Gruplar ve Etkinliklerde Etkinlikleri Oluşturma ve Yönetme

Giriş

Gruplar ve Etkinlikler içindeki Etkinlikler sekmesi, belirli bir grup konaklamasının tarihleri, durumu, oda blokajları, pickup, rezervasyonlar ve bakiye gibi operasyonel detaylarını yönetmek için tesis düzeyinde çalışma alanıdır. Profil, Etkinliğin arkasındaki Şirketi, Seyahat Acentesini veya Grubu temsil eder.

Bu yapı, yıllık konferans veya tekrarlayan tur grubu gibi birden fazla Etkinliği aynı Profil’e bağlamanı sağlar ve her Etkinliğin operasyonel detaylarını ayrı tutar.

Bu makaleyi, Etkinlikler Bilgi Merkezi’ne erişmek, orada gösterilen bilgileri anlamak, tablonu iş akışına göre özelleştirmek ve yeni Etkinlikler oluşturmak için kullanabilirsin.

İçindekiler

• Hızlı genel bakış
• Etkinlikler sekmesine eriş
• Etkinlikler tablosunu özelleştir
• Yeni bir Etkinlik oluştur

Hızlı genel bakış

Etkinlikler çalışma alanına ve temel Etkinlik oluşturma akışına görsel bir giriş için bu kısa genel bakışı izle. Güncel adımlar, seçenekler ve önemli davranışlar için aşağıdaki yazılı bölümleri kullan.

Etkinlikler sekmesine eriş

Cloudbeds PMS Ana Menüsü'nden Gruplar ve Etkinlikler'i aç. Numaralandırılmış görseller aşağıdaki adımlarla aynı gezinme sırasını takip eder.

1. Ana Menü'yü seç
2. Gruplar ve Etkinlikler'i seç.
3. Etkinlikler sekmesini seç. Gruplar ve Etkinlikler varsayılan olarak bu sekmede açılır.

Etkinlikler Bilgi Merkezi'ni Anla

Etkinlikler Bilgi Merkezi, tesisinle ilişkili Etkinlikleri gösteren liste görünümüdür. Etkinlikleri bulmak, durumlarını ve tarihlerini takip etmek, pickup ve rezervasyonları incelemek ve her Etkinliği ayrı ayrı açmadan bakiye durumlarını tespit etmek için kullan.

Yukarıdaki Etkinlikler Bilgi Merkezi görselinde, a'dan h'ye işaretler ana tablo sütunlarını gösterir:

1. Etkinlik adı: Etkinlik kaydının adı.
2. Durum: Etkinliğin mevcut aşaması.
3. Profil: İlgili olduğunda bağlantılı Şirket, Seyahat Acentesi veya Grup profili.
4. Başlangıç tarihi / Bitiş tarihi: Etkinlik tarih aralığı.
5. Alınan / Ayrılan: Ayrılan oda envanteri ile karşılaştırılan alınan ilerlemesi.
6. Bloklar: Etkinlikle ilişkili oda blokajı sayısı.
7. Rezervasyonlar: Etkinlikle ilişkili rezervasyon sayısı.
8. Bakiye borcu: İlgili olduğunda etkinlik için şu anda ödenmesi gereken tutar.

Etkinlikleri ara ve filtrele

Bir Etkinliği açmadan önce listeyi daraltmak için Etkinlikler Bilgi Merkezi’nin üstündeki arama alanını ve filtreleri kullan.

• Ara: Etkinlik adı, Etkinlik ID’si veya Profil ile ara.
• Durum: Potansiyel Müşteri, Teklif, Geçici, Kalifiye, Kesin, Kapanmış, Kayıp Kapanmış veya İptal edildi gibi Etkinlik durumuna göre filtrele.
• Profil türü: Şirket, Seyahat Acentesi veya Grup profili ile ilişkili Etkinlikleri göster.
• Tarihler: Seçilen Etkinlik tarih kriterlerine göre listeyi sınırlandır.
• Filtreleri Sıfırla: Seçili filtreleri temizle ve varsayılan durumlarına geri döndür.

Aşağıdaki GIF, Durum, Profil türü ve Tarihler filtrelerinin nasıl uygulanacağını ve Filtreleri Sıfırla ile Etkinlikler listesinin varsayılan filtre durumuna nasıl döndürüleceğini gösterir.

Desteklenen sütunlar, sütun başlıklarından da sıralanabilir. Görünen sütunlar ve sıraları, Tabloyu Yapılandır aracılığıyla ayrı olarak kontrol edilir.

Etkinlikler tablosunu özelleştir

Etkinlikler Bilgi Merkezi’nde hangi sütunların görüneceğini seçmek ve mevcut görevin için en uygun sıraya dizmek için Tabloyu Yapılandır aracını kullan. Ayrıca isteğe bağlı Etkinlik ID sütununu burada görüntüleyebilirsin.

Etkinlikler listesine erişebilen herkes Tabloyu Yapılandır aracını kullanabilir. Tablo yapılandırması veya Etkinlik ID sütununu görüntüleme için ayrı bir izin yoktur.

