Bu rehberde, planlı sistem bakımı için nasıl hazırlanabileceğinizi veya beklenmedik durumlar nedeniyle tesis yönetim sistemine erişemediğiniz durumlarda izleyebileceğiniz bazı adımları özetledik.
Genel Bakış
Konaklama sektöründe, tesisinin yaklaşan veya beklenmedik etkinliklere hazırlanması, her koşulda en iyi misafir deneyimini sunmanın anahtarıdır.
Acil durum planı ile düzenli iyi uygulamaların stratejik bir kombinasyonu, sistem bakımı sırasında hazırlıklı olman için çok önemlidir. Aşağıda, sistem bakımı sırasında nasıl hareket edeceğinle ilgili daha fazla detay ve bilgi bulabilirsin.
Tesisinin Gece Denetimi sırasında aşağıdaki eylem planını ve iyi uygulamaları uygulamanı şiddetle tavsiye ederiz.
Sistem bakımı sırasında yapılacaklar
Cloudbeds PMS beklediğin gibi çalışmıyorsa, öncelikle sistem bakımıyla ilgisi olmayan diğer olası nedenleri göz önünde bulundur. Daha fazla bilgi için şu rehbere göz at: Cloudbeds Yüklenmiyor - Sorun Giderme
- Destek Ekibimizle iletişime geç ve yukarıdaki rehberi kullanarak sorun giderme sonrası problem devam ediyorsa, aşağıda önerilen acil durum prosedürünün adımlarını takip et.
- Personelini bilgilendir: Sorunu bazı ekip üyelerin zaten biliyor olabilir, ancak tüm ekibi mevcut bakım hakkında bilgilendir ve mevcut rezervasyonların nasıl yönetileceğini kısaca açıkla.
- Hangi rezervasyonların öncelikli olduğunu belirle: Ayrıca, bugün gelecek VIP müşteriler veya özel ilgi gerektiren gruplar olup olmadığını kontrol et.
- Sistem bakımı sırasında, tüm misafir bilgileri ve giriş işlemlerinin manuel olarak kaydedildiğinden emin ol: Bu, sistem kapalıyken hiçbir bilginin kaybolmamasını veya yanlış yerleştirilmemesini sağlar ve her şeyin düzenli kalmasına yardımcı olur. Sistem tekrar açıldığında, tüm manuel kayıtlar yüklenmelidir.
- Misafir işlemlerinin/ödemelerinin kağıt kopyalarını denetim için sakla.
- Ödeme ağ geçitlerini manuel kullan ve sistem çevrimiçi olduğunda ödemeleri kayıt olarak eklemek için makbuzları topla.
- Misafirlerini mevcut sistem bakımı hakkında bilgilendir: Sorunu mümkün olan en kısa sürede çözmek için ekibimizin yoğun şekilde çalıştığını onlara güvence ver. Misafirlerin durumu bilmeli ve çözümün üzerinde çalışıldığını güvenle hissetmelidir.
Sistem geri yüklendikten sonra, tesisiniz için bir yedekleme planının önemini mutlaka incele.
Çalışmama Durumuna Hazırlık: Yedekleme Planları ve Çevrimdışı İşlemler
Yedek planın önemi
Şehir merkezindeki etkinliklerin türü veya süresi ne olursa olsun, günlük operasyonların devamlılığını sağlamak için etkili bir yedek plan oluşturmak çok önemlidir.
İşlevsel bir yedek plan şunlara sahip olmalıdır:
- Düzenli olarak dışa aktarılacak veri türünün belirlenmesi (örneğin, oda durumu veya misafir bilgileri)
- Bu verinin ne zaman yedekleneceğini belirlemek için belirli ve düzenli zaman çizelgeleri
- Güvenli veri depolama (güvenilir bir sistem ve geçerli erişim kontrolleri)
Unutma: Personelinin yedek plan hakkında iyi bilgilendirilmesini sağla: Planın detaylarını ve prosedürlerini bilmeleri gerekir.
- Sorumlulukları belirle: Her personel kendi rollerini ve operasyonları sürdürmek için hangi adımları atması gerektiğini bilmeli.
