Italienische Invopop-Integration – So funktioniert sie

Übersicht der Rechnungsszenarien

Wenn Sie den Dialog Rechnung erstellen öffnen, erkennt Cloudbeds automatisch das Rechnungsszenario basierend auf dem Zahler-Typ. Das Szenario bestimmt, welche Felder erforderlich sind und an welche Plattform (SDI oder Smart Receipts) die Rechnung gesendet wird.

Hinweis: „Inland“ bezieht sich auf die Adresse, nicht auf die Staatsangehörigkeit. Ein Gast mit deutschem Pass, aber italienischer Adresse benötigt einen Codice Fiscale und wird als B2C Inland behandelt.

Rechnung erstellen: End-to-End-Ablauf

Die folgenden Schritte erklären, wie der zweistufige Rechnungserstellungsprozess für Italien funktioniert, einschließlich der länderspezifischen Zahleranforderungen und der Fiskalisierungsweiterleitung. Für den allgemeinen Cloudbeds-Workflow siehe Zweistufiger Rechnungserstellungsprozess (Pilot).

Schritt 1: Artikel zur Rechnung auswählen

1. Öffnen Sie das Folio einer Reservierung
2. Klicken Sie auf Rechnung erstellen
3. Wählen Sie im Bildschirm Zu verrechnende Artikel die zu verrechnenden Positionen aus
4. Überprüfen Sie die Rechnungssumme. Dieser Betrag wird mit dem Schwellenwert für vereinfachte Rechnungen verglichen
5. Klicken Sie auf Weiter

Schritt 2: Zahler auswählen und erforderliche Felder ausfüllen

1. Auf dem Bildschirm Rechnung an legen Sie den Zahler fest:
   • Wählen Sie den Rechnungskontakt aus (Gast- oder Unternehmensprofil)
   • Wählen Sie die E-Mail an-Adresse aus
   • Wählen Sie die Währung aus
2. Cloudbeds erkennt und zeigt das Szenario automatisch als grünes Badge an (z. B. „B2B Inland“) mit einer Erklärung
3. Füllen Sie die erforderlichen Felder für das erkannte Szenario aus (mit Sternchen markiert):
   • Die Felder sind direkt editierbar. Geben Sie die Daten direkt ein
   • Es ist nicht nötig, die Seite zu verlassen und zurückzukehren
4. Optional klicken Sie auf Vorschau, um das Dokument vor dem Ausstellen zu überprüfen
5. Wählen Sie Ihre Aktion:
   • Rechnung erstellen: Stellt eine vollständige Rechnung aus, die an die Steuerbehörde (SDI) gesendet wird
   • Vereinfachte Rechnung erstellen: Stellt ein vereinfachtes Beleg-Dokument aus (Smart Receipts, falls aktiviert und unter dem Schwellenwert)
6. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um die Aktion abzuschicken

Das folgende Beispiel zeigt das B2B Inland-Szenario im Schritt Rechnung an, einschließlich der erforderlichen Zahler- und Unternehmensinformationen vor der Rechnungserstellung.

Feldanforderungen nach Szenario

B2B Inland (Italienisches Unternehmen)

Profi-Tipp: Codice Destinatario und PEC schließen sich in der Praxis gegenseitig aus. Wenn beide angegeben sind, hat der Codice Destinatario Vorrang und wird auf der Rechnung gedruckt.

B2B Ausland (Nicht-italienisches Unternehmen)

B2C Inland (Gast mit italienischer Adresse)

Kritisch: Ohne Codice Fiscale lehnt die Steuerbehörde die Transaktion ab. Wenn der Gast keinen Codice Fiscale angeben kann, bleibt der Button Rechnung erstellen deaktiviert. Verwenden Sie stattdessen Vereinfachte Rechnung erstellen.

B2C Ausland (Gast mit ausländischer Adresse)

Vereinfachte Rechnung (Unvollständige Zahlerdaten)

Vereinfachte Rechnungen sind ideal für vorausbezahlte OTA-Reservierungen, bei denen die Gastdaten unvollständig sind. Das Dokument wird an Smart Receipts ausgestellt, nicht an SDI.

Das erstellte Fiskaldokument

Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, erstellt Invopop das Fiskaldokument. Das Layout entspricht genau dem, was an die Steuerbehörde übermittelt wurde:

Inhalte

Download-Optionen

Es sind zwei Versionen verfügbar:

• Rechnungs-PDF: Das offizielle Fiskaldokument, das an die Behörde gesendet wird
• Nicht-offizielle Kopie (PDF): Für interne oder gastseitige Verwendung

Das folgende Beispiel zeigt die SDI-Rechnung A-143-Z mit den Status Bezahlt und Registriert. Das Dokument enthält MwSt.-Details und die Tourismussteuer, die mit 0 % und Befreiungscode N1 gemeldet wird.

Verfolgung des Rechnungsstatus im Folio

Jedes ausgestellte Dokument erscheint im Dokumente-Tab der Reservierung mit Betrag, Saldo, Zahlungsstatus und Fiskalisierungsstatus.

