| Objetivo | Configurar o revisar la información básica del establecimiento, el inventario de habitaciones, los impuestos y las tasas, las fuentes de la reserva, las políticas, las tarifas y las reservas existentes en Cloudbeds PMS. |
| Dirigido a | Titulares de la propiedad, administradores y personal responsable de la configuración inicial o de los ajustes posteriores. |
| Cuándo usar esta guía | Cuando incorporas un nuevo establecimiento, actualizas los datos operativos o revisas la configuración antes de activar la distribución. |
| Requisitos | Acceso a las páginas correspondientes de Propiedad, Finanzas, Tarifas y disponibilidad y Reservas en Cloudbeds PMS. |
| Resultado esperado | La configuración básica de tu establecimiento y las reservas actuales estarán listas para revisar antes de configurar la distribución. |
Introducción
Esta guía abarca las secciones de Cloudbeds PMS que se utilizan con mayor frecuencia para establecer la configuración básica de un establecimiento. Completa las secciones que correspondan a tu establecimiento y revisa los resultados antes de continuar con la distribución.
Puedes volver a estos ajustes cuando necesites actualizar los datos de la propiedad, el inventario, las políticas, los precios o los datos de las reservas.
Nota: Haz clic en Guardar en la esquina inferior derecha cuando termines de actualizar cada página.
Añade la información básica
1. Datos de la propiedad (página Propiedad)
La página Datos de la propiedad contiene la información de contacto de tu establecimiento, la descripción, la dirección, la ubicación en el mapa, las fotos y el encabezado de impresión.
Cómo acceder
Abre el menú Cuenta > selecciona Configuración
> ve a Propiedad
> abre la pestaña Datos.
Mantén actualizada y correcta la información de tu establecimiento. Los datos de la propiedad se utilizan en distintas secciones de Cloudbeds PMS y pueden aparecer en el Motor de reservas de Cloudbeds. La información correcta también favorece tu conexión con Google Hotel Search. Consulta Google Hotel Search: todo lo que debes saber.
1.1 Actualiza la información de contacto de la propiedad
- Confirma el Tipo de propiedad.
- Agrega el Nombre de la propiedad. Este nombre aparece en las comunicaciones relacionadas con las reservas, los informes y el Motor de reservas de Cloudbeds.
- Añade el Teléfono del establecimiento.
- Añade un Correo del establecimiento correcto y al que tengas acceso. Las consultas de los huéspedes se envían a esta dirección.
- Añade el Sitio web.
- Añade el nombre y apellido de la persona de contacto.
La URL del sitio web tiene un límite de 100 caracteres.
La siguiente captura de pantalla muestra los campos de información de contacto de la propiedad y el orden numerado para completarlos.
1.2 Añade o actualiza la descripción de tu establecimiento
- Usa el editor de Descripción del establecimiento, debajo de la información de contacto, para describir tu establecimiento.
- Selecciona el menú de idiomas para añadir o editar la descripción en uno de los idiomas disponibles.
- Usa la barra de herramientas de formato para dar formato al texto o añadir enlaces e imágenes compatibles.
1.3 Actualiza la dirección y la ubicación de tu establecimiento en el mapa
- Selecciona el País donde se encuentra el establecimiento.
- Agrega la Dirección.
- Añade el apartamento, la oficina, el piso u otros datos de la dirección, si corresponde.
- Agrega la Ciudad.
- Selecciona el Estado o provincia.
- Agrega el Código postal o ZIP.
- Confirma que el marcador del mapa indique la ubicación correcta del establecimiento.
Si el marcador del mapa no indica la ubicación correcta, arrástralo a la posición adecuada para actualizar las coordenadas del establecimiento.
1.4 Añade fotos del establecimiento y un encabezado de impresión
- En Fotos del establecimiento, haz clic en el recuadro + para abrir el administrador de fotos.
- Arrastra y suelta los archivos de imagen en el área de carga o haz clic en buscar archivos locales.
- Revisa las fotos cargadas y cambia el orden o edítalas según sea necesario.
- En Encabezado de impresión, arrastra y suelta una imagen en el área de carga o haz clic en buscar archivos locales.
- Haz clic en Guardar en la parte inferior de la página.
Los formatos de imagen compatibles son .jpg, .jpeg y .png, con un tamaño máximo de archivo de 10 MB.
- Un establecimiento puede tener hasta 230 fotos y una imagen de encabezado de impresión.
