Gruplar ve Etkinliklerde Alıntılar

Genel Bakış

Gruplar ve Etkinlikler modülündeki Grup Teklifleri özelliği, Satış Yöneticilerinin dağınık elektronik tablolar ve manuel e-posta zincirlerinden uzaklaşmasını sağlar.

Bu araç, teklif sürecini merkezileştirir; kullanıcıların mevcut kontenjan bloklarından profesyonel, markalı PDF teklifleri doğrudan oluşturup anında müşterilere göndermesine olanak tanır.

Teklif yaşam döngüsüne gerçek zamanlı görünürlük sağlayarak, bu özellik manuel çabayı azaltır, fiyatlama hatalarını en aza indirir ve grup rezervasyon satış döngüsünü hızlandırır.

İçindekiler

• Genel Bakış
• Grup Teklifi Nasıl Oluşturulur
• Teklif Düzenleri ve Özelleştirme
• Teklifleri Gönderme ve Yönetme
• Önemli Sınırlamalar
• Grup Teklifleri Sıkça Sorulan Sorular

Tekliflere başlamak için:

1. Ana Menüye git
2. Gruplar ve Etkinlikler sekmesine tıkla
3. Hub'ın üst kısmındaki Teklifler sekmesine tıkla

Grup Teklifi Nasıl Oluşturulur

Teklif oluşturma sürecine başlamak için iki yol vardır:

1. Başlangıç noktanı seç:

   1. Genel Teklifler Sekmesi: Gruplar ve Etkinlikler Bilgi Merkezi'ndeki Teklifler sekmesine git ve + Teklif Ekle butonuna tıkla. Bu, farklı etkinliklerdeki tüm teklifleri tek bir yerde görmenin en iyi yoludur.

      

   2. Etkinliğe Özel: Belirli bir etkinliği aç ve sayfanın üstündeki Teklif Oluştur butonuna tıkla. Bu, teklifi otomatik olarak o etkinliğe bağlar ve sürecin bir adımını sana kazandırır.

      

2. Etkinliği ve Kontenjan Bloklarını Seç: Eğer genel sekmeden başladıysan, ilgili Etkinliği ara ve seç. Sonra, fiyatlandırmaya dahil etmek istediğin kesin Kontenjan bloklarını seç.
3. Düzeni Seç:Fiyat dökümü bölümünde, PDF'in için iki görüntüleme seçeneğinden birini seç:
   • Liste görünümü: Odalar, birimler ve fiyatların tarih bazında detaylı dökümü.
   • Tablo görünümü: Oda tipleri, miktarları ve oda geceleme başına fiyatların özetlendiği tablo.
4. Özel Şartlar Ekle:Ek Bilgiler bölümünü kullanarak, Ödeme şartları (örn. depozito gereksinimleri), İptal politikaları ve Şartlar ve koşullar gibi özel detayları manuel olarak gir.
5. Önizleme:Teklifi önizle butonuna tıklayarak, tesis logo ve iletişim bilgilerini içeren markalı belgeyi incele.

6. Sonlandır: Önizleme ekranından şunları yapabilirsin:
   • Taslak olarak kaydet: Teklifi göndermeden sistemde saklamak için.
   • PDF indir: Teklifin bir kopyasını yerel cihazına kaydetmek için.
   • E-posta ile gönder: E-posta modal penceresini açmak, mesajını kişiselleştirmek ve teklifi doğrudan müşteriye göndermek için.

Teklif Düzenleri ve Özelleştirme

Teklif oluştururken, müşterinin ihtiyaç duyduğu detay seviyesine göre iki ana PDF düzeni arasından seçim yapabilirsin:

• Grid Görünümü: Bu özet düzen, oda tipi, miktar ve oda geceleme başına fiyatı gösteren bir tablo sunar; ardından vergiler ve ücretler dahil tahmini toplam gelir. Bu format, belgenin standart kağıt boyutlarında net ve okunabilir kalmasını sağlamak için daha kısa tarih aralıkları için önerilir.
• Liste Görünümü: Bu düzen, tüm birimlerin ve fiyatların tarih bazında madde madde dökümünü sağlar. Konsolide bir faturaya benzer bir fiyatlandırma sunan daha ayrıntılı bir seçenektir ve günlük şeffaf döküm gerektiren etkinlikler için idealdir.