Bedeutung der Fiskalisierungsstatus

Zahlungsstatus (Unabhängig von der Fiskalisierung)

Der Zahlungsstatus (Offen, Bezahlt, Teilweise) ist getrennt vom Fiskalisierungsstatus. Eine Rechnung kann sein:

• Registriert + Bezahlt = Fiskalisiert und Zahlung eingegangen
• Registriert + Offen = Fiskalisiert, aber unbezahlt
• Fehlgeschlagen + Offen = Nicht fiskalisiert, Zahlung wartet auf Korrektur

Vereinfachter Rechnungsworkflow

Verwenden Sie diesen Ablauf, wenn die Gastdaten unvollständig sind (häufig bei vorausbezahlten OTA-Reservierungen).

1. Wählen Sie verbuchte Gebühren aus, die in Rechnung gestellt werden sollen
2. Legen Sie auf dem Bildschirm Rechnung an den Zahler fest (auch wenn die Daten unvollständig sind)
3. Überprüfen Sie das angezeigte Szenario. Es wird „Vereinfachte Rechnung“ angezeigt, wenn erforderliche Felder fehlen und der Betrag unter dem Schwellenwert liegt
4. Wenn erforderliche Zahlerfelder fehlen:
   • Die Schaltfläche Rechnung erstellen ist ausgegraut (erwartet, zeigt unzureichende Daten für SDI an)
   • Die Schaltfläche Vereinfachte Rechnung erstellen bleibt verfügbar
5. Klicken Sie auf Vereinfachte Rechnung erstellen
6. Die Transaktion wird an Smart Receipts (Fisconline) gesendet, nicht an SDI

Nummern der vereinfachten Rechnungsdokumente

Das vereinfachte Dokument trägt zwei Nummern:

Wichtig: Wenn ein Gast, Buchhalter oder Prüfer eine vereinfachte Rechnung im AdE-Portal nachverfolgen möchte, geben Sie die ADE-Referenz an, nicht die Cloudbeds-Nummer.

Das folgende Beispiel zeigt die vereinfachte Rechnung A-149-Z für Test SR. Die AdE-Referenz erscheint getrennt von der Cloudbeds-Rechnungsnummer und ist die Referenz, die zur Nachverfolgung des Dokuments bei der Agenzia delle Entrate verwendet wird.

Verarbeitungszeiten

SDI (Vollständige Rechnungen)

• Übermittlung: Sofort (wird eingereicht, sobald Sie Erstellen klicken)
• Bearbeitung durch Behörde: Mehrere Stunden (Agenzia delle Entrate bearbeitet nach eigenem Zeitplan)
• Status: Zeigt typischerweise 2–4 Stunden „In Bearbeitung“ an, dann Aktualisierung auf „Registriert“

Ein ausstehender Status ist normal und erwartet. Bitte eskalieren Sie nicht, sofern sich der Status nicht nach einem vollen Arbeitstag geändert hat.

Smart Receipts (Vereinfachte Rechnungen)

• Übermittlung: Sofort
• Bearbeitung: Typischerweise sofort
• Status: Sollte innerhalb von Minuten „Registriert“ anzeigen

Korrekturen & Stornierungen

Das korrekte Vorgehen hängt vom Kanal ab und davon, ob das Dokument bereits von der Behörde akzeptiert wurde.

SDI (Vollständige Rechnungen)

Rechnung von Behörde abgelehnt:

• Das Dokument hat keine rechtliche Existenz im Behördensystem
• Stellen Sie KEINE Gutschrift aus
• Korrigieren Sie die Daten und senden Sie eine neue Rechnung mit neuer Nummer

Akzeptierte Rechnung benötigt vollständige Stornierung:

• Stellen Sie eine Gutschrift (Nota di Credito, TD04) aus
• Beziehen Sie sich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum
• Die ursprüngliche Rechnung bleibt registriert; die Gutschrift hebt sie auf

Akzeptierte Rechnung benötigt zusätzliche Gebühren:

• Stellen Sie eine Lastschrift (Nota di Debito, TD05) aus
• Beziehen Sie sich auf die ursprüngliche Rechnung

Smart Receipts (Vereinfachte Rechnungen)

Vereinfachte Rechnung muss storniert werden:

• Stelle eine Korrektur (reso) aus
• Das Original bleibt bei der AdE registriert
• Stornierungen am selben Tag werden nicht unterstützt; verwenden Sie stattdessen Korrekturen
• Gutschriften vom Typ Anpassung werden auf diesem Kanal nicht unterstützt

Wichtige Hinweise zur Zahlungsbuchung

Unbezahlte Rechnungen werden standardmäßig mit Banküberweisung als Zahlungsmethode auf dem Steuerdokument ausgewiesen. Wenn eine andere Zahlungsmethode gilt:

1. Buchen Sie die Zahlung auf dem Folio vor der Ausstellung der Rechnung
2. Die Rechnung zeigt dann die korrekte Zahlungsmethode an

Wenn Sie eine Rechnung ohne Zahlungsbuchung ausstellen, können Sie:

1. Eine Korrektur-/Gutschrift ausstellen
2. Die Zahlung buchen
3. Die Rechnung mit der korrekten Zahlungsmethode erneut ausstellen

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