- Para mejorar la visibilidad en el Motor de reservas, carga al menos cinco fotos del establecimiento.
- La primera foto del establecimiento en la lista aparece como imagen destacada en el Motor de reservas de Cloudbeds.
- El encabezado de impresión aparece en las impresiones compatibles del Panel principal, Limpieza y mantenimiento y Folio.
Para consultar las instrucciones completas, los requisitos de las imágenes y las opciones de edición, consulta Datos de la propiedad: todo lo que debes saber.
2. Tipos de habitación (página Propiedad)
Crear correctamente los Tipos de habitación es uno de los pasos más importantes al configurar tu establecimiento.
Cómo acceder
Abre el menú Cuenta > selecciona Configuración
> ve a Propiedad
> abre la pestaña Habitaciones.
La información de la página Habitaciones afecta a Cloudbeds PMS, al Motor de reservas de Cloudbeds y al inventario y la disponibilidad que se envían a los canales de distribución.
Mejores prácticas
- Crea distintos tipos de habitación, como «Habitación compartida estándar» o «Habitación compartida para mujeres», en lugar de habitaciones individuales separadas, como «Habitación compartida estándar 1» y «Habitación compartida estándar 2».
- Crear habitaciones individuales separadas en lugar de tipos de habitación puede hacer que tu inventario sea incompatible con la mayoría de los canales de distribución. Consulta Pautas para el mapeado de canales de distribución.
Crea un nuevo tipo de habitación
- Haz clic en Nuevo tipo de habitación.
- Asigna un nombre al nuevo tipo de habitación.
- Los huéspedes ven el nombre de la habitación que agregues. Usa un nombre claro, como Habitación doble estándar.
- Agrega la Abreviatura de la habitación.
- Esta abreviatura se utiliza internamente, incluso en el Calendario.
- Selecciona si la habitación es Privada o una Habitación compartida (con camas).
- Para una habitación compartida, completa las opciones específicas, incluidas las camas, la ocupación y si está destinada a un género específico.
- Agrega el Número de unidades, la Ocupación máxima, el Máximo de adultos y el Máximo de menores.
- Agrega los Adultos incluidos en la tarifa y los Menores incluidos en la tarifa para el Motor de reservas.
- Añade la Descripción de la habitación.
- Opcional: Añade servicios y comodidades para el tipo de habitación.
- Opcional: Carga imágenes para el tipo de habitación. La imagen destacada aparece en el Motor de reservas.
- Opcional: Nombres y organización de las habitaciones. Agrega un nombre para cada habitación individual. Esta información se utiliza internamente en el Calendario y la página de la reserva, a menos que habilites las habitaciones individuales para las reservas del Motor de reservas.
Haz clic en Editar en la sección de nombres de habitaciones para cambiar el nombre de las habitaciones o camas individuales dentro de un tipo de habitación.
- Para eliminar una habitación, reduce el número de unidades de las habitaciones privadas o el número de habitaciones compartidas. Al reducir el inventario, se eliminan las habitaciones del final de la lista y esta acción no se puede revertir. Continúa solo cuando tengas la certeza de que quieres hacerlo. Consulta Cómo eliminar un tipo de habitación.
- Haz clic en Guardar.
Consulta Crea y gestiona tus tipos de habitación para obtener más información.
3. Impuestos y tasas (página Finanzas)
Usa la página Impuestos y tasas para crear y gestionar impuestos regionales, estatales o federales, así como otros impuestos o tasas que se cobran por habitación por noche o por producto.
Cómo acceder
- Abre el menú Cuenta
> selecciona Configuración
> ve a Finanzas
.
- Abre la pestaña Impuestos y tasas para crear un nuevo impuesto o una nueva tasa, o editar uno existente.
Elige el tipo de impuesto o tasa según si ya está incluido en las tarifas que agregaste.
- Incluido: Usa esta opción cuando el impuesto o la tasa ya esté incluido en la tarifa de la habitación. Por ejemplo, si la tarifa es de $100 e incluye todos los impuestos y las tasas, el huésped paga $100.
- No incluido: Usa esta opción cuando debas añadir el impuesto o la tasa a la tarifa de la habitación. Por ejemplo, si la tarifa es de $100 y añades un impuesto del 10 %, el huésped paga $110.
4. Fuentes (página Propiedad)
Crea, habilita o deshabilita las fuentes principales y de terceros utilizadas para las reservas. También puedes configurar impuestos y tasas para una fuente específica, de modo que se apliquen automáticamente cuando recibas una reserva de esa fuente.
