| Zweck | Verwalten von gespeicherten Zahlungskarten und Kartenautorisierungen direkt im Reservierungsbildschirm. |
| Am besten geeignet für | Benutzer an der Rezeption, Night Audit, Unterkunftsmanager und Unterkunftsadministratoren. |
| Verwendung bei | Hinzufügen oder Importieren einer Karte, Festlegen einer Standardkarte, Autorisieren von Geldern, Einziehen oder Annullieren einer Reservierung oder Überprüfen der Kartenaktivität. |
| Voraussetzungen | Eine Reservierung, ein Gruppenprofil oder ein Veranstaltungsprofil sowie die erforderlichen Zahlungs- oder Kartenansichtsberechtigungen für die jeweilige Aktion. |
| Erwartetes Ergebnis | Die Karte oder Autorisierung wird wie vorgesehen gespeichert, aktualisiert, eingezogen, annulliert oder überprüft. |
Einführung
Der Reservierungsbildschirm enthält separate Gespeicherte Karten- und Autorisierungen-Widgets. Verwenden Sie diese, um Zahlungsmethoden von Gästen zu speichern, Standardkarten zu verwalten, Gelder zu autorisieren, Zahlungen einzuziehen, Reservierungen zu annullieren und Kartenaktivitäten zu überprüfen, ohne den Reservierungsbildschirm zu verlassen.
Die gleichen Widgets sind sowohl bei einzelnen Reservierungen als auch bei Gruppen- oder Veranstaltungsprofilen verfügbar. Die folgenden Abschnitte erklären die jeweiligen Arbeitsabläufe und die Situationen, die das Verhalten von Karten oder Autorisierungen beeinflussen können.
Inhaltsverzeichnis
- Wer davon betroffen ist und wie
- Widget Gespeicherte Karten
- Standardkarte
- Kartenautorisierungen
- Widget Autorisierungen
- Kartendetails und Sicherheit
- Zusätzliche Abläufe und Einschränkungen
- Übergang vom klassischen Reservierungsbildschirm
- Häufig gestellte Fragen
Wer davon betroffen ist und wie
Die Widgets unterstützen unterschiedliche Zahlungsaufgaben innerhalb der Unterkunft:
| Rolle | Wissenswertes |
|---|---|
| Rezeptionsbenutzer | Speichert Zahlungsmethoden der Gäste, autorisiert Gelder beim Check-in und erfasst Zahlungen beim Check-out. |
| Night Auditor | Überwacht aktive Autorisierungsvorhalte und erfasst ausstehende Autorisierungen vor dem Check-out. |
| Unterkunftsleiter oder General Manager | Konfiguriert Intelligente Richtlinien und bestätigt, welche gespeicherte Karte die Standardkarte für automatisierte Zahlungen ist. |
| Administrator der Unterkunft | Verwaltet Verbindungen zu Zahlungs-Gateways und Berechtigungen zum Anzeigen von Kreditkarten. |
Widget Gespeicherte Karten
Das Widget Gespeicherte Karten erscheint auf der rechten Seite des Reservierungsbildschirms. Die Zahl in Klammern zeigt an, wie viele Karten für den Gast gespeichert sind.
Karte manuell hinzufügen
- Öffnen Sie das Widget Gespeicherte Karten.
- Wählen Sie Karte hinzufügen aus.
- Verwenden Sie Aktiv, um die Karte zu aktivieren oder zu deaktivieren.
- Optional: Aktivieren Sie Als Standard festlegen, wenn Intelligente Richtlinien diese Karte verwenden sollen.
- Geben Sie den Namen des Karteninhabers, die Kartennummer, das Ablaufdatum und den CVV ein.
- Wählen Sie Speichern aus.
Die Karte wird mit dem Markensymbol, den letzten vier Ziffern und dem Namen des Karteninhabers angezeigt.
Tipp: Speichern Sie eine Karte als inaktiv, wenn Sie sie als Backup-Zahlungsmethode behalten möchten.
Karte über ein Terminal hinzufügen
- Klicken Sie im Panel Gespeicherte Karten auf Karte über Terminal hinzufügen.
- Wenn die Unterkunft mehrere Terminals hat, wählen Sie das verwendete Terminal aus.
