| Objetivo | Agregar y gestionar usuarios de la organización en los distintos establecimientos que la integran. |
| Dirigido a | Titulares y administradores de la organización. |
| Cuándo consultar este artículo | Cuando necesites conocer los tipos de usuarios de la organización, agregar o editar usuarios, cambiar de establecimiento o transferir usuarios de un establecimiento a la organización. |
| Requisitos | Una organización existente y las funciones necesarias para los usuarios que vas a agregar. |
| Resultado esperado | Los usuarios de la organización tienen las funciones y el acceso a los establecimientos que les corresponden. |
Introducción
Las organizaciones te permiten crear distintos tipos de usuarios para gestionar sus establecimientos con solo unos clics.
En este artículo, aprenderás a agregar y gestionar los usuarios de tu organización, así como a conocer sus funciones y responsabilidades en Cloudbeds PMS.
Se requiere una verificación de seguridad adicional. Crear un usuario de la organización o transferir la titularidad de la organización son acciones que requieren medidas adicionales de seguridad. Debes haber iniciado sesión hace al menos 10 minutos y verificar tu identidad con el método de autenticación multifactor que ya utilizas antes de poder guardar al nuevo usuario.
Contenido
- Usuarios y jerarquía de la organización
- Gestionar usuarios de la organización
- Opciones y configuración de la organización
Usuarios y jerarquía de la organización
Conoce los tipos de usuarios disponibles y la jerarquía de la organización antes de asignar funciones y acceso a los establecimientos.
Información general sobre los usuarios de la organización
Una vez creada la organización, sus titulares y administradores tendrán acceso a una nueva sección en la página Usuarios, donde verán las siguientes pestañas:
- Titulares (titular de la organización o titulares de establecimientos): usuarios que son titulares o administradores de la organización, o titulares de un establecimiento que pertenece a ella.
- Usuarios de la organización (administradores o usuarios de la organización): usuarios gestionados por la organización. Tienen funciones asignadas en distintos establecimientos que pertenecen a ella.
- Usuarios de establecimientos (titulares y usuarios de establecimientos): usuarios que tienen acceso a uno o más establecimientos.
¿Buscas más información sobre los usuarios que no pertenecen a una organización? Consulta: Gestión de usuarios
Jerarquía de la organización
Antes de crear o gestionar usuarios, es importante que conozcas la jerarquía de la organización y los distintos niveles de acceso. Esto te ayudará a definir correctamente las funciones, los permisos y las responsabilidades del personal.
Gestionar usuarios de la organización
Sigue estos pasos para agregar o editar usuarios de la organización y asignarles funciones y establecimientos.
Gestionar usuarios de la organización
Agregar un administrador de la organización
Antes de agregar usuarios de la organización, crea las funciones que les asignarás desde la pestaña Funciones.
- En el menú de tu cuenta, ve a la página de Configuración.
- Haz clic en la pestaña Usuarios.
- Selecciona la pestaña correspondiente (Titulares, Usuarios de la organización o Usuarios de establecimientos) según el tipo de usuario que vas a agregar.
- Por ejemplo, en la pestaña Titulares, haz clic en +Agregar administrador de la organización.
- Selecciona Usuario nuevo o Usuario existente. Si seleccionas Usuario existente, aparecerá una barra de búsqueda para ingresar su nombre.
- Ingresa los datos del usuario.
- Guarda los cambios.
Agregar usuarios de la organización
- En el menú de tu cuenta, ve a la página de Configuración y haz clic en la sección Usuarios.
- En la página Usuarios, haz clic en la pestaña Usuarios de la organización.
- Haz clic en Agregar usuario.
- Ingresa los datos del usuario (nombre, apellido y correo electrónico).
- Agrega las asignaciones (funciones).
- Selecciona los establecimientos a los que tendrá acceso el usuario.
- Si el usuario tendrá distintas funciones en diferentes establecimientos (por ejemplo, gerente de recepción en uno y administrador en otro), haz clic en Agregar asignación para añadir más funciones y establecimientos.
- Haz clic en Guardar.
Haz clic en el ícono (x) para quitar una asignación (la función y el establecimiento asignados).
Una vez creados, todos los usuarios de la organización aparecerán en la tabla Usuarios de la organización. Allí:
- El titular de la organización puede activar o desactivar usuarios. Los usuarios de la organización no pueden desactivar sus propias cuentas.
- En las columnas Función en la organización y Establecimientos, puedes consultar la función del usuario y los establecimientos a los que tiene acceso haciendo clic en el signo de interrogación.
- En la columna Acciones, puedes comprobar si se verificó la cuenta del usuario.
