Erstellen einer neuen Reservierung in Cloudbeds PMS

Juss Reyes

Aktualisiert 23. Oktober 2026 16:15

Dieser Artikel zeigt Ihnen verschiedene Methoden, um eine neue Reservierung im Cloudbeds PMS zu erstellen. Außerdem erhalten Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie eine neue Reservierung an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und anlegen.

Hinweis zu Gruppenreservierungen

Wenn Sie Reservierungen für Gruppen erstellen möchten, gehen Sie zu Reservierungen für Gruppen erstellen und importieren für eine ausführliche Anleitung.

Übersicht

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um eine neue Reservierung auf der Cloudbeds-PMS-Plattform zu starten:

Über den + Button im Hauptmenü
Direkt über den Kalender
Über die Seite Reservierungen
Über das Dashboard

Wie Sie eine neue Reservierung erstellen

In der einfachen Ansicht

Schritt 1 – Verfügbarkeit suchen

Greifen Sie auf die Seite Neue Reservierung zu, indem Sie eine der oben genannten Optionen auswählen. Sie können die Verfügbarkeit für bestimmte Datumsangaben prüfen und Zimmer hinzufügen:

Wählen Sie die Quelle Ihrer Reservierung aus. Wenn Sie zugeteilte Verfügbarkeit für eine bestimmte Quelle haben, z. B. Website, wirkt sich dies auf die Suche aus.

Die Auswahl von Drittanbieterquellen ermöglicht es Ihnen, eine Buchung für Daten ohne Raten oder Verfügbarkeit zu erstellen. Dies liegt daran, dass die Suchanforderungen bei Drittanbieterquellen anders sind als bei Primärquellen.

Um die Reservierungsquelle zu ändern, klicken Sie auf die entsprechende Reservierung zur Bearbeitung und wählen Sie die gewünschte Option im Dropdown-Menü Quelle aus.

Wählen Sie die Check-in- und Check-out-Daten aus
Wählen Sie gegebenenfalls den Kontingentblock aus
Geben Sie den Promo-Code ein (falls erforderlich): Dieser wird sofort angewendet, wenn Sie ein Paket mit Promo-Code auf der Seite Ratenpläne und Pakete erstellt haben
Klicken Sie auf Suchen, um die Verfügbarkeit der angegebenen Parameter anzuzeigen

Beim manuellen Erstellen von Reservierungen über OTA (Booking.com, Expedia usw.) verlangt das System die Reservierungs-ID der Quelle/Bestätigungsnummer des Drittanbieters.

Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Reservierungs-ID eingeben. Nur mit diesen Informationen funktioniert die Kommunikation zwischen Cloudbeds PMS und dem Cloudbeds Channel-Manager bei Änderungen oder Stornierungen erfolgreich.

Standardmäßig wählt das System die Einfache Ansicht: Diese Option sucht die Verfügbarkeit für denselben Zimmertyp über den gesamten ausgewählten Zeitraum. Alternativ kannst du die Geteilte Ansicht wählen, um eine geteilte Reservierung über mehrere Zimmertypen zu erstellen, ohne dass durchgehend Verfügbarkeit für denselben Zimmertyp bestehen muss.
Wähle aus, ob Zimmer basierend auf Basisraten, Ratenplänen und Paketen oder Aktionsraten (Ratenplan mit Aktionscode) angezeigt werden sollen.
Zimmer auswählen: Du kannst die Verfügbarkeit für bestimmte Zimmertypen suchen.
Im Abschnitt Verfügbarkeit kannst du die verfügbaren Zimmer auswählen.
Klicke auf Bearbeiten, wenn du die Zimmerrate ändern möchtest.
Wähle die Anzahl der Erwachsenen, Kinder und Zimmer aus.
Klicke auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Auf der linken Seite des Bildschirms siehst du alle hinzugefügten Zimmer zur Buchung. Klicke auf das (x)-Symbol, wenn du ein ausgewähltes Zimmer aus der Reservierung entfernen möchtest.

Nachdem die Zimmer ausgewählt wurden, kannst du die Zusammenfassung am unteren Bildschirmrand sehen (Zwischensumme, Steuern & Gebühren, Gesamtsumme, Empfohlene Anzahlung (falls zutreffend) und Restbetrag).
Klicke auf Buchungsdetails, um fortzufahren.

Schritt 2 – Reservierung und Gastdetails hinzufügen

Geben Sie die voraussichtliche Ankunftszeit des Gastes ein (optional)
Weisen Sie das Zimmer zu (optional)
Geben Sie die Pflichtfelder und zusätzliche Gastinformationen ein

Pflichtfelder (Vor- und Nachname, E-Mail und Land) sind auf der Seite mit den Reservierungsdetails mit einem roten Stern markiert. Diese Felder müssen immer ausgefüllt werden und können weder entfernt noch als nicht verpflichtend markiert werden.

Wenn es sich um eine Gruppenbuchung handelt, fügen Sie auf dem nächsten Bildschirm Informationen zu weiteren Gästen hinzu.

