Dieser Artikel beantwortet die häufigsten Fragen zu E-Mails und Benachrichtigungen im Cloudbeds PMS und bietet Schritte zur Fehlerbehebung, damit Sie E-Mails korrekt verstehen, planen und an Ihre Gäste und Benutzer zustellen können.
Häufig gestellte Fragen
Wie richtest du die E-Mail-Domain deiner Unterkunft für Cloudbeds-E-Mails ein (DKIM- und SPF-Konfiguration)?
Cloudbeds kann E-Mails (wie Reservierungsbestätigungen, Check-in-E-Mails und E-Mail-Vorlagen) über die E-Mail-Domain deiner Unterkunft senden (zum Beispiel @deineunterkunft.com). Um die Zustellbarkeit der E-Mails zu verbessern und zu verhindern, dass Nachrichten als Spam markiert werden, sollte deine Domain mit SPF- und DKIM-Einträgen authentifiziert werden.
- Die SPF-Autorisierung kann von deinem Domain-Administrator hinzugefügt werden, um SendGrid, den E-Mail-Zustellungsanbieter von Cloudbeds, zu autorisieren. Für weitere Informationen siehe: Cloudbeds als Absender für deine Unterkunftsdomain über das Sender Policy Framework (SPF) autorisieren.
- Die DKIM-Konfiguration ist über eine Support-Anfrage verfügbar. Das Cloudbeds-Support-Team stellt die erforderlichen DNS-Einträge bereit und unterstützt dich bei der Einrichtung.
Je nach deiner Einrichtung ermöglichen diese Konfigurationen, dass E-Mails, die über Cloudbeds PMS gesendet werden, so erscheinen, als kämen sie von der Domain deiner Unterkunft.
Was passiert, wenn meine Bedingungen für die E-Mail-Zeitplanung nicht erfüllt werden?
Beispiel 1
- Ich habe einen Zeitplan erstellt, um eine „Willkommens-E-Mail“ 2 Tage vor dem Check-in zu senden.
- Heute ist der 15. Februar, und es ist eine neue Reservierung mit einem Check-in-Datum am 16. Februar eingegangen.
Wie funktioniert das?
- Die Willkommens-E-Mail wird für diese Reservierung nicht gesendet, da 2 Tage vor dem Check-in der 14. Februar ist, der bereits vergangen ist. Das System erkennt diese Reservierung nicht als passend für diese E-Mail-Zeitplanung an.
- Wenn eine Reservierung mit Check-in-Datum am 18. Februar eingeht, wird die E-Mail 2 Tage vor Check-in geplant, also am 16. Februar.
Beispiel 2
- Ich habe einen Zeitplan erstellt, um eine E-Mail 0 Tage nach dem Check-out um 12:00 Uhr zu senden.
- Mein Gast wird heute auschecken.
Wie funktioniert das?
- Wenn ich den Gast um 12:05 Uhr auschecke, wird die E-Mail nicht geplant, da die Zeitvorgabe bereits verstrichen ist.
- Wenn ich den Gast um 11:50 Uhr auschecke, wird die E-Mail geplant, da die Zeitvorgabe noch erfüllt ist.
Für Zeitpläne, die so eingestellt sind, dass sie X Tage vor dem Check-out gesendet werden:
- Wenn sich der Reservierungsstatus vor der geplanten Versandzeit auf „Check-out“ ändert, wird die E-Mail wie geplant gesendet.
- Die E-Mail wird nicht gesendet, wenn sich der Reservierungsstatus nach der geplanten Versandzeit auf „Check-out“ ändert.
Wann plant das System E-Mails ein?
Je nach Reservierungsquelle oder Ursprung plant das System E-Mails zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Reservierungsprozess ein, jedoch nur, wenn die Bedingungen für das Versenden geplanter E-Mails erfüllt sind.
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- Bei direkten Reservierungen, einschließlich der über die Cloudbeds Booking Engine getätigten, plant das System E-Mails ein, sobald die Reservierung erstellt wird.
- Bei OTA-Reservierungen, die über den Channel-Manager eingehen, plant das System E-Mails nur dann ein, wenn sich der Reservierungsstatus ändert.
