Bu makale, Cloudbeds PMS'deki e-postalar ve bildirimlerle ilgili en sık sorulan soruları yanıtlar ve e-postaları misafirlerinize ve kullanıcılara doğru şekilde anlamanıza, programlamanıza ve göndermenize yardımcı olacak sorun giderme adımlarını sunar.
Sıkça Sorulan Sorular
E-posta programlama koşullarım karşılanmazsa ne olur?
Örnek 1
- Girişten 2 gün önce "Hoş Geldin e-postası" göndermek için bir program oluşturdum.
- Bugün 15 Şubat ve giriş tarihi 16 Şubat olan yeni bir rezervasyon yapıldı.
Nasıl çalışacak?
- Hoş Geldin e-postası bu rezervasyon için gönderilmeyecek, çünkü girişten 2 gün önce olan 14 Şubat tarihi geçmiş durumda. Sistem bu rezervasyonu bu e-posta programlaması için uygun olarak tanımayacak.
- Eğer giriş tarihi 18 Şubat olan bir rezervasyon alınırsa, e-posta girişten 2 gün önce, yani 16 Şubat'ta programlanacaktır.
Örnek 2
- Çıkıştan 0 gün sonra saat 12:00'de bir e-posta göndermek için program oluşturdum.
- Misafirim bugün çıkış yapacak.
Nasıl çalışacak?
- Eğer misafiri 12:05'te çıkış yaparsam, e-posta programlanmayacak, çünkü programlama şartı geçmiş olacak.
- Eğer misafiri 11:50'de çıkış yaparsam, e-posta programlanacak, çünkü programlama şartı hala karşılanıyor olacak.
Çıkıştan X gün önce gönderim için ayarlanmış programlar için:
- Eğer rezervasyon durumu planlanan gönderim saatinden önce "çıkış" olarak değişirse, e-posta planlandığı gibi gönderilir.
- Rezervasyon durumu planlanan gönderim saatinden sonra "çıkış" olarak değişirse, e-posta gönderilmez.
Sistem e-postaları ne zaman planlar?
Rezervasyon kaynağına veya orijinine bağlı olarak, sistem e-postaları rezervasyon sürecinin farklı aşamalarında planlanmış e-postaların gönderilme koşulları karşılandığında planlar.
-
- Doğrudan rezervasyonlar için, Cloudbeds Rezervasyon Motoru üzerinden yapılanlar da dahil olmak üzere, e-postalar rezervasyon oluşturulduğunda planlanır.
- Kanal Yöneticisi aracılığıyla alınan OTA rezervasyonları için ise, e-postalar yalnızca rezervasyon durumu değiştiğinde planlanır.
“İncelemeler” adlı ve Rezervasyon tarihine, giriş tarihine veya çıkış tarihine göre e-posta gönder planlamasına sahip bir e-postanız olduğunu varsayalım:
|
- Rezervasyon Motoru veya resepsiyon tarafından oluşturulan rezervasyonlar için, “İncelemeler” e-postası, rezervasyon oluşturulur oluşturulmaz çıkış gününde saat 11:00’de otomatik olarak gönderilmek üzere planlanır.
- Booking.com (veya başka bir OTA) üzerinden yapılan rezervasyonlar için, “İncelemeler” e-postası yalnızca rezervasyon durumu Konaklayan olarak değiştirildiğinde ve çıkış tarihinin 10:59 öncesinde planlanır.
- Eğer rezervasyon çıkış tarihinde 11:00 sonrasında Konaklayan/Çıkış yapıldı olarak işaretlenirse, planlama süresi geçtiği için e-posta gönderilmez.
Saat dilimimi değiştirirsem planlanmış e-postalara ne olur?
- E-posta için seçilen saat aynı kalır.
- Örnek: E-posta daha önce 16:00 (GMT 00:00) olarak ayarlanmışsa ve saat dilimi GMT +01:00 olarak değiştirilirse, e-posta yine 16:00'da ancak artık GMT +01:00 saat diliminde gönderilir.
E-posta Mesajları sekmesinde e-postayı göremiyorum; planlandı mı?
Rezervasyon kaynağı ve durumuna bağlı olarak, sistem E-posta Mesajları altında planlanan e-postayı göstermek için belirli kriterler kullanır:
- Rezervasyon(lar)ın ilgili şartları karşıladığından emin ol:
- Rezervasyon durumu değişikliği (örn. İptal edildi, gelmedi, Giriş yapıldı, Çıkış yapıldı, onaylandı, onay bekliyor)
- Diğer (örn. rezervasyon tarihi, giriş/çıkış tarihi bazında)
- Yukarıdaki kriterlerin doğru şekilde karşılandığından emin olduktan sonra sorun devam ederse, daha fazla yardım için Destek Ekibimiz ile iletişime geç.
Rezervasyon durumu Konaklayan olduğunda, Giriş yapıldı e-postası Rezervasyon Detayları Sayfası üzerindeki E-posta Mesajları sekmesinde gösterilir.