Ek Bilgi Alanları

Grup Teklifleri aracı, teklif üzerinde tesisinize özgü politikalar ve detayları doğrudan eklemenize olanak tanıyan birkaç serbest metin bölümü içerir:

• Ödeme Koşulları: Envanteri güvence altına almak için imza sırasında ödenecek yüzde gibi benzersiz ödeme planları veya depozito gereksinimlerini tanımlayın. 
  • Örnek: "Oda blokajını güvence altına almak için teklif kabulünden itibaren 72 saat içinde toplam konaklama ara toplamının %25’i iadesiz depozito olarak gereklidir. Kalan bakiye, grubun varış tarihinden en geç 14 gün önce tamamen ödenmelidir."
• İptal Politikası: Grup sözleşmesine özgü iptaller veya geç değişiklikler için özel kuralları belirtin. 
  • Örnek: "Varıştan 30 günden fazla önce alınan iptaller için ceza uygulanmaz. Varıştan 15-29 gün önce yapılan iptaller toplam tahmini tutarın %50’si kadar ücretlendirilir. Varıştan 14 gün veya daha kısa sürede yapılan iptaller veya 'gelmeme' durumlarında %100 iptal ücreti uygulanır."
• Şartlar ve Koşullar: Müşterinin kabul etmesi gereken genel yasal metinleri veya tesis kurallarını ekleyin.
  • Örnek: "Teklif edilen tüm fiyatlar yerel vergiler ve %10 hizmet bedeli dahilidir. Bu teklif, düzenleme tarihinden itibaren 7 gün geçerlidir. Tesis, belirlenen Rezervasyon Kısıtlama Süresi (Cut-off) tarihinden sonra kontenjan bloğundaki alınmayan odaları serbest bırakma hakkını saklı tutar."
• Ek Bilgiler: Misafir için diğer ilgili detaylar veya özel talimatlar için esnek bir bölüm. 
  • Örnek: "Tüm grup katılımcıları için ücretsiz yüksek hızlı Wi-Fi ve iş merkezine erişim dahildir. Lütfen etkinlik başlangıç tarihinden en az 7 gün önce özel diyet gereksinimleri veya erişilebilirlik ihtiyaçları hakkında koordinatörü bilgilendirin."

Teklif Gönderme ve Yönetme

Teklifin oluşturulduktan sonra, bunu müşterilerinle paylaşabilir ve satış döngüsü boyunca ilerlemesini doğrudan Gruplar & Etkinlikler modülünde takip edebilirsin.

Teklif Gönderme

Teklifi paylaşmaya hazır olduğunda, Teklifi Gönder butonuna tıklamak özel bir e-posta modal penceresini açar. Bu, tüm iletişimi sistem içinde tutarak süreci kolaylaştırır.

• Önceden Doldurulmuş Bilgiler: Sistem, bağlı profil temel alınarak Gönderen, Alıcı, CC ve Yanıtla alanlarını otomatik olarak doldurur.
• Kişiselleştirilmiş Mesaj: Göndermeden önce mesaj gövdesini özel talimatlar veya kişisel not eklemek için düzenleyebilirsin.
• Otomatik Ek: Markalı PDF teklif e-postaya otomatik olarak eklenir.

1. Teklif inceleme ekranının altındaki mavi Teklifi Gönder butonuna tıklayarak e-posta modal penceresini aç.
2. İncele: 
   1. Bağlı profil temel alınarak önceden doldurulmuş Alıcı ve Yanıtla alanlarını düzenle.
   2. Müşterin için Mesaj gövdesini kişiselleştir.
3. Modal pencerenin altında teklif PDF'sinin eklendiğini doğrula ve e-postayı göndermek için mavi Gönder butonuna tıkla.