Machen Sie ein Foto des Gastes, wenn Sie eine Webcam haben, oder laden Sie ein Foto hoch
Klicken Sie auf Zusatzleistungen, um diese zur Buchung hinzuzufügen. Optional: Um zur vorherigen Seite zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Verfügbarkeit auf der linken Seite.
Klicken Sie auf Bestätigen und Bezahlen, um die Zahlung zur Buchung hinzuzufügen und diese zu bestätigen

Wenn Sie mehrere Gäste zu einer Reservierung haben, erscheint die Schaltfläche Gäste, um die Details der weiteren Gäste hinzuzufügen. Um die Informationen des Hauptgastes automatisch auszufüllen, lassen Sie die Felder leer.

Optionen für zusätzliche Gäste sind nur verfügbar, wenn ein oder mehrere Zimmergäste diesem Zimmertyp zugewiesen sind.

Wenn Sie einen wiederkehrenden Gast haben, können Sie beginnen, seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse einzugeben, und das System schlägt Ihnen eine automatische Ausfüllung* seiner Daten vor, sofern diese Funktion verfügbar ist.

*Cloudbeds ist der Ansicht, dass jedes Unterkunftsgeschäft einzigartig ist. Wir bieten Tools für jede Größe und jedes Budget, um sich zu etablieren und zu wachsen. Wenden Sie sich an unser Support-Team, um weitere Informationen zu den verfügbaren Paketen zu erhalten.

Schritt 3 – Bestätigen und bezahlen

Reservierungsübersicht: Zeigt die Reservierungsdetails des Gasts an
Zimmerübersicht: Zeigt die Zimmer an
Preisübersicht: Zeigt Zimmerraten, Steuern, Gesamtsummen, vorgeschlagene Anzahlung (falls zutreffend) und den fälligen Saldo an
Wählen Sie die verwendete Zahlungsart aus. Sie können Zahlung nicht einziehen auswählen, um die Zahlung später einzuziehen
Wählen Sie aus, ob Sie den Gast automatisch beim Zimmer einchecken möchten, sobald die Reservierung abgeschlossen ist. Falls das Zimmer im Abschnitt Gastdetails nicht vorab zugewiesen wurde, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie das Zimmer zuweisen können. Optional: Klicken Sie, um zum vorherigen Schritt zurückzukehren
Klicken Sie auf Reservierung bestätigen, um den Vorgang abzuschließen
Ein Pop-up-Fenster fragt, ob Sie eine E-Mail an den Gast senden möchten, bevor Sie fortfahren. Sie können entweder Senden und fortfahren oder Ohne Senden fortfahren auswählen
Ihre Reservierung wurde erstellt. Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Reservierung bearbeiten. Mehr erfahren Sie durch Klicken hier.

In der Geteilten Ansicht

Schritt 1 – Verfügbarkeit suchen und die Geteilte Ansicht auswählen

Greifen Sie auf eine der verfügbaren Optionen zu, um Ihre neue Reservierung zu erstellen, und wählen Sie auf der Seite Neue Reservierung im Schalter Ansicht die Geteilte Ansicht aus, um eine Reservierung über mehrere Zimmertypen hinweg zu erstellen. Auf diesem Bildschirm sehen Sie die Zimmertypen und deren Verfügbarkeit.
Wählen Sie den Zimmertyp und die Datumsangaben aus, die für den Aufenthalt zutreffen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen anklicken. Sie können nur eine Reservierung über mehrere Zimmertypen mit aufeinanderfolgenden Datumsangaben erstellen.

Das System erlaubt keine Reservierung mit der Geteilten Ansicht, wenn zwischen den ausgewählten Datumsangaben eine Lücke besteht. In diesem Fall erstellen Sie bitte eine neue Reservierung für die zweite Buchung.

Ein rotes blockiertes Symbol (🛇) im Raster bedeutet, dass der Zimmertyp an diesem Tag nicht zum Verkauf verfügbar ist. Das System lässt Sie das Zimmer nicht auswählen.

Schritt 2 – Reservierungsdetails hinzufügen und/oder bearbeiten

Sobald ein Zimmertyp und die Datumsangaben geprüft sind, werden diese im Abschnitt Reservierung angezeigt, der eine kurze Zusammenfassung der ausgewählten Daten/Zimmertyp/Preise bietet.
Falls erforderlich, können Sie auf Bearbeiten klicken, um die Zimmerrate zu ändern.
Wählen Sie die Anzahl der Erwachsenen, Kinder und die Anzahl der Zimmer aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Im Abschnitt Zimmer können Sie alle hinzugefügten Zimmer überprüfen.

Das graue Fahnen-Symbol zwischen den ausgewählten Zimmern zeigt an, dass diese Reservierung aufgeteilte Zimmer enthält und Zimmerwechsel durch die Gäste erforderlich sind.

