Cómo añadir o editar usuarios de una organización

El sistema le permite crear diferentes tipos de usuarios para administrar las propiedades de su organización con solo unos pocos clics.

Este artículo explica cómo agregar y gestionar usuarios en su organización y ofrece información para comprender sus funciones y responsabilidades correspondientes dentro del PMS de Cloudbeds.

Información general

Una vez que haya creado una organización, los titulares y administradores de la organización tendrán acceso a una nueva sección dentro de la página Usuarios, donde verán las siguientes pestañas:

  • Titulares: (titular de la organización o de la propiedad) el titular de la organización, el administrador de la organización o el titular de la propiedad dentro de la organización. 
  • Usuarios de la organización: (administradores de la organización o usuarios de la organización): administradores de la organización. Estos usuarios tienen funciones asignadas en distintas propiedades dentro de la organización.
  • Usuarios de la propiedad: (titulares, usuarios de propiedades): usuarios que tienen acceso a nivel de propiedad.

¿Busca información sobre los usuarios que no pertenecen a la organización? Consulte: Gestión de usuarios.

Jerarquía de la organización

Antes de crear o gestionar los usuarios de su organización, es esencial comprender la jerarquía de la organización y los diferentes niveles de usuarios. Esto le ayudará a definir correctamente las funciones, autorizaciones (permisos de acceso) y responsabilidades de su personal.

Gestione los usuarios de la organización

Añada un administrador a la organización

Antes de agregar usuarios a la organización, asegúrese de crear su función correspondiente desde la pestaña Funciones.

  1. En el menú de Configuración, ingrese a la sección Usuarios.
  2. Deberá seleccionar la pestaña de Usuarios.
  3. Haga clic en la pestaña correspondiente (Titulares, Usuarios de la organización, Usuarios de la propiedad) según el nuevo tipo de usuario que se agregará.
  4. Por ejemplo: en la pestaña Propietarios, haga clic en +Añadir administrador de la organización.
  1. Seleccione entre usuario nuevo o usuario existente. Si se selecciona un usuario existente, aparecerá una barra de búsqueda para escribir el nombre del usuario.
  2. Agregue la información del usuario.
  3. Guarde sus cambios.
Añada un usuario a la organización
  1. En el menú de Configuración, ingrese a la sección Usuarios.
  2. En la pestaña Usuarios, seleccione Usuarios de la organización.
  3. Haga clic en +Agregar usuario.
  1. Agregue la información del usuario (nombre/apellido y correo electrónico).
  2. Agregue las funciones.
  3. Asigne la propiedad o propiedades a las que tendrá acceso este usuario.
  4. Si este usuario tendrá más de una función en diferentes propiedades (por ejemplo, en la Propiedad 1 es encargado de recepción y la Propiedad 2 es administrador).
  5. Haga clic en Agregar asignación para agregar más funciones o propiedades. 
  6. Guarde sus cambios.

     

Haga clic en el ícono (x) para eliminar una asignación (de función y propiedad).

Una vez creado, todos los usuarios de la organización se mostrarán en la tabla Usuarios de la organización, donde:

  • El titular de la organización puede activar o desactivar usuarios (el usuario de la organización no puede deshabilitar su propio usuario).
  • Al hacer clic en el signo de interrogación, podrá consultar cuál función se le asignó al usuario y a cuál propiedad tiene acceso.
  • Podrá consultar si la cuenta del usuario se verificó o no en la columna Acciones.
Añada usuarios a la propiedad

Deberá acceder a la propiedad correspondiente para crear los usuarios de esa propiedad. Siga los pasos de esta guía: Cómo añadir, editar o desactivar usuarios.

Para transferir usuarios del nivel de propiedad al nivel de organización, vaya a esta sección.

Edite los datos de los usuarios de la asociación

No se le permite editar la información de cualquier otro usuario de la organización. Solo podrá ver el botón de Editar para su propio usuario.

  1. Vaya a la página Usuarios y busque el usuario que desee editar.
  2. Haga clic en el icono de lápiz.
  3. Haga clic en Editar.
  4. Edite la información del usuario.
  5. Guarde sus cambios.

Otras opciones y configuraciones

Selector de propiedades para usuarios de la organización

El selector de propiedades permite a los usuarios navegar de forma sencilla entre propiedades que pertenecen a la misma organización y que están registradas con la misma dirección de correo electrónico. Los usuarios pueden hacer clic en el selector de propiedades y acceder a cada una de sus propiedades dentro de la misma pestaña del navegador.

¿Cuáles usuarios podrán ver selector de propiedades?

  • Usuarios que se registraron dentro de una Organización como titular de la Organización, administradores de la Organización y usuarios de la Organización.
  • Usuarios que se han registrado en dos o más propiedades con la misma dirección de correo electrónico. Esas propiedades pueden pertenecer o no a una Organización.

Para cambiar de propiedades: 

  1. Haga clic en la flecha al lado del nombre de su propiedad, en la esquina superior izquierda del PMS de Cloudbeds. 
  2. Haga clic en la propiedad deseada para acceder a ella.

También puede utilizar la barra de búsqueda del selector de propiedades para buscar su propiedad y acceder a ella directamente.

Transfiera usuarios de una propiedad a la organización

El sistema permite transferir usuarios de una propiedad a una organización.

Esta opción resulta útil cuando los usuarios a nivel de propiedad deben acceder varias cuentas (como el personal de recepción, el personal de aseo y mantenimiento, los gerentes generales y demás personas que trabajan en cadenas de propiedades). Ello les permite alternar entre varias propiedades sin tener que solicitar acceso administrativo.

  1. En el menú de Configuración, ingrese a la sección Usuarios.
  2. Seleccione la pestaña Usuarios de la propiedad.
  3. Haga clic en Transferir en la columna Acciones para que ese usuario pueda acceder a más de una propiedad.

Cuando accede a la pestaña Usuarios de la propiedad, solo podrá ver:

  • Los usuarios activos que tienen acceso a la propiedad
  • Los usuarios que han sido transferidos a otras propiedades de su organización
  • Los titulares y administradores de organizaciones no pueden agregar usuarios a su propiedad en esta sección.
  • Solo puede agregar usuarios a su propiedad en el menú desplegable Configuración de usuarios al iniciar sesión como titular de la propiedad o usuario de la propiedad con autorización para agregar nuevos usuarios.

4.  Seleccione cuáles funciones desea asignar al usuario.
5.  Seleccione a cuáles propiedades quieres darles acceso.
6.  Haga clic en Guardar.

  • En el costado izquierdo, puede ver a cuáles asignaciones ya tiene acceso el usuario de nivel de propiedad. 
  • Para eliminar asignaciones, simplemente haga clic en el icono (x) en el costado derecho.
  • Puede asignar el usuario a varias propiedades, pero que no puede asignar varias funciones al mismo usuario en la misma propiedad.
    • Ejemplo: no puede asignar un usuario como recepcionista y administrador en Propiedad 1, pero puede asignar un usuario como recepcionista en Propiedad 1 y como administrador en Propiedad 2.
  • Titular de la propiedad:
    • Solo se ven en la pestaña Titulares.
    • No se ven los titulares en la pestaña Usuarios de la propiedad.
    • No se puede desactivar el acceso al titular.
  • Cuando se transfiere un usuario de propiedad a organización, se elimina su nombre de la pestaña Usuarios de la propiedad. Por supuesto que, esto sólo aplica a la propiedad que lo había agregado a nivel de usuario. Podrá verlo en la pestaña Usuarios de la propiedad.

¿Tiene alguna duda? Consulte nuestras preguntas frecuentes sobre organizaciones.

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