- Stecken oder ziehen Sie die Karte am Terminal durch.
- Nach der Bestätigung prüfen Sie, ob die Karte in der Liste erscheint.
Terminaleinschränkung: Tap- oder kontaktlose Zahlungen können nicht zum Speichern von Karten verwendet werden. Dies ist eine Einschränkung des Zahlungsdienstleisters.
Karte aus einer anderen Reservierung importieren
Wenn der Gast eine gespeicherte Karte in einer anderen Reservierung hat, importieren Sie diese, anstatt die Karte erneut einzugeben.
- Verwenden Sie im Panel Karte hinzufügen das Feld Suchen.
- Suchen und wählen Sie die Karte aus der anderen Reservierung des Gasts aus.
- Wählen Sie die Karte aus, um sie zu importieren.
Standardkarte
Wenn eine Reservierung mehrere gespeicherte Karten hat, verwenden Intelligente Richtlinien die festgelegte Standardkarte für automatisierte Zahlungen.
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü auf der Karte.
- Wählen Sie Als Standard festlegen.
Verhalten der Standardkarte: Das Ändern der Standardkarte betrifft nur die Automatisierungen der Intelligenten Richtlinien. Es ändert nicht, wie das Personal Zahlungen manuell verarbeitet. Wenn die Standardkarte deaktiviert wird, fordert Cloudbeds Sie auf, eine andere Standardkarte auszuwählen.
Kartenautorisierungen
Eine Autorisierung legt eine vorübergehende Sperre auf Gelder, ohne eine Zahlung einzuziehen. Verwenden Sie Autorisierungen, um eine Karte zu verifizieren oder Gelder vor dem Check-out zu reservieren.
Karte autorisieren
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü auf der Karte.
- Wählen Sie Autorisieren.
- Geben Sie den Sperrbetrag im Fenster Kreditkarte autorisieren ein.
- Wählen Sie Autorisieren.
Nach der Autorisierung zeigt das Kartenmenü Autorisierung einziehen und Annullieren an.
Autorisierung einziehen
Das Einziehen wandelt die gesamte oder einen Teil der Autorisierung in eine Zahlung um.
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü der Karte oder das Widget Autorisierungen.
- Wählen Sie Autorisierung einziehen.
- Behalten Sie den vorausgefüllten Betrag bei oder geben Sie einen kleineren Betrag für eine Teil-Einziehung ein.
- Wählen Sie Autorisierung einziehen.
-
Die eingezogene Autorisierung erscheint in der Registerkarte Aktivität der Karte.
Teilweise Einziehung: Der Zahlungsanbieter gibt den nicht eingezogenen Teil der Sperre frei, und dieser kann nicht zurückgeholt werden. Um mehr als den eingezogenen Betrag zu berechnen, erstellen Sie eine weitere Autorisierung oder fügen Sie eine Zahlung zum Folio hinzu.
Autorisierung annullieren
Das Annullieren storniert die Autorisierung und gibt die gesamte Sperre frei.
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü der Karte oder das Widget Autorisierungen.
- Wählen Sie Annullieren oder Autorisierung annullieren aus.
- Bestätigen Sie die Aktion.
- Der annullierte Betrag erscheint in der Registerkarte Aktivität der Karte:
Unwiderrufliche Aktion: Eine annullierte Autorisierung kann nicht wiederhergestellt werden.
Widget Autorisierungen
Das Widget Autorisierungen erscheint unter Gespeicherte Karten, wenn die Reservierung mindestens eine aktive, nicht erfasste Autorisierung enthält. Die Zahl in Klammern zeigt an, wie viele Autorisierungen offen sind.
Erweitern Sie das Widget, um jede Autorisierung zu überprüfen:
- Die letzten vier Ziffern der Karte
- Name des Karteninhabers
- Betrag der Autorisierung
Gesamt erfassbar zeigt den zusammengefassten Betrag, der erfasst werden kann. Dies hilft Night Auditors, ausstehende Reservierungen, erfassbare Gesamtsummen und Karten mit aktiven Autorisierungen vor dem Check-out zu bestätigen.