Sie können außerdem die Preisübersicht sehen: Zwischensumme, Steuern & Gebühren, Gesamtsumme, Empfohlene Anzahlung (falls zutreffend) und offener Saldo.
Klicken Sie auf Reservierungsdetails, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Schritt 3 – Reservierung abschließen

Fahren Sie fort, um die Reservierungs- und Gastdetails hinzuzufügen.
Gehen Sie weiter, um die Reservierung zu bestätigen und zu bezahlen.

Wenn die Reservierung für eine Gruppe mit mehreren Zimmern erfolgt, zum Beispiel ein Zimmertyp für den gesamten Aufenthalt und ein anderer Zimmertyp als Aufteilung (was bedeutet, dass der Gast während des Aufenthalts das Zimmer wechseln muss), können Sie diese an dem Bindestrich (-) oder durch Hover über die Reservierungs-ID erkennen.

Für vergangene Datumsangaben

Option 1 – Direkt im Kalender

Gehen Sie zum Kalender und wählen Sie die Check-in- und Check-out-Daten in der Vergangenheit aus
Klicken Sie auf Neue Reservierung erstellen

Für die ausgewählten Daten muss Verfügbarkeit bestehen, um eine Reservierung zu erstellen.

Falls die Navigation für vergangene Daten nicht verfügbar ist, überprüfen Sie bitte die Reservierungsrechte des Benutzers.

Schließen Sie die Reservierung ab, indem Sie dem üblichen Prozess folgen. Die Reservierung erscheint im Kalender an den vergangenen Daten mit dem Status Bestätigt / Bestätigung ausstehend.

Die Reservierung, die in der Vergangenheit erstellt wurde, erhält nicht automatisch den Status Ausgecheckt. Sie müssen den Gast bei Bedarf manuell ein- und auschecken.

Option 2 – Über die Schaltfläche Neue Reservierung

Wählen Sie die bevorzugte Option zur Erstellung der neuen Reservierung und wählen Sie die entsprechende Quelle aus
Wählen Sie im Datumsauswahlfeld sowohl das Check-in- als auch das Check-out-Datum in der Vergangenheit aus
Klicken Sie auf Suchen und schließen Sie die Reservierung ab, indem Sie dem üblichen Prozess folgen

Für die ausgewählten Daten muss Verfügbarkeit bestehen, um eine Reservierung zu erstellen.

Wenn Sie Probleme bei der Erstellung neuer Reservierungen haben, lesen Sie den untenstehenden Fehlerbehebungsleitfaden, um mehr über mögliche Gründe zu erfahren, warum eine direkte Reservierung nicht erstellt oder im System hinzugefügt werden kann.

Fehlerbehebung bei der Reservierungserstellung

Möglicher Grund 1 – Verfügbarkeit

Klicken Sie auf das Hauptmenü
Kalender
Überprüfen Sie, wie viele Zimmer in jeder Zimmerkategorie an jedem Tag verfügbar sind
Zum Beispiel gibt es am 10. Mai keine Verfügbarkeit für das Standardzimmer, daher kann keine Reservierung dafür vorgenommen werden.

Möglicher Grund 2 – Raten

Zimmer/Betten mit einem Preis von null sind nicht buchbar.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Raten hinzufügen, wenn Sie dieses Zimmer verkaufen möchten, indem Sie diesen Anweisungen folgen: So fügen Sie Basisraten hinzu oder bearbeiten sie

Möglicher Grund 3 – Einschränkungen

Überprüfen Sie bei der Durchsicht der Zimmerinformationen in der Verfügbarkeitsmatrix, dass keine Einschränkungen vorliegen, die eine Reservierung verhindern könnten, wie Mindestaufenthalt oder Maximalaufenthalt.

Möglicher Grund 4 – Zimmer ist blockiert oder für Anreise gesperrt

Rufen Sie die Verfügbarkeitsmatrix auf und stellen Sie sicher, dass das Zimmer nicht blockiert oder für Anreise oder Abreise gesperrt ist:

Möglicher Grund 5 – Überbuchung

Wenn Sie für ein Zimmer eine negative Verfügbarkeit haben, für ein anderes jedoch eine positive, wie hier:

In dem oben gezeigten Fall wird die Gesamtverfügbarkeit für Ihre Unterkunft wie folgt berechnet: -1+1=0. Deshalb wird keines der Zimmer für eine Direktreservierung verfügbar sein, obwohl Sie sehen können, dass 1 Zimmer verfügbar ist.

Wenn Sie hier eine Überbuchungseinstellung deaktiviert haben: Raten und Verfügbarkeit->Verfügbarkeitsmatrix->Einstellungen->Überbuchungseinstellungen, können Sie keine Reservierung hinzufügen, wenn keine Verfügbarkeit besteht.

Erfahren Sie mehr über die Überbuchungsfunktionen in Cloudbeds.

Das System funktioniert so, um Überbuchungen zu verhindern. Wenn ein Zimmertyp überbucht ist, möchten Sie Verfügbarkeit in einer anderen Zimmerkategorie haben, um den Gast unterzubringen.

Fragen zu Reservierungen im Cloudbeds PMS? Entdecken Sie die FAQ zu Reservierungen