Cloudbeds PMS, misafirin onay e-postasının dilini nasıl belirler?
Cloudbeds PMS, rezervasyon PMS içinde manuel olarak oluşturulduğunda veya Rezervasyon Motoru aracılığıyla yapıldığında misafirinize bir onay e-postası gönderir. Misafiriniz, Rezervasyon Onayı veya Beklemede Onay e-postası alır; bu, Politikalar bölümündeki rezervasyon onay türünüze bağlıdır.
- Rezervasyon Motoru üzerinden yapılan rezervasyonlar: Misafirin Rezervasyon Motoru’nda bir oda rezervasyonu yaptığında, sağ üst köşeden platform dilini seçebilir. Bu, onay e-postasının dilini belirler.
- Cloudbeds PMS içinde yapılan rezervasyonlar: Bir rezervasyon manuel olarak oluşturulduğunda, onay e-postasının dili Misafir Bilgileri bölümünde seçilen ülkeye göre belirlenir.
Onay e-postası Rezervasyon Onayı veya Beklemede Onay e-posta şablonlarını, misafirlerinin almasını istediğin dillerde çevirdiğinden emin ol. Talimatlar için bu makaleyi takip et: E-posta Şablonları.
Rezervasyon Motoru üzerinde müsait olan dilleri sınırlamak için Dil Ayarları sayfasına git.
OTA (Çevrimiçi Seyahat Acentesi) üzerinden yapılan rezervasyonlar için:
- E-posta zamanlamasında kullanılan varsayılan dil, misafir tarafından seçilen ülke kodu tarafından tanınan dildir. Ülke kodu tanınmazsa, sistem Varsayılan olarak İngilizceyi kullanır, aksi belirtilmedikçe.
- Tüm diller için Otomatik Doldurma kutusu kapalıysa, dil, oluşturduğun şablon çevirilerinden seçilir.
- Bir OTA rezervasyonu birden fazla dili olan bir ülkeden gelirse, sistem misafirin ülkesine göre (OTA rezervasyonunda seçtikleri dil değil) hangi dilin kullanılacağını belirler; çünkü misafirin OTA’da seçtiği dil Cloudbeds’e gönderilmez.
E-postalar/Bildirimler sorun giderme
Sorun: Misafirim Cloudbeds PMS’den gönderilen e-postaları almıyor
E-postanın gönderilmemesinin olası nedenleri, e-posta türüne bağlı olacaktır:
| E-posta türü | E-postanın gönderilmemesinin olası nedeni(leri) |
| Rezervasyon Onaylandı |
Bu e-posta sadece doğrudan rezervasyonlar için Otomatik Olarak gönderilir, OTA (Çevrimiçi Seyahat Acentesi) rezervasyonları için gönderilmez
Rezervasyon durumu Onaylandı olarak değiştirildiğinde, Onayla ve Misafire E-posta Gönder butonuna tıklanarak bu e-posta gönderilir
Rezervasyon Motoru ayarlarında Müşteriye otomatik onay e-postası gönder seçeneği etkin değil
|
| Rezervasyon İptal Edildi |
Bu e-posta yalnızca İptal Et ve Misafire E-posta Gönder veya İptal Et ve Misafire E-posta Gönder (fiyatlar olmadan) butonuna tıklandığında gönderilir
Rezervasyon OTA içinde iptal edildiyse, e-posta misafire otomatik olarak gönderilmez.
|
Sorun: "Gönderen" olarak genel e-posta alanı (Gmail, Yahoo, AOL) kullanıldığında e-postalar teslim edilmiyor
Tesisiniz @gmail.com, @yahoo.com veya @aol.com gibi genel bir e-posta sağlayıcısını Gönderen e-posta olarak kullanıyorsa, mesajlarınız misafirlere ulaşmayabilir. Birçok genel e-posta sağlayıcısı, Cloudbeds PMS gibi üçüncü taraf platformların kendi adlarına e-posta göndermesine tam izin vermez; bu da düşük teslimat oranlarına veya mesajların alıcı posta sağlayıcısı tarafından engellenmesine neden olur.
Önerilen çözümler:
- Gönderen e-postayı admin@cloudbeds.com olarak değiştirerek teslimat oranını artırın.
- En iyi çözüm: Kendi iş alan adınızı satın alıp SPF kayıtlarını Cloudbeds/SendGrid'i gönderen olarak yetkilendirecek şekilde yapılandırın. Bu, en yüksek teslimat başarısını garanti eder.
Tesisiniz genel bir e-posta alanı (Gmail, Yahoo veya AOL adresi gibi) kullanmaya devam etmek istiyorsa, bu adresi Gönderen alanı yerine Yanıtla alanına koymanızı öneririz.
