La página de detalles de la reserva permite a los usuarios gestionar todas sus reservas desde un solo lugar centralizado. Este artículo ofrece más información sobre cada una de estas pestañas, qué puedes encontrar en cada una y cómo usar todas las funcionalidades de manera efectiva.
Consulta este artículo para obtener más información sobre las demás secciones de la página de detalles de la reserva.
Descripción general
La página de detalles de la reserva se organiza en diferentes pestañas para facilitar un enfoque optimizado al clasificar y gestionar todos los aspectos de la reserva de un huésped:
- Información de la reserva y del huésped: incluye los detalles específicos de la reserva y la información personal del huésped.
- Notas y documentos: te permite agregar, guardar y gestionar información importante sobre tu huésped.
- Actividad de la reserva y mensajes de correo electrónico: para fines de seguimiento e historial.
Si los datos de contacto del huésped, como correo electrónico, teléfono o dirección, aparecen ocultos al consultar la lista de reservas, esto es esperado. Estos campos ahora se enmascaran parcialmente en las vistas de lista como medida de seguridad. La página de detalles de la reserva, incluida la pestaña Huésped, siempre muestra la información completa del huésped. Cuando necesites ver o copiar los datos de contacto completos de un huésped, abre directamente el registro de la reserva.
Consulta más detalles aquí: Protege tu cuenta con datos de huéspedes ocultos
1. Información de la reserva y del huésped
Alojamientos
Descripción general de las columnas
- Editar reserva: una herramienta que te permite cambiar los detalles de tu reserva, como la duración de la estadía y el número de huéspedes. Consulta este artículo para obtener más información.
- ID de reserva: el ID único de la reserva generado por el sistema.
Para las reservas con más de un tipo de habitación, cada habitación posterior a la primera tendrá el mismo ID con un número agregado al final. Por ejemplo: 8675309, 8675309-2, 8675309-3, etc.
- Tipo: el tipo de alojamiento reservado.
- Asignación: el número de habitación específico asignado a la reserva. También es posible asignar la habitación o cama desde aquí si no tienes activada la asignación automática. Una vez asignada, la reserva se mostrará en la página Calendario. Ten en cuenta que desasignar la habitación no significa cancelar la reserva.
- Huésped: muestra el nombre del huésped y los nombres de los huéspedes adicionales, cuando corresponda.
- Fecha de llegada/salida: fechas de check-in y check-out.
- Huéspedes: número de huéspedes o niños agregados.
- Noches: el número total de noches de estadía.
- Total: importe total de la reserva, excepto los artículos adicionales.
- Ocupada: muestra si una habitación específica ya está ocupada por los huéspedes de la reserva. También puedes usar esta opción para realizar el check-in o check-out de los huéspedes al cambiar el ícono.
- Editar: el menú desplegable incluye varias opciones para modificar tu reserva, como Edición rápida, Editar reserva o Editar precio.
Menú Editar
- Edición rápida: edita rápidamente las fechas de check-in y check-out, y divide la reserva.
- Editar precio: edita rápidamente las tarifas de habitación. Para mantener la información precisa, no edites las tarifas de habitación ya registradas mediante esta función. Para hacerlo, accede al folio del huésped y realiza el ajuste desde allí.
- Editar reserva: te llevará a la página principal de la reserva.
- Eliminar alojamiento: eliminará el alojamiento de la reserva.
No es posible restaurar un alojamiento una vez que se ha eliminado.
Folio
El folio del huésped es el lugar donde puedes gestionar todas las transacciones de la reserva correspondiente, incluidos los pagos, reembolsos o ajustes de cargos. Todas las transacciones realizadas se mostrarán en esta sección.
Obtén más información sobre la pestaña Folio aquí.
Datos del huésped
Usa la pestaña Datos del huésped para gestionar la información personal del huésped correspondiente. Esta pestaña te permite agregar y editar los datos del huésped, imprimir tarjetas de registro y mucho más.
