegada de un huésped, todos los huéspedes (incluyendo huéspedes adicionales de la reserva) asignados a esa habitación se agregan al reporte policial con la condición de Nuevos. La condición de todos los huéspedes es Nuevo hasta que se cambie manualmente a otro estado.
- Enviados: luego de enviar la lista de huéspedes registrados a la policía, seleccione el reporte y la lista enviada de huéspedes y cambie la condición de esos huéspedes de Nuevos a Enviados.
-
Modificados: el sistema cambia de manera automática la condición a Modificados cuando se realizan los siguientes cambios:
- Cambio en la fecha de llegada
- Cambio en la fecha de salida
- Cambio en la categoría de habitación
- Cambio en el número de habitación
- Cambio en el nombre de huésped
Cómo cambiar una condición
Luego de enviar el reporte policial o de editar una condición:
- Seleccione el nombre del huésped.
- Cambie a la condición deseada (por lo general, se cambia a Enviados).
- Haga clic en Cambiar condición.
Recuerde que puede configurar el reporte policial exportado para cambiarlo de la manera que necesite.
- Seleccione las casillas a incluir.
- Arrastre las casillas para cambiarlas de orden.
- Agregue las casillas adicionales personalizadas.
- Seleccione un tipo de archivo de exportación (.pdf, .txt, .xls, .csv o .dat).
- Cambie el formato del nombre del huésped.
- Cambie el formato de la fecha.
- Seleccione entre exportar todas las casillas o según los filtros de la condición.
- Seleccione la opción de excluir los huéspedes que son del mismo país que su propiedad.
- Por defecto, sólo se selecciona el estado Hospedado. De necesitarlo, seleccione estados adicionales a incluir en el reporte.
Seleccione las opciones deseadas y haga clic en Guardar. En adelante, cuando haga clic en Exportar, la plataforma usará las opciones seleccionadas.
Si un usuario exporta la información de este reporte, se exportarán todas las páginas, no sólo los registros de la página que ve el usuario.
Aunque la policía de migración de Portugal usa el mismo formato de archivos de texto (.dat), exportar estos documentos en .dat no cumple los requisitos de la policía de migración de Portugal.
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