Teklif Durumunu Takip Etme

Sistem, her teklifin durumunu takip ederek satış hattında gerçek zamanlı görünürlük sağlar. E-posta gönderildiğinde durum otomatik olarak İnceleme için Gönderildi olarak güncellenir, ancak müşterinin kararını yansıtmak için durumu manuel olarak da değiştirebilirsin.

• Taslak: Gönderilmemiş yeni teklifler için başlangıç aşaması.
• İnceleme için Gönderildi: Teklif müşteriye paylaşıldı ve geri bildirim bekleniyor.
• Kabul Edildi: Müşteri fiyatlandırma ve şartları onayladığında kullan.
• Reddedildi: Müşteri teklifi reddettiğinde kullan.
• Süresi Doldu: Geçerlilik süresi dolmuş teklifler için kullan.

1. Teklifler tablosunun üstündeki Durum: Tümü filtre butonuna tıkla ve tüm müsait durum kategorilerini görüntüle.
2. Onay kutularını kullanarak Taslak veya Kabul Edildi gibi belirli durumları seç veya seçimini kaldır ve teklif hattındaki belirli teklifleri izole et.
3. Filtreyi uygulamak ve tablo görünümünü yenilemek için menü dışına tıkla.

1. Teklifler listendeki Durum sütununu bul ve güncellemek istediğin teklif için mevcut durum etiketi (örn. İnceleme için gönderildi) üzerine tıkla.
2. Satış döngüsünde teklifi manuel olarak ilerletmek için açılır menüden Kabul Edildi veya Reddedildi gibi yeni durumu seç.

Müsait İşlemler

Teklifler tablosunda (hem genel hem etkinlik düzeyinde), bir teklifin yanındaki üç nokta menüsüne tıklayarak aşağıdaki işlemleri yapabilirsin:

• Teklifi görüntüle
• Teklifi gönder
• PDF indir
• Teklifi sil

1. Herhangi bir teklif satırının en sağındaki dikey üç nokta simgesine tıkla ve mevcut yönetim işlemlerini aç.
2. Teklifi görüntüle seçeneğiyle detayları incele, Teklifi gönder ile e-posta modal penceresini aç veya PDF indir ile belgeyi cihazına kaydet.
3. Teklifi sil seçeneğiyle bir girişi kaldır; bu işlem yalnızca şu anda Taslak durumundaki teklifler için geçerlidir.

Önemli Sınırlamalar

Lütfen bu ilk sürüm için aşağıdaki kapsam ve işlevsellik sınırlamalarını aklında tut:

• Modül Kapsamı: Teklifler yalnızca yeni Gruplar ve Etkinlikler modülünde desteklenmektedir. Eski sürüm Gruplar veya bireysel rezervasyonlar için mevcut değildir.
• Otomasyon: Bir teklifi kabul etmek otomatik olarak rezervasyon oluşturmaz. Tüm rezervasyonlar, ilgili kesin kontenjan bloğu üzerinden manuel olarak yönetilmelidir.
• Etkinlik Günlükleri: PMS içinde teklif yaşam döngüsü etkinlikleri (örneğin, teklifin gönderildiği veya müşterinin görüntülediği zamanlar) için şu anda herhangi bir etkinlik günlüğü veya takip bulunmamaktadır.
• Fiyatlandırma Görünürlüğü: Kapsamlı fiyat dökümleri yalnızca teklif oluşturma sürecinde veya oluşturulan PDF içinde görünür. Hub’da bağımsız bir fiyat dökümü arayüzü şu anda mevcut değildir.
• Raporlama: Teklif dönüşüm oranları veya gönderilen ile kabul edilen teklifler arasındaki toplam değer gibi performans metriklerini takip eden bir raporlama kontrol paneli henüz mevcut değildir.
• Kontenjan Gereksinimi: Teklifler yalnızca mevcut kesin kontenjan bloklarından oluşturulabilir.

Grup Teklifleri Sıkça Sorulan Sorular