La página Detalles de la reserva permite gestionar toda la información de una reserva desde un mismo lugar. En este artículo se explica qué encontrarás en cada una de sus pestañas y cómo usar sus funciones.
Consulta este artículo para obtener más información sobre las demás secciones de la página Detalles de la reserva.
Descripción general
La página Detalles de la reserva está organizada en pestañas para facilitar la consulta y gestión de todos los aspectos de la reserva de un huésped:
- Información de la reserva y del huésped: incluye los datos específicos de la reserva y la información personal del huésped.
- Notas y documentos: permite añadir, guardar y gestionar información importante sobre el huésped.
- Actividad de la reserva y mensajes de correo electrónico: sirve para consultar la actividad y el historial de la reserva.
Es normal que los datos de contacto de los huéspedes, como el correo electrónico, el teléfono o la dirección, aparezcan parcialmente ocultos en la lista de reservas. Se trata de una medida de seguridad. La página Detalles de la reserva, incluida la pestaña Detalles del huésped, muestra la información completa. Si necesitas ver o copiar los datos de contacto completos de un huésped, abre su reserva directamente.
Encontrarás más información aquí: Protege tu cuenta con los datos ocultos de los huéspedes.
1. Información de la reserva y del huésped
Alojamientos
Descripción de las columnas
- Editar reserva: permite modificar los datos de la reserva, como la duración de la estadía y el número de huéspedes. Consulta este artículo para obtener más información.
- ID de reserva: identificador único de la reserva generado por el sistema.
En las reservas con más de un tipo de alojamiento, cada habitación después de la primera conserva el mismo ID con un número añadido al final. Por ejemplo: 8675309, 8675309-2, 8675309-3.
- Tipo: tipo de alojamiento reservado.
- Asignación: número específico de habitación asignado a la reserva. También puedes asignar aquí una habitación o cama si no tienes activada la asignación automática. Una vez asignada la habitación, la reserva aparecerá en el calendario. Ten en cuenta que quitar la asignación de una habitación no cancela la reserva.
- Huésped: muestra el nombre del huésped y, si corresponde, los nombres de los huéspedes adicionales.
- Fecha de llegada/salida: fechas de check-in y check-out.
- Huéspedes: número de adultos y niños añadidos.
- Noches: número total de noches de estadía.
- Total: importe total de la reserva, sin incluir los artículos adicionales.
- Ocupado: indica si los huéspedes de la reserva ya ocupan una habitación específica. También puedes cambiar el ícono para hacer el check-in o check-out de los huéspedes.
- Editar: menú desplegable con opciones para modificar la reserva, como Edición rápida, Editar reserva y Editar precio.
Menú Editar
- Edición rápida: permite cambiar rápidamente las fechas de check-in y check-out y dividir la reserva.
- Editar precio: permite modificar rápidamente las tarifas de habitación. Para mantener la precisión de los registros, no uses esta opción para cambiar tarifas de habitación que ya se hayan registrado. En ese caso, realiza el ajuste desde el folio del huésped.
- Editar reserva: te lleva a la página principal de la reserva.
- Eliminar alojamiento: elimina el alojamiento de la reserva.
No es posible restaurar un alojamiento después de eliminarlo.
Folio
En el folio del huésped puedes gestionar todas las transacciones de la reserva correspondiente, incluidos los pagos, los reembolsos y los ajustes de cargos. Todas las transacciones realizadas aparecen en esta sección.
Obtén más información sobre la pestaña Folio aquí.
Detalles del huésped
Usa la pestaña Detalles del huésped para gestionar la información personal del huésped. Desde allí puedes añadir y modificar sus datos, imprimir fichas de registro y realizar otras acciones.
La sección Detalles del huésped puede contener campos con información de identificación personal (PII) sensible del huésped. Estos campos se identifican con el ícono de un ojo. El registro de actividad indica qué usuarios hacen clic en él.
- El propietario del establecimiento puede controlar quién puede ver y modificar la PII de los huéspedes desde la página Funciones.
Información del huésped
- Editar detalles: haz clic aquí para modificar los campos de información del huésped.
- Imprimir ficha de registro: permite elegir el idioma de la ficha de registro e imprimirla para tus archivos.
- Tomar foto: abre la cámara del dispositivo para fotografiar al huésped.
-
Subir foto: permite seleccionar una foto existente en el dispositivo y subirla a Cloudbeds PMS.
- El dispositivo debe contar con una cámara activa, ya sea una cámara web o la cámara de una tableta o un teléfono.
- La función utiliza el acceso a la cámara del navegador. Los navegadores compatibles son Chrome, Edge, Safari y Firefox.
- Si no aparece la solicitud de permiso, comprueba que la configuración de privacidad del navegador y del sistema operativo permita acceder a la cámara.
- Actualmente, no se puede tomar una foto nueva directamente desde la página Detalles de la reserva después de crear la reserva.
Si seleccionaste dos o más huéspedes al crear la reserva, aparecerá el botón Añadir huésped para incluir huéspedes adicionales.
También puedes modificar los datos del huésped desde el panel mediante los paneles de acciones de la reserva.
Más información: Paneles de acciones de la reserva (beta) > Editar los datos del huésped desde el panel.
Notas del huésped
- Añadir notas: usa esta opción para incluir información adicional relacionada específicamente con el huésped.
- Notas activas: muestra las notas que no están archivadas.
- Notas archivadas: aquí se guardan todas las notas archivadas.
Actualmente, no puedes eliminar las notas del huésped; solo puedes archivarlas.
Tarjetas de crédito
Esta pestaña permite guardar las tarjetas de crédito del huésped manualmente o mediante un terminal de Cloudbeds Payments. Obtén más información sobre cómo añadir y modificar los datos de una tarjeta de crédito en una reserva.
2. Notas y documentos
Notas
La pestaña Notas ofrece un espacio independiente para añadir notas sobre la reserva del huésped. Consulta este artículo para saber cómo añadir, consultar y archivar notas.
Documentos
Usa la pestaña Documentos para subir archivos y adjuntarlos a la reserva. Esta pestaña también incluye las facturas emitidas para la reserva.
Subir documentos de la reserva
- En la pestaña Documentos, elige si quieres adjuntar el archivo a la Reserva o al Perfil del huésped.
- Haz clic en Subir y sigue las instrucciones para arrastrar y soltar el archivo o seleccionarlo desde tu dispositivo.
- Los archivos subidos aparecerán en la lista de Documentos. Desde allí podrás gestionarlos o eliminarlos si es necesario.
Tipos de archivo compatibles: pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, txt, xls y xlsx.
- Todas las facturas emitidas para la reserva también aparecerán en la sección Facturas de la pestaña Documentos.
3. Actividad de la reserva y mensajes de correo electrónico
Actividad de la reserva
La pestaña Actividad de la reserva muestra todos los cambios que el sistema o los usuarios han realizado en la reserva. Allí puedes:
- Consultar cada actividad relacionada con la reserva: creación, importación, asignación de habitación, cambios de tarifa, actividad del folio, documentos subidos y más.
- Encontrar información detallada, como la fecha, la hora y el usuario que realizó cada acción.
- Usar los filtros de fecha y usuarios para buscar una actividad específica.
Haz clic en el ícono (+) junto a la fecha y hora o al cambio correspondiente para ver más detalles.
Mensajes de correo electrónico
Permite consultar los correos electrónicos enviados a la dirección del cliente, incluidos el nombre de la plantilla y el asunto del mensaje.
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