Kartendetails und Sicherheit
Verwenden Sie das Kartenmenü, um Transaktionsaktivitäten zu überprüfen oder sensible Kartendaten anzuzeigen, wenn die Gateway-Konfiguration der Unterkunft dies erlaubt.
Kartendetails und Aktivitäten anzeigen
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü der Karte.
- Wählen Sie Details anzeigen.
Das Panel enthält:
- Zusammenfassung der Beträge: Autorisierte, belastete, rückerstattete und verarbeitete Beträge für die Karte bei der Reservierung
-
Registerkarte Aktivität: Zeitstempel, Typen und Beträge der Transaktionen
Sensible Kartendaten ohne Gateway anzeigen
Für Unterkünfte ohne Verbindung zu einem Zahlungs-Gateway:
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü der Karte.
- Wählen Sie Details anzeigen aus.
- Gehen Sie zu Empfindliche Kartendaten.
- Klicken Sie auf Aufdecken.
- Geben Sie das Passwort zum Anzeigen der Kreditkarte ein.
Unterkünfte mit Gateway-Anbindung: Für Unterkünfte, die mit Cloudbeds Payments oder Stripe verbunden sind, erscheint der Abschnitt Empfindliche Kartendaten nicht. Karten, die über ein Gateway verarbeitet werden, können über diesen Ablauf nicht aufgedeckt werden.
Weitere Abläufe und Einschränkungen
Die folgenden Szenarien erklären, wie Verifizierung, Profiltyp, Automatisierung und Kartenstatus die Abläufe für gespeicherte Karten und Autorisierungen beeinflussen können.
3D-Secure-Verifizierung
Bei einigen Karten muss der Gast vor der Autorisierung eine 3D-Secure- oder starke Kundenauthentifizierung durchführen.
- Solange die Verifizierung aussteht, ist die Autorisierung im Widget Autorisierungen nicht verfügbar.
- Ein weiterer Autorisierungsversuch zeigt, dass die Verifizierung noch aussteht.
- Bitten Sie den Gast, seine E-Mails auf die Verifizierungsanfrage des Kartenausstellers zu prüfen.
- Falls nötig, verwenden Sie eine andere Karte oder Zahlungsmethode.
Ausstehende Verifizierung: Für eine Autorisierung, die auf die 3D-Secure-Verifizierung wartet, gibt es keine Abbrechen-Schaltfläche. Die Karte löst beim nächsten Autorisierungsversuch erneut 3D Secure aus.
Gruppen- und Veranstaltungsprofile
Verwenden Sie Gespeicherte Karten und Autorisierungen bei Gruppen- und Veranstaltungsprofilen, um Karten hinzuzufügen, Mittel zu autorisieren, Zahlungen einzuziehen und Reservierungen aufzuheben, wie Sie es bei einer Einzelreservierung tun würden.
Automatisierungen mit Intelligenten Richtlinien
Intelligente Richtlinien können automatische Zahlungen über die Standardkarte planen. Geplante Zahlungen erscheinen erst am Tag der Ausführung im Widget Autorisierungen. Prüfen Sie das Aktivitätsprotokoll der Reservierung, um eine bevorstehende Zahlung zu bestätigen.
Karte deaktivieren
Durch das Deaktivieren einer Karte wird sie aus der aktiven Nutzung entfernt, ohne sie dauerhaft zu löschen.
- Finden Sie die Karte unter Gespeicherte Karten.
- Schalten Sie den Karten-Schalter aus.
Inaktive Karten bleiben gespeichert, werden aber weder für Intelligente Richtlinien noch für manuelle Zahlungen verwendet.
Bekannte Einschränkungen
Karten, die vor der Einführung des Felds Karteninhabername hinzugefügt wurden, können einen leeren Karteninhabernamen haben. Der fehlende Name kann nicht nachgetragen werden; neu hinzugefügte Karten enthalten dieses Feld.