Cómo acceder
- Abre el menú Cuenta
.
- Abre la pestaña Fuentes para añadir, revisar o editar las fuentes de la reserva.
5. Políticas (página Propiedad)
Usa la página Políticas para definir cómo tu establecimiento gestiona las condiciones principales de las reservas y las operaciones diarias.
Cómo acceder
- Abre el menú Cuenta
- Abre la pestaña Políticas para revisar o editar la configuración de depósitos, cancelaciones, términos y condiciones, llegadas y salidas y confirmación pendiente.
Consulta Información sobre las políticas.
6. Tarifas (página Tarifas y disponibilidad)
Después de crear tus tipos de habitación, añade las tarifas en la Matriz de disponibilidad. Esta página te permite controlar los precios, la disponibilidad y las restricciones de cada tipo de habitación por fecha.
Añade las tarifas base para los períodos y días de la semana correspondientes, junto con las restricciones de duración mínima o máxima de la estancia. Estas son las tarifas estándar de tus habitaciones.
Las tarifas por persona permiten personalizar los precios en el Motor de reservas de Cloudbeds y no se envían a los canales de distribución. Cloudbeds PMS envía una Mejor tarifa disponible estandarizada a los canales conectados para mantener una sincronización consistente.
Cómo acceder
- Abre el Menú principal
> ve a Tarifas y disponibilidad
.
- Haz clic en Matriz de disponibilidad.
¿Cómo me ayuda una mayor disponibilidad a conseguir más reservas?
Cargar la disponibilidad a largo plazo y de última hora hace que tu establecimiento sea visible para más viajeros y puede aumentar las oportunidades de recibir reservas.
Los viajeros suelen planificar con anticipación, por lo que cargar la disponibilidad para fechas más lejanas puede ayudar a que tu establecimiento aparezca en más búsquedas. Te recomendamos mantener al menos entre 12 y 18 meses de inventario futuro y actualizarlo continuamente.
7. Importar reservas (página Reservas)
Información
Completa el importe de reservas antes de continuar con la distribución. Añade todas las reservas actuales y futuras para que Cloudbeds pueda calcular la disponibilidad con precisión y reducir el riesgo de overbookings.
Para muchos establecimientos, añadir las reservas manualmente es una opción práctica, ya que también ayuda al personal a conocer el proceso de creación de reservas.
Lo que debes recordar
Importar las reservas pasadas no es obligatorio, pero puede facilitar la elaboración de informes y ayudarte a mantener un registro de los huéspedes anteriores y de quienes regresan.
Para crear una reserva, proporciona la siguiente información:
- Fechas
- Tipo de habitación
- Nombre y apellido del huésped
- Correo. Si no tienes el correo del huésped, agrega una dirección de correo provisional.
- País de residencia del huésped
- Fuente utilizada para realizar la reserva
- Un ID de terceros válido para las reservas creadas en una OTA cuando se requiera que las modificaciones futuras se actualicen automáticamente
Opciones para importar reservas
Las reservas de los siguientes canales se pueden importar al conectar tu establecimiento a Cloudbeds PMS:
- Booking.com
- Expedia
- Airbnb
- Goibibo
Pídele a tu Coach de incorporación que realice esta acción después de conectar tu establecimiento.
Cómo acceder
- Abre el Menú principal
.
- Haz clic en Opciones para importar reservas
. La herramienta Importación rápida manual aparece en la página.
Opción 1 (recomendada): Importación rápida manual
La herramienta Importación rápida manual te permite importar varias reservas a la vez al completar los campos obligatorios.
Opción 2: Servicio de importación de reservas (servicio de pago)
El Servicio de importación de reservas requiere un mínimo de 100 reservas para importar.
Opción 3: Añade reservas manualmente
Si solo necesitas añadir unas pocas reservas, puedes crearlas individualmente con el botón Añadir reserva o Crear nueva reserva. El botón está disponible en la página Reservas, el Calendario y el Panel principal.
Crear reservas manualmente también ayuda al personal a familiarizarse con el proceso de gestión de reservas.
Usa las siguientes guías para crear una reserva:
Tu siguiente paso: Distribución
Después de completar la configuración básica del establecimiento, revisa cada sección de esta guía. Luego, tu Coach de incorporación puede ayudarte a activar la Distribución.
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