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Erstellen, Bearbeiten, Aktivieren oder Deaktivieren von benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen

Juss Reyes
Aktualisiert

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können von der Unterkunft erstellt und angepasst werden, um später im Cloudbeds PMS versendet zu werden. Diese Anleitung zeigt , wie man benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellt und verwaltet.

  Suchen Sie stattdessen nach Standard-E-Mail-Vorlagen? Klicken Sie hier.

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen

Schritt 1: Auf E-Mails zugreifen

  1. Gehen Sie in Ihrem Konto Account menu icon.png zur Seite Einstellungen Settings icon.pngund klicken Sie auf den Abschnitt E-Mail
  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Vorlagen
  3. Klicken Sie auf + Vorlage erstellen

Schritt 2: E-Mail-Details ausfüllen

  1. Vorlagenname – Gib den Namen für die Vorlage an. Dieser dient dazu, dass Sie erkennen können, wofür die Vorlage gedacht ist. Öffentlich sichtbar ist dieser Name jedoch nicht.
  2. Sprachspezifische Vorlagen – Wenn Sie Automatisches Ausfüllen aller Sprachen aktivieren, werden alle Vorlagensprachen durch die untenstehende Version überschrieben.

  Die Option zum automatischen Ausfüllen füllt alle Sprachen mit dem Text, den Sie in der Vorlage der Systemsprache hinzugefügt haben. Zum Beispiel: Wenn Sie Cloudbeds PMS auf Englisch verwenden, werden alle Vorlagentexte durch die englische Version ersetzt; wenn Sie das System auf Portugiesisch nutzen, werden alle Vorlagentexte durch den portugiesischen Text ersetzt.

  1. Absender – Die E-Mail-Adresse, von der die E-Mail gesendet wird. Einige E-Mail-Domains (wie Yahoo) erlauben es Cloudbeds nicht, E-Mails mit Ihrer E-Mail-Adresse zu versenden. Wir empfehlen, dies vorher zu testen.
  2. Antwort an – Die E-Mail-Adresse, die im An-Feld erscheint, wenn im E-Mail-Programm auf die Antworten-Schaltfläche geklickt wird.
  3. CC- und BCC-Listen – Liste aller E-Mail-Adressen, die Sie in CC oder BCC setzen möchten. Trennen Sie jede E-Mail-Adresse mit einem Komma. Begrenzen Sie die Liste auf maximal 5 E-Mail-Adressen.

  Bitte fügen Sie in den Feldern Absendername und Antwort-an-Name keine Kommas ein, da dies zu Fehlern beim Versand der E-Mail aus dem System führt.

  1. E-Mail-Typ (nur für Unterkünfte mit aktivierter DSGVO-Konformität): Wenn die DSGVO-Konformität aktiviert ist, muss bei jeder E-Mail-Vorlage ein Optionsfeld ausgewählt werden, das angibt, ob es sich um eine Marketing-E-Mail handelt. Vorlagen, die als Marketing-E-Mails gekennzeichnet sind, werden nur an Gäste gesendet, die dem Erhalt von Marketingmaterialien zugestimmt haben. Nicht-marketingbezogene E-Mails werden an alle Gäste gesendet, mit denen Sie eine laufende Geschäftsbeziehung haben.

  Wichtig zu wissen:

  • Alle Standard-E-Mail-Vorlagen im Cloudbeds PMS enthalten eine automatisch ausgefüllte E-Mail-Adresse (admin@cloudbeds.com). Diese E-Mail-Adresse dient nur als Referenz. Sie ist keine echte E-Mail-Adresse, das heißt, E-Mails, die an admin@cloudbeds.com oder info@cloudbeds.com gesendet werden, erreichen keine Supportquelle. Um unser Support-Team zu kontaktieren, klicken Sie hier.
  • Es ist notwendig, diese E-Mail-Adressen mit Adressen Ihrer Rezeption oder einer anderen vom Hotelmanagement festgelegten E-Mail-Adresse zu bearbeiten.

Schritt 3: Details zum Nachrichteninhalt ausfüllen

  1. Betreff – Text, der als Betreff der E-Mail angezeigt wird. Um dynamische Inhalte wie den Namen des Gasts oder die Telefonnummer hinzuzufügen, verwenden Sie die Merge-Tag einfügen-Auswahlliste unten
  2. Anhänge – Laden Sie alle Anhänge hoch, die bei jedem Versand dieser E-Mail-Vorlage enthalten sein sollen
  3. Designstil – Klicken Sie auf Ändern, um vorgefertigte Designs (12) auszuwählen oder ein benutzerdefiniertes Design per HTML zu erstellen
  4. Geben Sie Ihren Text ein und passen Sie Ihre E-Mail an
  5. Änderungen speichern

  Merge-Tags sind beliebige Abschnitte in Klammern (z. B. [hotel name]), die dynamisch mit Inhalten gefüllt werden.

