La página Información de la reserva permite a los usuarios gestionar sus reservas en una sola ubicación centralizada. Este artículo presenta más información sobre cada pestaña, lo que se encuentra en cada una de ellas y cómo usar todas esas funciones con eficacia.
Más información en este artículo sobre las otras secciones de la página Información de la reserva.
Información general
La página Información de la reserva está organizada por pestañas para facilitar un enfoque dinámico al clasificar y gestionar todos los aspectos de la reserva de un huésped.
- Información de la reserva y del huésped. Incluye los datos específicos de la reserva y la información personal del huésped.
- Notas y documentos. En esta pestaña se puede agregar, guardar y gestionar la información del huésped.
- Historial de la reserva y mensajes de correo. Para fines de seguimiento y registros.
1. Información de la reserva y del huésped
- Editar reserva. Herramienta para cambiar los datos de tu reserva (como la duración de la estadía y el número de huéspedes). Más información en este artículo.
- ID de la reserva. Es el ID o número único de la reserva generado por el sistema.
En el caso de reservas con más de un tipo de habitación, cada habitación después de la primera tiene el mismo ID con un número agregado al final. Por ejemplo: 8675309, 8675309-2, 8675309-3 y demás.
- Categoría. El tipo o categoría de alojamiento asignado a la reserva.
- Asignación. El número de habitación asignado a la reserva. Aquí también se puede asignar la habitación o cama de no tener asignación automática. Luego de asignar una habitación, la reserva se verá en el calendario. Recuerda que eliminar la habitación asignada no equivale a cancelar la reserva.
- Huésped. Muestra el nombre del huésped y de los huéspedes adicionales, de haber.
- Llegada/salida. Las fechas de llegada y salida de la reserva.
- Huéspedes. El número de huéspedes y niños de la reserva.
- Noches. El total de noches de la estadía.
- Total. El valor total de la reserva (sin contar servicios y productos adicionales).
- Ocupada. Indica si una habitación específica ya está ocupada por los huéspedes de la reserva. Puedes utilizar esta opción para procesar el check-in y check-out de los huéspedes moviendo el interruptor.
- Editar. El menú desplegable tiene varias opciones para modificar la reserva, como Edición rápida, Editar reserva o Editar precio.
- Edición rápida. Aquí puedes editar la fecha de llegada y salida de la reserva y dividir la reserva.
- Editar precio. Aquí puedes editar las tarifas de la habitación. Para asegurar que la información sea precisa, no uses esta función para editar las tarifas de habitación contabilizadas. Para ello, haz clic en el resumen de cuenta del huésped para realizar el ajuste.
- Editar reserva. Esta opción dirige a la página principal de la reserva.
- Eliminar alojamiento. Aquí puedes eliminar las habitaciones asignadas a la reserva.
Recuerda que no se pueden restaurar las habitaciones a las reservas luego de eliminarlas.
En el resumen de cuenta del huésped puedes gestionan las transacciones correspondientes a la reserva. Es como la factura de la reserva. Aquí puedes añadir pagos, procesar reembolsos o ajustar cargos. Todas las transacciones realizadas se verán en esta sección.
Más información sobre la pestaña Resumen de cuenta.
En la pestaña Detalles del huésped puedes gestionar la información personal del huésped. Aquí puedes añadir y editar la información del huésped, imprimir tarjetas de registro y más.
- La sección Detalles del huésped puede incluir campos con Información privada y de caracter sensible (PII) del huésped. Estos campos estarán marcados con un ícono de ojo. En el historial de actividad se registran todos los usuarios que han hecho clic en ese ícono.
- El dueño(a) de la propiedad puede controlar quién puede ver y editar los datos PII del huésped en la sección Funciones.
Información del huésped
- Editar detalles. Haz clic aquí para editar los campos de información del huésped.
- Imprimir tarjeta de registro. Esta opción permite seleccionar el idioma de la tarjeta de registro e imprimirla para guardarla.
- Tomar foto. Activa la cámara de tu dispositivo para tomar una foto del huésped.
- Subir foto. Permite seleccionar una foto existente de tu dispositivo y cargarla al PMS de Cloudbeds.
Si has seleccionado 2 o más huéspedes al crear una nueva reserva, verás la opción Añadir huésped para incluir más huéspedes en la reserva.
Notas del huésped
- Añadir notas. En esta pestaña, puedes agregar notas con información específica sobre los huéspedes de esa reserva.
- Notas activas. Muestra las notas activas (no archivadas).
- Notas archivadas. Las notas archivadas de la reserva se guardan aquí.
Recuerda que, de momento, no se puede eliminar las notas de las reservas, sino solo archivarlas.
En esta pestaña se guardan las tarjetas de crédito del huésped manualmente o usando una terminal de pago de Cloudbeds. Más información sobre cómo agregar y editar los datos de tarjetas de crédito de las reservas.
2. Notas y documentos
La pestaña Notas es un espacio adicional para añadir comentarios y observaciones en la reserva del huésped. Más informacion sobre cómo añadir, ver y archivar notas en este artículo.
En la pestaña Documentos puedes subir archivos y documentos que se adjuntarán a la reserva. En esta pestaña también encontrarás las facturas de la reserva.
Cómo cargar documentos a las reservas
- En la pestaña Documentos, selecciona entre adjuntar el archivo a la reserva o al perfil del huésped.
- Haz clic en Cargar y sigue las instrucciones para arrastrar un archivo o cargarlo desde tu dispositivo.
- Los archivos subidos se ven en la lista Documentos. Luego de cargarlos, puedes gestionarlos o eliminarlos, de ser necesario.
- Los tipos de archivo compatibles son: pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, txt, xls y xlsx.
- Las facturas en la reserva también se pueden ver en la pestaña Documentos, en la sección Facturas.
3. Historial de la reserva y mensajes de correo
En la pestaña Historial de la reserva encuentras todos los cambios realizados a cada reserva por sistema o usuario. En esta pestaña, puedes:
- Monitorear las actividades de una reserva: creación, importación, asignación de habitaciones, cambios de tarifa, cambios en el resumen de cuenta, documentos subidos y demás.
- Encontrar información detallada, como la fecha, la hora y el usuario que realizó cada acción.
- Usar los filtros Hora y fecha y Usuario para especificar actividades específicas.
Haz clic en el ícono (+) junto a Hora y fecha o al cambio específico realizado para ver más información.
En esta sección puedes monitorear los mensajes enviados por correo electrónico a la bandeja de entrada del huésped. Incluye el nombre de la plantilla y el asunto o nombre del correo.
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