Angenommen, Sie haben eine E-Mail namens „Bewertungen“ mit dem Zeitplan E-Mail basierend auf Buchungsdatum, Check-in-Datum oder Check-out-Datum senden:
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- Für Reservierungen, die von Gästen in der Buchungsmaschine oder an der Rezeption erstellt werden, wird die E-Mail „Bewertungen“ automatisch so geplant, dass sie am Check-out-Tag um 11:00 Uhr sofort nach Erstellung der Reservierung versendet wird.
- Für Reservierungen, die über Booking.com (oder eine andere OTA) getätigt werden, wird die E-Mail „Bewertungen“ nur dann geplant, wenn der Reservierungsstatus auf Im Haus geändert wird und dies vor 10:59 Uhr am Check-out-Datum geschieht.
- Wenn die Reservierung nach 11:00 Uhr am Check-out-Datum als Im Haus/Ausgecheckt markiert wird, wird die E-Mail nicht versendet, da die Zeit für die Planung bereits verstrichen ist.
Was passiert mit den geplanten E-Mails, wenn ich meine Zeitzone ändere?
- Die für die E-Mail gewählte Uhrzeit bleibt unverändert.
- Beispiel: Wenn die E-Mail zuvor auf 16:00 Uhr (GMT 00:00) eingestellt war und die Zeitzone auf GMT +01:00 geändert wird, wird die E-Mail weiterhin um 16:00 Uhr, jedoch nun in GMT +01:00, versendet.
Ich kann die E-Mail unter der Registerkarte E-Mail-Nachrichten nicht sehen; ist sie geplant?
Basierend auf der Reservierungsquelle und dem Reservierungsstatus verwendet das System bestimmte Kriterien, um die geplante E-Mail unter E-Mail-Nachrichten anzuzeigen:
- Stellen Sie sicher, dass die Reservierung(en) die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen:
- Änderung des Reservierungsstatus (z. B. storniert, No-Show, eingecheckt, ausgecheckt, bestätigt, ausstehende Bestätigung)
- Sonstiges (z. B. basierend auf Buchungsdatum, Check-in-/Check-out-Datum)
- Wenn das Problem weiterhin besteht, nachdem Sie sichergestellt haben, dass die oben genannten Kriterien korrekt erfüllt sind, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team für weitere Unterstützung.
Die E-Mail Eingecheckt wird unter der Registerkarte E-Mail-Nachrichten auf der Seite Reservierungsdetails angezeigt, wenn der Reservierungsstatus im Haus ist.
Wie bestimmt Cloudbeds PMS die Sprache der Bestätigungs-E-Mail des Gasts?
Cloudbeds PMS sendet eine Bestätigungs-E-Mail an deinen Gast, wenn die Reservierung manuell im PMS oder über die Buchungsmaschine erstellt wird. Dein Gast erhält eine Bestätigungs-E-Mail entweder Reservierungsbestätigung oder ausstehende Bestätigung, abhängig von deinem Reservierungsbestätigungstyp in deinen Richtlinien.
- Reservierungen über die Buchungsmaschine: Wenn dein Gast ein Zimmer über die Buchungsmaschine bucht, kann er oben rechts die Sprache der Plattform auswählen. Dies bestimmt die Sprache der Bestätigungs-E-Mail.
- Reservierungen innerhalb von Cloudbeds PMS: Wenn eine Reservierung manuell erstellt wird, bestimmt die im Gästebereich ausgewählte Landesangabe die Sprache der Bestätigungs-E-Mail.
Stelle sicher, dass du die E-Mail-Vorlagen Reservierungsbestätigung oder ausstehende Bestätigung in die Sprachen übersetzt, in denen deine Gäste die E-Mails erhalten sollen. Folge den Anweisungen in diesem Artikel: E-Mail-Vorlagen.
Um die verfügbaren Sprachen auf der Buchungsmaschine einzuschränken, gehe zu den Spracheinstellungen.
Für Reservierungen, die über ein OTA (Online-Reisebüro) getätigt wurden:
- Die Standardsprache, die für die E-Mail-Planung bei OTAs verwendet wird, ist diejenige, die anhand des vom Gast ausgewählten Ländercodes erkannt wird. Wenn der Ländercode nicht erkannt wird, verwendet das System Englisch als Standardsprache, sofern nicht anders angegeben.
