Con la Facturación avanzada, puede crear facturas independientes para cada huésped de la reserva. La factura mostrará el nombre del huésped a quien se le facturará. Siga las instrucciones que se detallan en este artículo: Cómo generar y descargar facturas.
Si está utilizando una versión anterior de la herramienta de Facturación, a la hora de crear una factura para cada huésped siempre se mostrará el nombre del huésped principal en la parte superior de la factura, pero la información de las transacciones vendrá con el nombre del huésped respectivo.
Este artículo explica cómo generar una factura para cada huésped utilizando la versión anterior de la herramienta de Facturación y muestra una solución para cambiar el nombre del huésped en la factura.
Recuerde que debe habilitar la función de Folio dividido en su cuenta.
- Seleccione la reserva y haga clic en Resumen de cuenta.
- Para cambiar el folio existente del huésped principal, haga clic en el icono de lápiz.
- Para agregar el folio de otro huésped en la misma reserva, haga clic en Agregar folio.
- Agregue el nombre del folio.
- Seleccione los tipos de transacciones que se agregarán a este folio (todos los tipos de transacciones se moverán a los folios especificados en esa configuración. Si todos los tipos de transacciones no son agregados a un folio, todos los tipos de transacciones no seleccionados deben agregarse al folio del huésped principal).
- Haga clic en GUARDAR.
- Recuerde que cada tipo de transacción sólo se puede seleccionar una vez en cada folio.
- Esto no significa que una transacción agregada de manera manual no se pueda publicar en un folio en el que no se ha seleccionado ese tipo de transacción.
- De ser necesario, puede mover las transacciones entre los folios creados haciendo clic en Transferir transacciones.
- Seleccione la reserva y haga clic en Acciones y luego en Generar factura.
- Seleccione el folio o los folios para los que desea generar las facturas y haga clic en Continuar.
A modo de ejemplo, en la siguiente captura de pantalla vemos Folio del huésped 1. La factura se genera con las transacciones agregadas al Folio del huésped 1 y la factura se agrega en la pestaña Documentos.
- Ahora puede generar la factura del siguiente huésped: vuelva a hacer clic en Acciones y seleccione Folio del huésped 2.
Recuerde que seleccionar o marcar varios folios NO significa que se generarán varias facturas a la vez, sino que las transacciones de los distintos folios se reunirán en una sola factura.
En la siguiente captura de pantalla, seleccionar Folio del huésped 1 genera 1 factura para las transacciones que se han agregado a Folio del huésped 1.
Si selecciona la opción que se ve en la siguiente captura de pantalla, se generará 1 factura con todas las transacciones del Folio del huésped 1 y del Folio del huésped 2.
El nombre del huésped en la parte superior de la factura siempre refleja el nombre del huésped con el que se creó la reserva (nombre del huésped principal). Cuando se crea otra factura y se asignan transacciones a otro huésped, el nombre del huésped se vinculará a esa transacción y se reflejará de manera acorde en la factura.
Este comportamiento del sistema es esperado. Veamos otras maneras de cambiar el nombre del huésped:
- Seleccione Detalles del huésped.
- Se seleccionará el huésped principal.
- Haga clic en Editar detalles.
- Cambie el nombre y apellido del huésped por el del huésped secundario.
- Haga clic en Guardar.
- Genere la factura para el huésped secundario. Siga los pasos indicados en Paso 2. Cómo generar una factura para cada folio.
- De ser necesario, cambie de vuelta el nombre del huésped principal al terminar. Para ello, siga los pasos indicados en este artículo (véase los pasos 1 a 5).
Por otra parte, puede descargar la factura a su computador y convertirla de PDF a Word usando un convertidor de PDF. En Internet encuentra numerosas opciones. Luego de convertir el archivo, podrá editar de manera manual el nombre del huésped.
Veamos un ejemplo:
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