La sección Datos del huésped puede incluir campos con información personal identificable sensible (PII) del huésped. Estos campos estarán marcados con el ícono de ojo. El registro de actividad hará seguimiento de todos los usuarios que hagan clic en este ícono.
- El propietario del establecimiento puede controlar quién puede ver y editar los datos PII de los huéspedes en la página de Roles.
Información del huésped
- Editar datos: haz clic aquí para editar los campos de información del huésped.
- Imprimir tarjeta de registro: esta opción te permitirá seleccionar el idioma de la tarjeta de registro e imprimirla para tus archivos.
- Tomar foto: abre la cámara de tu dispositivo para tomar una foto del huésped.
-
Cargar foto: te permite seleccionar una foto existente en tu dispositivo y cargarla a Cloudbeds PMS.
- El dispositivo debe tener una cámara activa, como cámara web, tableta o cámara de teléfono.
- La función depende del acceso estándar a la cámara del navegador, compatible con Chrome, Edge, Safari y Firefox.
- Si no aparece el aviso, verifica que la configuración de privacidad del navegador y del sistema operativo permita el acceso a la cámara.
- Actualmente, no es posible capturar una foto nueva directamente desde la página de detalles de la reserva después de crear una reserva.
Si ya seleccionaste 2 o más huéspedes al crear una reserva, aparecerá el botón Agregar huésped para incluir huéspedes adicionales en la reserva.
Los datos del huésped también pueden editarse desde el Panel mediante los paneles de acciones de reserva.
Obtén más información: Paneles de acciones de reserva (beta) > Editar información del huésped desde el Panel.
Notas del huésped
- Agregar notas: específicamente relacionadas con tus huéspedes; usa esta pestaña para incluir cualquier información adicional.
- Notas activas: muestra tus notas activas, no archivadas.
- Notas archivadas: todas tus notas archivadas se guardarán aquí.
Actualmente no es posible eliminar las notas de huéspedes, pero puedes archivarlas.
Tarjetas de crédito
Esta pestaña te permite guardar las tarjetas de crédito de tu huésped manualmente o mediante la terminal de Cloudbeds Payments. Obtén más información sobre cómo agregar y editar los datos de tarjetas de crédito en una reserva.
2. Notas y documentos
Notas
La pestaña Notas es un espacio independiente para agregar notas de reserva dentro de la reserva del huésped. Obtén más información sobre cómo agregar, ver y archivar notas en este artículo.
Documentos
Usa la pestaña Documentos para cargar archivos y otros documentos que deseas adjuntar a la reserva. Esta pestaña también incluye las facturas emitidas para la reserva.
Cargar documentos de la reserva
- En la pestaña Documentos, selecciona si deseas adjuntar el archivo a la Reserva o al perfil del huésped.
- Haz clic en Cargar y sigue las instrucciones para arrastrar y soltar tu archivo o cargarlo desde el dispositivo actual.
- Los archivos cargados aparecerán en la lista de Documentos. Luego podrás gestionarlos o eliminarlos si es necesario.
Tipos de archivos compatibles: pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, txt, xls, xlsx.
- Todas las facturas emitidas en la reserva también aparecerán en la sección Facturas de la pestaña Documentos.
3. Actividad de la reserva y mensajes de correo electrónico
Actividad de la reserva
La pestaña Actividad de la reserva muestra todos los cambios realizados en una reserva por el sistema o por los usuarios. En esta pestaña, podrás:
- Hacer seguimiento a cada actividad realizada en la reserva: creación, importación, asignación de habitación, cambios de tarifas, actividad del folio, documentos cargados, etc.
- Encontrar información detallada, como la fecha, hora y usuario que realizó la acción.
- Usar los filtros de fecha y usuarios para refinar tu búsqueda de una actividad específica.
Haz clic en el ícono (+) junto a la fecha y hora o al cambio específico realizado para desplegar más detalles.
Mensajes de correo electrónico
Te permite hacer seguimiento de los mensajes de correo electrónico enviados a la dirección de correo electrónico del cliente, incluidos el nombre de la plantilla y el asunto del correo electrónico.
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