Dijital Belgeler Oluşturma ve Kullanma

Cloudbeds Guest Experience Dijital Belgeler, misafirlerine bağlantı yoluyla elektronik olarak gönderilecek belgeler oluşturmanı sağlar ve onların dijital imzalarını toplar. Bu özellik, imzalanan kayıt belgelerini Otel Yönetim Sistemin olan Cloudbeds PMS’de, Belge misafir sekmesi altında otomatik olarak işler.

Dijital Belgeler Genel Bakış

1. Yeni Dijital Belgeler akışları Oluşturmak için tıkla
2. Mevcut Dijital Belgeler listesini Görüntüle
3. Oluşturulan her Dijital Belgenin yanında, şu İşlemleri bul:
   • Belge akışını Düzenle
   • Çoğalt
   • Kaldır
   • Bağlantıyı Kopyala
   • Bu akışın daha fazla detayını Görmek için tıkla
4. Her Dijital Belgeler akışının Geçmişini kontrol et
   • Mesaj durumu
   • Misafir adı
   • Kayıt akış detayları
   • Gönderilen Tarih ve Saat

1 - Dijital Belgeler Akışı Oluştur

1. Şirket Ayarları'na eriş
2. Dijital Belgeler bölümüne git
3. Sağ üst köşedeki simgesine tıkla
4. Bir Başlık Gir ve Oluştur'a tıkla
5. seçeneğine tıkla
6. Kayıt editör sekmesinde, bu kayıt akışına eklemek istediğin alanlara tıkla - istediğin kadar alan (adım) ekleyebilirsin. Alan seçenekleri:
   • Metin: belgen için istediğin herhangi bir metni gir
   • Şartlar ve koşullar onay kutusu: şartlar ve koşullarına onay eklemek için kullan
   • İmza: misafirden imza talep et
   • İnisiyaller
   • İsim Alanı
   • Telefon Alanı
   • Ek Dosya Yükleme: ihtiyaç duyduğun ekstra belgeleri talep etmek için bu alanı kullan
   • Fotoğraf Çek: misafir eriştiğinde, sadece belgelerinin tek bir fotoğrafını çekmesine izin verir. Misafir fotoğrafı çeker, sonra fotoğrafı tekrar çekmek için geri okuna ya da fotoğrafı kabul etmek için ortadaki onay işaretine tıklayabilir. Genellikle kimlikler için kullanılır.
   • Metin Giriş Alanı: listede olmayan herhangi bir gerekli alanı eklemek için kullan
   • Sayı Alanı: minimum ve maksimum değerlerle sayısal alan eklemek için kullan
   • Açılır Menü: misafirin bir bilgi seçebilmesi için açılır menü oluştur
   • Tarih Seç
   • Saat Seç
7. Kaydet'e tıkla.
8. İstersen Çeviriler ekle.

2 - Dijital Belgeleri Mesajda veya Otomatik Mesajda Gönder

Açık bir mesajdayken,

1. Şablon simgesini seç ve Dijital Belgeler bölümüne git
2. Dijital Belgeler şablonunu ara ve eklemek için tıkla.
3. Gönder butonuna tıkla veya istersen daha fazla bağlantı ekle.

Şablon eklendiğinde, şablon değişkeni mesaj kutuna bir bağlantı yapıştırır. Göndermeden önce bağlantının etrafına metin ekleyebilir veya düzenleyebilirsin.

Otomatik Mesaj yapılandırırken ,

1. Filtre koşulu eklemek için tıkla
2. Alan adı olarak Dijital Belgeler seç
3. Mesaja dahil edilecek Dijital Belgeler şablonunu seç
4. Mesajın gönderileceği koşulu belirle — örneğin, kayıt tamamlanmamışsa.

3 - Misafirler için Belgeleri İmzalama ve Gönderme Adımları

1. Misafirlerden belgeleri tamamlamalarını istediğin mesajı gönderdikten sonra, misafir belgeyi görmek ve kabul etmek için bağlantıya tıklar

2. Misafir, belgenin gerekliliklerini tamamlayacaktır;
3. Belge tamamlandığında ve yapılan işlemler hakkında, misafir geçmişinde bildirim alacaksın;

4. Rezervasyona Cloudbeds PMS üzerinden eriş;
5. İmzalanmış belgeye erişmek için Belge sekmesine tıkla.

Hükümet Uyumu için Dijital Belgelerin Kullanımı (İspanya – Parte de Viajeros)

İspanyadaki tesislerin, denetim amaçları için misafir kayıt formunun (Parte de Viajeros) imzalı bir kopyasını en az üç yıl boyunca toplaması, raporlaması ve saklaması gerekmektedir.

Dijital Belgeler Akışları ile, önceden doldurulmuş ve salt okunur misafir verileri kullanarak bu uyum sürecini kolaylaştırabilirsin.

Bu iş akışını kullanmak için şunlara sahip olmalısın:

• Cloudbeds Guest Experience (GX) etkinleştirilmiş olmalı.
• İspanya için yapılandırılmış aktif bir Misafir Bilgi Şablonu. Daha fazla bilgi: Hükümet Veri Uyumu için Misafir Bilgi Şablonlarını Kullan
• Dijital Belgeler akışına eklendi (Parte de Viajeros için gerekli belgeleri yapılandırmak üzere bu kılavuzu takip et).

Nasıl Çalışır

Dijital Belge kayıt akışına eklendiğinde:

1. Misafir ve rezervasyon verileri, gerçek zamanlı bilgiler kullanılarak otomatik olarak önceden doldurulur:

• Cloudbeds PMS
• Dijital Giriş akışı

• Polis raporu ile ilgili alanlar salt okunur değişkenler olarak eklenebilir.
• Gerekli veriler yoksa, bu alanlar boş kalır.

2. Misafir belgeyi güvenli bir şekilde elektronik olarak imzalayabilir.
3. İmzalanan belge dijital olarak saklanır ve denetim amaçları için geri alınabilir.

Önerilen İş Akışı (En İyi Uygulama)

İspanya’nın Parte de Viajeros gerekliliğine tam uyum için:

1. Misafir Dijital Giriş sürecini tamamlar.
2. Gerekli misafir verileri doğrulanır ve kaydedilir.
3. Misafir Dijital Belge adımına erişir.
4. Belge, rezervasyon ve kayıt bilgileriyle otomatik olarak doldurulur.
5. Misafir belgeyi elektronik olarak imzalar.
6. İmzalanan belge, gelecekteki denetim erişimi için güvenli şekilde saklanır.