- Wenn das Kontrollkästchen für automatisches Ausfüllen aller Sprachen deaktiviert ist, wird die Sprache aus den Vorlagen ausgewählt, für die Sie Übersetzungen erstellt haben.
- Wenn eine OTA-Reservierung aus einem Land mit mehreren Sprachen eingeht, bestimmt das System die zu verwendende Sprache basierend auf dem Land des Gastes (nicht unbedingt die Sprache, die in der OTA-Reservierung ausgewählt wurde), da die vom Gast in der OTA ausgewählte Sprache nicht an Cloudbeds übermittelt wird.
Fehlerbehebung bei E-Mails/Benachrichtigungen
Problem: Mein Gast erhält keine E-Mails, die vom Cloudbeds PMS gesendet werden
Die möglichen Gründe, warum die E-Mail nicht gesendet wurde, hängen vom E-Mail-Typ ab:
| E-Mail-Typ | Mögliche Gründe, warum die E-Mail nicht gesendet wurde |
| Reservierung bestätigt |
Diese E-Mail wird automatisch nur für Direktreservierungen gesendet und nicht für Reservierungen über OTA (Online-Reisebüro)
Diese E-Mail wird gesendet, wenn der Reservierungsstatus durch Klicken auf Bestätigen und Gast per E-Mail benachrichtigen auf „Bestätigt“ geändert wird
Die Option „Dem Kunden eine automatische Bestätigungs-E-Mail senden“ in den Einstellungen der Buchungsmaschine ist nicht aktiviert
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| Reservierung storniert |
Diese E-Mail wird nur gesendet, wenn der Button „Stornieren und Gast per E-Mail benachrichtigen“ oder „Stornieren und Gast per E-Mail benachrichtigen (ohne Raten)“ angeklickt wird.
Die E-Mail wird nicht automatisch an Ihren Gast gesendet, wenn die Reservierung innerhalb der OTA storniert wurde.
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Problem: E-Mails werden nicht zugestellt, wenn eine öffentliche E-Mail-Domain (Gmail, Yahoo, AOL) als „Absender“ verwendet wird
Wenn Ihre Unterkunft einen öffentlichen E-Mail-Anbieter wie @gmail.com, @yahoo.com oder @aol.com als Absender-E-Mail verwendet, können Ihre Nachrichten möglicherweise nicht bei den Gästen ankommen. Viele öffentliche E-Mail-Anbieter erlauben Drittanbieter-Plattformen (wie Cloudbeds PMS) nicht vollständig, E-Mails in ihrem Namen zu versenden, was zu einer schlechten Zustellbarkeit oder zur Blockierung der Nachrichten durch den empfangenden Mail-Provider führt.
Empfohlene Lösungen:
- Ändern Sie die Absender-E-Mail zurück zu admin@cloudbeds.com, um die Zustellbarkeit zu verbessern.
- Beste Lösung: Kaufen Sie Ihre eigene Geschäftsdomäne und konfigurieren Sie SPF-Einträge, um Cloudbeds/SendGrid als Absender zu autorisieren. Dies gewährleistet den höchsten Zustellungserfolg.
Wenn Ihre Unterkunft weiterhin eine öffentliche E-Mail-Domain (wie eine Gmail-, Yahoo- oder AOL-Adresse) verwenden möchte, empfehlen wir, diese Adresse im Feld Antwort an statt im Feld Absender einzutragen.