Zum Beispiel:

  • Wenn du möchtest, dass der Name deines Unternehmens in einer E-Mail-Vorlage erscheint, könntest du ihn jedes Mal ausschreiben oder den Merge-Tag [hotel name] verwenden.
  • Wenn dein Gast die E-Mail erhält, wird dein vollständiger Hotelname an jeder Stelle angezeigt, an der du diesen Merge-Tag verwendet hast. Wir haben auch Merge-Tags, die automatisch Bestätigungsnummern, Stornierungsnummern und mehr hinzufügen.

  Wir empfehlen, die Standard-Merge-Tags nicht zu ändern.

  • Der Merge-Tag [table], der die Reservierungsraten automatisch einfügt, funktioniert nicht für benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen.

Wenn du eine Bestätigungs-E-Mail mit einer benutzerdefinierten Aufschlüsselung des Aufenthalts benötigst und den systemgenerierten Merge-Tag [table] nicht verwenden möchtest, gehe wie folgt vor:

  1. Deaktivieren Sie die Standardvorlage „Reservierung bestätigt“: 
    • Nur der Eigentümer der Unterkunft, der Organisationsinhaber oder der Administrator kann Standardvorlagen deaktivieren. Dies verhindert, dass Gäste zwei Bestätigungs-E-Mails erhalten.
  2. Erstellen Sie eine neue benutzerdefinierte Vorlage von Grund auf: 
    • Fügen Sie einzelne Merge-Tags ein (wie [Zimmertyp], [Ratenplan], [Zimmergesamt], [Gesamtsumme] usw.) anstelle der Verwendung von [Tabelle].
  3. Gestalten Sie das Layout, das Sie wünschen: 
    • Sie können Ihre eigene Tabelle formatieren oder die Felder einfach in der Struktur auflisten, die am besten zu Ihrer Marke passt.
  4. Planen Sie die benutzerdefinierte Vorlage so, dass sie bei „Reservierung bestätigt“ gesendet wird: 
    • Siehe den Artikel zur E-Mail-Planung für die Schritte.
  5. Testen Sie die Vorlage:
    • Verwenden Sie die Option „Test-E-Mail senden“, um die Formatierung vor dem Live-Gang zu überprüfen.

  Erfahren Sie mehr über E-Mail-Vorlagen

Weitere Optionen für E-Mail-Vorlagen

Eigene E-Mail-Vorlagen bearbeiten, aktivieren/deaktivieren oder löschen

Bei jeder E-Mail-Vorlage können Sie:

  1. Die E-Mail-Vorlage aktivieren/deaktivieren durch Klicken auf den Schalter
  2. Eine vorhandene Vorlage bearbeiten oder löschen durch Klicken auf das Zahnrad-Symbol

Bilder und anklickbare Symbole hinzufügen

1. Ein Bild online hosten

Derzeit unterstützen verschiedene E-Mail-Dienstanbieter unterschiedliche Bildtypen. Stelle sicher, dass die verwendete Methode bei allen einwandfrei funktioniert, wenn du Bilder per E-Mail an die Gäste sendest. Wir empfehlen, die Option Bild-URL zu verwenden, anstatt Dateien von deinem PC auszuwählen, da die Anzeige eingebetteter Bilder nur bei den folgenden E-Mail-Dienstanbietern funktioniert:

  • iOS Mail
  • Outlook 2003
  • Apple Mail
  • Android Standard

  Verwende deinen bevorzugten Online-Bildhosting-Service und stelle sicher, dass das Bildformat mit allen E-Mail-Dienstanbietern kompatibel ist.

  Wichtige Hinweise:

  • Gmail unterstützt keine regulären eingebetteten Bilder und zeigt diese fehlerhaft an
  • Eingebettete Bilder funktionieren nicht bei:
    • Outlook 2007 und höher
    • Hotmail (Outlook.com)
    • Yahoo! Mail
    • Gmail

2. Ein Bild zur E-Mail-Vorlage hinzufügen

  1. Folgen Sie den Schritten zum Bearbeiten Ihrer E-Mail-Vorlage, um den Ort im Text auszuwählen, und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Bild eingefügt werden soll
  2. Klicken Sie auf das Bild-Symbol innerhalb der E-Mail-Vorlage
  3. Fügen Sie im Feld für die Bild-URL den Bildlink ein.

