Smart Politikaların Rezervasyonlar, Ödemeler ve İptaller Üzerindeki Uygulamaları

Bazı rezervasyon değişiklikleri yaklaşan planlanmış ödeme tutarlarını güncelleyebilir. Sonuç, rezervasyona yapılan değişiklik türüne bağlıdır.

• Tarih değişiklikleri:
  Konaklama tarihleri güncellendiğinde, sistem kalan bakiyeyi yeniden hesaplar ve yaklaşan ödeme tutarlarını buna göre günceller.
• Oda/fiyat değişiklikleri:
  Rezervasyon farklı bir fiyat planı veya odaya taşınırsa, politika kalan bakiyenin tahsil edilmesi için yapılandırılmış olduğu sürece kalan bakiye güncellenir.
• Eklentiler veya öğeler:
  Folyo'ya bir öğe veya eklenti eklemek, ücret-düzeltme iş akışı aracılığıyla mevcut planlanmış ödemeyi güncellemez.
• Manuel ücret düzeltmeleri:
  Ücreti Düzelt seçeneğini kullanarak rezervasyon toplamını azalttığında, Cloudbeds beklemedeki planlanmış ödemeyi yeni kalan bakiye ile eşleştirir.

Bir ücret düzeltmesi rezervasyon toplamını azalttığında

Düzeltmeyi kaydetmeden önce, Politika bölümü mevcut ve güncellenmiş yaklaşan ödeme tutarlarını ve yeni rezervasyon toplamını gösterir.

Eğer bakiye hâlâ ödenmemişse, planlanmış ödeme yeni kalan bakiye ile eşleşecek şekilde azaltılır. Aşağıdaki örnekte, Politika önizlemesi düzeltme kaydedilmeden önce yaklaşan ödemenin azaldığını gösterir.

Eğer misafir, düzeltilmiş rezervasyon toplamını karşılayacak kadar ödeme yaptıysa, yaklaşan ödeme 0,00$ olarak azaltılır ve iptal edilir.

Eğer düzeltme aynı zamanda bir fazla ödeme oluşturursa, Cloudbeds manuel iade gerektiğine dair bir uyarı gösterir. Düzeltme misafire otomatik olarak iade yapmaz. Aşağıdaki örnek, planlanmış ödemenin 0,00$'a düşürülmesini ve fazla ödeme uyarısını gösterir.

Düzeltmeyi kaydettikten sonra, planlanmış ödemenin güncellenmiş tutarı yansıtması birkaç dakika sürebilir.

• Başarılı veya reddedilen otomatik ödemeler:
  • Bir otomatik ödeme başarılı olduğunda veya başarısız olduğunda, ödeme bildirimleri etkinse Cloudbeds sana e-posta ile bildirim gönderebilir.
• Bir otomatik ödeme başarısız olursa:
  • Misafirle iletişime geç veya güncellenmiş bir ödeme yöntemi talep et.
  • PMS’de gerekli olan manuel ödeme işlemini tamamla.

Manuel ödeme işlemleri ve Akıllı Politika otomasyonu

Akıllı Politika aktifken ve rezervasyonda beklemede olan planlanmış ödemeler varsa, bazı manuel finansal işlemler devam etmeden önce bir uyarı gösterir.

Bu işlemler şunları içerir:

• Manuel ödeme eklemek
• İade işlemi yapmak
• Planlanmış bir ödemeyi iptal etmek
• Bir ödemeyi geçersiz kılmak veya yetkilendirmeyi serbest bırakmak
• Aynı iş akışı içinde bir öğe ekleyip ücretlendirmek

İşlem tamamlanmadan önce, Cloudbeds devam etmenin Akıllı Politikayı kapatacağını ve iptal edilecek beklemedeki planlanmış ödemeleri belirtir. Aşağıdaki örnek, manuel ödeme eklerken bu uyarıyı gösterir.

İşlemi onaylarsan:

• Seçilen manuel ödeme işlemi tamamlanır.
• Beklemedeki planlanmış ödemeler iptal edilir.
• Rezervasyon için Akıllı Politika kapatılır.
• Otomatik ödeme işlemi durur.
• İptal ve no-show ücretlerinin otomatik tahsilatı veya iadesi durur.
• Kalan bakiye veya gerekli iade manuel olarak yapılmalıdır.

Akıllı Politika uyarısı, Akıllı Politika aktifken ve rezervasyonda beklemede planlanmış ödemeler varsa görünür. Beklemede planlanmış ödeme yoksa, bu işlemler normal iş akışında devam eder.

Sistem tarafından otomatik oluşturulan rutin işlemler Akıllı Politikayı kapatmaz. Örneğin, çıkışta sistem tarafından otomatik serbest bırakılan bir yetkilendirme manuel personel işlemi olarak değerlendirilmez.

Bir rezervasyonun kalan finansal faaliyetlerini manuel olarak yönetmen gerekiyorsa, yetkili bir kullanıcı rezervasyon folyosundan Akıllı Politikayı kapatabilir.

Folio sekmesinde, Akıllı Politika kontrolü rezervasyon için otomasyonun şu anda açık mı kapalı mı olduğunu gösterir.

Akıllı Politika kontrolüne tıkla, paneli aç ve mevcut otomasyon durumunu, planlanan ödemeleri ve zaten işlenmiş ödemeleri incele.

Akıllı Politika geçiş düğmesini kapattığında, Cloudbeds değişikliği onaylamadan önce etkisini gösterir. Panel, hangi otomatik işlemlerin duracağını açıklar ve iptal edilecek beklemedeki planlanan ödemeleri belirtir.