Problem: Ich (Benutzer) erhalte keine Systembenachrichtigungen vom Cloudbeds PMS
| Problem | Lösung oder mögliche Ursache(n) |
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Nur Benutzer oder E-Mail-Adressen, die zur Empfängerliste hinzugefügt wurden, erhalten Benachrichtigungen. Jede Benachrichtigung hat ihre eigene Liste auf der Seite System-Benachrichtigungseinstellungen. Prüfen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse korrekt in den Benachrichtigungseinstellungen eingetragen ist. |
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Cloudbeds sendet Buchungsbenachrichtigungen nur im Auftrag von:
Für andere OTAs liegt die Verantwortung für die Benachrichtigung über neue Reservierungen beim OTA selbst. |
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Möglicherweise haben Sie Nachrichten von Cloudbeds einmal als Spam markiert, und unser Mailsystem hat sich dies „gemerkt“, wodurch Benachrichtigungen nicht mehr gesendet werden. Kontaktieren Sie den Support, um dies zu überprüfen. |
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Bitte bitten Sie den Gast, die Ordner Spam und Papierkorb zu überprüfen oder nach archivierten E-Mails zu suchen. |
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Manchmal kann ein Filter eingehende E-Mails automatisch verschieben; bitten Sie den Gast, jeden Ordner, einschließlich des Papierkorbs, zu überprüfen. |
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Es muss genügend Speicherplatz vorhanden sein, um die E-Mails zu empfangen. |
Weitere Probleme und deren Lösungen
| Problem | Lösung oder mögliche Ursachen |
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Die E-Mail-Adresse des Gasts fehlt im System; daher kann keine E-Mail-Kommunikation mit dem Gast gesendet werden. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse des Gasts im Register Gästedetails in der Reservierung hinzugefügt und korrekt ist. |
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Ihre Unterkunft verwendet eine geschäftliche E-Mail-Adresse, um E-Mails aus dem System zu senden, aber Sie haben Cloudbeds nicht als Absender für Ihre Domain über das Sender Policy Framework (SPF) autorisiert. Mehr dazu erfahren Sie hier. |
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Beim Bearbeiten der E-Mail-Vorlagen haben Sie ein Komma (,) in den Feldern Absendername und Antwortname eingefügt, was einen Fehler beim Senden der E-Mails verursacht. Siehe Artikel: Eigene E-Mail-Vorlagen erstellen, bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren. |
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Fehler beim Versenden von E-Mails können auftreten, wenn im Namen der Unterkunft im Abschnitt Unterkunftsprofil ein Komma enthalten ist. Stelle sicher, dass kein Komma im Namen der Unterkunft steht. Weitere Informationen findest du in diesem Artikelabschnitt. |
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Bitte den Gast bitten, die Ordner Spam und Papierkorb zu überprüfen oder nach archivierten E-Mails zu suchen. |
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Manchmal kann ein Filter eingehende E-Mails automatisch verschieben. Bitte den Gast bitten, alle Ordner einschließlich des Papierkorbs zu überprüfen. |
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Es muss ausreichend Speicherplatz vorhanden sein, um die E-Mails empfangen zu können. |
Optionen zum Versenden von Massen-E-Mails an Gäste
Früher bot Cloudbeds PMS keine integrierten Optionen zum direkten Versenden von Massen- oder Marketing-E-Mails an Gäste an. Jetzt können Unterkünfte die folgenden Zusatzleistungen nutzen, um Massenkommunikationen und Kampagnen über Cloudbeds zu versenden:
Guest Marketing (Zusatzleistung)
Guest Marketing ist für groß angelegte Werbeaktionen konzipiert. Sie können Newsletter und Kampagnen erstellen, Gästelisten aufbauen und segmentieren, Nachrichten planen und grundlegende Leistungskennzahlen überprüfen. Dies ist die empfohlene Lösung, um Marketing- oder Werbe-E-Mails an viele vergangene oder zukünftige Gäste gleichzeitig zu senden.
Um mehr über die Funktionen von Guest Marketing zu erfahren – einschließlich einheitlicher Gästeprofile, Segmentierung und Kommunikationstools – siehe Guest Marketing – Alles, was Sie wissen müssen.
Cloudbeds Guest Experience (ehemals Whistle, Zusatzleistung)
Mit Cloudbeds Guest Experience können Sie Automatisierte Nachrichten oder Manuelle Kampagnen erstellen, die Reservierungen mit bestimmten Filtern ansprechen (zum Beispiel Anreise- oder Abreisedaten, Reservierungsstatus oder Ratenpläne). Nachrichten können per E-Mail, SMS, WhatsApp oder über die Gäste-App gesendet werden, was es für operative oder auf den Aufenthalt bezogene Kommunikation geeignet macht, die vor, während oder nach dem Aufenthalt an viele Gäste gesendet wird.
Für Details zu Nachrichtenkanälen, unterstützten OTAs, Einschränkungen und Einrichtungsschritten besuchen Sie Cloudbeds Guest Experience Messaging – Alles, was Sie wissen müssen.
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