1. Ana Menü üzerinden Gruplar ve Etkinlikler bölümüne git ve Etkinlikler sekmesini aç.
2. Etkinlikler Bilgi Merkezi'nin sağ tarafında bulunan Tabloyu Yapılandır seçeneğini seç.
3. Görüntülenecek sütun altında, görüntülemek istediğin sütunları seç. Görüntülemek istemediğin seçili sütunu temizle.
4. Sütun sırası altında, yapılandırılabilir sütunları istediğin görünecek sıraya sürükle.
5. Etkinlik kodlarını listede göstermek için Etkinlik ID'yi seç. Etkinlik ID sütunu varsayılan olarak kapalıdır.
6. Uygula'yı seç.

Aşağıdaki GIF, Tabloyu Yapılandır'ı açmayı, Etkinlik ID'yi göstermeyi, sütun sırasını değiştirmeyi ve güncellenmiş düzeni uygulamayı içeren tam iş akışını gösterir.

Bir Etkinlik ID'si Kopyala

Etkinlik ID sütunu görüntülendiğinde, bir Etkinlik ID'nin yanındaki kopyala simgesini seçerek tam Etkinlik kodunu panona kopyalayabilirsin. Kod, baştaki sıfırlar dahil olmak üzere tam olarak saklandığı şekilde kopyalanır.

Ayrıca, Etkinlikler Bilgi Merkezi arama alanını kullanarak bir Etkinliği Etkinlik ID'si ile bulabilir ve gerektiğinde Etkinlik ID sütununu sıralayabilirsin.

Etkinlikler Tablosunu Sıfırla

Orijinal tablo düzenine dönmek için Tabloyu Yapılandır'ı aç ve Varsayılanı Sıfırla'yı seç. Varsayılan sütunlar ve sıra geri yüklenir, isteğe bağlı Etkinlik ID sütunu tekrar kapatılır.

Etkinlik adı sütunu ilk sırada kalır ve satırdaki İşlemler kontrolü kullanılabilir olmaya devam eder. Etkinlikler tablosunu yapılandırmak, diğer Cloudbeds PMS sayfalarındaki sütun düzenini değiştirmez.

Yeni Bir Etkinlik Oluştur

Belirli bir grup konaklaması, toplantı, konferans, düğün, tur veya diğer grup işleri için ayrı bir kayıt gerektiğinde bir Etkinlik oluştur. Etkinlik, o olayın operasyonel detaylarını saklar ve mevcut bir Profil ile ilişkilendirilebilir.

Ana Menü üzerinden Gruplar ve Etkinlikler bölümüne git ve Etkinlikler sekmesini aç. Görsellerdeki numaralandırılmış kontroller aşağıdaki adımlarla eşleşmektedir.

1. + Etkinlik seçerek Yeni etkinlik kasasını aç.
2. İlişkili profil: Var olan bir Şirket, Seyahat Acentesi veya Grup profilini ara ve seç. Profil henüz yoksa, kasadaki oluşturma seçeneğini kullan.
3. Etkinlik adı: Etkinlik için tanınabilir bir isim gir.
4. Etkinlik durumu: Etkinliğin mevcut durumunu seç, örneğin Potansiyel Müşteri, Teklif, Geçici, Kalifiye, Kesin, Kapandı, Kayıp veya İptal Edildi.

5. Kaynak: Etkinliğin nasıl ortaya çıktığını en iyi temsil eden kaynağı seç.
6. Sektör: Etkinliğe uygulanan iş sektörünü seç.
7. Notlar: Satış veya operasyon takibi için isteğe bağlı dahili notlar ekle.
8. Yönlendirme: Etkinlik düzeyinde yönlendirme kullanılacaksa Grup Folyosuna Yönlendir seç.

9. Kaydetme seçenekleri: Etkinliği oluşturmak için Kaydet seç veya Etkinliği oluşturup doğrudan bir kontenjan bloğuna devam etmek için Kaydet ve blok ekle seç.

Yeni etkinlik kasası, yukarıdaki 2’den 9’a kadar olan adımlarla aynı numaralandırma dizisini kullanır.

Etkinliği kaydettikten sonra, Cloudbeds PMS oluşturulduğunu onaylar ve Etkinlikler Bilgi Merkezi'ne ekler.

İlgili makaleler

Etkinlikleri bulup, organize edip oluşturduktan sonra, Etkinlik çalışma alanı, kontenjan blokları ve depozito işlemleri dahil olmak üzere etkinlik yönetiminin sonraki katmanları için bu kaynakları kullanabilirsin:

• Etkinlik Bütünsel Görünümü Genel Bakış operasyonel, pickup, finansal ve belge bilgilerini içeren etkinlik düzeyindeki çalışma alanı için.
• Kontenjan Blokları Oluşturma ve Yönetme envanter, tarihler, fiyatlar, serbest bırakma ayarları ve blok düzeyinde yönlendirme için.
• Muhasebede Depozito Defterini Yönet depozito takibi, tüketim, geçersiz kılma ve iadeler için.