Las organizaciones permiten crear diferentes tipos de usuarios para gestionar las propiedades de tu organización con solo unos pocos clics.
Este artículo explica cómo añadir y gestionar tus usuarios de la organización, y comprender sus roles y responsabilidades correspondientes dentro de la plataforma PMS de Cloudbeds.
Información general de usuarios de la organización
Una vez que tengas una Organización creada, los Titulares y Administradores de la Organización tendrán acceso a una nueva sección dentro de la página de Usuarios, donde verán las siguientes pestañas:
- Titulares (Titular de la organización o titulares de propiedades) - Usuarios que son el titular de la organización, administrador de la organización o titular de la propiedad dentro de la organización.
- Usuarios de la Organización (Administradores de la organización o usuarios de la organización) - Usuarios que son gestionados por la organización. Estos usuarios tienen roles asignados a diferentes propiedades dentro de la organización.
- Usuarios de Propiedades (Titulares de propiedades, usuarios de propiedades) - Usuarios que tienen acceso a nivel de propiedad.
¿Buscas más información sobre usuarios que no son de la organización? Ver: Gestión de usuarios
La jerarquía de la organización
Antes de crear o gestionar tus usuarios de la organización, es esencial entender la jerarquía de la organización y los diferentes niveles de usuario. Tener conciencia de esto te ayudará a definir correctamente roles, permisos y responsabilidades para tu personal.
Gestionar usuarios de la organización
Antes de añadir usuarios de la organización, asegúrate de crear su rol correspondiente, haciendo clic en la pestaña de Roles.
- En tu menú de Cuenta, ve a la Página de Configuración
- Haz clic en la pestaña de Usuarios
- Haz clic en la pestaña correspondiente (titulares, usuarios de la organización, usuarios de la propiedad), según el nuevo tipo de usuario a añadir
- Por ejemplo: En la pestaña de Titulares, haz clic en +Añadir administrador de la organización
- Selecciona entre nuevo usuario o usuario existente. Si se selecciona usuario existente, aparecerá una barra de búsqueda para escribir el nombre del usuario existente
- Añade detalles del usuario
- Guarda tus cambios
- En tu menú de Cuenta, ve a la Página de Configuración y haz clic en la sección de Usuarios
- En la pestaña de Usuarios, haz clic en la pestaña de Usuarios de la organización
- Haz clic en Añadir usuario
- Añade las credenciales del usuario (nombre y apellido y correo electrónico)
- Añade asignaciones (roles)
- Asigna la propiedad o propiedades que este usuario tendrá acceso
- Si este usuario tendrá más de un rol en diferentes propiedades (por ejemplo, en una es gerente de recepción y en una segunda propiedad es administrador) haz clic en Añadir asignación para añadir más roles/propiedades
- Guardar
Haz clic en el ícono (x) para eliminar una asignación (rol asignado y propiedad)
Una vez creados, todos los usuarios de la organización se mostrarán en la tabla de Usuarios de la organización, donde:
- El Titular de la organización puede habilitar/deshabilitar usuarios (el usuario de la organización no puede deshabilitar su propio usuario)
- Bajo las columnas de Rol y Propiedades de la organización, puede verificar qué rol se asignó al usuario y a qué propiedad tiene acceso haciendo clic en el signo de interrogación
- Verifica si la cuenta del usuario fue verificada o no en la columna de Acciones.
Los usuarios de propiedad deben ser creados a nivel de la propiedad de la organización. Accede a la propiedad específica para crear los usuarios de propiedad correspondientes, siguiendo los pasos en esta guía: Añadir, editar o deshabilitar usuarios
Para transferir usuarios a nivel de propiedad a nivel de organización, ve a esta sección a continuación.
No es posible editar ninguna información de otros administradores de la organización. Solo puedes ver el botón de edición para tu propio usuario.