  Es sollte nur der Bildquellenlink innerhalb von http://Bildlink (nach dem <img src=) übernommen werden. Sobald Sie den Link eingefügt haben, löschen Sie bitte den Rest der URL.

Beispiel:

  1. Klicken Sie auf Bild einfügen, sobald Sie fertig sind
  2. Speichern Sie Ihre Änderungen

3. So fügen Sie Social-Media-Symbole hinzu

  Bevor Sie beginnen, befolgen Sie die Schritte unter Ein Bild online hosten und laden Sie das bevorzugte Social-Media-Symbolbild (Instagram, Facebook usw.) hoch.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie beim Kopieren der img src URL von Ihrer gewählten Bildhosting-Seite den vollständigen HTML-Link auswählen.
  1. Öffnen Sie in Ihrem Cloudbeds PMS die gewünschte E-Mail-Vorlage zur Bearbeitung und klicken Sie auf die Code-Ansicht. Wählen Sie die Stelle im Text aus und setzen Sie den Cursor dort, wo das Social-Media-Symbol eingefügt werden soll.
  2. Fügen Sie den Link zu Ihrem Social-Media-Profil hinzu und fügen Sie den Bildlink nach dem img src-Abschnitt ein (siehe unten in Lila).
  3. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Das Social-Media-Symbol wird anklickbar sein, und Ihre Gäste können Ihr Profil durch Klicken darauf aufrufen.

  Denken Sie daran, den Beispiel-Link zum Social Media (https://instagram.com) im folgenden Beispiel durch den Link zum Social-Media-Profil Ihrer Unterkunft zu ersetzen (z. B.: https://instagram.com/deinhotelprofil).

4. Füge deinen Link zur Gästebewertung hinzu

  1. Folge den Schritten zum Bearbeiten deiner E-Mail-Vorlage, um den Text in deiner Vorlage auszuwählen, der deine Gäste zu deiner Seite mit Gästebewertungen führt (zum Beispiel: Besuche unsere Tripadvisor-Seite)
  2. Klicken Sie auf das Link-Symbol im Editor der Vorlage
  3. Fügen Sie Ihren bevorzugten Link zur Gästebewertung hinzu
  4. Klicken Sie auf Link einfügen

  1. Optional: Um Bilder hinzuzufügen, ziehen Sie diese einfach per Drag & Drop oder kopieren und fügen Sie ein Bild wie unten gezeigt ein
  2. Speichern Sie Ihre Änderungen

Fehlerbehebung bei E-Mail-Vorlagen

Fehler – Betreff: Dieses Feld ist erforderlich

  • Grund: Dieser Fehler tritt auf, wenn das Betreff-Feld nicht in der Standardsprache der Unterkunft ausgefüllt ist.
  • Lösung: Füllen Sie den Betreff in der entsprechenden Standardsprache aus. 
    • Gehen Sie zur Sprach-Auswahlliste und wählen Sie Englisch aus
    • Füllen Sie das Feld Betreff aus
    • Speichern
  • Fehlervorschau:

Zum Beispiel zeigt das untenstehende GIF, was passiert, wenn Sie versuchen, eine Vorlage auf Spanisch zu speichern. Wenn die Standardsprache Ihrer Unterkunft Englisch ist, benötigt auch eine Vorlage in Spanisch einen Betreff für die englische Version. 

Error - Subject field is required.gif

Fehler – Der E-Mail-Text [Englisch] ist erforderlich

  • Grund: Dieser Fehler tritt auf, wenn der E-Mail-Text nicht in der Standardsprache der Unterkunft (Englisch) ausgefüllt ist.
  • Lösung: Füllen Sie den Text in der entsprechenden Standardsprache aus. 
  • Fehlervorschau:

Fehler – Wir haben festgestellt, dass du wahrscheinlich MS Word benutzt hast, um eine HTML-E-Mail zu erstellen

  • Grund: Dieser Fehler tritt auf, wenn das System erkennt, dass wahrscheinlich MS Word verwendet wurde, um die E-Mail zu erstellen. Das kann zu Zeicheninkompatibilitäten führen und Symbole anstelle des erwarteten Texts anzeigen.
  • Lösung: Folge den untenstehenden Schritten:
    • Finde die gewünschte Vorlage und klicke auf Bearbeiten
    • Scrolle nach unten zum Textfeld
    • Wähle den gesamten Text aus und schneide ihn aus
    • Füge ihn im selben Textfeld wieder ein
    • Speichere die Änderungen
  • Fehlervorschau:

Fehler – Wir haben festgestellt, dass du wahrscheinlich MS Word benutzt hast, um eine HTML-E-Mail zu erstellen.png

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