- Misafirlerini ve gelişleri kontrol altında tutmak için günlük olarak Kayıt Kartları oluştur ve yazdır.
Kesinti Kritik Raporları Kontrol Listesi
Tesisinin planlı bakım veya beklenmedik kesintiler sırasında çalışmaya devam edebilmesi için, günlük kritik rapor seti hazırlamanı öneriyoruz. Bunları, planlı veya plansız kesintiler için yazdırmaya hazır “al ve git” paketi olarak kullanabilirsin (birçok otelci bunu zaten gecelik süreçlerinin bir parçası olarak yapıyor).
1) Misafir ve Rezervasyon Bilgileri
- Konaklayan Misafir Listesi — oda numarası, misafir adı, giriş/çıkış tarihleri, fiyat, ödeme yöntemi, notlar.
- Beklenen Girişler Listesi — misafir adı, rezervasyon numarası, fiyat, ödeme durumu, özel istekler.
- Beklenen Çıkışlar Listesi — misafir adı, oda numarası, bakiye, geç çıkış notları.
- VIP / Özel İlgi Gerektiren Misafirler Listesi — tercihler, yıldönümleri veya önemli statü notları.
2) Oda ve Kat Hizmetleri Durumu
- Oda Durumu Raporu — dolu, boş, hizmet dışı.
- Kat Hizmetleri Temizlik Listesi — temiz/kirli, devam eden konaklama, çıkış günü, öncelikli temizlik.
- Bakım İş Emri Listesi — aktif tamirler, hizmet dışı oda notları.
3) Finansal ve İşlemsel Kayıtlar
- Mevcut Misafir Folyoları — bakiyeler, bugüne kadar yapılan harcamalar, ödeme yöntemi.
- Depozito/Ön Ödemeler — alınan tutarlar ve rezervasyonlara bağlı olanlar.
- Cari Hesap / Alacak Hesapları Özeti — ödenmemiş faturalar.
- Kasiyer Vardiya Raporu — başlangıç kasası, açık işlemler, bekleyen işlemler.
Ek olarak önerilen raporlar:
- Misafir ve Oda Genel Bakışı
- Kat Hizmetleri Detayları (gerekirse konaklama tarihlerini içerecek şekilde filtre uygula)
- Oda Tipine Göre Doluluk İstatistikleri
Bu raporlara nasıl erişeceğini Cloudbeds Raporlar bölümünde veya Cloudbeds Intelligence Explore aracılığıyla öğrenebilirsin.
Bu raporları günlük indirip yazdırarak, kesinti sırasında operasyonların sorunsuz devam etmesi için hazır çevrimdışı yedek oluşturabilirsin.
Rezervasyon belgeleri
Gelen ve konaklayan misafir rezervasyonlarını aşağıdaki belgelerle yönet:
- Misafir Kayıt Kartları - Kayıt Kartlarının nasıl oluşturulup yönetileceğini öğren.
- Girişler ve Çıkışlar - Günlük giriş ve çıkışlarını kontrol etmek için tam listeyi Girişler ve Çıkışlar olarak almak/yazdırmak önemlidir.
- Konaklayan misafirler - Mevcut misafirlerini daha iyi kontrol etmek ve ilgilenmek için Konaklayanlar listesine bak.
Giriş prosedürleri
- Rezervasyon belgeleri için oluşturulan Girişler listesini kontrol et.
- Manuel giriş yapmak için günlük olarak misafir Kayıt Kartlarını yazdır.
- Kat Hizmetleri Listesi yazdırıldığında, misafirlerine hangi odanın atanabileceğini kolayca bilebilirsin.
Çıkış prosedürleri
- Her misafirin (konaklayan ve çıkış durumundakiler için) bakiye durumunu görmek için Misafir Bakiye Raporunu kontrol et ve yazdır. Aynı raporu, misafirin çıkış zamanı için folyosunu hazırlamakta kullan.
- Uygunsa, diğer departmanlarla kontrol et ve misafirden tahsil edilmesi gereken herhangi bir ücret olup olmadığını gör.
Sistemimizin en güncel durumu için Sistem Durumu sayfamızı kontrol etmeyi unutma.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.