Agregar usuarios de establecimientos
Los usuarios de establecimientos deben crearse desde cada establecimiento de la organización. Accede al establecimiento correspondiente y sigue las instrucciones de Agregar, editar o desactivar usuarios.
Para transferir usuarios de un establecimiento a la organización, consulta Transferir usuarios de un establecimiento a la organización.
Editar los datos de un usuario de la organización
No puedes editar los datos de otros administradores de la organización. El botón de edición solo estará disponible para tu propio usuario.
- En la página Usuarios, busca al usuario que quieres editar.
- Haz clic en el ícono de lápiz de la columna Acciones.
- Haz clic en Editar.
- Modifica los datos del usuario.
- Guarda los cambios.
Opciones y configuración de la organización
Utiliza estas opciones para cambiar de establecimiento o transferir a la organización los usuarios de establecimientos que cumplan los requisitos.
Otras opciones y ajustes
Cambiar de establecimiento como usuario de la organización
El selector de establecimientos permite desplazarse fácilmente entre los establecimientos de una misma organización registrados con la misma dirección de correo electrónico. Los usuarios pueden hacer clic en el selector y acceder a cada establecimiento desde la misma pestaña del navegador.
¿Quiénes pueden cambiar de establecimiento?
- Los usuarios registrados en una organización (su titular, sus administradores y sus usuarios).
- Los usuarios registrados en dos o más establecimientos con la misma dirección de correo electrónico (aunque los establecimientos no pertenezcan a una misma organización).
Para cambiar de establecimiento:
- Haz clic en la flecha junto al nombre del establecimiento (en la esquina superior izquierda de Cloudbeds PMS).
- Haz clic en el establecimiento al que quieres acceder.
También puedes usar la barra de búsqueda del selector para encontrar un establecimiento y acceder directamente a él.
Si quieres abrir distintos establecimientos al mismo tiempo en diferentes pestañas con una sola sesión:
- Ve a la Configuración de tu cuenta.
- Accede a la página Organización.
-
Haz clic para abrir el establecimiento al que quieres acceder en una pestaña nueva.
Transferir usuarios de un establecimiento a la organización
Puedes transferir un usuario de un establecimiento a la organización directamente desde Cloudbeds PMS.
Esta opción resulta útil cuando el usuario necesita acceder a varias cuentas (por ejemplo, gerentes de recepción, personal de limpieza o gerentes generales que trabajan para una cadena de establecimientos). Permite darle acceso a varios establecimientos sin concederle permisos de administrador.
- En el menú de tu cuenta, ve a la página de Configuración y haz clic en la sección Usuarios.
- Haz clic en la pestaña Usuarios de establecimientos.
- En la columna Acciones, haz clic en Transferir para darle al usuario acceso a más de un establecimiento.
En la pestaña Usuarios de establecimientos solo podrás ver:
- Los usuarios activos que tienen acceso a un establecimiento.
- Los usuarios que pueden transferirse a otros establecimientos de la organización.
- Los titulares y administradores de la organización no pueden agregar nuevos usuarios de establecimientos desde esta página.
- Solo puedes agregar un usuario de establecimiento desde Gestión de usuarios si iniciaste sesión como titular del establecimiento o como usuario del establecimiento con permiso para agregar usuarios.
- Selecciona las funciones que quieres asignarle al usuario.
- Selecciona los establecimientos a los que quieres darle acceso.
- Haz clic en Guardar.
- En el lado izquierdo de la ventana, puedes ver las asignaciones actuales del usuario del establecimiento.
- Para quitar una asignación, haz clic en el ícono (x) del lado derecho de la ventana.
- Puedes asignar al usuario a varios establecimientos, pero no puedes asignarle varias funciones en un mismo establecimiento.
- Por ejemplo, no puedes asignarle las funciones de Recepción y Gerente en el establecimiento 1, pero sí puedes asignarle Recepción en el establecimiento 1 y Gerente en el establecimiento 2.
-
Los titulares de establecimientos:
- Solo aparecen en la pestaña Titulares.
- No aparecen en la pestaña Usuarios de establecimientos.
- No pueden desactivarse.
- Un usuario con acceso a un establecimiento desaparecerá de la pestaña Usuarios de establecimientos cuando le concedas acceso desde la organización a una cuenta a la que ya accedía como usuario del establecimiento. A partir de ese momento, aparecerá en la pestaña Usuarios de la organización.
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Ahora que sabes cómo gestionar usuarios y funciones de la organización, así como el acceso a los establecimientos, consulta este recurso si tienes otras preguntas sobre las organizaciones:
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