Onayladıktan sonra:

• Tüm beklemedeki planlanan ödemeler iptal edilir.
• Otomatik ödeme işlemi durur.
• İptal ve no-show ücretlerinin otomatik tahsilatı veya iadesi durur.
• Zaten tahsil edilen ödemeler rezervasyonda kalır.
• Kalan bakiye veya iade manuel olarak yönetilmelidir.
• Rezervasyon etkinlik günlüğü, Akıllı Politikanın kim tarafından ve ne zaman kapatıldığını kaydeder.
• Akıllı Politika rezervasyon için tekrar açılamaz.

Değişiklik işlendiğinde, Folio sekmesi Akıllı Politika durumunu Kapalı olarak gösterir.

Son durumu incelemek için Akıllı Politika panelini tekrar aç. İptal edilen planlanan ödemeler görünür kalır, işlenmiş ödemeler listelenmeye devam eder ve panel Akıllı Politikanın rezervasyon için tekrar açılamayacağını onaylar.

İzin gerekli

Kullanıcıların bir rezervasyon için Akıllı Politikayı kapatabilmesi için Politika ödeme kurallarını geçersiz kılma yetkisine sahip olması gerekir. Bu yetkiye sahip olmayan kullanıcılar Akıllı Politika bilgilerini görüntüleyebilir ancak kapatma işlemini tamamlayamaz.

Bu yetkiyi etkinleştirmek için Hesap Menüsü > Ayarlamalar > Kullanıcılar > Roller bölümüne git. İlgili rolü seç, Rezervasyon yetkileri altında Politika ödeme kurallarını geçersiz kılma seçeneğini bul ve bu rol için etkinleştir.

Roller ve yetkilerin oluşturulması ve yönetilmesi hakkında daha fazla bilgi edinmek için Roller ekle, düzenle veya sil ve Rol yetkileri sayfalarına bakabilirsin.

Smart Politikalar, iptal sonucunu şu kriterlere göre otomatik olarak belirler:

• Misafir ne zaman iptal eder
• Zaten ne kadar ödeme yapıldı
• Politikadaki ücret veya iade kuralları

İptal ve Gelmeme Ücretlerinin Manuel Geçersiz Kılınması
Kullanıcılar, iptal akışından “İptal politikasını takip et” seçeneğinin işaretini kaldırarak otomatik iptal veya gelmeme ücretlerini manuel olarak geçersiz kılabilirler.

• Bu, sistemin beklemedeki otomatik ücretleri uygulamasını engeller.
• Bir İptal Notu gereklidir ve Rezervasyon Notları ile Aktivite Geçmişine kaydedilir.
• Zaten tahsil edilen ödemeler hala folyo üzerinden manuel olarak iade edilmelidir.

Bir misafir Misafir Portalı’nda iptal ederse, Smart Politika otomasyonu otomatik olarak çalışmaz.
Personel, iade veya cezayı manuel olarak işlemelidir.

İşte Akıllı Politikaların günlük operasyonlar sırasında nasıl davrandığına dair örnekler:

1. Misafir konaklama tarihlerini değiştirir:
   • Kalan bakiye ve planlanan ödemeler, güncellenen tarihler ve fiyatlara göre Otomatik Olarak ayarlanır.
2. Rezervasyon toplamı Düzeltme Ücreti ile azaltılır:
   • Beklemedeki planlanan ödeme, yeni bakiye ile eşleşecek şekilde azaltılır.
   • Eğer düzeltilmiş toplam, tahsil edilen ödemelerle tamamen karşılanıyorsa, beklemedeki planlanan ödeme iptal edilir.
   • Ortaya çıkan fazla ödeme manuel olarak iade edilmelidir.
3. Bir öğe veya eklenti eklenir:
   • Öğe veya eklenti eklemek, mevcut planlanan ödemeyi ücret-düzeltme iş akışıyla güncellemez.
   • Personel, beklemedeki planlanan ödemeler varken aynı iş akışı içinde öğeyi ekleyip ücretini tahsil ederse, manuel ödeme işlemini onaylamak Akıllı Politikayı kapatır.
4. Personel manuel olarak ödeme veya iade yönetir:
   • Akıllı Politika aktif ve beklemedeki planlanan ödemeler varsa, sistem etkilenen manuel ödeme işlemi tamamlanmadan önce personele uyarı verir.
   • Personel devam ederse, beklemedeki planlanan ödemeler iptal edilir ve Akıllı Politika rezervasyon için kapatılır.
5. Misafir kartını güncellemek ister:
   • Personel kartı güncelleyebilir; Akıllı Politika otomasyonu aktif kaldığı sürece gelecekteki otomasyonlar devam eder.
6. Misafir farklı bir Akıllı Politika ister:
   • Rezervasyon oluşturulurken atanan Akıllı Politika başka bir politika ile değiştirilemez.
   • Akıllı Politika kapatıldığında otomasyon durur ancak rezervasyona farklı bir politika atanmaz.

• Bir rezervasyondaki ödemeleri manuel olarak yönetmeden önce Akıllı Politika durumunu incele.
• Manuel finansal işlemleri onaylamadan önce uyarıları gözden geçir. Cloudbeds, beklemedeki planlı ödemelerin ne zaman iptal edileceğini ve Akıllı Politikanın ne zaman kapatılacağını gösterir.
• Kaydetmeden önce Azaltma Ücretini önizle özelliğini kullanarak indirimin yaklaşan planlı ödemeyi nasıl etkileyeceğini doğrula.
• Akıllı Politikayı kapatmanın rezervasyon için kalıcı olduğunu unutma. Kalan ödemeler veya iadeler manuel olarak yönetilmelidir.
• Operasyonel doğruluk için planlı ödemeleri düzenli olarak incele.