Sorun: Ben (kullanıcı) Cloudbeds PMS’den Sistem Bildirimleri almıyorum
| Sorun | Çözüm veya olası neden(ler) |
|
Bildirimleri yalnızca alıcı listesine eklenen kullanıcılar veya e-posta adresleri alır. Her bildirim için Sistem Bildirim Tercihleri sayfasında ayrı bir liste bulunur. E-posta adresinin doğru olup olmadığını Bildirim Tercihleri sayfasından kontrol et. |
|
Cloudbeds, rezervasyon bildirimlerini yalnızca aşağıdaki platformlar adına gönderir:
Diğer OTA'lar için yeni rezervasyon bildirimlerini size iletmek OTA'nın sorumluluğundadır. |
|
Cloudbeds'ten gelen mesajları bir kez spam olarak işaretlemiş olabilirsin ve posta sistemimiz bunu "hatırlayarak" bildirimlerin gönderilmesini engelliyor. Durumun böyle olup olmadığını kontrol etmek için Destek ile iletişime geç. |
|
Misafire spam ve çöp kutusu klasörlerini kontrol etmesini veya arşivlenmiş e-postaları aramasını söyle. |
|
Bazen e-postada gelen e-postaları Otomatik Olarak taşıyan bir filtre olabilir; misafire tüm klasörleri, çöp kutusu dahil, kontrol etmesini söyle. |
|
E-posta almak için yeterli alan olmalıdır. |
Diğer sorunlar ve çözümleri
| Sorun | Çözüm veya olası nedenler |
|
Misafirin e-posta adresi sistemde eksik; bu nedenle misafire e-posta ile iletişim gönderilemez. Misafirin e-posta adresinin rezervasyon içindeki Misafir Detayları sekmesinde eklendiğinden ve doğru olduğundan emin ol. |
|
Tesisiniz sistemden e-postaları göndermek için iş e-posta adresi kullanıyor ancak Cloudbeds'i Tesis alan adınız için Gönderici Politikası Çerçevesi (SPF) ile gönderici olarak yetkilendirmediniz. Daha fazla bilgi için buraya bakın. |
|
E-posta şablonlarını düzenlerken, e-postaların gönderilmesinde hata oluşmasına neden olan Gönderen Adı ve Yanıtla Adı alanlarına bir virgül (,) eklediniz. Makaleye bakın: Özel E-posta Şablonları Oluşturma, Düzenleme, Etkinleştirme veya Devre Dışı Bırakma. |
|
Tesis Profil bölümündeki Tesis Adınızda virgül bulunması durumunda e-posta gönderiminde hatalar oluşabilir. Tesis Adınızda virgül olmadığından emin olun, daha fazla bilgi için bu makale bölümünü inceleyin. |
|
Misafire spam ve çöp klasörlerini kontrol etmesini veya arşivlenmiş e-postaları aramasını söyle. |
|
Bazen, e-postada gelen e-postaları Otomatik Olarak taşıyan bir filtre olabilir. Misafire tüm klasörleri, özellikle çöp klasörünü kontrol etmesini söyle. |
|
E-posta alabilmek için yeterli alan olmalı. |
Misafirlere toplu e-posta gönderme seçenekleri
Geçmişte, Cloudbeds PMS doğrudan misafirlere toplu veya pazarlama e-postası gönderme için yerleşik seçenekler sunmuyordu. Şimdi, tesisler Cloudbeds üzerinden toplu iletişim ve kampanyalar göndermek için aşağıdaki eklentileri kullanabilir:
Guest Marketing (Eklenti)
Guest Marketing, geniş çaplı promosyon çalışmaları için tasarlanmıştır. Bültenler ve kampanyalar oluşturabilir, misafir listeleri oluşturup segmentlere ayırabilir, mesajları planlayabilir ve temel performans metriklerini inceleyebilirsin. Bu, çok sayıda geçmiş veya gelecekteki misafire aynı anda pazarlama veya promosyon e-postası göndermek için önerilen çözümdür.
Guest Marketing özellikleri hakkında daha fazla bilgi almak için — birleşik misafir profilleri, segmentasyon ve iletişim araçları dahil — Guest Marketing – Bilmen Gereken Her Şey sayfasını inceleyebilirsin.
Cloudbeds Guest Experience (eski adıyla Whistle, Eklenti)
Cloudbeds Guest Experience içinde, belirli filtrelere uyan rezervasyonları hedefleyen Otomatik Mesajlar veya Manuel Kampanyalar oluşturabilirsin (örneğin, varış veya çıkış tarihleri, rezervasyon durumu veya fiyat planları). Mesajlar e-posta, SMS, WhatsApp veya Misafir Uygulaması üzerinden gönderilebilir; bu da konaklama öncesi, sırası veya sonrasında çok sayıda misafire operasyonel veya konaklamayla ilgili iletişim göndermek için uygundur.
Mesajlaşma kanalları, desteklenen OTA’lar, sınırlamalar ve kurulum adımları hakkında detaylı bilgi için Cloudbeds Guest Experience Mesajlaşma – Bilmen Gereken Her Şey sayfasını ziyaret edebilirsin.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.