- En tu página de Usuarios, encuentra el usuario correspondiente para editar
- Haz clic en el ícono de lápiz de la columna Acciones
- Haz clic en Editar
- Edita la información del usuario
- Guarda tus cambios
Otras opciones y ajustes
El selector de propiedad permite a los usuarios navegar fácilmente entre propiedades que pertenecen a la misma organización, registradas bajo la misma dirección de correo electrónico. Los usuarios simplemente pueden hacer clic en el selector de propiedad y acceder a cada una de sus propiedades en la misma pestaña del navegador.
¿Qué usuarios podrán cambiar de propiedad?
- Usuarios que fueron registrados dentro de una Organización como Propietario de la Organización, Administradores de la Organización y Usuarios de la Organización
- Usuarios que han sido registrados en dos o más propiedades utilizando la misma dirección de correo electrónico. Esas propiedades pueden pertenecer o no a una Organización.
Para cambiar de propiedad:
- Haz clic en la flecha junto a tu nombre de propiedad, en la esquina superior izquierda de tu PMS de Cloudbeds
- Haz clic en la propiedad deseada para acceder a ella
También puedes utilizar la barra de búsqueda del selector de propiedad para buscar tu propiedad y acceder a ella directamente.
- Ve a tu Configuración de cuenta
- Accede a la página de Organización
-
Haz clic para abrir la propiedad a la que deseas acceder en una nueva pestaña
Transferir un usuario a nivel de propiedad al nivel de organización directamente en Cloudbeds PMS.
Esta opción es útil cuando el usuario a nivel de propiedad necesita tener acceso a múltiples cuentas (por ejemplo, gerentes de recepción, personal de limpieza, gerentes generales, que trabajan con una cadena de propiedades). Le permite dar acceso a múltiples propiedades a un usuario sin compartir acceso de nivel de administrador con ellos.
- En su menú de Cuenta, vaya a la Página de Configuración y haga clic en la sección de Usuarios
- Haga clic en la pestaña de Usuarios de Propiedades
- Haga clic en Transferir bajo la columna de Acciones para dar acceso al usuario a más de una propiedad
Cuando accede a la pestaña de Usuarios de Propiedades, solo puede ver:
- Usuarios activos que tienen acceso a nivel de propiedad
- Usuarios que pueden ser transferidos a propiedades dentro de la Organización
- Los Titulares de la Organización o Administradores no pueden añadir nuevos usuarios a nivel de propiedad a través de esta página.
- Solo puede añadir un nuevo usuario a nivel de propiedad en la Gestión de Usuarios cuando inicie sesión como un titular de propiedad o usuario a nivel de propiedad que tiene permiso para añadir usuarios.
- Seleccione qué roles desea asignar al usuario
- Seleccione a qué propiedades desea darles acceso
- Haga clic en Guardar
- En el lado izquierdo del modal, puede ver qué asignaciones ya tiene acceso el usuario a nivel de propiedad.
- Para eliminar asignaciones, simplemente haga clic en el ícono (x) en el lado derecho del modal.
- Puedes asignar al usuario a varias propiedades, pero no es posible asignar múltiples roles en la misma propiedad para el mismo usuario.
- Por ejemplo: No puedes asignar un rol de recepcionista y un rol de gerente a un usuario en la propiedad 1, pero puedes asignarle un rol de recepcionista en la propiedad 1 y un rol de gerente en la propiedad 2.
-
Titulares de la propiedad:
- Solo se mostrarán en la pestaña de Titulares
- No puedes ver a los titulares de la propiedad en la pestaña de Usuarios de propiedades
- No puedes desactivar a un Titular de la propiedad
- El usuario con acceso a nivel de propiedad desaparecerá de la pestaña de Usuarios de propiedades cuando les otorgues acceso a nivel de organización a una cuenta a la que ya tenían acceso como usuario a nivel de propiedad; solo se mostrarán en la pestaña de Usuarios de la organización.
Preguntas sobre usuarios de la organización? Visita nuestra FAQ de Organizaciones
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