Übergang vom klassischen Reservierungsbildschirm
Verwenden Sie diese Zuordnung, wenn Sie Karten-Workflows vom klassischen Reservierungsbildschirm auf den neuen Bildschirm übertragen:
| Aktion | Klassischer Bildschirm | Neuer Bildschirm |
|---|---|---|
| Karte manuell hinzufügen | Registerkarte Kreditkarten > Hinzufügen | Gespeicherte Karten > Karte hinzufügen |
| Karte über Terminal hinzufügen | Registerkarte Kreditkarten > Mit Terminal hinzufügen | Gespeicherte Karten > Karte über Terminal hinzufügen |
| Karte importieren | Registerkarte Kreditkarten > Suchen | Gespeicherte Karten > Suchen |
| Karte autorisieren | Autorisieren-Button | Drei-Punkte-Menü > Autorisieren |
| Autorisierung erfassen | Erfassen-Button | Drei-Punkte-Menü > Autorisierung erfassen oder Autorisierungs-Widget |
| Autorisierung annullieren | Annullieren-Button | Drei-Punkte-Menü > Annullieren oder Autorisierungs-Widget |
| Transaktionsverlauf anzeigen | Registerkarte Protokolle | Details anzeigen > Aktivitäten |
| Autorisierungssummen anzeigen | Immer sichtbares Banner | Details anzeigen > Zusammenfassende Übersicht |
| Standardkarte festlegen | Nicht verfügbar | Drei-Punkte-Menü > Als Standard festlegen |
| Aktive Autorisierungen anzeigen | Nicht verfügbar | Autorisierungs-Widget |
| Karte deaktivieren | Deaktivieren | Deaktivieren |
| Sensible Kartendaten anzeigen | Details zur Karte anzeigen-Button | Details anzeigen > Anzeigen-Button |
Häufig gestellte Fragen
Erweitere eine Frage, um weitere Informationen zum Verhalten von Karten und Autorisierungen zu erhalten.
Wo befinden sich die Widgets für gespeicherte Karten und Autorisierungen?
Beide Widgets erscheinen auf der rechten Seite des Reservierungsbildschirms unter den Gastinformationen. Das Widget für Autorisierungen wird nur angezeigt, wenn aktive Reservierungen vorhanden sind.
Kann ich die Widgets bei Gruppenreservierungen verwenden?
Ja. Beide Widgets funktionieren bei Gruppen- und Veranstaltungsprofilen genauso wie bei Einzelreservierungen.
Was passiert mit einer nicht erfassten Autorisierung nach dem Check-out?
Der Zahlungsanbieter gibt den nicht erfassten Betrag frei. Um die Gelder zurückzuerhalten, autorisieren Sie die Karte erneut. Erfassen oder annullieren Sie aktive Autorisierungen vor dem Check-out.
Kann ich eine gespeicherte Karte bearbeiten?
Nein. Deaktivieren Sie die bestehende Karte und fügen Sie eine neue Karte hinzu, wenn sich die Kartendaten ändern.
Warum fehlt eine geplante Zahlung der Intelligenten Richtlinien im Autorisierungs-Widget?
Geplante Zahlungen der Intelligenten Richtlinien erscheinen am Tag ihrer Ausführung. Prüfen Sie das Aktivitätsprotokoll der Reservierung, um eine bevorstehende Zahlung zu bestätigen.
Wie lange dauert eine Autorisierungsreservierung?
Der Zeitraum hängt von der Bank des Gastes und dem Kartentyp ab. Nicht erfasste Autorisierungen werden in der Regel innerhalb von 3 bis 5 Werktagen freigegeben, einige Banken halten sie jedoch länger zurück. Fragen Sie den Kartenaussteller nach dem geltenden Zeitraum.
Weitere Details finden Sie in diesem Artikel: Übersicht zu Autorisierungen
Ist ein Zahlungs-Gateway erforderlich, um gespeicherte Karten zu verwenden?
Zum Speichern und Anzeigen von Karten: Nein. Karten können ohne Zahlungs-Gateway gespeichert und angezeigt werden.
Zum Ausführen von Autorisierungen, Erfassen von Zahlungen und Verwalten von Reservierungen: Ja.
Eine Verbindung zu einem Zahlungs-Gateway ist erforderlich. Unterkünfte, die mit Cloudbeds Payments (oder Stripe) verbunden sind, können Karten autorisieren, Zahlungen erfassen und automatische Abrechnungen verwalten. Unterkünfte ohne Gateway-Verbindung können Karten speichern und Kartendetails anzeigen, aber keine Autorisierungen ausführen oder Zahlungserfassungen verarbeiten.
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